推荐总经办工作之开会

作者子木更新于：2014-05-12 15:58 2682

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薪酬、绩效、考证、美文大PK

总结频道越来越专业、越来越好玩儿，本月征文比赛话题依旧丰满：1、薪酬、绩效方面。薪酬，困扰HR的“心愁”，你在薪... 我要投稿 >

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2013年11月初，负责总经办事务的S想去做财务，S之前是我们部门负责绩效和薪酬模块兼任总经办助理，每周二早上上班她必会以睡眼迷蒙的眼神望着我说：昨晚开会又开到11点多了，又没睡好。每每我都说：多好的机会啊，你可以了解全公司各个部门的状态啊。她一脸不屑。每周一的晚上雷打不动的主管级会议，早的话呢，结束时间在晚上10点多，晚的话呢，那就不好说了。对于我们这种研发型的公司加班是常事，开会在晚上也是常事。

S调去财务部门，老大找我长谈了一次，说：S要调去财务，我想让你接下绩效模块并且兼做总经办的助理，虽然这样你的工作量增加了很多，但是我想对你来说是更好的磨练。

我点点头接受了，在当时，人事除了我就是我老大，我接不接都是我做，或许接了还会有另一番经历和收获。

总经办的事务中每周必做的一件就是之前说的每周一的主管级会议，这个会议时间长，报告多，人也多。公司主管级以上的有30号人，但是会议上需要汇报的只需一级部门主管，那就是说一半的人跟着耗几个小时却没有任何的意义。意义主要体现先每周五收集各类报告的过程中，各部门负责人都很忙，很少有人准时提交的，但凡准时提交了的总是会发现报告内容和之前某个月内容类似，我肯定会打回去，让其重写。于是，抱怨来了：之前S 都没给我打回来过，我哪有时间写这个啊，开会之前我会发给你的，这个会议的又没解决什么问题，每周每月都要交太费时间了，巴拉巴拉一大堆。

我开始思考，公司因为订单多，各部门都非常忙，是否需要花这么长的时间来开这类会议，于是我在早餐或者吃饭等闲暇时间跟各个部门负责人沟通之后，最终总结出来：会议没有主题，会议没有解决问题，会议耗时间。是目前最大的问题。

如何解决呢？如果我直接跟老板说他会不会说“你一来就要改变我们的会议形式”，又或者说“我怎么没听其他部门负责人说呢”，会不会对我印象很差了呢，可是我又认为这样的会议确实没多大意义，解决不了问题，浪费时间。公司不是一直说要以解决问题来开会么，从总经办的会议开始呗。

一次吃饭的时候，我跟老大说：你觉得现在的周一主管会议怎么样啊。

她抬起头说：时间太长了，你怎么这么问呢。

我说：如果要换一种形式的话，你觉得怎么样。

她看了我一眼，说：不大可能吧，我们现在时间算是缩短了的，以前都是12点以后才回去。

我想了一下说：现在不是问题比以前少了嘛，公司也规范多了啊，没必要那么久的会议啊，如果是以解决问题为目的开会就好了，大家平时努力过但还未解决的问题，开会的时候再一次沟通，大家集思广益，会不会好点啊。

老大放下筷子说：不如你去跟老总建议下，我们都说过的，但是没啥效果，如果以你的角度去说或许会好点。

真的这样子吗？我很忐忑的问：你觉得我这样说了的话，老总会不会觉得我再反驳他啊。

她起身说：不会啊，我们总经理还是很乐于接受意见的，而且你也是为公司好啊。

内心挣扎了一周之后，中午没带饭，吃饭的时候问了下总经理要不要去楼下吃饭，拉上老大一起下楼，路上碰到副总，两位总都是风趣幽默型，一起吃饭还是挺乐呵的。副总说：下午有几个会，约的面试稍晚一点。我答应着，寻思怎么说出口，老大说：Li 觉得周一晚上会议时间太长，与会的一些人员参加没多大意义。哎呀，怎么那么直接地就说出来了呢，我挺不好意思的。我还没酝酿好呢。我看了老大一样，她笑着说：没啥不好意思的，说吧。总经理笑着说：有啥你就说呗，这不像你的风格啊，平时我可听很多部门负责人都被你催怕了啊。我笑着说：怕我，就准时交呗。

于是，把我对会议的想法及解决方法告知两位总，并且已经设计了一个表格，吃完饭发给老总看看。

1、会议的目的。会议的目的是为了解决上周/上月未解决的问题，各部门平时沟通或者努力之后未解决的问题，需要总经理协调的。表格主要分为三部分：部门负责人对部门专业水平的提高（培训培养），问题与困难汇报，意见和建议。每个人会议上只需要把未解决的，或者需要其他部门协助的讨论即可。

2、减少与会人员。很多主管都是小团队的组长形式的，他们可以把问题上报给部门经理，会议的时候部门经理帮忙一起汇报。技术型的主管可以去解决更多的BUG，节省时间。

老总看后，认可了这样的方式，给了一些建议，我修改之后，下一次会议的时候老总告知大家会议更改形式。

14年2月我们的会议，参加人员减半，时间：1.5小时，8点多就结束。

这个小事件告诉我，学会去寻找了解总经理的人，去了解什么样的方式是对方可以接受的，或者说是一种借力。