《Excel在企业管理中的应用》

作者竹琳深处 2013-09-11 16:53 4612

Excel在管理中的应用

案例01

第1部分 Excel基础概念

1. 名称

名称可以代表一个单元格或者一个单元格区域，或者是常量，公式。

名称的定义：选中需要命名的单元格或区域，在界面左上角名称框中输入名称后回车；

名称的删除：插入－名称－定义，选中需要删除的名称点击删除按钮，点确定。

名称的引用：需要引用某单元格时输入该单元格的名称：＝名称

第1步：选中需要命名的某个单元格或单元格区域。

第2步：在左上角名称框输入命名后回车。

删除已有命名：选择“插入”－“名称”－“定义”；选中需要删除的名称，点击“删除”按钮。

名称命名的优点：

1) 避免绝对引用的错误

2) 对公式进行文字化表述，让公式更加容易理解

3) 可以在整个工作簿中通用，引用方便

2. 常用引用函数

row: 返回指定单元格的行号

column: 返回指定单元格的列标

match: 返回查找值在查找范围中的序号

=match(查找值，查找范围，0)

其第三个参数为0，表示查找精确值

address: 返回单元格名称，其参数为行号列标或计算行号列标的表达式

=address(行号，列标)

=address(1,1) 此公式返回A1

indirect: 返回单元格的值.其参数为单元格名称

=indirect(“A1”),假设A1=10,则indirect返回10

index: 在某区域内查找某个位置的值

=index(查找区域，查找值所在的行号，查找值所在的列号)

offset：指定基点，指定位移量，得到单元格引用

单个单元格引用：=offset(基点单元格，向下移动的行，向右移动的列)

区域的引用：=offset(基点单元格，向下移动的行，向右移动的列，区域

包括的行数，区域包括的列数)

向上和向左移动时，位移量为负值。

=offset(A1,1,1) 将得到B2单元格的值

3. 动态引用

动态引用是通过引用函数实现对于单元格或区域的相对引用。它和相对引用的效果很相似，但比简单的相对引用用途广泛。

常用的动态引用的实现方法有：

引用函数嵌套。比如offset和row,column嵌套；index和match，indirect,address嵌套等；

引用函数与控件结合使用，此类控件包括组合框，滚动条。

动态引用的作用：实现对于单元格的动态引用；进行动态分析；制作动态报表。

4. 运算类型

数值运算：1 + 1 = 2

逻辑运算：1 > 0 = TRUE

在逻辑运算中，TRUE=1，FALSE=0

我们利用逻辑运算进行条件判断

在Excel中常用的一些逻辑函数：if,and,or,not,iserror等

and: 只有当所有条件全部满足，才会返回true的逻辑值

语法：and(条件1，条件2，…)

or: 满足其中任何一个条件，都会返回true的逻辑值

语法：or(条件1，条件2，条件3,…)

5. 函数调用的语法

＝函数名称（参数1，参数2，…）

6. 绝对引用和相对引用：

绝对引用：所引用的单元格不随着公式的复制而移动的引用方式。

相对引用：所引用的单元格随着公式的复制而移动的引用方式。

改变引用方式的方法：

1) 在公式栏中选中需要改变引用方式的单元格，按F4键

2) 给需要引用的单元格定义名称，然后在公式中引用该名称

7. 数组公式

对单元格区域进行多重计算的计算方式。与普通计算公式的区别是录入公式结束后，需要同时按下 ctrl + shift + enter ，其特征是在公式两端会出现一对大括号。

如上图例，使用一个公式计算出所有产品的金额合计，引用的是所有的单价和所有的数量，执行的是多重计算。

8. 错误提示

Excel中存在错误的类型，比如1/0=#DIV/0!, todas()=#NAMES!

iserror是一个逻辑函数，用以判断某个单元格内的值是否是一个错误，是错误则返回TRUE,不是错误则返回FALSE.

iserror有时可以和if函数嵌套进行一些较为复杂的判断。

9. 有取值区间的随机数

=最小值＋（最大值－最小值）*rand()

10. 循环引用

是单元格引用其自身的引用方式。可以设置Excel允许进行循环引用：

工具-选项-重新计算：将迭代计算选项打钩选中。

行列互换（函数方式）：利用transpose函数+数组公式实现。

首先选中行列数和原区域相反的一个区域；

然后输入transpose函数

最后按下组合键ctrl+shift+enter

第2部分 Excel设置

1 显示当前文件的完整路径

菜单区域－右键菜单－Web

2 显示菜单项全部菜单

视图－工具栏－自定义－选项－始终显示整个菜单

3 鼠标移动方向

工具－选项－编辑－按Enter键后移动方向

4 隐藏界面要素

工具－选项－视图

包括：网格线，滚动条，工作表标签，行号列标等。

5 以显示值为准

工具－选项－重新计算－以显示精度为准

行的合计与列的合计有时出现不相等的情况。

可以采用以下方法解决。

选择“工具”－“选项”－“重新计算”－“以显示精度为准”，选中该选项。

6 自定义序列

工具－选项－自定义序列

7 改变文件保存位置

工具－选项－常规－默认文件位置

8 改变文件用户名

工具－选项－用户名

9 单元格自动换行

格式－单元格－对齐－自动换行

第3部分 Excel基础操作

1. 快速选中数据表的整行或者整列

ctrl + shift + 下箭头/右箭头

2. 快速选中区域

ctrl + shift + 8

3. 行列互换

复制需要进行行列互换的区域后，将光标放置在数据表外面位置，选择性粘贴－选中“转置”选项

4. 一个单元格内容输入为多行

alt + 回车键

5. 显示公式

ctrl + ~

6. 冻结窗口

选择需要进行冻结的单元格位置，选择窗口－冻结窗格

7. 自定义格式语法：

[大于条件值]格式；[小于条件值]格式；[等于条件值]格式；文本格式

8. 缩放数值

0.00，，按百万缩放

0“.”0，按万缩放

0.00, 按千缩放

9. 不复制隐藏的行或列

a首先选中需要复制的被隐藏了一些行或列的表格区域；b 然后点击“编辑”-“定位”-“定位条件”，在其中选择“可见单元格”；c 复制表格区域，粘贴即可。

案例02

一文本的处理

1. 等长文本的分割

从字符串的左边取字符：=Left (字符串，文本长度)

从字符串的右边取字符：=Right (字符串，文本长度)

从字符串的中间取字符：=Mid (字符串，文本起始位置，文本长度)

2. 不等长文本的分割

第1步：选中要进行分割的字符串区域。

第2步：点击“数据”－“分列”，在文本分列向导中选择适合的分隔符。

第3步：设置需要导入的列以及放置该列的位置。

3. 文本的合并

=Concatenate(文本1，文本2，…)

使用连接符&：

动态表头：="ABC公司"&YEAR(NOW())&"年"&MONTH(NOW())&"月报表"

4. 有效性

选中需要设置有效性的区域，点击“数据”－“有效性”，在有效性条件中选择“序列”，在来源中录入或选取列表。

输入信息：事前提醒。

出错警告：事后提示。

如果待选列表不在当前工作表中，需要首先为该列表定义名称，然后在有效性来源框中输入：

“=该列表的名称”

5. 有效性的其他用法

不允许录入重复数据的有效性设定：countif(e:e,e12)=1

输入的内容中必须包括某字符：=not(iserror(find("中国",g30)))

