通过招聘管理和用工管理规避企业用工风险

   企业之所以会成为“被告”，员工成为“原告”，原因主要有两个方面：一方面是因为企业在用工管理上存在很大漏洞，比如对员工调岗更多是口头调岗、考核扣罚没有员工签字、没有跟员工签劳动合同等，另一方面是因为企业在用工管理上没有做到规范化管理，比如企业制度没有走民主公开程序、对员工的处罚没有制度依据、没有按规定为员工购买社保等。社保本身具有强制性，员工不买社保，企业给予一定补贴，并让员工写一份《自愿放弃社保的声明》，这样的做法本身与社保的强制性相违背，结果被员工倒打一耙，企业为此赔了夫人又折兵。作为HR需要熟悉我国相关劳动法律法规，从招聘管理和用工管理两个方面规避风险：

    1、招聘管理：从源头上规避风险。

    只要企业与劳动者建立劳动关系（企业雇佣劳动者），那么就要考虑后期的潜在劳资风险，企业招人是源头，企业通过招聘雇佣劳动者才能产出劳动成果。HR在招聘管理工作中需要从以下六个方面规避风险：

    ① 禁止招用未成年人。

    根据我国《劳动法》第十五条的规定，禁止用人单位招用未满十六周岁的未成年人。HR在招聘过程过程中，一定要注意核实求职者身份证上出生日期的信息，看是否属于未成年人，经核实确实是未成年人，HR应向其说明国家相关法律法规，并拒绝其入职。

    ② 向求职者如实告知招聘岗位的相关信息。

    根据我国《劳动合同法》第八条的规定，用人单位在招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职位危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。HR做招聘过程中，尤其在求职中面试过程中，应将招聘岗位的相关信息告知给求职者，避免有所隐瞒，求职者当了解相关信息后仍对招聘岗位感兴趣，并且企业也有意录用求职者，那么在办理入职手续时，让员工签署相关书面文件，书面文件中要注明所招聘岗位的相关信息，比如工作内容、工作条件、工作地点、职位危害、安全生产状况、劳动报酬等，书面文件如《劳动合同书》、《岗位说明书》、《新员工入职须知》等应有招聘岗位的相关信息。在入职培训中，HR除了做企业文化、考勤制度等培训之外，还应进行安全生产、工作纪律等方面的相关培训，并有相关的培训记录，最好有员工的签字确认。

    ③ 不得扣押员工的个人证件及收取员工个人财物。

    根据我国《劳动合同法》第九条的规定，用人单位招用劳动者，不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件，不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。HR在招聘过程中，不能以各种名义扣押员工的身份证或其他证件，对于员工的身份证和其他证件的复印件，一定要跟员工的档案一起妥善保管，不得做非法之用，否则将承担相应的法律责任。公司内部有临时调用的，应做好借调登记手续，对于公安机关为办案之责需借调公司离职人员或在职人员的档案，应配合公安人员的工作（前提需验明公安人员的身份是否属实）。对于档案保存达到一定期限（一般是两年，特殊情况可以延长保存年限），应做好档案销毁手续。档案管理是非常严谨细致的工作，HR切记要上心。在入职过程中，HR不能以工卡、工服为名向员工收取押金，这是明显违法的。

    ④ 招聘信息避免出现歧视性字眼。

   根据我国《劳动法》第十二条的规定，劳动者就业，不因民族、种族、性别、宗教信仰不同而受到歧视。HR在撰写招聘启事的时候，或是编制《岗位说明书》的时候，一定要注意避免出现“男性优先、30岁以下、要求汉族、无宗教信仰优先”等这些带有明显歧视性的字眼。

    ⑤ 在一个月内与员工签订劳动合同。

    根据我国《劳动合同法》第十条的规定，已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。在员工入职上班后第一天算起，HR要在一个月内跟员工签订劳动合同，或者在员工入职当日就签订劳动合同，否则将面临向员工支付二倍工资的风险。

    ⑥ 试用期与劳动合同期限相对应。

    根据我国《劳动合同法》第十九条的规定，劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月，劳动者期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月，三年以上固定期限劳动合同和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。HR在与员工签订劳动合同的时候，一定要注意试用期与劳动合同期限相对应，避免出现签一年劳动合同，试用期却约定三个月的情况。还有就是，跟员工只能约定一次试用期，如果员工在试用期内被证明考核不合格，HR不能延长员工的试用期，毕竟试用期只能约定一次。

    2、 用工管理：从制度上防范风险。

    制度是一个很好的抓手，它可以让企业管理更加规范，也可以让HR的工作更加有效。在用工管理上，HR需要从以下三个方面防范风险：

    ① 完善人力资源管理相关制度。

    根据我国《劳动合同法》第四条的规定，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作实际、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。HR在起草诸如休假制度、工资制度、奖惩制度、考核制度等相关制度的时候，一定要做到四点：一是内容合法。也就是说制度的内容要合法，符合国家和地方的法律法规，没有国家和地方禁止性规定的内容，或者与国家和地方法律法规相违背的内容。二是经过民主程序。HR在制定相关制度前，先草拟一份草案，征求员工讨论和修改后，再报职工代表大会讨论通过后，报总经理或董事会审批同意，这是一个比较民主的程序。工资、奖惩、考核等制度本身由于关系到员工的切身利益，需要征求员工意见，这样在贯彻执行的时候也能得到员工的认可和支持，有利于HR执行制度和监督制度的落实。三是制度公示。在制度审批后，HR需要在公示墙上向全体员工公示，或者通过培训的方式向全体员工宣讲制度的内容，并有员工的相关签字确认。四是查漏补缺。HR在整理相关制度的时候，看还有哪些制度不完善的、哪些制度没有的、哪些制度不合理的、哪些制度缺乏实施细则的，都要通过排查的方式尽快查漏补缺，使公司的制度尽可能完善。

