王八对绿豆，得对上眼儿

作者陈大汉 2018-01-15 23:10 56978

内容来自 2018-01-16 打卡话题

　　我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
　　请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

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　　这个话题，本来不是很感兴趣，因为可以定式化，我抠脚抠不出什么花样儿，但是今天系主任跑来求救，嗯，本来准备敲诈点什么，但是太晚了，让系主任去银行取钱也不太现实。那就下次吧。不过，这就成了三连发了啊，我晕，Biubiubiu~内容一旦多了，就难以保证质量，没质量的文章，我是坚决不发的，看着系主任满是皱纹的脸，这次，我就临时来一篇吧。

　　正因为如此之赶，所以呢，也就不说废话，直奔主题。

　　无纸化办公的推行，核心就是一个点：接口

　　为什么会这么说，我们来一一阐述。我们先来解决推行的问题，而后我们在来谈论法律效力的问题。

　　首先，无纸化办公就是通过网络的速度来代替人工速度，以达到我们想要的效率提升。但是有一点我们需要搞清楚，网络的速度基本是恒定的，你上传一个什么东西，然后走审批，在网络内部，速度是不变的，都是瞬时即达，关键是什么？关键是这份文件上传之前，是否符合我们系统的模板要求，如果不符合，我们则需要调整，只有符合的情况下，才能上传，那么，也就是说，之所以同样的是走OA，公司办公效率的高低取决于什么？取决你在文件进入系统之前，是否符合系统的要求。这个，是最最耗费时间的。

　　那么，无纸化办公是否达到想要的效果，基本的判定逻辑也就出来了：

　　无纸化办公文件转换统一模板的时间＜手动办公的传递时间

　　这样的话，接口的问题也就非常好理解了，因为你接口的方式及形式，决定了你文件转换的难度，接口越复杂，转换越简单，接口越简单，转换越复杂，因为文件的方式，办公的方式是复杂的，多样的，所以才会成反比。这其实就跟excel 表格的函数有点类似，你函数越复杂，你要处理数据就越简单，但是你函数如果越简单，你处理数据就越困难了，那么，我们层层来推。

　　首先，每个部门，都是有办公流程的，在OA推行之前，都是手动传递，题中说的是如何推行的问题，而不是OA如何设计的问题，那我就直接假定公司的OA流程已经百分百符合公司流程的需求。那么，不同部门的办公流程，应当是对应不同的接口，如果接口不对应，则会造成文件转换难度过大，实际耗费的时间，反而比手动传递耗费的时间更多。如何去理解，我举个例子，大家就明白了。

　　比方说，原来的财务手动报销的流程是，提供消费单据，然后把单据直接给到财务，财务核销。这个流程很简单，所延伸出来的问题，无非就是这个发票是不是真的，有没有虚假金额等等常规性问题，浪费最多的时间无非就是传递时间。那么现在上了系统，这单据，是不是要拍照上传，走线上审批，那么线上审批以后，除了上述的发票真假问题，金额虚报问题，还会产生一系列其他的问题，比如，发票拍照的光线是否充足，能不能看的清楚？怎么样才叫看的清楚，发票拍照有没有印痕？有没有缺角等等这一系列的标准核定。这些标准的核定，就成为了我们所谈论的“接口”

　　这种接口，解决的不是说你系统上传的快不快的问题，而是能不能上传的问题。因为手动办公，最终对接的是人，人是智慧生物，会懂的自我分辨。但是系统是死板的，它无法处理“非标”文件，如果强行“非标”上传，只会给财务部门报销产生更大的麻烦。导致财务部门非常的抵触这种办公形式，这不是习惯不习惯的问题，本质归属于效率问题。

　　这个例子，就可以非常浅显的让大家明白推行无纸化办公最大的难点为什么会是“接口”

　　OK，说完“接口”问题，那么怎么解决。

　　1、首先你要健全你原来的所有部门传统办公的流程，在手动办公的时候，就要形成流畅的通道。奠定基础。千万千万不要直接越过传统流程，然后只凭着系统的功能来凭空想象设定系统办公的流程，因为你没有传统办公流程作为基础，你会发现，你凭空想象的流程，漏洞百出，上面财务的例子就是如此。你有传统办公流程的依据，根据之前的办公流程的节点，有针对性的延伸和修改，才能做到等系统化以后，尽量少出错。

