分类管理做好企业行政后勤工作

作者 carlos19... 2017-10-14 11:02 2600

内容来自 2017-10-13 打卡话题

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我，经历过类似的情况。

分类管理做好企业行政管理工作
                                                      ——让我们的行政后勤工作更有价值
以前也有分享行政管理相关方面工作。由于现今的中小微企业往往都没有将行政与人事真正的分开过！一般都由行政部或办公室或综合部或经管部的部门名称来将之统一管理起来！一般企业都会设置有相应的行政管理人员，做为办公室管理人员，但当你问到他具体行政管理有什么内容时，往往又觉得眼前一抹黑不知道到底自己管的是什么？
以前在有关行政工作就是打杂的，其价值如何体现的分享中我曾在《勤、细、实，做好行政的关键，价值体现在老板认可》中对如何将行政管理工作做出成绩、体现价值进行过有关内容的分享。现就分类管理做好行政管理工作再行分享。
一、什么叫行政管理？——认识行政管理体系
行政管理含义：
企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。企业行政管理既非一般的政府行政管理，也非企业管理，其涵义是指：企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。
企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。
在这里我所讲的是指狭义上的行政管理。
行政管理体系：
我们可以看到，一般对行政管理来说，在其体系建设上来看，往往都是由企业的一把手挂帅，由行政副总经理负责，由专门的如综合部、办公室或后勤部等行政部门来组织实施、操作。其工作范围往往都接触到到企业的各个部门和分支机构。通过组织架构等我们可以看到，其实建设一个行政管理体系，他将会是一个包含企业从上到下，横揽全部的一个完整的系统、网络。（而这个体系的框架图也许会和我们人力资源设计的组织架构图重合，也可能因为权责不同而结构不一样！）
企业中除行政管理之外的工作，都是企业某个方面的"业务"，往往会体现其专职业务的专业性。如人力资源、财务管理、技术工艺、质量安全、售后服务等。而我们的行政管理体系就是推动和保证企业在技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、人力发展（开发）几大块业务顺利、有效、协调进行的万能油。
二、企业行政管理的工作内容——六大模块
有不少同志都觉得行政管理工作就是做杂事的，是不管部，其余人不管不做的都归行政管理做。事实也是如此！但并不是说行政管理就做了成绩出来，其实还是在于自己对行政管理认识不到位，从内心没有重视他，不懂他！
行政管理工作的六大模块：
在行政管理的相关课程中，有的专家如人资工作六大模块一样提出了行政管理工作的六大模块：
流程制度管理：流程建设、制度管理、经营计划、目标责任签订等；
会务外联管理 ：秘书服务、会议管理、活动管理、文书文稿、公共关系、党团工会妇联工作等；
文印资质管理：发文公告、印鉴管理、资质办理、信息管理等；
档案资料管理：档案管理、资料管理、图书管理、企业证书管理等；
采购资产管理：资产管理、采购领用、办公设备用品管理等
后勤安保管理 ：车辆管理、安全保卫、食堂管理、办公室工位管理、宿舍管理、钥匙保管、名片印制、卫生事务、接待预订服务、报刊信函收发、环境管理（含清洁绿化）、后勤服务（吃住行及医疗服务）等。
六大模块工作在工作内容细分上，往往会超过30项。而在不少企业还会将如环境保护建设、职业健康（甚至有的将安全生产体系建设）等都会划归行政部门负责。而这些工作往往都是比较专业且工作量巨大的工作。所以对行政管理人员的全面工作能力更是提出了更高的要求。
三、如何做好行政管理工作？
通过上述我们已经知道行政管理就是确保公司发展壮大和政策得到坚决执行的重要保障。如何做好行政管理工作，就是我们需要探讨的了！在以前《勤、细、实，做好行政的关键，价值体现在老板认可》的分享中我说到过“从方式上让工作变得轻松有序有效”。现在我们再从以下几个方面就如何做好行政管理工作进行探讨。
1、树立干练形象，当好“管家婆”。精致干练往往说一个好的“管家婆”形象。而在一个企业中，往往对办公室人员就以管家婆戏称。那么在仪容仪表上我们行政管理人员就必须有所讲究。行政办往往是对外的窗口代表着公司的形象。而行政管理或行政专员这个岗位是一个职业性形象较强的岗位。在着装上要大气适宜，才能显示气质和自己的精明干练。有的小微公司并没有统一工装，但作为行政管理人员我们一定要认识到自己的形象作用。
2、做好有效沟通，协调各方促工作。行政管理人员不管是处于哪个层级都是在与各部门、各类人，各类事在打交道。在工作中必须学会有效的沟通协调。与上级沟通主要是领会领导意图，把握方向，不出现理解偏差；与下级的沟通主要是传达上级精神，准确安排任务，收集整理任务完成信息；与平级沟通主要是进行综合协调，力争在各部门协作下圆满完成任务；对外沟通要树立形象，做好公关，并处理好与企业窗口部门、政府机关、新闻媒体等的沟通协调，不断增强自己与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。
3、工作讲方法，利用资源会借力。行政管理岗位事情多而且复杂，有很多都是琐事的堆积，而且有的事情一拖三五六，需要较长的时间去督促参与完成。这个时候必须讲方法并学会借力。如选择合适的办公软件，如：OFFICE、甘特表等做好自动化办公，做好时间管理等。能让自己随时跟进工作进度，并能区分各种工作的轻重缓急。我们一直要求行政工作日清日结，日新月异，让我们的行政工作具有计划、日程安排、笔记、总结、改进提升。
4、配合协调人资，共同培育企业文化。有的企业没有将人资与行政分家，那么文化就是一致工作。而分了家的企业，也必须让行政与人资密切配合，共同建立和培育企业文化，建立一个有效的绩效管理平台，形成公平、竞争环境。要让我们的企业平台充满竞争、激励、开放、交流。这就要求我们注重企业形象建设，产品质量建设、员工培训开发管理、企业的人文环境建设等。
5、做好环境建设，树立第一形象。在行政管理中有一项很重要的工作就是企业的办公环境建设。在以前有关人员招聘的的分享中，我提到过“栽得梧桐树，引得凤凰来”。在其中说到企业环境建设对吸引人才的重要性。在进入企业的第一眼就是企业的环境头部：环境卫生、厂区布局、办公楼建设、文化布置、办公设施、人员精神状况等。无论是应聘的人员，还是洽谈参观的客户，注重他们“相亲”的第一眼，真的很重要。一个好的办公环境是最能看出这个公司行政管理的精深度的。这是一件很不容易落实的事情，要钱，要人，要坚持不懈的投入改善和持续维护，这是行政管理与公司老板需要共同认识的，才能做好你落实的经济后盾。好的办公环境可以让员工有“家”的感觉，而更舒心工作，会让各项行政管理工作更加有序进行，从而提高整个公司的运转效率和管理水平。
总之：行政管理工作的最终目标是通过人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，在运作过程中使企业成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成工作目标任务。

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