一、问题归纳
1、公司规定每月审核酒店订房情况汇报总经理,确保因公招待。
2、董事长小舅子在公司任高管,当月预订4间房,说是自己用,并强调上报。
3、公司制度与高管要求冲突。
二、分析&建议
1、制度的严肃性
制度的严肃性是一个比较大的问题,因为一旦制度被突破了,想再要收拢管理,难度就比较大了。所以,不到万不得已,除非制度的决定人(一般为总经理)签字特批,否则坚持制度是没有错的。
原则上来说,如果制度有问题,那也要先改制度,再调整执行。
若不是如此,且不说后面碰到这种情况你怎么去约束别人,搞不好之前按制度循规蹈矩的人也会因为心里不平衡而来找你麻烦。这是一个瞻前顾后的问题。
2、职场灵活性
到这里应该会有很多人来找我质疑,改制度不是一件小事,遇到一个问题就改,那岂不是会很麻烦。制度修改流程我们都知道需要协商讨论审批公示等一系列流程。
这就应了一句话:制度是死的,人是活的。制度管理中有很多灰色地带,把握好了人见人爱,把握不好两面受气。
当然,灰色的地带的把握,主要考验管理者:对制度的了解、对相关部门的关系、对业务财务人事方面专业知识的掌握等,这与个人的经验、知识甚至人际关系都很有关系。
说白了,就是将表面上看似不符合制度规定的事情,寻找一些渠道和方法,转变为没有明显突破制度的方式变相处理。
这个说实话的,实在没有具体的可以分享,都要具体问题具体分析,必要的时候还要找财务等部门的同事一起头脑风暴,甚至在必要的时候要寻求高层领导支持。
3、本案例的矛盾处理
其实很多事情考验的还是一个沟通的功夫,没有完全的成与否。
(1)与当事人的非官方沟通
不知道案例中提问者是部门一员还是部门一把手。
如果提问者是部门一把手,遇到这种问题,应先与董事长小舅子先沟通,说制度上的规定比较严格,你作为操作部门也有为难之处,是否可以在房间用途上略微改一改,写做对公使用,也好过私用,互相配合、互相给予方便,细水长流。如果用途不愿更改,也让他是否能够到总经理那里搞个特批或者打个招呼,这样你处理起来阻力会小一些。咱们沟通的目的还是将这个事情顺顺当当地做掉,同时,也是向对方暗示一件事:上级/总经理不会轻易允许这么做,你的职责是对上级/总经理负责,所以肯定要汇报给上级/总经理知道。
如果提问者不是部门一把手,那么上述这个动作建议由部门老大出面会比较好。
沟通完了,对方态度依然强硬,不愿更改用途也不愿意到总经理那边提前沟通,且说没事的,那你就不要再坚持了。避免将关系搞得太僵,非官方的沟通本身就是为了争取周旋的余地。
(2)与上级/总经理的非官方沟通
也许,高层之间本身会达成一些默契,对于下面办事人员来说,信息不对称而产生操作上的矛盾,这是很普遍的现象。我们有时候也会碰到,为什么这件事情明明是这样做的,老板却一定要那样做,那是因为你们立场不同,信息不对称造成,没有完全的谁对谁错。
我们要接受信息不对称的存在,但是,作为下属来说,我们应当对上级负责,其中重要的职责就是将自己的信息尽可能全面地让上级知晓,消除上级的信息不对称,帮助上级领导做出尽可能客观的决策。
在这个案例中,我们想上级/总经理事先进行非官方的请示,一方面是将我们所掌握的信息提前告知总经理,以便上级/总经理在掌握足够的信息后提前做出预判(不要等正式文件上来了,搞得总经理骑虎难下);另一方面则是让上级/总经理知道我们也已经做了前期的沟通工作,不代表我们没有做事无脑请示,而且有些相同的沟通要求就不必要再吩咐我们去执行了,因为该做的都已经做了。
(3)根据非官方沟通结果见机行事
这边已经沟通并且暗示了,那边也已经提前请示过了,那么,你的职责已经履行到位,并且也没有明着为难谁,与谁撕破脸。识相的人自然在沟通的时候不会为难你,领导请示过后也多半会有一个指示给你,你只需在确保一团和气的氛围下落实就行了。为避免产生矛盾,无论如何将姿态放低,见机行事,有句话叫“伸手不打笑脸人”。
(4)万不得已的抉择
如果最终结果一定要得罪一方,那么我个人的倾向意见是得罪小舅子,站在上级/总经理一方,因为“德才兼备,以德为先”,忠于上级,对上级负责是职业操守。
既来之则安之,以后的配合,咱们另想办法就是了。只要确保自己不存私心,我相信迟早是能够感化对方的。
实在感化不了的?那以后见面不卑不亢绕着走就是了。小鞋穿得受不了了,大不了我另谋出路。良禽择木而栖,就算将来出去了,在这件事情上至少我是贴着个“忠臣”的标签的。
(5)进度反馈是良好习惯
事情最终取得关键进展或最终结果时,及时反馈当事人及领导,这是一个良好的习惯。
三、总结
1、制度必须要有严肃性,没有规矩不成方圆。
2、制度虽是死的,但人是活的,把握好制度中的一些灰色地带,可以帮助你既不破坏制度,也能推进好事项。只是这个比较考验当事人,很多基础功不是一天两天能成的。这里的灵活处理,不是没原则的灵活,而是在制度的框架下,有些人死就死在“太聪明”之上,这是我们要注意的。
3、沟通是万能的润滑剂,也是减少你得罪人的法宝。柔中带刚是沟通的重要技巧之一。
4、义务都履行好了,那么结果如何无需太过介怀,只是在操作过程中,要见机行事,不要莫名地背黑锅或者制造一些新的矛盾。(有些黑锅是你必须背的,那么要勇敢地承受,不能替上级背黑锅的人是得不到重用的)
5、最终,保持关键节点的反馈,是工作中的一个良好习惯。
其实这个打卡话题,跟之前的某一期有点接近。
有空也可以移步我之前的打卡内容,权当对这期打卡的补充:
《职场人要会一点点“腹黑”的真诚》
https://www.hrloo.com/lrz/13523096.html
以上,个人观点,欢迎大家一起讨论。
136楼 企文如雨
谢谢老师分享。稍微有点疑问的是:在和老板小舅子沟通之后,还有必要和老板汇报么?假如老板不同意,不允许人力写这个报告,小舅子是否会觉得你使坏、没担当,直接上报就行,为什么费用沟通?