　　2、不要把系统流程一个一个的上，测试功能可以这样，但是正式开始使用的时候，一定别这样搞，因为有几个问题会发生，第一个就是关于协同问题，一部分人系统办公，一部分手动办公，本来接口就是个老大难，你这简直是难上加难，搞得无比复杂，这样，牛头不对马嘴，手动办公人增加了难度，系统办公的人也是一脸懵逼。其次就是整个线上流程的割裂，流程都没走完，也许这个流程在某几个岗位走的通，结果转到另外几个岗位，发现就对不上。

　　3、一定要培训！培训的具体方案一定要可视化，操作化，不能停留在纸面上和文字上，就像教父母用智能手机一般，一个功能一个功能的进行培训，点哪里，用哪里，哪个按键是哪里，哪个功能涉及什么，分别将标准的和出错的界面以可视化的方式呈现出来，不要急，在培训彻底完成之前，不要先急着立马上系统，这样会严重的挫伤大家的积极性与参与性，只有培训到位以后，在齐刷刷的同时上线，一来营造氛围感，而来让也可以同时协作，使得部门工作无缝衔接。

　　说完上面的，我们再来谈法律效力的问题。电子化数据通常在法律证据采纳上，都是持有很保守的态度，因为作假成本太低，但是，这并不是说就无法判定了，因为在法律层面上，证据讲究一个关联性和逻辑判别。说白了就是，一个事实，必定有其他的事实来得以佐证。因1得2，因2得3，以此类推。

　　明白这个，大家也就理解了，为什么我会花如此篇幅来解释“接口”的重要性。因为归根究底，“接口”的本身，就是关联事件，每个文件，每个流程，都是承上启下，上下互通的，只要接口完善，且标的统一，自然在整个法律层面，就会相对牢固，不会因小概率事件，导致连锁反应，从而在法律的立场上站不住脚，从基础的劳动关系上升的刑事案件，都是一个道理。

　　另外关于法律的风险规避，具体问题，还是要具体判别，三茅也有法律的专业人士，关于在OA上的具体事项，到底能不能定，能不能采信，最好在“接口”完成以后，咨询法务的相关专业人士，加固“护城河”。

　　毕竟，我们只是人力资源，而并非律师。

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全部评论(16) 我参与的评论

15楼 Sky1001

貌似这是第一次三茅看文评论。写的很好，因为这是真实按照自己公司现有实施前后的困难和成功来写的。点赞

2019-07-24 17:16:37 回复赞(0)

14楼阿东1976刘世东

实在的大汉！

2018-01-16 15:30:51 回复赞(0)

13楼机器猫14672

谢谢分享，赞。

2018-01-16 15:21:01 回复赞(0)

12楼不迁不贰

说的对

2018-01-16 12:52:39 回复赞(0)

11楼壹鑫壹意钉钉自动办公部署

抓住要害了

2018-01-16 12:38:57 回复赞(0)

10楼飞龙在天上

大汉大咖简明易懂谢谢

2018-01-16 11:29:16 回复赞(0)

9楼太阳花巧儿

很实在，接地气!

2018-01-16 11:19:23 回复赞(0)

8楼 jie1890

赞！

2018-01-16 10:36:04 回复赞(0)

7楼常微分方程

学习了，太感谢了

2018-01-16 09:45:53 回复赞(0)

6楼 danyan520

学习了，谢谢分享！

2018-01-16 09:35:49 回复赞(0)

5楼猫同学

换的企业比较多，几乎每个企业都在推行无纸化办公，但是关于法律风险的规避，真的没有深入的思考过。真的学习了。因为无纸化办公的推动，很多企业大的方向来说是两个目的：1.流程审批方便快捷，不需要翻阅很多的纸质资料来审批；2.节约成本，当然办公平台的开通也是要付出成本的，但是长远看，其实还是成本节省的。
对于电子签批的签字是否具有法律风险，还是同意最后两段说的，由专业的法律工作者提出意见，比较好。

2018-01-16 09:20:25 回复赞(0)