二级选项：

首先将一级选项的每个项目定义一个名称，该名称内容包括相应的二级项目；

制作一级项目的有效性；

制作二级项目的有效性：内容为：=INDIRECT(g6)，其中g6为设定了有效性的一级选项所在的单元格。

6. 圈示无效数据。

选择“工具”－“公式审核”－“显示公式审核工具栏”，点击“圈示无效数据”按钮。

该工具可以将所有不符合有效性设定的内容圈示出来。

二日期的处理

1. Datedif 函数：用于计算两个日期之间的年数，月数，天数。

=Datedif(开始日期，结束日期，“y”)

第三个参数：

“y”：表示年数

“m”：表示月数

“d”：表示天数

2. 生日提醒

=DATEDIF(TODAY(),DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(G2),DAY(G2)),"d")

3. 某日期的星期

=weekday(A2,2) 返回的值是3，则表示该日期是星期三。

4. 两个日期间的工作日天数

=networkdays(开始日期，结束日期，节假日列表)

需要首先加载“分析工具库”才能使用此工具

案例03 数据查询

1. VLOOKUP（）

VLOOKUP在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。VLOOKUP 中的 V 代表垂直。

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_ index_num, range_lookup)

Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。也可以理解为：两表共有的索引字段。

Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。必须使得共有字段位于该范围的第一列。

col_ index_num 为需要调转的数据位于第二个参数中定义的范围的第几列。必须为单纯数值。

range_lookup 定义大致匹配或精确匹配。False或0:精确匹配；true或忽略或1：如果无法找到精确匹配的值，那么就查找并匹配比查找值小的最近似的值。

2. HLOOKUP()

Hlookup中的H是水平的意思，在横向排列的表格中查询数据用Hlookup，垂直排列的表格查询用Vlookup函数。其参数含义与VLOOKUP近似。

案例04 查询表

信息查询表

利用有效性和VLOOKUP函数实现。

利用有效性实现索引字段的切换。

利用VLOOKUP函数查询与索引字段相关的信息。

案例05 数据筛选

1. 自动筛选（略）

2. 高级筛选

由于自动筛选只能筛选出简单条件的数据，因此如要在复杂条件下进行筛选就需要采用高级筛选的方式。

在需要进行筛选的数据表外设定筛选条件。

在对话框中设定：列表区域为数据表区域；条件区域为刚才在数据表外部设定的条件区域，要包括字段名称和条件所在的单元格区域。

3. 条件格式

条件格式可以使得符合特定条件的记录按照某种设定的格式显示。

1) 选中要进行条件格式设定的单元格范围

2) 执行【格式】【条件格式】

3) 在条件格式设置界面进行条件的设定：

4. 统计

Frequency(需要进行统计的数据区域，分段点)

对数据进行区间统计。此函数需要和数组公式一起使用。此函数是根据数值的大小划分区间进行统计的。

列出需要分析的工资区间，选中需要计算统计结果的单元格区域，输入函数：

按下组合键：ctrl + shift + enter

5. 排名次

=rank(需排名数值，排名数据范围，排序方式)

排序方式：0或忽略降序，否则为升序。

案例06 窗体控件的使用

1. 下拉菜单的制作。

选择“视图”－“工具栏”－“窗体”，出现“窗体”工具条，在工具条上选择“组合框”。

按下鼠标左键，拖放出合适的大小后释放鼠标，出现下拉菜单形状。选中该下拉菜单，右键选择“设置控件格式”

在“控制”菜单上，去选择相应的数据源。“三维阴影”选项是下拉菜单显示效果设定。

单元格链接：该处指定的单元格中将存储在控件中被选中的项目在数据源中的序列号。我们经常利用该序列号引用控件选中的值，还可以利用该值制作动态图表。

根据报销单上填报的日期自动生成该报销单的起止日期。

使用最大值函数MAX和最小值函数MIN。

制作单选按钮。

使用窗体工具条上的“选项按钮”

2. 界面定制

行号列标，滚动条，工作表标签的隐藏。选择“工具”－“选项”－“视图”，将窗口选项中的行号列标，水平滚动条，垂直滚动条，工作表标签选项去掉。

案例07 汇总报表

1. 对于分布在同一文件中的表格汇总：

首先创建格式完全一致的汇总表的表结构

在汇总表需要汇总的项目上输入：=sum()

将光标放入括号，用鼠标选择第一张工作表，按下shift键，再选取最后一张工作表，然后选择需要汇总的单元格，回车。

将该公式复制到其他需要汇总的单元格即可实现整张表的汇总。

2. 对于分布在不同文件中的表格汇总：

首先创建格式完全一致的汇总表的表结构

将光标置于起始报表项目上

选择【数据】－【合并计算】

“引用位置”选择各个需要被合并的报表，点击“添加”，直至所有需要被合并的报表添加完成。

需要删除一张表格时，只需要在合并计算界面上选中该表格，点击删除按钮。

当子表格数据发生变化需要更新汇总表数据时，只需执行：数据-合并计算，进入合并计算界面后直接点击确定退出该界面即可完成刷新数据的操作。

案例08 报表保护

单元格区域的保护。

首先取消不需要保护的单元格区域的锁定状态。右键“设置单元格格式”，在“保护”标签上将锁定选项取消。如果需要隐藏单元格公式内容，可以将隐藏选项选中。

选择“工具”－“保护”－“保护工作表”，输入保护密码。

隐藏公式

右键菜单－设置单元格格式－保护－选中隐藏选项，然后执行对工作表的保护

隐藏工作表：

隐藏工作表后需要保护工作簿。

案例09 按钮的制作

选择“视图”－“工具栏”－“窗体”，调出窗体工具条。选择工具条上的命令按钮。绘制出按钮的基本形状后，自动跳出“指定宏”对话框，点击“新建”按钮，出现VBA编程界面。

在Sub和End Sub之间输入：sheets (“要跳转的工作表名称”).select，关闭该窗口。选中该按钮，右键菜单“编辑文字”，可以修改按钮名称。

案例10 财务报表

利用excel创建财务报表，要注意报表之间的勾稽关系。一方面是出于高效率管理报表的考虑，另一方面，可以帮助我们分析报表中的数据，并快速检查出报表中的可能错误。

为了能够自动维护报表间的数据关系，我们经常需要使用单元格链接，将所有的表链接起来。注意链接方式请使用并联而非串联。串联导致链接关系更加复杂且难以维护，而并联的方式将只有一个统一的数据源，链接关系简单不容易出错，而且易于管理。

比如损益表，资产负债表，现金流量表，需要使用公式和链接使得这些表链接起来，该链接关系能够自动维护和更新多表之间的勾稽关系，时刻能够保证报表数据之间的勾稽的正确性。（具体公式参见电子文档）。

案例11 表格的几种类型

数据表可以分为数据列表，二维表，多维表和带有格式的报表等几种类型。

数据表类型

操作目标

汇总方法

是否需要重复制作

是否与数据源有链接关系

多字段数据列表

记录叠加并按表名区分

导入外部数据 + SQL语句

不需要

有

二维表

多个二维表生成透视表

透视表多维数据区域合并

不需要

有

同一文件内的报表

数据汇总

=sum(begin:end!B2)

不需要

有

不同文件中的报表

数据汇总

合并计算

不需要

有

非标准数据表

汇总

建议修改原表的结构或者仅作为终端报表，上层再建立一个数据源表作为收集数据使用

需要

无

案例12 数据透视表

1. 应用数据透视表进行各类数据分析。

选择“数据”－“数据透视表和数据透视图”，进入透视表设置向导。

点击“下一步”，选择正确的数据范围。

点击“下一步”，选择“布局”按钮。

在如下图界面上，将右侧的字段拖入左侧相应区域内。

形成如下图的布局，点击确定按钮。

生成如下的透视表后，将鼠标悬停在想要移动的字段上，鼠标左键按下，将字段拖放到其他区域，生成自己需要的数据显示。

数据百分比显示：右键菜单－字段设置－选项，将数据显示方式改为“占同列数据总和的百分比”

