训练场上,看到一名炮兵傻傻的站在大炮旁边,什么都不干,就这么一直站着。吃过群众表示,这样的操作,咱也不敢说,咱也不敢问啊。新来的军官到底是内行,后勤伙食可能是他负责(绝对不养闲人,接受不了白吃白喝)。炊事班做饭之前,这名军官去数人头,需要准备多少份午饭。查着查着就看到一些人站在大炮旁边什么都不干(良好的成本管理嗅觉),观察良久,确认每门大炮旁边这有这样一个人。然后他就去问士兵,你到底站在这里负责什么操作。士兵说这是训练要求。什么?想蒙我!谁也别想在这里混吃混喝,你们肯定都是走后门进来的。怀着一颗不容反驳的公平正义之心,他歪打正着,找到了真相:这是马车时代牵马的岗位。现在机械化时代了,人还在旁边站着。好吧,我自己杜撰了另一个剧本。我么聚焦一下,敢于去发现问题的军官,优化了训练的不合理环节。
相信很多人看到这个案例,可能都会因为反差如此之大,觉得案例不会是真的。我对此有不同看法,在军队中,极有可能出现这种情况。军人以服从命令为天职,军令如山倒,纪律森严。站一个人也不奇怪。如果过去牵马是两个人,可能后来就是站两个人,也不会有人轻易怀疑,为啥这里站两个人。这种看似荒唐的事情,在企业里有没有可能存在呢?答案是,不光有,而且多的令人吃惊。比如,用错人,尸位素餐,占着位置起不到作用;绩效考核制度流于形式,人力资源部还乐此不疲的催收表单;企业重视安全工作,招了几个安全员,但企业连灭火器都没配齐。公司的制度很全面,然而很多制度已经称为僵尸,更无人去执行。是不是大吃一惊,竟然这么多都躺枪。有没有企业敢说自己一定没有“炮兵”问题的,请举个手。
这两天财富发布了世界五百强最新名单,中国企业占据129席,可谓是大鼎四足之一。除了中石化等一大帮国字头,还有家喻户晓的互联网几大巨头。此外,小米也以468位首次入选。能够进世界五百强,说明企业达到了世界级的层面,应该管理上也同样具有世界级的水平。但笔者想说,从业这么多年,接触过几家五百强企业,有的企业内部甚至乱的让你无法想象。特别是一些企业存在家族管理的严重痕迹,能够排上,一直是吃老本或者拥有公共资源而已。更别说,除了这100多家企业之外,还有千千万万家企业,做的真的有那么好吗。我想,问题都有,大小多少而已,企业管理过程本身就是不断的解决问题的过程。
说了这么多,今天的话题,笔者最想聊的就是流程优化。
什么是流程优化呢?我们在企业管理中经常提到提到业务流程,这是企业内部运转最基本的存在。上下级,部门之间,部门内部各类主要工作流程,就是业务流程。除了业务流程之外,还有诸多的细小的工作流程。就好比,一个城市的主干道和各种辅道小路组成了城市的交通网络。
企业流程有一个原始的状态,就是从上到下命令,从下到上汇报。但随着组织规模的增长,组织机构更加复杂,流程也会延长和增加。但这个增长不是水到渠成的,而是伴随着各种问题出现。比如说,多头管理,同一个事情两个部门都有权干涉,流程走到最后,两个部门意见不一致,内耗就产生了。所以,企业流程优化是一项关键的常态化的工作。甚至从某种意义上来讲,企业管理提升就是不断优化流程的过程。
流程优化对象的分类:
1、正常流程的瑕疵问题。
企业正常流转的流程,往往存在着一些小问题,需要及时关注,否则容易积累成疾。比如说,某项工作要求5号前完成,但7号才会有准确的数据,流程没有问题,但数据时间不一致,导致提供的内容可信度低。又如,需要部门负责人审核的,部门负责人图轻松,增加了两个部门内部审核节点,导致了流程延长,时间耽搁。还有,某项工作在中间环节出了问题,制度要求全部从发起人重新开始,这样也浪费了时间和人力成本。
2、半死不活的流程和制度,需要动大刀的。
有一些制度,写的很全面,但随着企业发展和转型,一部分业务已经剥离,或者新增了一些产业。因为变化导致很多内容已经跟不上趟了。有的流程,明明是材料采购(生产类),审批流程竟然包含了所有部门负责人,行政人资也在其列,美其名曰集体决策,实际没有意义还会产生扯皮。
3、已经死掉的,无效流程和制度。
有些业务已经剥离,相关的制度还没有及时废除。有些国家政策已经革新,但公司政策还没有调整,等到发生冲突的时候才发现要修改了。
4、已经死掉的,起反作用的流程。
公司因为分权模式、领导调整等原因导致管理实际发生变化的,制度和流程没有及时调整,往往会起到反作用。这类制度流程也要及时的优化。
流程优化的主要工作包括哪些呢?
