建立劳动合同管理台账、扫描件进行风险防控

作者徐宁神采奕奕更新于：2015-11-04 09:42 18747

内容来自 2015-11-04 打卡话题

　　我是今年的应届毕业生，刚从事HR这行没多久，现在就职于一家小型电机公司。最近，在整理公司的人事档案时发现了很多问题，例如，其中一大半在职员工的劳动合同都已经过期了，很多都是5年前签的3年期限的劳动合同，合同到期后一直没有续签，还有一些员工的劳动合同已经找不到了。
　　现在我需要续签或补签这些过期和丢失的劳动合同，但是该如何做才能不违反劳动法，又不让员工反感呢？
　　请教大家，劳动合同过期该如何续签？劳动合同丢失该如何妥善处理？

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一、案例要点

1、我是今年的应届毕业生，刚从事HR这行没多久，现在就职于一家小型电机公司。

2、最近，在整理公司的人事档案时发现了很多问题，例如，其中一大半在职员工的劳动合同都已经过期了，很多都是5年前签的3年期限的劳动合同，合同到期后一直没有续签，还有一些员工的劳动合同已经找不到了。

3、现在我需要续签或补签这些过期和丢失的劳动合同，但是该如何做才能不违反劳动法，又不让员工反感呢？

二、建议解决办法

1、新入职HR，发现问题后，有三件事情必须办好：

第一，确认这批劳动合同中，哪些员工是5年前签的3年期限的劳动合同，合同到期后一直没有续签的；哪些员工是劳动合同找不到的；那些找不到劳动合同员工的入职时间；有没有是5年前签的3年期限的劳动合同，合同到期后续签的。

第二，要与用人部门确认，这些员工的工作表现，是否符合要求，往年业绩考核如何？有意图继续聘用否？

第三，要确认为什么会发生合同到期后一直没续签？人力资源主管的理由是什么。如果当年经办人在，询问原因。并且最好能掌握上级领导的意图。找到原因，便于你对症下药。

事实数据清楚，与解决方案一并上报领导，请求批示。

2、发布信息，一并解决：

如果部门有意留用这部分员工的情况下。

发布一个劳动合同整理通知，在通知中，讲明现状后，请需要续签的、劳动合同不见者，提交5年前签约合同，公司有意在近期里办理续签合同事宜。

对于不配合办理的同事，积极进行说明与安抚，以求理解与支持。

（备注：对于小企业而言，没有完善的管理制度、文件、流程可依据，公告会是员工认为比较正式的一种形式。也可采用，逐个与各位需签劳动合同者一对一交流后，逐个解决。大家可以根据现实环境、条件，做出选择。）

3、规避风险的长期解决办法：

一是，建立劳动合同签约台账，以表格形式，表格内容可包括：序号、姓名、签约日期、首次否、入职部门、员工签名、合同办理人、合同期限、合同存放处、下个合同签订日期、辞职日期、备注等。这样的劳动合同台账，建议一式两份，一份是电子表格，存于劳动合同管理文件夹下；一份是纸质版本，供随时查阅。这样一览无余，便于及时、随时掌握在职员工情况、劳动合同执行情况，会极大降低再出现这样恶性情况的概率；

二是，告知员工本人报管好个人合同，重申个人合同的重要性与价值；

三是，将每位员工的合同做一个扫描件，存于电脑与U盘各一份。

总之，合同管理是件有时限性要求的人力资源事务性工作，我们HR从业者，还是要提高从业素养，在这个事关劳动关系的重要工作中，是风险防控的重要环节，来不得半点不认真。

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