135楼 御风追日
出了问题,因自己所属权限所限,要积极沟通,主动请示,处于公心,职责履行完毕,相信别人甚至领导不会太为难的。非常认可上述做法!感谢分享。
134楼 你好小妞
人人都 得有点小算盘,不然怎么招架得住
133楼 成都草莓
学习了,很受用。谢谢老师!
132楼 我木同
沟通真的很重要
131楼 一笑千年
标题概括,妙
130楼 S_1344676841
很受教~只要做到沟通给力,人品给力,那么事情就能成功顺利
129楼 森林火
谢谢!
128楼 阿音
感谢分享
127楼 10度星空
不错呀
126楼 小讨厌5201314
很受用,在职业生涯中不外乎会难免碰到有类似于家族式经营的企业,很多制度与管理都没法很好的去约束一些人,今天通过学习确实受益不少,也收益不少,谢谢分享。
125楼 精灵的舞步
说得很有道理哦,学习了。
124楼 钮祜禄马勺
感谢分享
123楼 进行中
学习,谢谢分享!
122楼 新钓客
感谢分享!
121楼 芷菱
学习了,谢谢分享!
120楼 晴空82
以上为,实战经验总结的处理方法,如果有更好的高招,也请各位不吝赐教!
119楼 晴空82
以上处理方法,虽然不能完全杜绝老板小舅子这样的行为,但至少可以起到一个作用就是:不会再有明目张胆的告诉你,他的单子是私用的,如果还有出现,你大可直接告诉他:以前我还可以想想办法,现在是绝对不行了,没有《接待申请表》是无法报销的,连流程都走不了更别说报销了,老板自己的报销都是由秘书填的单子,理解万岁啊,理解啊。。。。。。
118楼 晴空82
一般涉及到报销凭证审理的部门应该是行政部,财务部,如果你们是人事和行政在一起的话,也属正常;再者,公司的制度流程中对于这类的报销应该是有明确规定的,无论是谁都应该按制度和流程来办,但于私操作的话还是要灵活应对的:原则:如果是第一次,四间房费金额也大不在哪里去,可以给他报销;但前提是必须告诉他,操作的难度。。。。。。
1、如你是行政的负责人,可以私下告诉老板小舅子:xx总,你是知道的老板对于报销,卡的很严的而且也很敏感,按公司的规定您这个单子肯定是报不了的,即使我这里通过,财务那边也是不可能通过的,至少要和公司的业务有关系,否则于我部门来说面上过不去,于财务来说帐面上也过不去;(他即是公司的高管,也不会肆无忌惮的,面上的事应该比一般的管理人员更会做,做给谁看?当然是老板)
2、相信在上述沟通之后,老板小舅子会按照你的提示做更改的;之后,就要看你在公司的地位和老板心中的地位了,如果还算有些分量,这件是我认为即然已经卖了人情就不要再向老板汇报了,毕竟不是什么大事;不管任何人做老板,你前去与他沟通,老板肯定都会义正言辞的告诉你,绝对不能报,说不准还会骂他小舅子一顿;(这样做,即卖了人情,又做了小人两面不讨好,对于老板来说也会认为你处事不懂周全、不够圆滑;
3、再来,如果你在公司的地位和老板心中的分量都不是很重,担心老板知道后,影响你在他心中的忠诚度的话,也可以借着向老板汇报其他工作的机会提提这事,怎么提?当然需要技巧:工作汇报完后,可以对老板说:老板,您让让负责所有报销费用环节的审理,我也是想全力以赴的把工作做好,不辜负您对我的这份信任,但最近我这边在审理费用报销单的时候,发现一些问题,觉得有些高管的单子似乎跟咱公司的业务没什么关联,但务口工作和接待我也不是特别清楚,有些报销问得多了还引起别人的不满,觉得我们不信任他们,你看我这儿重新做了一个《接待申请表》,也就是说所有的接待都要申请报备,来不及的接待后次日要及时补填,里面列明了所要接待人员的单位、主宾、人数,费用(按级别定标准)及接待事由;这样即可以节约成本,也可以降低不符合接待标准的机率,请您过目!(跟老板汇报工作,不但要带着问题,更要带着解决问题方法去)
3、老板即是让你审查报销费用,就是希望不要在这块有太多人出现像他小舅子的这种事,你如果能即处理好关系,又能找到解决的办法,老板岂不乐哉、乐哉。。。。。。
流音桥
@晴空82:您的方法非常详尽。感谢您的意见。
占用
@晴空82:高明,操作性强!
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