人力资源信息化让人力资源管理变得更简单
一、信息系统的内涵及其未来发展的趋势
（一）信息系统的内涵
信息系统是一个以人为主导，吸取经验和遵照规律并重，利用适合的信息技术以及相应设备，根据相应的业务模型和数学模型，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以提高组织的效率和效益为目的，支持组织的高层决策，中层控制，基层运作的集成化的人机系统。
（二）信息系统未来发展趋势：人本化、网络化、智能化、集成化、价值化
（1）人本化趋势。信息技术不等于信息管理，管理信息系统的人本化成为明显的趋势，并带来了企业信息系统管理变革。对知识的关注由显性变为隐性：管理重点从评估管理现有信息到强调信息增值、知识创造：组织学习纳入信息管理范围，是企业成为更有活力的有机体，不断以自我组织、自我适应的形式进行持续的知识创新；
（2）网络化趋势。网络化趋势涉及到管理过程、管理方法、管理范围等方面。使组织结构由金字塔结构向扁平化转变：管理的对象由封闭走向开放：企业活动由完全的序列活动走向合理的并行活动
（3）智能化趋势。一直是管理信息系统的目标，管理信息系统的发展将以主动性、自适应性、自组织性、柔性为特征，建立更有利、多样化的管理信息系统模型，智能决策支持系统的理论基础和框架，敏捷制造、虚拟组织都是该思想的体现。
（4）集成化趋势。集成化是管理信息系统最显著的特征，在总体优化的前提下进行局部优化，是1+1大于2，集成的内容丰富，可分为各应用子系统过程和功能的集成，包括人技术管理的集成、包括企业间的有关集成。
（5）价值化趋势。是对物流、信息流与价值流的深刻认识，进一步认可和关注价值流的必然结果，导致企业价值观的变化，谋求近期利益与长期利益的平衡。
二、信息系统的发展对企业人力资源管理的影响
（一）人力资源管理信息化建设的必要性
（1）信息化推动了人力资源管理转型
信息化人力资源管理实现了开放式管理，实现部分功能的外包以及虚拟组织的设立，最终目的是达到革新企业的管理理念，优化人力资源管理。当人力资源管理从单一的、自上而下的管理，向互动、多方位、全面、专业化的方向发展的过程中，人力资源的管理理念逐步提升，人力资源部门逐渐成为组织的核心部门。信息化人力资源管理的实施不但使人力资源向人力资本转变成为可能，使人力资源部门创造的价格得到认可，更促进了全员参与管理，使每一位员工都可以参与到人力资源部门的工作中来，改变了传统的员工在管理过程中处于被动地位的状况，形成了新的互动管理的局面。
信息化人力资源管理使人力资源管理部门从提供简单的人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，随时随地向管理层提供决策支持，向人力资源管理专家提供分析工具和建议，建立支持人力资源管理部门积累知识和管理经验的体系。信息化人力资源管理的实施转变了传统的人力资源部门为成本部门的印象，通过成本分析，人力资源部门创造的价值可以以定量的形式表示出来。通过授权员工进行自助服务、外协及服务共享，使人力资源部门日益从琐碎的行政事务中解脱出来，扮演起组织的战略性合作伙伴的角色。
（2）信息化有利于整合管理资源，提高管理效率，降低管理成本