2. 同时显示数据与百分比：

1) 在【布局】里将销售收入两次拖入数据区域

2) 将其中一个销售收入改为百分比显示

3) 在报表项目上输入新的名称可以修改项目名称

4) 将报表项目拖拽到列标题位置，可以将数值和百分比改为按列排列

3. 筛选数据：

点击字段名称后面的下拉菜单，可以对字段内容进行筛选。

4. 显示明细数据：

双击需要查看明细的数据，在新的工作表上将显示构成此汇总数据的所有明细数据。

5. 对数据进行排序：

把光标放在行位置的报表项目上，【右键菜单】【字段设置】，【高级】按钮，左侧可以进行排序设置。

6. 按照日期分组：

1) 将日期放入行区域，【右键菜单】【组及显示明细数据】【组合】

2) 在【步长】中选择需要的分组标准

7. 按照数值分组：

1) 将销售收入放入行区域，【右键菜单】【组及显示明细数据】【组合】

2) 在【步长】中选择需要的分组标准

8. 插入计算字段：

在【名称】后给计算字段定义名称

在【公式】后输入计算字段的计算公式，可以引用下面的字段

9. 自动更新：

【右键菜单】【表格选项】【打开时刷新】

可以让报表始终有更新后的数据显示。

10. 透视图

可以单独生成数据透视图，也可以基于现有的透视表生成透视图。如果已经有现成的透视表，通过点击数据透视表工具条上的图表按钮可以生成一个透视图。

通过拖动透视图上的各个字段到右侧或者底部的位置，可以方便地改变图表组织数据的方式。

隐藏透视图字段按钮：

把光标悬停在任意字段上，右键菜单，选择【隐藏数据透视图字段按钮】，即可以将字段按钮隐藏；

再次显示字段按钮：

点击透视图工具条上第一项，在出现的下拉菜单中选择【隐藏数据透视图字段按钮】

如果有些数据无法在数据透视表内部分析，可以引用透视表的数据作为分析的基础。

11. 制作试算平衡表

点击“数据”并拖拽到“汇总”

Ø 隐藏数据透视表中的汇总字段

或

Ø 单元格格式自定义功能

格式设定为：

[红色]"借贷不平衡";[红色]"金额借贷不平衡"；[蓝色]”借贷平衡”

Ctrl+拖拽标签来复制工作表

编制损益表

Ø 创建损益表格式

Ø 创建IS嵌套函数

IS 类函数，可以检验数值的类型并根据参数取值返回 TRUE 或 FALSE。

函数

如果为下面的内容，则返回 TRUE

ISBLANK

值为空白单元格。

ISERR

值为任意错误值（除去 #N/A）。

ISERROR

值为任意错误值（#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME? 或 #NULL!）。

ISLOGICAL

值为逻辑值。

ISNA

值为错误值 #N/A（值不存在）。

ISNONTEXT

值为不是文本的任意项（注意此函数在值为空白单元格时返回 TRUE）。

ISNUMBER

值为数字。

ISREF

值为引用。

ISTEXT

值为文本。

Ø 创建财务比率

销售毛利率=销售毛利/销售净额——毛利率大，表示经营能力强。

销售成本率=销售成本/销售净额——成本率低，表示经营能力好。

净利率率=净利润/销售净额——净利润率越高，表示经营能力强。

营业比率=（销售成本+营业费用）/销售净额，营业比率越低，表示经营能力越强

营业费用率=销售费用/销售净额——营业费用越低，表示经营绩效越好。

Ø 用MAX、MIN函数显示制表日期

MAX，返回一组值中的最大值

MIN，返回一组值中的最小值

案例13 多重合并计算数据

如下图格式的即为二维表：

现在我们需要将数个格式相同的二维表汇总为一张表格，且可以区分不同表格属性进行分析，比如三张表分别为北京，上海，深圳分公司的表格。我们使用的方法是利用透视表多重合并计算数据区域的功能。

选择数据-数据透视表和数据透视图

选择第3个数据源类型：多重合并计算数据区域，点击下一步按钮：

在出现的界面上选择：自定义字段

选择需要被合并的表格区域，点击添加将其添加到所有区域；将页字段数据改为1，在项标志处输入该表格的标志，使用相同的方法将其他需要合并的表格全部添加。

透视表生成后如下图所示，已经将多个表格合并成一个：

双击字段名，可以对字段名进行修改：

案例14 回归与预测

回归分析表明事物之间相互影响的关系，主要用于分析单个因变量如何受一个或多个自变量影响的。比如某地空调的销量与气温的变化之间的关系。可以用统计获得的历史数据，对未来的数据进行预测。可以利用它帮助经营，财务，销售，营销等方面的决策。

1. 趋势线预测

1) 根据历史数据制作出折线图

2) 选中图表中的折线，右键菜单－添加趋势线

3) 选择预测类型（可以先选择默认的线性）

4) 切换到选项标签，根据需要预测的期间数，在“前推”处输入预测期间个数，并选中“显示公式”和“显示R平方值”选项

5) 根据出现的回归系数（R平方）判断预测类型是否适合，R平方越接近1越好（多项式除外，需要考虑业务数据是否存在较大的波动，如果没有则不适用多项式分析类型）

6) 根据回归方程求预测值

7) 移动平均没有R平方，不适用此分析方法。

2. Correl函数判断相关性。

相关系数在0.8以上为强相关，0.6以上为弱相关。

案例15-16 数据分析与图表分析

日常工作中主要用到的数据分析有：

构成：局部与整体比例关系。

序列：在一个时间序列内进行的比较与分析。

差异：预算与实际数的版本差异等。

增长：增长率与增速，进行趋势预测。

勾稽：数据之间固有的相互联系的属性，利用此属性进行数据合理性的判断。

图表用于形象地展示数据。利用图表可以更好地对业务数据进行分析。

1. 差异分析：

利用上面的表格制作面积图，数据区域选择C25:D31

选中B公司数据系列，右键菜单“数据系列格式”

将其内部（填充色）和边框色都改为“无”

图表上将只显示差异部分，如下图：

2. 双坐标图表：

利用下面的数据制作双坐标图表：

选择“插入”-“图表”，进入图表向导，选择柱形图，第一种子图表类型簇状柱形图。

选择“视图”-“工具栏”-“图表”，调出图表工具条：

点开图表工具条上下拉菜单，选择系列“完成率”

点击图表工具条上“数据系列格式”按钮：

在数据系列格式界面上，切换到坐标轴标签，将系列绘制在由“主坐标轴”改为“次坐标轴”

再次选中系列“完成率”，右键菜单选择“图表类型”

选择折线图，点确定：

双坐标图表制作完成。

3. 气泡图：

利用下表制作气泡图：

在图表向导中选择“气泡图”

因为气泡图没有分类轴（其横坐标为序列号），我们需要添加数据标识，点击下一步，切换到数据标志标签，将系列名称打勾：

纵坐标表示%Growth,气泡大小表示Cost:

4. 单元格嵌入式图表：

利用下表制作如图中所示的嵌入式图表

在单元格中敲入如下公式：

=REPT("|",B2/400)

