HR部门4个人，怎么游刃有余地管理600多人

作者人力E君 2020-11-12 16:12 2057

浙江新富尔电子有限公司创建于1989年8月，致力于模具设计研发、制造为一体的专业连接器制造商，拥有整套模具加工、生产、检验精密设备；公司秉持“以人为本、创新跨越、竞争合作、持续发展，持续改善”的经营理念。依靠专业技术人才和先进设备，逐步实现创一流品牌、连接世界一流企业的目标。目前分别在深圳，青岛，苏州，香港，台湾设有销售基地。“公司目前有680多人，人力资源部门只有4个同事，工作却游刃有余。”

2004年法律专业毕业，但毕业后却做了两年与专业不怎么相关的生产管理工作，后来因为觉得不想荒废之前学过的知识，又对劳动法比较感兴趣，于是就顺利转行做了HR。今年已经是我做HR的第13个年头，从刚开始基础的员工劳动合同管理，到现在6大模块全统筹，十多年的时间不仅让我的身份从HR萌新进化成了资深HR经理，也让我见证了人力资源领域翻天覆地的变化。2017年6月，我们公司开始试着使用2号人事部的个人版，虽然只用了一个版块，但是觉得很容易上手，实用性强。于是在2018年的时候，就跟老板申请购买了企业版，把公司几乎所有的人事工作都搬来线上管理，老板也很支持，直接批了。如此爽快的原因大概是，我们都切实体会到了2号人事部带来的便利。

档案管理通通系统搞定

最大程度告别用工风险

很难想象，之前我们的员工档案一直是用原始的Excel表来管理的。600多名员工，每位员工的信息都需要HR一条条手工输入进Excel里，一不小心数据输入失误，后续的员工管理就会受到很大影响。比如员工的入职时间输错了，就会导致员工合同到期未能签订，这样便会给企业带来极大的用工风险隐患，造成的损失不可估量。

现在我们的员工档案都放在了2号人事部里。员工入职的时候，只需要扫描入职登记二维码，便可以自助上传、提交自己的个人档案信息，这些信息会直接同步到我们HR的后台系统，接下来的员工信息管理和维护工作，系统就能直接帮我们搞定了。

HR部门4个人，怎么游刃有余地管理600多人

比如员工生日的时候，系统就会提前给予提醒，我们HR也好及时给员工发送祝福短信或发放生日福利；员工合同快到期的时候，系统也会提前提醒我们，这样我们就可以提前准备跟员工续签劳动合同的有关事项......诸如此类，益处多多。
员工档案电子化之后，不仅极大程度避免了用工风险事件的发生，也让我们HR在员工心里变得更加亲切贴心。

考勤、审批无缝衔接

再也不怕核算失误被找麻烦

其实之前我们是有用过考勤软件的，但那些软件用起来还是不够方便，比如像审批模块的数据就没法跟考勤对接。负责考勤模块的HR每次算考勤的时候，那些涉及到考勤的审批数据都要手动一个个录入到软件当中，不仅麻烦，还容易出错。

现在用2号人事部做考勤就方便了很多，因为它的考勤模块与审批系统是打通的。比如员工提交了请假审批，审批通过后，系统就会直接把员工的请假数据同步到考勤系统，后续HR核算考勤就少了手动录入审批数据的步骤，工作轻松了不少。另外，员工的考勤打卡数据都能实时同步到系统，负责考勤模块的HR平时只需要维护好系统里的考勤数据，等到每月算考勤的那一天，打开系统很快就能搞定。而且还能在线给员工发送考勤确认信息，员工通过小程序一键确认，完全避免了因HR考勤核算有误，工资发放出错，而跟员工发生不愉快事件。

在线审批最快一分钟搞定

让HR和员工太省心

相信很多企业HR都有同感——整理审批资料真的好麻烦！

之前在纸质审批时代，各类审批单据既要分类，又要做成excel备份。每月光是整理审批，就要耗费HR至少两天的时间。而且不仅HR麻烦，员工也很心累。员工先是要打印审批表单，再是填写表单，填完之后还要去找各层级领导一个一个签字，领导大多很忙，经常找不到人。因此，以前一个审批走一两天的情况太常见了。现在用2号人事部做审批，既高效又省心。员工只需用小程序提交审批需求，审批人也可以直接在手机上批复审批。如果是比较着急的审批请求，比如负责销售的员工迫切需要跟客户签合同，急需企业公章，这时候就可以直接手机提交用印审批，提交之后审批人的微信便会收到批复提醒，顺利的话，整个审批流程不到一分钟就能搞定，员工再也不用追着领导签字了。而且审批结果自动同步至HR后台，同时也支持审批结果导出、打印，方便存档记录，大大减少了HR日常工作量。

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