信息化人力资源管理作为一种基于网络结构的全员信息系统，其一大功能优势就是缩短了各级员工的反馈时间，开辟了更加丰富的沟通渠道，员工可以不拘泥于公司传统的层级管制，可跨部门、跨级别表达和传递各种思想。这种技术特点，最终转变了组织的管理模式和组织结构，促进了组织机构的扁平化，组织的反应也更加灵敏。 网络技术的应用，还可以为人力资源管理部门之外的其他管理人员及员工提供各种形式服务，例如，组织的高层管理人员可以在网上查看人力资源的配置、重要员工的状况、人力资源成本的分析、员工绩效等等；对部门经理而言，可以在网上管理自己部门的员工，例如，可以在授权范围内修改属下员工的考勤记录、审批休假申请、进行绩效管理等等；对于普通员工，可以在网上看本月薪资明细、累计福利、内部股票价值、内部招聘信息、各种人事政策、个人考勤休假情况、注册内部培训课程等等。此类服务的提供，使得人力资源管理从以前的相对封闭变得开放，滞后管理变成超前管理，这些好处无疑可以改善人力资源管理部门对最高决策者以及全体员工的服务质量，并使得全体人员都能参与到人力资源的管理活动中来，从而优化了管理结构，整合了管理资源，畅通了信息沟通渠道。
信息系统的投入，减轻了手工作业造成的查询、统计等方面繁重的计算工作，缩短了各职能工作的时间，特别是信息系统数据库使数据资料的保存变为轻松。随着lnternet、大型关系数据库、视频系统、电子邮件、OA系统等软件及硬件设备和相关基础设施的出现，信息化人力资源管理系统也真正投入现实。它克服了人类自身的局限性，充分利用信息技术快速、准确、互动、海量存储的特点，对人力资源管理专业理论在企业管理实践中的应用起到关键性的推动作用。
传统的手工管理时期，人力资源部门不管是设计工作、组织培训、招聘人员，还是工资发放、档案管理等琐碎的具体工作都必须依靠手工操作，效率低并且容易出错。信息化可以减少人力资源管理工作的操作成本、降低员工流动率、减少通讯费用等，从而降低组织的管理成本。
（二）推进人力资源管理信息化采取的措施
（1）优化人力资源配置
通过合理配置人力资源，真正实现组织呼唤多年的“能者上，庸者下、平者让”的人力资源管理新局面；建立干部能上能下、员工能进能出的灵活竞争机制，实行公开、公平、公正的用人自主权，竞争上岗，择优录取，海尔的“赛马竞争机制”就可以借鉴；建立健全合理的员工准入、使用、退出机制，推行从业人员职业化进程，并根据不同岗位、不同层次，设计不同的用工期待和待遇，形成正常的流动机制，有效地促进人才市场，吸引高素质、高学历人才；对组织的老员工要妥善安置，充分发挥其从业经验和智慧的优势，赋予其咨询顾问或督察职位。
（2）选择适用软件，强化以人为本
组织需要根据自身特点，选择合适的人力资源管理软件，同时避免对管理软件的依赖。“以人为本”的管理思想不仅仅是传统管理所需求的，即使组织实施人力资源管理信息化，这一思想仍要被重视。管理软件是“一把手”，人性管理也是“一把手”，一定要两只手一起抓，两手都要硬，只有这样才能使企业更好更快的适应信息化，提高人力资源管理的工作效率。
（3）培训要形成制度
首先，要加大资金投入，完善培训体系。组织要在激励竞争的市场经济中获胜，一定要拥有高素质的人才，而员工的培训是提高员工素质必不可少的关键一环。在人力资源培训上的重金投入，既可满足员工个人发展的需要，又可满足组织知识积累和创新的需要，为组织带来长期的发展和巨大的创效潜力。因此，组织必须千方百计筹集资金、加大投资力度，完善培训体系。
其次，要对员工进行技能开发，以提高其综合能力。要根据组织的实际情况和需要，切实加强员工的技能开发，并通过相关制度和机构的建立，形成人人争学技术，个个争当技术能手的良好氛围。技能开发主要可采取以下形式：岗前培训、岗位培训、转岗培训和经理培训。
再次，对员工进行智力开发，充分挖掘潜能。组织可采取与相关高校联合办班的形式，把课堂搬到企业里。同时鼓励员工自我进修，形成崇尚学习的良好风气。创造力开发是人力资源智力开发的高层次要求，通过创造力开发，可发掘每个人的创造潜能，不断推动组织的开拓创新能力。
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