其中，除数的值由源数据的大小决定，源数据大，除数应相应变大，其意义在于缩减竖线的数量，使得单元格可以容纳由一系列竖线构成的图表。

5. 复合饼图：

当数据系列内值的大小差异较大时，可以制作复合饼图以便数据显示更为清楚，如下图所示：

选择饼图中的复合饼图子图表类型：

点击下一步，切换到图例标签，将显示图例的勾去掉：

切换到数据标志标签，把类别名称和百分比打勾：

选中数据系列，右键菜单，选择数据系列格式：

切换到选项标签，将第二绘图区包含最后的值改为：4

复合饼图制作完成。

6. 图表组合：

一个图表中的不同数据系列可以采用不同的图表类型显示，如下图：

首先制作一个柱形图：

在图表工具条上选择数据系列 Compensation:

在图表工具条上选择数据系列格式按钮：

在数据系列格式界面上，切换到坐标轴标签，将主坐标轴改为次坐标轴：

右键点击Compensation,选择图表类型：

将其图表类型改为折线图；

用同样的方式操作Production系列，将其图表类型改为面积图；

完成图表组合的制作。

7. 下拉菜单式图表：

写入如下的公式：index函数查找出的值由A9单元格来指定。

制作三维饼图，其数据区域为A3:I3,A9:I9,需要手工选取。

点击“视图”-“工具栏”-“窗体”，调出窗体工具条：

在窗体工具条上选择组合框，在饼图上拖放出一个组合框：

右键选中组合框，在菜单中选择“设置控件格式”：

在控制标签中做如下设置：其中单元格链接为存储控件选中项目序号的单元格。

完成下拉菜单式图表的制作：

8. 带有滚动条的图表：

该图表中可以随着点击滚动条的动作而动态翻看源数据中的大量数据。

定义两个动态引用的名称：

Period: = offset('7.动态图表'!$A$1,'7.动态图表'!$D$1,0,10,1)

Data: = offset('7.动态图表'!$B$1,'7.动态图表'!$D$1,0,10,1)

制作折线图，选择系列标签，删除period系列：

将“值”和“分类（X）轴标志”设置为如下图内容：

调出窗体工具条，在图表外绘制滚动条，右键选中滚动条，选择设置控件格式：

在单元格链接中设置为D1:

9. 甘特图

如果想制作如下图的甘特图，需要以下4列数据：

首先制作堆积条形图：

点击下一步，切换到系列标签，删除结束日期系列：

生成的条形图如下图所示：

下面转换纵坐标的项目排列次序：

双击纵坐标，切换到刻度，将分类次序反转和数据轴交叉于最大分类选项打勾。

此时纵坐标次序已经反转

双击开始日期数据系列，在数据系列格式对话框中将边框和内部都改选为无，此时开始日期数据系列隐藏。

此时需要将横坐标开始日期改为真正的项目开始日期：

在excel中，每一个日期都对应一个数值，选中B2,查看2008-7-1对应数值为39630

双击横坐标，切换到刻度，将最小值改为39630，同样将横坐标最大值改为真正的项目结束日期。

甘特图制作完成。

案例17　动态图表

选中北京，深圳，上海以下的区域，分别定义北京，深圳，上海的名称

选择视图-工具栏-窗体，选择选项按钮，画出如下三个选项按钮：

右键选中选项按钮，在右键菜单中选择设置控件格式，在跳出的对话框中选择控制标签，在单元格链接中选择A16：

在A17单元格中输入公式：=choose(a16,”北京”,”上海”,”深圳”)，为A17定义名称：choose

在A2,A3,A4单元格中输入以下内容：

在B16单元中写入以下公式，并复制到该行1-12月的单元格中：

=VLOOKUP(A3,INDIRECT(choose),COLUMN()-1,0)

依据此数据表制作双曲线图：

案例18 比率分析

利用透视表灵活的特性，将两个结构完全相同的透视表相除，即得到可以进行任意两个因素间的比率分析图表。

案例19 逻辑判断

1. IF(条件判断，如果条件满足则返回的结果，如果条件不满足则返回的结果)

根据工龄计算员工年假。年假规则：规定：公司工龄小于1年的，享受10天年假；大于1年小于10年的，工龄每增加一年，年假增加1天；增长到20天不再增加。使用IF函数嵌套实现。单元格F3为工龄。

=IF(F3<1,10,IF(F3<10,9+F3,20))

2. IF 和OR ，AND嵌套使用

用于执行更为复杂的判断

if(or(条件1，条件2，…)，若条件满足则返回的结果，若条件不满足则返回的结果)

if(and(条件1，条件2，…)，若条件满足则返回的结果，若条件不满足则返回的结果)

3. 计算工资及所得税

=-IF((K3-1600)>100000,(K3-1600)*0.45-15375,IF((K3-1600)>80000,(K3-1600)*0.4-10375,IF((K3-1600)>60000,(K3-1600)*0.35-6375,IF((K3-1600)>40000,(K3-1600)*0.3-3375,IF((K3-1600)>20000,(K3-1600)*0.25-1375,IF((K3-1600)>5000,(K3-1600)*0.2-375,IF((K3-1600)>2000,(K3-1600)*0.15-125,IF((K3-1600)>500,(K3-1600)*0.1-25,(K3-1600)*0.05))))))))

4. 自动计算加班费

=IF(ISERROR(VLOOKUP(D2,$L$2:$L$12,1,FALSE)),IF(OR(G2=6,G2=7),"周末加班","工作日加班"),"节假日加班")

5. 自动计算请假扣除

=IF(OR(D5="病假",D5="事假"),E5*1,IF(D5="旷工",E5*3,0))

6. 隐藏错误提示

=IF(ISERROR(表达式),"",表达式)

案例20 计数与求和

1. 条件计数

countif(range，criteria)

countif(A1:A100，”>8”)

2. 条件求和

如果满足某个条件，就对该记录里的指定数值字段求和。在第一个参数所在的区域里面查找第二个参数指定的值，找到后对第三个参数指定的字段进行求和。sumif(range, criteria, sum_range)

sumif(A1:A100, “???海*”, E1:E100) 对A列中第4个字为海的E列的值求和

3. 模糊条件求和

sumif(a1:a100, “*”&”海”&”*”, e1:e100) 对A列中包含“海”字的E列的值求和

4. sumif对多个条件进行求和

=SUM(SUMIF(F:F,F2:F3,E:E))

=SUM(SUMIF(F:F,{"陈露","程静"},E:E))

criteria为常量，普通公式；criteria为单元格引用，需要使用数组公式。

5. sum与数组公式联手计数

{=sum((a1:a100>1000)*(a1:a100<5000))}

6. sum与数组公式联手求和

{=sum((条件1)*(条件2)*…..*求和区域)}

7. sumproduct的使用

返回相应的数组或区域的乘积的和。可以使用sumproduct替代sum数组公式的使用用于多条件求和。

sumproduct((条件1)*(条件2)*…) 用于计数

sumproduct((条件1)*(条件2)*…*求和区域) 用于求和

案例21 模拟运算表（略）

案例22 单变量求解

如果希望利润达到200万，则需要相应调整的单价、直接成本、固定成本、销售量为多少？

可变单元格：要求解的值所在的单元格

目标单元格：关系式表达所在的单元格

目标值：关系式的值

单变量求解的原理：根据在单元格中描述的一元方程求解方程中的未知数。使用单变量求解的前提：需要在单元格中将一元方程的方程式描述清楚。如果是函数关系，则需要在单元格中引用该函数。

