国庆一过，一年一度的年会筹备及策划又被列入年底工作的重点，挑战着组织者的神经，年会年年搞，受罪不讨好，这是很多年会组织者盘整下来的心酸总结，如何提前做好有效布局及规划，保障年会的顺利实施，反观多年年会的经验，个人认为大致可以从四个大的主线进行把握，正确的思维，有效的方法，再配合合适的流程节点控制，基本可以搞好一场劳心劳力的年会。
1. 主题定调：从企业文化及年会功能的角度进行主题定调
但凡一场盛事，企业投入时间和精力，肯定有一定的目的所在，对外传播企业的品牌形象及口碑、上一年度经营成果的回顾、下一年度经营方针的宣导，提升员工凝聚力，借年会的机会管理团队间的情感交流，都是年会准备的目的，但企业依自身的基本或不同的发展阶段，同样亦会有所侧重，那么，从这个侧重里面排出最重要的三项来，作为年会策划时的关注重点，这个关注的重点将是年会策划或表现中的重点，定调的前提是保证结果不跑偏。
定调的同时，需了解企业对于年会要求的标准及格局，如果年会对外传播及展示企业的功能更大一致，那要求的在前期的投入及准备更为精细，专业度要求更敏感，如果是对内的功能更多一些，那么，对于情感凝聚及交流方面的考量亦会更多一些。在定调的最好，要确定年会的类型，是管理团队间的小范围的管理年会交流还是集团公司全面的大系统的年会准备，基于受众的广度、宽度不一样，对于年会的定调亦有不同的差别。
2. 方案策划：考量系统全面的思维及统筹把控的能量标书
年会的成功于否，在更大的程度上取决于年会方案的策划，一个好的策划方案，在保证整体效果的基础上进行合理的布局，同时保障对应时间节点控制，方能有效达成完美，在考虑策划方案的同时，不妨从以下几个角度进行把握：
① 年会主题：企业在每一年度会随着环境的变化来调整企业的经营策略，同样，每年年会，结合企业上一年度的经营情况及下一年度的经营计划，结合企业的文化特色，来选定一个年会的主题作为宣传的目标，在主题选择过程中，建议结合企业经营及文化的特色进行综合提炼及考量。
② 时间进度：从年会的策划到实施，中间有一个时间过程，那么在这个过程中，了解需要那些部门、那些人员配合，需要什么样的资源，为了保障效果，在各个时间节点要做到一个什么样的程度，才能保证效果，这个可以利用时间甘特图拟定进度的计划，并指定对应的责任人，计划为草案，可能中执行的过程中，中途会有调整，但部门的调整不会影响整体的速度，最忌的是事前无计划，中途突发状态太多，无法及时处理及调整，让主导者落入被动等待的局面，作为年会的策划者，必须了解你中间有多少时间可以使用，同时计划的进度必须稍稍提前，一旦有异常，有足够的时间快速反应。
③ 事项确认：年会的规模、年会的场地、年会的人员、年会的类别，参与年会的嘉宾，年会VI设计等，年会现场时间节点的控制，人员入场及离场的引导，这些看似很小都不可忽略的细节，作为组织者必须事前有一个大致的了解，那么在人员分工时，方能保证保证一个清晰的思维，忙中不乱，井然有序才是年会筹办者最高的境界。
④ 呈现形式：一旦主题确认，年会的呈现形式，例行的领导发言、战略宣导、表彰先进，节目表演等常用惯性的形式就不再重述，如何考虑节目的整体性及连贯性，要求主导者要综合进行考虑，保证形式多样性，内容丰富，衔接流畅，人员、服装、节目、效果调整的这些东西还是在跟进的过程中边跟进边调整。
⑤ 费用预算：这个年会策划者在年会策划要考虑的问题，总体的费用在那儿，你准备怎么花，各个部门预备给到多少，简单的做法是可以参照过往年度的对应的标准，适应做一部分预留，在但在预留的同时，在各个费用的花销上有一个大体的控制，清楚大项支出的主要范围，一旦部分超支，可及时做到一个合理的调整。
⑥ 人员分工：在年会策划的过程中，考虑各参与单位提供的人员支持，事前进行了解人员的过往在年会支持的长缺项，进行人员分工及布局，如大型年会的，可以将年会支持的功能分为会前、年中、会后三个部分，在不同的时间节点安排人员进对应的工作跟进。
⑦ 书面方案：一旦年会的主题思路、预算、时间定调下来后，对内发布年会通知，同时先进行年会框架构成，形成年会初案，召集年会小组的成员进行宣导，明确对应的了解了解运作的标准、要求、时间进度控制。
3. 年会实施：汇集无数苦、累、委屈中纠结的战斗
方案再漂亮，结果有保障才是关键，在年会组织及实施的过程中，最考验的是组织者的协调能力及沟通能力，特别是业务单位，在年底时碰上年度工作总结及下年度工作计划双撞车的高峰期，还要拨出人员来支持年会，觉悟高的领导还好，遇上觉悟低，配合度不好的领导，够组织者喝一壶的。
如果组织者平时的群众基础还行，和各部门的负责人关系还好，这个就比较好处理，同时对部门负责人宣导，这是公司层面的大事，必须给予支持及配合，在某种场合，请高层领导宣导这种能量及信息，一般，老大发话了，基本还是比较好配合的，只是要组织者巧妙的学会借力及助力。 同时，作为年会的主导者，要有全局观，如果真的在年会沟通中受委屈了，也不能太介意，在沟通的过程中，学会包容、倾听及适当的说服技巧，同时，在年会实施的过程中，善用情商，用多数积极者的配合和响应来引导少数消极者，向积极者的团队靠拢及转化。同时，在成果跟进及验收的过程中，要学会感谢团队的付出入努力。
在年会实施的过程中，要将具体对应的责任分工到人，具体到点，在后勤保障的过程中，要建立对应的应急分队，同时，对于应急部分的人选尽量挑选老员工，对企业情况比较熟悉，灵活及反应度比较好的人员，方能保证在紧急情况下的灵活处置及应变能力。
实施保障的最后一点，提前进行预演，在预演的过程中，可从会务保障、演出保障、后勤保障的三个角度进行布局细分。预演的过程中发现问题及时进行调整，预演的过程是发现问题的机会，一旦在预演中发现问题，还可以及时补救，很多突发事故的主要原因，无非来源于前期准备的不充分，或对突发事件的预见不足，预演可以有效减少意外的发生，确保年会整体成功实施的安全性。
4. 文化积累：收好文化传播的貂尾
年会，作为企业文化的一场盛事，在整个举办的过程中，策划者需考量收集年会从策备到完成的相关素质，进行文化的梳理及沉积，为企业的文化史留上精彩的一笔，同时，年会主题的相关素材，亦可作为企业文化传承的相关资料，给后来者更多启示，同时，在企业对外展示及传播形象的过程中，亦或不可没。
年会的质量与水平，可以有效反映出企业文化的特质及基因，对于组织者，考量的是统筹规划、落地执行、协调的能力，对企业，考核的是团队的整体协同及作战能力，在劳心劳力之后，收好企业文化传播的貂尾，为年会划上一个完美的结局。
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