    ② 依法给员工购买社保。

   根据我国《劳动法》第七十二条的规定，用人单位和劳动者必须依法参加社会保险，缴纳社会保险费。社保的强制性，对于用人单位和劳动者来说是没有商量余地的，这是法定义务，缴纳之后也会享受相应的法定权利，这是双向的。HR在处理社保相关问题的时候，一定要注意三点：一是为员工参保。当员工入职后，就要为员工购买社保，对于拒绝购买社保的员工，拒绝入职。如果老板不同意给员工购买社保，或者老板同意某员工不买社保，因为HR本身也是一个打工者，所以，HR可以以书面的形式向老板进行风险提示，并让老板签字确认，如今后出现任何劳资风险由老板一人承担。二是对员工进行社保政策的培训。HR先学习相关的社保知识，消化吸收后再通过培训的方式向员工宣讲相关的社保政策，让员工了解购买社保的好处。三是及时为员工申请相关社保待遇。社保包括生育、医疗、工伤、养老、失业五大险种，各险种都有不同的享受条件和待遇，当员工达到某险种的享受条件后，HR可以为员工及时申请相关社保待遇。

    ③ 注意收集和保存相关的证据。

    根据我国《劳动人事争议仲裁办案规则》第十七条规定，当事人对自己提出的主张有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。HR在处理劳资纠纷或劳动仲裁的时候，一定要注意三点：一是按规范流程办理员工相关手续。只要涉及到员工管理的流程一定要严格执行，包括入职流程、调岗流程、培训流程、调薪流程、考核流程、处罚流程等，所有流程HR一定要注意要有员工的书面签字材料，并且保存好。二是有规范性文件。涉及员工管理的规范性文件，是作为管理员工的依据，包括劳动合同书、保密协议、录用通知书、绩效考核表、调薪申请表、培训协议书、离职申请表等，所有规范性文件HR一定要让员工签字确认，并且保存好。三是多与员工沟通。在劳动争议没有发生之前，HR要多与员工进行沟通，多倾听员工的诉求，对于员工合理的诉求，HR可以向上级领导反馈，尽量将劳动争议扼杀于摇篮之中。证据是打赢官司的铁证，沟通则是降低员工仲裁率的关键。

    企业用工风险，往往是因为不规范管理甚至违法乱象，导致企业存在各种漏洞，让员工钻了空子。当员工维权意识上升，企业又存在各种漏洞的时候，往往企业是非常“被动”的，员工不去仲裁还相安无事，员工真正去仲裁的话，企业败诉的概率是非常高的，包括不给员工购买社保、口头调岗、不跟员工签劳动合同、制度没有经过法定程序等等，都会导致企业面临很大的劳资风险。但从另一个层面来讲，这也正是HR工作价值所在，如果通过HR的工作，能消除企业的劳资隐患，让企业走上规范化管理之路，进而降低企业的用工风险，HR的工作也就更加有意义，HR存在的价值也就更加凸显。

    现在的企业内部管理，不单单强调制度的完善和管理，更重要的是企业跨部门间的协同和融合。在企业中，跨部门、各做各的情况比较常见，HR要想从公司全局的角度规避企业的用工风险，还需要通过搭建跨部门风险联动机制，在各部门各司其职的同时，多与各部门保持工作沟通和线下活动，让各部门能够理解人力资源部的工作，多给各部门的负责人提提醒，在公司业务不断向前奔跑的过程中，HR的用工风险防控机制也能跟上，这是企业精细化管理的必然要求。跨部门分工好处在于，大家都可以各司其职，专业的人做专业的事，但最大的弊端也凸显出来，那就是各部门之间缺乏沟通和协同，更谈不上在业务整合下的协同作战了。所以，部门间相互理解至关重要，也就是人力资源部要站在财务管理的角度理解财务人员的工作，同样的是财务部要站在人力资源管理的角度理解HR的工作，只有这样，大家的意识和行动才能够统一起来，HR工作也就更容易展开。现在都强调跨界和融合，这种跨界和融合强调的是抱团取暖，而不是单打独斗，如果整个企业的用工风险，单靠HR单打独斗支撑的话，HR是非常累的，成效也不会很大。所以，HR在规避企业用工风险、降低员工仲裁率的过程中，要做到两点：一是自身专业知识要过硬。过硬的专业知识是规避企业用工风险、降低员工仲裁率的前提，因为你专业，所以你比其他人知道如何去规避风险。二是善于借力。HR在规避企业用工风险、降低员工仲裁率的过程中，一定要学会借力，可以借老板的力，也可以借部门负责人的力，更可以借员工的力。大家在意识上理解了HR的工作，才能在行动上支持和配合HR的工作。

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