案例23　规划求解

步骤：构建已知条件的关系模型，然后运行规划求解工具。构建模型的过程实际上是利用Excel单元格引用的方式将条件描述清楚的过程。

在规划求解对话框中，进行相关设置。目标单元格为求解后达到的目标。可变单元格为要求解的单元格。在约束中添加已知的其他条件。

规划求解可以求解多元方程，可以解决求极值的问题，可以替代计算较为复杂的计算过程。

案例24 自定义函数

宏的安全性级别调整

点击：工具-宏-安全性

如果定义了宏或者自定义函数并且想使用它们，那么需要将宏的安全性级别调整为中或者低。

自定义函数：

1. 进入VB编辑器

2. 选中左侧工程管理器中的当前工作簿，查看其下项目中是否存在“模块”。如果不存在，点击【插入】菜单，选择“模块”；如果存在，则略过此步骤。

3. 双击模块下的某一模块，右侧将弹出该模块的代码窗口，我们将在此代码窗口中编写自定义函数。

4. 在右侧代码窗口输入以下语句：

Function valuation(a, b, c, d)

valuation = (a + b) *0.6 + (c + d) * 0.4

End Function

其中，valuation是该函数的函数名，a,b,c,d是该自定义函数的参数，function 与end function是自定义函数的起始与结束语句。

带有判断的自定义函数：

Function limitation(job)

If job = “总经理”Or job = “市场销售” Then

limitation = 1500

ElseIf job = “客户服务” Or job = “副总经理” Then

limitation = 1200

ElseIf job = “职能管理” Or job = “业务总监” Then

limitation = 800

ElseIf job = “产品” Or job = “采购” Then

limitation = 600

ElseIf job = “研发技术”Or job = “生产运作” Then

limitation = 400

Else: limitation = 100

End If

End Function

附：VBA简介

VBA简介：

VBA 是 Visual basic for Application 的缩写。是用来开发应用程序的Visual basic语言，除了它无法象Visual basic般独立存在外，其它的如程序的编辑方法，对象的使用等，都与Visual basic相同，因此如果学习过Visual basic语言，入门VBA将是一件很容易的事。

VBE是Visual basic Editor的缩写,是用来编写VBA应用程序的编辑器,它与VB编器有什么区别呢?Visual basic是用来开发完整程序的工具,必须使用相当大的系统资源,但是在控制EXCEL或其他OFFICE办公软件时,并不需要使用这么庞大的资源,因此Microsoft将Visual basic编写及执行程序的功能附属于OFFICE之下，使其可以使用较少的系统资源，达到编辑出应用程序的目的。因此将提供这些功能的编辑器称为Visual basic Editor。

EXCELVBA基本构架

对象、属性、事件、方法

对象：

所谓的对象，我们可以将其想象成日常生活中所用的各类物品比如车子桌子、椅子等以车子的组成为例，车子是由轮子、车座、车灯、外壳等组合而成的一个大对象而这些具有单一功能的对象又可以分为更小的对象如：螺丝、电线等。

就EXCEL而言其对象就是工作薄、工作表、图表工作表或其他更细微的窗体组件。

属性：

所谓属性就是对象所属的特征，例如当年到一个苹果时，可以马上知道它的颜色形状及大小这些都可以用来形容对象的形容词也就是对象的属性，比如工作表的名称就是工作表的一个属性。

取得属性值的语法：变量=对象.属性

比如我们要取得当前工作表的名子和工作表的数量

AAA=Activesheet.name

BBB=Activesheet.count

设定属性的语法:

对象.属性=属性值

例:sheets(1). 设置第一个工作表的名称是"我的工作薄1"

事件:

所谓事件,就是发生在对象上的事情例如在按按上单击鼠标这个动作就是发生于按纽上的事件，工作表的增加，单元格的修改都是事件。下面的图示中右边的下拉框中都是WORKSHEET（工作表）的事件

事件有什么用呢？程序我们平常并不希望它时时运行，所以我们需要在使用到它时再让它运行，比如：你可以设置一个按纽用单击这个事件去触发程序的运行，当我们单击按纽时就运行，不单击就不运行。再如，我们有时候需要在改变某个工作表中的单元格时运行某个程序这时就可以用Worksheet_Change这个事件。

方法:

控制对象的动作或功能称为方法,简单的说就是为了达到某种效果而下达的命令:

比如:对工作表这个对象进行新建或删除的功能.而新建及删除功能即为工作表这个对象所提供的方法.

使用方法的程序语法.

对象.方法

例:SHEET1.DELETE

上例中SHEET1的部分为对象,而"."后方的即为对象所提供的方法,至于对象提供的方法有哪些,并不需要特意去记忆它们,当输入了对象名称然后输入"."时，系统就会显示该对象提供的方法菜单以便从菜单中选取适用的方法.

举例：

点击“新建”

并加入Sheets("sheet1").Range("a1") = 100

Sheets("sheet1").Cells(2, 1) = 200

Dim i As Integer DIM变量名称AS 变量类型

For i = 1 To 20

Sheets("sheet1").Cells(i, 1) = i

添加：With Application.WorksheetFunction

Range("a21").Value = .Sum(Range("a1:a20")) 注意SUM前面要有个点才行

Range("a22").Value = .Average(Range("a1:a20"))

End With

在VBA不直接支持在EXCEL工作表中的一些函数，如果要调用就必须加上Application.WorksheetFunction

宏：许多VBA高手都是从录制宏入门VBA的，宏的功能就是将所操作的步骤记录下来,以便以后的任何时候只要使用宏,就可以重复执行操作过的步骤。有时在编程序时，忘记了EXCEL某些基本功能的编写，录制宏就是一个很好的方法，比如你忘记了不连续单元格的表示方法，你就可以在工作表中把你选取不连续单元格的过程录制下来，代码自然就出来了。

录制宏的操作： “工具”—“宏”----点击录制宏按纽-----在弹出的录制新宏对话框中输入宏名和快捷键（可不填）----进行事选设定的操作-----停止录制（其实这个和平时生活中录音或录像一样，开始---录制--停止），补充一点，就是如果以后想用按纽来执行宏，可以直接在弹出的指定宏对话框中点击录制宏，其余步骤同上。

案例25　资产折旧

Ø 直线折旧法计算资产折旧

=SLN（Cost,Satvage,Life）

Ø 固定余额递减折旧法计算资产折旧

=DB（Cost,Satvage,Life,Year）

Ø 双倍余额递减折旧法计算资产折旧

=DDB（Cost,Satvage,Life,Year,2）

Ø 可变余额递减折旧法计算资产折旧

=VDB（Cost,Satvage,Life,StartPeriod,EndPeriod,Factor,NoSwitch）

Ø 年数总和折旧法计算资产折旧

=SYD（Cost,Satvage,Life,Year）

附1：投资决策分析

进行投资分析需要为ｅｘｃｅｌ提供一系列现金流量的值。

净现值。

内部报酬率。

净现值和内部报酬率是关系紧密的一对函数。当内部报酬率＝资金成本时，净现值＝０。

附2：整合数据表

我们经常需要将几个表格中的数据整合成一张表，如下图所示，将5个月的数据（目前分布在5张表格上）整合到一个总表上：

我们使用的方法是利用office的查询工具query进行的，这样做的优点在于今后对于新数据的更新可以自动化刷新，而不需要重复的进行整合操作（如复制粘贴）。

office的查询工具query在典型安装office时是不会被安装的，我们需要首先检查我们的office是否已经安装了query，方法如下：

l 打开Excel，点击【数据】菜单中【导入外部数据】－【新建数据库查询】，若系统提示安装，则说明该功能未被安装，此时可能需要在光驱中插入Office安装光盘完成该功能的安装。

l 在光驱中插入安装光盘后，安装过程中选择自定义安装；点开Excel前面的加号，选中要安装的功能前面的下拉菜单，选择【从本机运行】；点开【Office工具】前面的加号，选中【Microsoft Query】的下拉菜单，选择【从本机运行】，然后执行余下的安装过程即可。

下面开始整合工作：

选择excel files*:

