非常事情非常处理，亡羊补牢规避风险

一、问题梳理

1、制造业公司，180名员工，2名人事，兼做行政琐事。

2、8月份有一个车间工人劳动合同到期，提醒车间领导续签，但最终未完成续签。

3、11月23日员工拿着劳动合同续签，才知道漏签。该工人8月参加当地公安部门招聘文员职位考试，被录取后到公司辞职，并提出双倍工资赔偿。

4、公司认为对方有意不签，没有答应。

5、公司为其出具过无犯罪记录证明。

6、员工申请仲裁。

二、分析&建议

这个问题，我们分两块来讨论。第一，是面临这个仲裁案件怎么办？第二，是如何通过制度流程的优化和完善来杜绝此类风险的再次发生？

1、这个仲裁案件怎么办？

（1）弄清楚问题节点

首先，在处理这个问题之前，我们要先弄明白问题到底出在哪个环节？

人事把续签的事情摊派到车间领导，车间工人11月23日才拿着合同来找人事部门。员工说公司没续签，公司说员工故意不签。

这里可能出现掉链子的地方有：

A. 车间领导因为工作繁忙或者对这个事情不上心，没有通知到员工；

B. 车间领导通知了员工，但员工忘记了，车间领导也没有跟盯此事；

C. 车间领导通知了员工，员工不同意续签或者故意不签（员工报名了当地公安部门招聘文员的考试）。

如果是A和B情况，那么人事部门应当考虑在流程上做调整，毕竟车间领导在人事方面并不专业，无论从工作敏感性还是对后果风险的严重性可能都是认识不到位的，所以，要么以后这个事情人事部门亲自操刀（很多公司都是这样的）；要么就是人事即使摊派到车间领导，也要做到多次跟盯，务必在最后期限前解决这个问题（话说回来，你这么多次跟盯所花的精力，还不如自己去解决来得更有效率些，一般授权都是在异地操作中使用的）。

如果是C情况，那么首先还是和前面一样，人事部门要考虑将来是不是自己亲自操刀或者加强跟盯要求，其次就要思索员工在想什么了。

（2）针对员工恶意不续签的情况的防范

员工恶意不续签的，说明公司之前没吃过这种亏，也说明公司制度流程有需要改进的地方。

从法律上来说，劳动合同到期，单位不降低条件的情况下与员工续签，员工不续签，合同终止单位无需支付经济补偿。

但是，这里的难点往往是“单位不降低条件发出续签意向”这个很难证明，因为很多流程不规范的公司，或者说没吃过亏、认为员工都是“好人”的公司，往往更多地是口头通知，过期了就无法证明。

所以，建议以后单位续签劳动合同的通知，都要用书面通知（譬如书面签收回执、邮件等），当然，车间工人不方便收邮件，书面签收又有点突兀，那么可以通过发短信或者在厂区贴公告等方式。短信的格式上要体现对方姓名，公司落款、续签意向、不在规定时间内续签的后果以及公司落款，并且要求对方收到后回复，对于没有回复的要电话跟进；若是厂区公告，一定要放在职工必经之路，而且工厂一直有这个贴公告的传统习惯就更好了。当然，最好的方法还是揣着劳动合同文本和签收回执找到员工，当场签字签回执，不同意签字的签不续签的回执，这是比较万无一失的。

（3）现在骑虎难下的局势怎么办？

在这个案例中，我觉得可能这位员工可能有什么对公司或者说对HR不满的地方，或许也可能是本来要走了，借此机会找公司讹一笔算一笔；而且这位员工背后可能有一位HR或者律师朋友在帮他出主意，一般而言工厂职工不会有这样高的专业知识水平（这种情况挺多见），而且很少员工会借这个跟公司搞事。现实中有HR或者律师朋友给员工出主意这种事情并不少见，但是，我很遗憾的表示，这种情况的问题总是在于：要么这个出主意的人半吊子或者不太注重职业道德，他们可能过度专注于专业的权威性，容易忽略了为人处世以及以和为贵的人脉关系对于长远发展的重要性（也有可能他们觉得这个并不重要）；要么就是出主意的人水平够，只是大概说了一下观点（这种情况可能会涉及到哪个法规，如果单位怎样怎样，劳动者可以怎样怎样），未必真的去建议劳动者这么做，但是听的人一知半解就去做了，觉得可以把公司搞趴下了。

公司存在一定的疏漏，但好在并未有恶意相向，所以，在这种情况下，我们可以坚信只要公司不做危害员工利益的事情，那么都会有寰转的余地。

面对这个局面，法律上公司肯定有举证不足或者说工作不到位的地方，从法律上硬碰硬打败对方，并不是一个明智之举，而且就算胜了，也避免不了双方的损伤。我觉得需要从两个方面来搞定：第一，就是专业知识，他仗着有专业人员或者说自己学了一点，你得表现出来比他更专业，才能震慑对方！第二，就是了解症结，解决要害。我建议这位HR找到这位员工，跟他谈一谈话（当然能够在了解到足够的信息后，请公司领导出面谈话，那效果会更好）。