1、日常工作流程异常问题调查与收集。
管理中经常会出现救火现象,属于亡羊补牢,没有提前的防控。如果一个企业一直在救火,那么它管理体系是漏洞百出的,必将付出惨痛的代价。所以正常的管理,要建立预警机制,将问题的调研分析作为常态化工作。比如,集团化公司,职场部门要对子分公司有定期稽核机制,月度、季度工作检查。下属公司也要建立问题反馈通道,能够及时将问题发送至相关部门或机构,信息能够得到及时的收集和分析。
2、流程简化,减少不必要的参与。
企业流程建设往往经过初步建立、规范化、全面性和简化的发展过程。就像近几年政府提出简政放权一样,减少审批部门和流程,利民便民。企业也是一样,不是便民利民了,而是集中精力提高效率去赢得机会和利润。比方说,采购流程,分采购金额和材料类型,适当的放权,部门在一定额度内可以直接审批,不一定所有流程都要走到金字塔顶尖。有些公司集权有点过分了,采购零星办公用品,要经过申请人,申请人主管,申请人部门负责人,再到行政部审核(行政主管和行政总监都要经过),然后是采购部门(要经过采购专员、采购部负责人),再到副总经理,最后到总经理。大家恶意数一数,买一支笔要经过10个人审核。这样的效率,如果用在原材料采购方面,恐怕公司早就关门了,客户等不起啊。
3、擦去无效的流程,废除无效的制度。
不要以为不发挥作用的就没有害处,躺着的占地方占资源,也是一种浪费和成本。5S管理很多公司都在实施,第一步就是整理,也就是将有用的和没用的分开,只留有用的工具或材料在身边。这个管理方法起源于生产车间,通过总结一个生产工人的高效操作习惯得出。因为需要保证最高的效率,首先就是要减少不必要的障碍。整理,将无用的东西从身边拿开,避免了误用,节省了空间,提高了效率。无效的制度和流程也是一样,要定期自查,清理无效的流程和制度。
4、制度改良,刮骨疗伤。
针对半死不活的制度,一部分内容确实执行,一部分内容存在不合理,一部分内容是过期或无效的。这样的制度病入骨髓,但还必要要诊治,需要动大刀子,割掉腐肉,去除无用的有毒的,保留健康有价值的。历史上有个注明的制度变革的例子,17世纪,英国政府与商人合作运送犯人到澳大利亚,一开始按照上船人数付钱,犯人到岸的死亡率很高。后来船上配了医生和监察员,医生不明不白的死了,监察员也和商人勾结起来,还是解决不了问题。钱肯定要付的,事也是要做的,怎么来保证犯人运输死亡率最低。后来英国政府修改制度,以到岸的人数付钱。商人们就主动的改善条件,以保证能够到岸拿到最多的钱。企业内部的一些制度,也是从建立到完善,不断调整的一个过程。有的制度随着时间的流逝,问题会逐渐暴露出来,就需要及时的介入修改了。
流程优化的技巧有哪些?