选择要导入数据的excel文件：

出现选择数据表的界面：

如果以上界面提示错误，点击以上界面的“选项”按钮，出现以下界面，将系统表打勾即可：

任选一个字段到右侧，点下一步按钮：

直到以下界面出现，选择第二项，点完成按钮：

此时出现query程序界面，点击工具条上SQL按钮：

出现以下界面：

在界面中将SQL语句改为以下：

出现以下提示，点确定按钮：

出现数据查询结果，选文件菜单-将数据返回EXCEL:

选择在新工作表中存储数据：

几张数据表被成功地整合在一起。

该查询数据表与数据源保持着动态链接关系，可以随时刷新数据，不需要重复操作。右键菜单里选择刷新数据即可对数据进行刷新。

附3：对于数据库的访问链接方法

ODBC的介绍

存储数据并不是Excel的特长，Excel设计和优化的目的是综合、分析及显示数据。它仅有一些基本的数据库功能，当用户觉得简便的重用性大于功能时，就应该使用它们。

Excel中有一些方法，可以将这些工具和真实数据库管理系统紧密结合在一起，利用这些方法，用户可以创建一些系统，在数据库管理系统的强大功能和工作表的功能中达到一种平衡。

ODBC是开放式数据库互连（Open Database Connectivity）的缩写。它是一种标准，许多数据库程序和数据库管理系统都采用这种标准。如果用户有一个数据源，如与ODBC兼容的Access数据库，那么就可以将数据轻松的导入到Excel中。不是所有的数据库都有同样的结构。为了确定这些数据库是否可以和其他应用软件相连，ODBC软件生产商提供了驱动程序，在安装Microsoft Office时，按转程序会自动地为Access、Paradox、d BASE以及SQL Server等安装几个驱动程序。在将数据从数据库导入到Excel中之前，用户需要确认自己想使用的数据库类型。这样，Excel才能知道使用何种驱动程序和数据库相连。

在确定想要使用的数据源类型后，还必须提供一个查询（query）。查询是用标准的结构查询语言写出的一系列指令，这种查询语言一般形成SQL.那些指令提供了一些信息，如使用数据库中的哪些表，需要表中哪些字段的数据，以及在选择要检索记录的过程中是否运用某些标准等。Microsoft Office还有一个叫做Microsoft Query的程序。从数据库导入数据不久，Microsoft Query就开始运行了。它将帮助用户设计查询，并从数据库中检索所需要的记录。

从数据库导入数据是一个能够两步完成的过程：首先确定数据源，然后再创建查询命令。

既可以通过数据透视表进行外部数据源链接，也可以通过“数据”－“导入外部数据”进行外部数据源链接，这里用数据透视表连接，该方法的优点在于连接好数据后可以直接利用透视表进行分析。

在透视表向导页面上选择“外部数据源”。

点击“获取数据”。

选择“新数据源”，按确定按钮。

输入数据源名称，选择相应的数据库驱动，点击“连接”。

在下图界面上点击“选择”按钮。

在下图界面上去相应路径选择数据库，在左侧选中数据库后点击确定按钮。

回到下图界面后选择默认表。

新数据源建好后出现在数据源列表中，选中后确定。

在数据表中选择需要的字段。

可以利用某字段对数据进行筛选。

点击完成，进入透视表设置界面。

对透视表进行布局，以下步骤同透视表操作。

PowerPoint在管理中的应用

第一部分：基础概念

一、演示文稿构成要素

1. 文本

2. 图示

3. 表格

4. 色彩

二、明确演示文稿的用途

1 演讲目的

2 文档目的

三、演示文稿的分类

1 展示型：演讲目的，以图示为主

2 内容型：文档目的，以文本，表格为主

四、展示型演示文稿制作原则：信息可视化

1 提纲挈领的文本

2 图示替代文本

3 图表替代数据的罗列

信息以一种直观的方式展现，可以更好地传递演讲内容。要求一定程度的视觉效果。赏心悦目的画面有利于人们增强对演示内容的记忆，但是不要为了装饰而装饰，如此反而会分散观众的注意力。

不追求内容的全面，而是追求重点的突出，强化观众对于最主要内容的关注。如果想详细地全面地对主题进行说明，可以使用WORD或者EXCE。大段的文字演示的效果会很差，是演示文稿的忌讳。要想方设法把文字转化为各种直观的图形来说明和展示。

五、展示型演示文稿的特点：

1. 逻辑性

2. 可视化

六、内容型演示文稿制作原则

1 框架布局

2 必要的修饰

第二部分：演示文稿构成元素操作

新建一个演示文稿。ctrl+M：插入新幻灯片页面

一、应用版式。

选择“格式”－“幻灯片版式”，调出版式工作区，选择一种适合的版式。

版式：指幻灯片内容在幻灯片上的排列方式，由占位符组成。占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。可以将版式中的占位符移动到不同位置，调整其大小，以及使用填充颜色和边框设置其格式。

也可以自己进行版式设定。

二、应用模版。

选择“格式”－“幻灯片设计”，调出设计工作区，选择一种适合的模版。可以对某页幻灯片或者整个文件应用某个设计模版。

修改模版：

进入母版视图。

在应用设计模板时，会在演示文稿上添加幻灯片母版。幻灯片母版是存储关于模板信息的设计模板（设计模板：包含演示文稿样式的文件，包括项目符号和字体的类型和大小、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版）。这些模板信息包括字形、占位符大小和位置、背景设计和配色方案。

幻灯片母版的目的是使您进行全局更改（如替换字形），并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。

通常可以使用幻灯片母版进行下列操作：

l 更改字体或项目符号

l 插入要显示在多个幻灯片上的艺术图片（如徽标）

l 更改占位符的位置、大小和格式

更改幻灯片母版时，已对单张幻灯片进行的更改将被保留。

一个演示文稿，可以应用多个设计模版。选定幻灯片，选择新的模版，选择“应用于选定幻灯片”。

自定义模板：

新建PowerPoint文件；

点击“视图”-“母版”-“幻灯片母版”；

在母版视图上进行模板的设计，包括背景效果，标题区，页脚区效果，字体，项目符号等；

设计完毕后关闭母版视图；

点击“文件”-“另存为”，将文件保存类型改为“演示文稿设计模板”，模板制作完成。

三、导入演示文稿

【插入】【幻灯片（从文件）】

通过设置左下角的【保留源格式】选项，可以选择是否保留被导入的页面的原始格式。

插入的页面将沿用它上面一页的格式信息。

四、文本项目符号级别

如果存在多个级别的项目符号，按【Tab】可以将文本降为下一级别，【Shift】＋【Tab】将文本升为上一级别。

如果需要调整同一级别下项目符号的前后顺序，可以点击【视图】【工具栏】【大纲】，调出大纲工具条，点击【上移】按钮向上调整顺序，点击【下移】按钮向下调整顺序。

五、插入页脚，页码

【视图】【页眉和页脚】，在界面上定制相应内容：

六、自动调整

自动调整智能标记可以用来调整文本，使之适合当前占位符的大小。

七、段落格式

首行缩进：将段落中的第一行向右缩进。

左缩进：所有行均向右缩进。

八、动态表格。

在excel中将表格选中，切换到PPT界面，选择“编辑”－“选择性粘贴”，选择粘贴链接。

为了避免其他阅读者打开文件时看到是否更新链接的提示信息，可以在将文件发送给对方之前断开链接。

“编辑”－“链接”－“断开链接”