A. 专业知识方面：

专业不体现在一定要驳倒对方的观点，而是在同一个知识点上你的理解比对方更深更透彻，那么对方才会真正认可你的专业程度。在劳动合同续签这个问题上，我们不否认自己这边存在疏忽，并且表示将来会改进自己的工作，但是，要让对方知道公司是愿意与对方订立劳动合同的，不存在一些对员工不利的意图，如果员工坚持自己的观点，只会让别人对员工的人品产生怀疑，而不会过度指责公司。

B. 问清症结，解决要害：

员工要找公司仲裁，想必可能对公司存在一些意见，如果能把这些问题解决，也许就能说服员工撤诉。很多官司是公司未能在第一时间妥善解决问题，导致员工最后与公司斗气。当然，还有一种可能就是员工已经考到公安部门的文员职位了，想借此敲公司一笔钱。但无论何种原因，我们都不能坐以待毙。

我相信政府部门对员工的品行也是会比较关注的，或者说我相信大部分企业都不喜欢那种爱找事儿的员工。我们可以明确告诉员工，公司在这个方面的立场是不会错的，即便是官司打输了，我们也会把一些事实反应到他将来要就职的单位，我们要行使一些告知义务。至于这个告知义务会产生什么后果，我们不好说，别到时候员工搞得自己两边讨不着好处。（这个部门考取都需要单位出具无需犯罪记录，我相信也是对选人是有一定要求的。我觉得这种信息应该对他是有一定震慑力的）。同时，我们还可以继续跟进，告诉他做人的重要性，做人要懂得细水长流，这个世界是很小的。顺便还可以举一些例子blabla……

我相信，大部分的员工通过这样的一轮沟通谈话之后，应该会有所思考，我们也不需要当场就把员工按倒，给予员工一定的思考，而且或许员工还会继续去找他的参谋去商量。

当然，也许还有最差的可能，那就是员工关系比较硬，也不怕你单位找上当地公安部门，那么我们所能做的，也就是：第一，做好这次谈话；第二，做好仲裁应诉准备，即便是找不到单位续签意向的直接证据，也可以尝试找一些相关的证据论证（譬如单位曾经给员工出具无犯罪证明，虽然没留底，但是公安部门可查，可以说明的是单位对员工是善意的，同时也可以拿出员工之前签过的劳动合同和同期员工已续签的劳动合同，证明单位并没有像员工所说的那样故意不与员工签订劳动合同、逃避责任的情况）；第三，向公安部门出具说明函件。所有的事情做完了，至少我们达到一个目的：单位立场十分坚定，其他员工没有这个能耐切莫效仿；HR工作十分努力，尽一切所能帮助单位解决问题。

2、流程优化与制度重建

我们在工作中，往往很多工作内容都是要靠人为去控制，这就对负责人员有很高的能力要求，并且要强到不能犯错，但这是不可能的；毕竟人不是电脑，时间久了难免会有失误，这种不稳定失误怎么控制呢？这种时候，我们为什么要制度，就很明白了。制度就是通过流程的层层把关，尽可能减少人为的不稳定因素。其实在第一部分里我已经提到了，我们如何在流程中通过制度来控制风险，那么我在这里帮助大家再梳理一下：

（1）单位续签劳动合同建议由人事部门直接操作（除异地不方便操作需要远程授权处理以外）。理由有两个：第一，你有跟盯别人操作的精力未必比自己操作来得省力，找好时间集中操作；第二，员工在劳动合同续签上有任何问题，人事部门都必须要介入和了解其中原委，并且要比车间领导站在更高的立场更清楚什么情况；通过车间领导传二道话，信息准确程度固然是一个问题，另外就算车间领导传话，人事部门应该还是需要与员工谈话的。

（2）流程上HR要给自己设计几道跟进提醒，所有的事情控制在时间节点之前完成。

（3）公司续签意向要书面表达，并且要方便举证——书面通知+签收回执或者厂区贴公告的形式都可以（注意拍照，能找到含日期的电子屏更好）；

（4）给员工出具的对外的文件，全部登记流水账，并且在发给员工前建议留复印件，并且建议在复印件上用铅笔标注什么时间给员工，交给哪个外部部门派啥用等信息。

三、总结

1、遇到这类工作疏忽导致不良后果的事件，我们不要过于惊慌，两个点明确：第一，事件解决，尽量控制损失；第二，亡羊补牢，通过流程减少人为的不稳定风险，这就是制度的价值和意义；

2、员工的事情很简单，了解员工的思想问题所在，并且可以以品行对未来发展的重要性与员工沟通，当然员工指出企业不足之处，也应当承认。如果承认错误能让员工让步，那么我觉得解决问题远比呈一时口舌之快要有用得多。有很多人觉得嘴巴上输了就是公司亏了，将来自己没有威信了，其实未必如此，逞能的效果更糟糕。

3、未来的改进思路就是：劳动合同续签的工作建议还是人事部门自己操作，利大于弊；重要的工作一定要给自己设计跟盯提醒进度；公司续签意向书面表达并且容易取证；对外出具公文要登记流水并且备案相关信息。

以上，个人观点，欢迎大家一起讨论。