效率化与风险性并存——HR与无纸化办公

作者悠漫 2018-01-10 17:14 56643

内容来自 2018-01-16 打卡话题

　　我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
　　请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

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无纸化办公因具有提高效率、节约成本等优点，被越来越多的公司所推崇，但电子文件的法律效力问题还有待商榷。针对无纸化办公的法律层面探讨，仍需专业人士来进行丰富完善，而在具体操作上，HR们只能利用有限的资料参考及相关经验，在不断摸索中处理实际问题。

首先需根据工作内容进行分类，明确可以进行无纸化处理的业务。比如报告类业务，主要是针对无需与上级进行当面汇报、请示的资料，像定期业务报告、月别人员状况统计等一类的常规性文件。再如内部申请类文件，类似费用申请、培训申请、招聘申请、解聘申请等。但这一类业务应首先确定好各级领导的决裁权限，一般可以依据具体金额或作用范围来设置。

其次，对于会直接影响员工个人权益的文件，建议进行书面签署。以笔者曾经经历过的一次劳动争议为例，某员工对自己的年终绩效评价不满，认为上级为逼迫自己离职而刻意给予了最低级别的评价，于是向劳动机关申请仲裁，仲裁被判败诉后又向人民法院申请民事诉讼。因笔者所在公司，绩效评价全部是通过邮箱进行在线操作，虽然能够全面显示评价细则、评价者和被评价者的信息及操作过程，但除最终汇总版本制作成纸质文件以外，中途不使用任何纸张，这就导致向劳动机关及法院提供的所有绩效评价资料都为打印版的截图文件。虽然最终员工依然败诉，但事前分析案情时公司法务曾指出，如果员工质疑这些文件的真实性，那么就需要进行繁琐的公证手续，由此可见，电子资料在劳动争议过程中能够发挥的法律效力还无法达到预期效果，因此保存带有署名的纸质文件还是相当有必要的。具体来看，有以下几类文件需要注意：

1.入职、离职时所签署的文件，如诚信承诺书、工龄认定表、规章制度阅览凭证、《员工手册》领取台账，或是辞职申请书、解除/终止劳动合同协议等。笔者所在公司，试用期评价表也会在入职当天让员工签字；

2.需要全体员工知晓的内容，如制度变更，尤其是在制度修改得更为严格的情况下，需签署告知台账；

3.一线员工的考勤申请书及全体员工的月别考勤汇总表，需员工本人及部门领导签字；

4.员工绩效评价表，应留存有评价领导签字的纸质文件；

5.有领导签字的工资台账，以备应对劳动机关审查或是作为劳动仲裁证据，部分不发放工资条的企业，应建立工资领取台账。

6.在调岗、调薪、社保基数调整时的确认文件；

7.培训、竞业限制等员工与公司签订的协议性文件；

8.公司为员工开具的证明资料、员工个人的就/失业证等资料，需制作纸质领取台账；

9.产生长期作用的文件，如员工在集团下法人间调动的证明及支付部分员工长期特殊补助的申请文件等。

根据《电子签名法》规定：“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。”由此可见，法律认可电子资料，但必须要满足一定的条件因素。因此，在注意保留可以作为劳动争议证据的纸质资料时，还要不断完善线上办公系统。比如，电子公告要能够显示已阅读员工的姓名，考勤审批或其他电子申请要确保显示申请时间、审批人姓名、职务及审批时间，内部邮件要可以显示对方是否已读的状态及阅读时间，E-learning平台要可以看到所有员工的学习进度等。此外，在《电子签名法》中也对如何使电子文件更加具有法律效力做了一定说明，建议在日常工作中参考法律条文进行电子文件的制作和保管。

电子文件虽然能够节约资源、减少空间占用，但在使用过程中需注意其本身存在的弊端。首先就是安全隐患，笔者的同事曾遭到过网络病毒攻击，导致电脑被远程加密，最终不得不把所有硬盘资料清空，导致大量文件丢失。另外，笔者所在公司所有的内部业务申请都是通过邮箱进行线上操作，但在ERP离职操作后，离职员工的邮箱将无法再使用，如果要查看之前制作的申请文件，只能向国外的总部申请，需经过多天的操作才有可能找回。因此，要实现无纸化办公，应注意网络安全及系统功能的完善，避免文件的损坏或丢失。

再次就是电子文件的保密性，笔者之前所在公司就曾发生过员工将公司文件上传到百度文库以换取财富值的事件。于是，公司不断严格网络设置，很多网站及聊天工具都不能登录，且员工使用电脑进行的所有在线操作都会留下记录，总部可以在后台随时审查。在完善网络管理的同时，还应在制度上进行跟进，应制定《电子文档管理规定》，对电子文件的编号、存档、移交、有效期、责权归属、处罚办法等方面予以规定。

实现无纸化办公是大势所趋，但任重道远，国家的相关立法及执法手段都在不断完善中，企业自身也应不断探索与经营模式相适合的办公方式，以期达到事半功倍的效果。

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