流程优化有哪些关键点,怎么做才能够抓住痛点,事半功倍。其实是有一些要点和技巧的,一起来看看。
1、信息化。
现在无纸化办公的平台很多,找到最轻巧,最适合自己行业和公司的一款。审批流程是办公软件最基本的功能。当然流程不是现成的,需要公司内部组织一次大梳理,画出公司日常使用的主要流程,经过部门讨论,公司评审,确定后才能上线。信息化的好处就是,可以保证流程的固定节点和顺序,审核的公开透明,可追溯。比如我们一个出差流程,从申请人到审批结束,要经过哪些节点(对应哪些人,授权问题)。
2、标准化。
无论是流程,还是制度办法,要形成一个工作标准。否则,流程很容易失效,甚至失控。比如说,费用报销流程,到底需要哪些人来审核,每个人审核的重点是什么,权限有多大,都要有标准。举个例子,小明要报销2万块钱的外训费用。首先要报给部门负责人,部门负责人根据公司的培训政策,审核这个费用能不能报销,能报多少,之前有没有申请流程,手续是否齐全。然后是到财务部门,审核发票等材料是否符合要求。再往后是培训负责人,确认这笔费用是否符合培训政策。最后可能是根据费用多少,如5000元以后需要报总经理核准。这里面每一个节点审核什么,都是必须要建立内容和标准,保证权力在范围内执行。
3、权责明确,可考核,可追溯。
说来说去来不开一个授权问题。还是拿钱来说,有的公司领导是集权型,可能事无巨细都要他审批;有的公司领导则相对分权,根据级别来定审批标准,比如部门经理可审批1000元以内额度,总监权限是5000元以内,副总是8000元以内,超过8000都要流到总经理节点审批。责任也是一样的,有权就有责,权责对等。作为总监,你审批了4000元的经费,就要保证这个费用使用合规合理,起到了作用。如果一旦出现问题,审批人都要负相关责任。所以在设计流程,明确权责的时候,考核办法也要配套上。有些公司流程,无论干什么事,都是一窝蜂的人会签,好像是很多人都要负责任,保证了工作质量。其实法不责众,所有人都签,相当于没有人负责。所以设计流程,优化流程,权责明确,可考核是重中之重。
聊得差不多了,你家的流程设计和优化做对了吗?很多时候,HR做什么事,决定了自己的身份。你关注流程优化吗,你会做流程优化吗。来喊个口号,提升自己,从流程优化开始。
37楼 疯狂的蛋壳子
分享了,老师说的还是挺好的!
36楼 坦塔罗斯20101
学习学习
35楼 ggangela
理论太多,操作层面的内容太少
34楼 风铃木
我给这篇文章打70分,老师对7何分析法解释的很详细
33楼 小隆女
作为小白的我还是要多看老师的文章学习学习
32楼 S_1344846026
哇,这篇文章说的太好了
31楼 Michelle130916
谢谢分享,作为HR小白的我,茅塞顿开。
30楼 枫亭晚112
收藏了,感觉获益良多
29楼 1337323921
老师我有那么点不同意你的观点,可能每个人的看法不一样
Farmer仲丹
@1337323921:可以的,本来就是相互交流
28楼 太阳之吻
老师真棒棒的
27楼 曹锋
#赞赏# 一气呵成,看得过瘾,32个赞
26楼 曹锋
#赞赏# 一气呵成,看得过瘾,32个赞
25楼 云康
公司最近正在梳理流程,准备新上OA管理系统。内容精辟,学习了。
24楼 云康
公司最近正在梳理流程,准备新上OA管理系统。内容精辟,学习了。
23楼 初相遇20000
谢谢老师分享
22楼 一休哥55456
学习了,最近也在考虑流程优化的问题,受教了!
21楼 一休哥55456
学习了,最近也在考虑流程优化的问题,受教了!
20楼 阿东1976刘世东
#赞赏# 优化才是效率的关键!
19楼 黄海柳
#赞赏# 仲兄出品,必是精品!
12下一页