九、使用控件

1. ActiveX控件是用于向用户提供选项或者运行使任务自动化的宏或者脚本。可以在VBA中编写控件的宏或者在脚本编辑器中编写脚本。

2. 可以在幻灯片中添加控件，以在幻灯片放映时与用户交互信息。比如，在为展台设计的幻灯片中可以使用控件使得观众可以选择放映的内容。

3. 控件所在的位置：

b) 属性

c) 查看当前所选控件的属性

e) 查看代码

f) 启动VB编辑器查看或编辑当前控件代码

h) 复选框

k) 文本框

n) 命令按钮

o) 单击时可以启动某个操作的按钮

q) 选项按钮

r) 单选按钮

t) 列表框

u) 包含项目列表的框

w) 组合框

x) 带有下拉列表框的文本框；可以选择或输入

z) 切换按钮

aa) 单击时保持按下状态，再次单击还原

ab)

ac) 数值调节钮

ad) 可附加到文本框的按钮

ae)

af) 滚动条

ag) 滚动显示内容

ah)

ai) 标签

aj) 用于提供有关控件信息的文本

ak)

al) 图像

am) 将图片嵌入到演示文稿中的控件

an)

ao) 其他控件

ap)

4. 在有限区域内显示更多文本内容功能的实现

1) 选择“控件工具箱”中“文字框”选项，在编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，调整位置及大小。

2) 在“文字框”上击鼠标右键，选择“属性”，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行设置。

l EnterKeyBehavior属性：设为True时允许使用回车键换行。

l MultiLine属性：设为True时允许输入多行文字。

l ScrollBars属性：利用滚动条来显示多行文字内容，其中：1-fmScrollBarsHorzontal为水平滚动条；

l 2-fmScrollBarsVertical为垂直滚动条；

l 3-fmScrollBarsBoth为水平滚动条与垂直滚动条均存在。

l 当文字不超出文字框时，滚动条设置无效，当文字超出文字框时，则出现一个可拖动的滚动条。

l 要实现滚动条对文本的控制，必须设置EnterKeyBehavior属性为True，MultiLine属性为True，并按需设置ScrollBars属性。

3) 输入文字框内容。至此，一个文字可以随滚动条上下拖动而移动的文本框就完成了。

第三部分：多媒体的应用

一、插入剪贴画与图像

【插入】【图片】【剪切画】。恰当的剪切画可以帮助我们更好地进行页面布局，且可以更好地辅助表达主题思想，提升页面的表现力。

二、电子相册

相册是powerpoint2003新增的功能。

1. 新建相册

执行【插入】【图片】【新建相册】命令，打开如下图所示的对话框。

2. 修改相册

l 选择菜单栏上的【格式】【相册】命令，可进行删除，添加，更改图片尺寸等操作。

l 标题在所有图片下面选项可以为图片添加标题。

l 所有图片以黑白方式显示选项可以制作老照片风格的相册。

三、声音的配置

1. 插入声音：【插入】【影片和声音】【文件中的声音】，图标为扬声器

2. 右键单击，可以进行编辑声音选项

3. 播放CD：图标为CD图标，光驱中需要有CD盘。

4. 插入录制的声音：需要声卡和麦克风设备。自己录制的声音不能自动播放，需要单击图标才能播放。

5. 持续播放的声音。

在自定义动画工作区，双击插入声音后出现在该工作区的项目。修改停止播放选择选项为在希望停止的幻灯片后。

四、语音解说(旁白)

【幻灯片放映】【录制旁白】

五、播放视频

1. 直接播放

【插入】【影片和声音】【文件中的影片】

这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。

在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。

2. 控件播放

这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。

1) 运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。

2) 将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。

3) 在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面（如下图）。

4) 用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。

5) 在“属性”窗口中，点击“自定义”设置项，点击在后面出现的选择按钮“…”，在弹出的对话框中的文件名或url处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。

6) 为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。

7) 在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。

8) 在高级对话框中，还可以设置视频开始播放的位置。

3. 插入对象播放

这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的。

1) 打开需要插入视频文件的幻灯片，单击【插入】【对象】命令，打开【插入对象】对话框。

2) 【新建】选项后，再在对应的【对象类型】设置栏处选中“windows media player”选项，单击[确定]按钮.

3) 之后过程与控件播放相同。

六、嵌入Flash

七、 VBA与宏

VBA(Visual Basic for Applications)，是从VB编程语言中派生出来的一种面向应用程序的语言，适用于各种Windows程序。

VB和VBA的区别：

l VB是用于创建标准的应用程序，VBA是使已有的应用程序中的操作自动化。

l VB具有自己的开发环境，VBA寄生在已有的应用程序之中。

宏是存储在 Microsoft Visual Basic 模块中的一系列命令，且无论何时需要执行任务都可运行宏。可以用宏处理那些需要和使用者进行交互的任务。

1. 创建如下的幻灯片页面：

2. 单击【工具】【宏】【宏命令】，弹出宏对话框，输入宏的名称riddle1后，单击创建，打开Visual Basic编辑器窗口，在代码窗口中，在Sub()和End Sub之间添加如下的语句：

MsgBox(“小明”)

3. 右击幻灯片页面上的谜底矩形框，选择【动作设置】

4. 在弹出的【动作设置】对话框中选择【运行宏】，在其后的下拉列表中选择刚才创建的宏riddle1

5. 完成后放映，点击谜底，将弹出消息框，显示谜底的内容。

第四部分：页面组织

通常的方式是按照页面的前后排列顺序依次播放，但是有些时候为了更有效地组织具有跳跃性的演讲内容，需要采用其他的页面组织方式。

一、多话题陈述---嵌入式演示文稿的制作。

1. 执行【插入】【对象】，在对象类型中选择“micosoft powerpoint 演示文稿”，单击【确定】，此时就会在当前幻灯片中插入一个“PowerPoint演示文稿”的编辑区域。

2. 在此编辑区域中可以对插入的演示文稿对象进行编辑，编辑方法与PowerPoint演示文稿的编辑方法一样（如果觉得编辑窗口太小，可以将插入的演示文稿对象以单独的窗口打开，方法是：右击插入的演示文稿对象，选择“演示文稿对象”下的“打开”命令）。在插入的演示文稿对象中建立需要的幻灯片，然后退出编辑。

3. 对其他的子话题进行同样的插入。完毕后，将所有对象缩小为较小的尺寸。单击“观看放映”命令进行演示，单击小图片马上会放大，进入内层的幻灯片放映。放映结束马上又返回到了外层主话题的幻灯片中。

4. 可以利用插入PowerPoint演示文稿这一特殊手段来使PowerPoint文稿的结构清晰明了。

5. 也可以应用在需要放大观看图片的场合。

二、演讲主题结构图。

将演讲主题制作成结构图放置在页面固定位置，通过色彩变更提示当前演讲内容。

三、超级链接。

可以链接到外部文件或者本文档内部其他页面。

四、动作按钮。

动作按钮可以起到超级链接的作用，但其功能并不局限于此。动作按钮还可以发出声音，运行其他程序，运行自定义的宏等。

第五部分：演示文稿布局

一、成功的布局

1. 均衡感

2. 整体感

3. 方向感

4. 核心感

二、布局设计的目的

1. 突出核心主题

2. 逻辑的可视化表达

三、布局的类型

根据页面主要内容是文本还是图示来决定采用何种布局类型。

1. 目录布局：处理文本

2. 环形布局：一个中心

3. 均衡布局：多个中心

4. 线性布局：发展

四、布局设计的步骤

1. 分析演示内容

2. 确定逻辑结构

3. 确定布局类型

4. 着手进行设计

五、布局设计的方法

牵一发而动全身的中心移动法。

彻底突破单调的目录式布局结构，通过移动中心位置来确定布局整体结构的方法。

六、布局设计的内容

1. 位置

包括中心的位置，其他元素的位置以及各个元素之间的位置关系。位置设计可以决定演示文稿页面的整体设计风貌，通过不同的位置移动可以形成灵活多变表现力强的页面布局。

2. 大小

包括文本的大小，构成图示的各个独立图形的大小比例关系。大小设计可以有效的突出核心主题并改变单调的页面效果。

3. 形状

包括文本字体和构成图示的图形类型。

采用不同的字体可以有效的区别内容，但应该避免采用过多的字体。

图示设计应避免全部采用硬线条图形，包括直线和矩形。多采用一些线条柔和的图形，如圆形和曲线，此类图形可以避免硬线条带来的生硬感觉，让页面变得活泼并更准确地传递逻辑内容。

第六部分：图示的设计

一、可以利用PPT内置的图示，也可以自己制作。内置图示较少，大部分需要另外制作。一种更为可行的方法为：平时建立自己的素材库，工具库。素材库中包括大部分常用的各类图示，需要使用时可以马上调出，可以大大提高制作演示文稿的效率，且可以保证文件风格的统一。需要平时进行有目的的搜集，搜集的来源主要来自互联网。

PPT默认图示：可以根据需要修改内置图示中元素的数目。

二、绘图工具条的使用。

三、选中多个对象。

四、组合多个对象。右键菜单，选择“组合”。

五、绘图参考线和网格线帮助我们在进行图示设计时定位。

六、三维效果设置

绘制各种自选图形。给图形设定三维效果。

设定三维效果样式。

在三位设置工具条上可以设置三维图形的深度，旋转位置，色彩，照明角度等效果。

七、任意多边形的使用

用来制作非常规的图形。

1. 在绘图工具条上选择“自选图形”－“线条”－“任意多边形”，鼠标变为十字形后，点击绘制图形的起始位置，然后抬起鼠标左键，通过拖动鼠标可以画出直线，此处注意拖动之前需要抬起鼠标左键。

2. 绘制出基本形状后，如果需要将某些直线变为曲线，可以按照以下方法操作。绘制曲线需要至少有一个角部。

选中该图形，右键菜单选择“编辑顶点”

点击“编辑顶点”后，在每个角度和线条的两端会出现黑色方形原点，选择需要绘制曲线的角部原点，右键菜单选择“角部顶点”

之后在该角部原点两边出现白色原点，用鼠标拖动白色原点，就可以将直线变为曲线。

八、图形旋转

在用PowerPoint制作课件时，经常要对插入的图片、图形等进行方向位置的改变，这其中，旋转是经常要用到的。不过，在PowerPoint中旋转对象时，操作不太顺手。以下技巧用于对象的旋转。

1. 按固定角度旋转

按住Shift键，可以让图形旋转时按15°的角度旋转。

2. 改变旋转控制点

在PowerPoint2003中，选定某个图形对象，在图形的上方会自动出现一个绿色的小圆圈，这就是用来控制旋转的控制点。把鼠标放到上面拖动，就可以旋转当前对象。但用这个控制点旋转时比较别扭，其实，我们可以选择自己喜欢的控制点：在图形工具栏中选择【绘图】→【旋转或翻转】→【自由旋转】命令，可以看到图形的四周出现了四个控制点，这样就可以选择合适的控制点了。

3. 改变旋转中心点

PowerPoint对象在进行旋转时，会以默认控制点为中心点旋转。可有时不能按照自己的需要进行旋转。在旋转时，按下Ctrl键，就可以改变旋转的中心点了。不同的图形，不同的控制点，改变后的中心点也是不同的。比如：如果图形是长方形的，原来的控制点在四个角上，按下Ctrl键后，旋转中心点会移至该控制点对面的顶点上；如果是线条的话，按下Ctrl键，中心点会由顶点移到线段的中点位置。

九、提示文字

1. 制作课件时，如果给对象加上提示文字，这样别人使用时就会感觉到方便。

2. 单击右键，选择“编辑超级链接”项（如没有“编辑超级链接”项，则选择“插入超级链接”项），这时会弹出“编辑超级链接”对话框，再单击 [屏幕提示]按钮，弹出“设置超链接屏幕提示”对话框（见附图）。此时，我们只要在“屏幕提示文字”栏中输入需要提示的文字信息即可。

3. 运用这种方法，我们还可以给图片加上提示，给词语加上注释，提高PowerPoint的交互性。这种方法在Word和FrontPage中也通用。

十、更改文字方向

选中输入的文字，单击格式工具栏上的【更改文字方向】按钮

十一、文件减肥（图片格式，取消快速保存，压缩）

1. 使用图片工具栏上的压缩图片命令执行下列操作：

l 降低分辨率（用于网站的图像，分辨率为96dpi，用于打印的图像，分辨率为200dpi）

l 删除裁剪区域

或选择图片，点击鼠标右键，选择【设置图片格式】，在【图片】菜单上点击【压缩】按钮，同样可调出压缩界面。

2. 取消快速保存

由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存时都在文件尾增加本次的更改情况，因此才使得文件存贮了大量修改信息，变得越来越大。取消了“快速保存”功能，不保存这些信息，因此可以用它来减肥。

选择【工具】【选项】

3. 减小图片尺寸

在画笔、Microsoft Photo Editor、PhotoShop等图形工具中都可以将图片缩小。一幅BMP图片，长和宽都缩小到50%后，文件能减小四倍。

4. 图片建议使用或者保存为JPG格式

第七部分：演示文稿设计思路

一、分析材料内容，确定逻辑类型。

a) 逻辑是具有不同类型的。包括归纳的逻辑，因果的逻辑，发展的逻辑等一些基本的逻辑类型。在一些基本的逻辑类型下，还有可以细分的子逻辑类型，比如在归纳的逻辑下，可以分为均衡多点归纳为一点，相对两个较大的多点簇归纳为一点等。

b) 我们需要表达的内容都是有逻辑的。它们必然分属于某一种逻辑类型。

所以我们第一步的工作，就是确定逻辑类型。

二、确定逻辑类型和逻辑结构之间的正确对应关系。

逻辑结构都是根据某种类型的逻辑设计的。如果我们拿到了足够的逻辑结构素材库，我们要分析这些逻辑结构中的哪些结构可以对应到我们已经确认的我们的材料所属的逻辑类型上？

如果我们没有相对应的素材，我们需要思考怎样的逻辑结构可以很好的表达该材料的逻辑类型？

三、实施逻辑结构的应用。

我们在确定了该使用何种逻辑结构之后，要做的工作就是如何恰当地应用它。

对于现有的素材，我们需要思考的是是否需要进行相应的修改？进行怎样的修改才可以使之变得更为恰当？

如果需要自己制作，我们需要思考的是如何将逻辑类型精确地通过图形表达出来？此时需要我们发挥创造能力，且要求我们具有一定的绘图能力和审美观。

四、效果的评估。

是否实现了逻辑与图形的完美统一？是否实现了内容与形式的完美结合？

五、逻辑结构的分类

循环型；围绕型；扩散型；整合型；前进型；上升型；分析型；归纳型；分级型；列举型；模块型；连接型；对比型；交叉型。等等。

六、关于页面布局和图示制作的几点提示

1. 多用一些柔和的曲线替代生硬的直线和直角矩形

2. 页面四周留出足够的空白，否则会让页面感觉拥挤混乱

3. 箭头用于指示方向和产生运动感，是表明逻辑关系的重要基本图形

第八部分：色彩理论

一、色彩三要素

颜色可以分为非彩色和彩色两大类。非彩色指黑色、白色和各种深浅不一的灰色，而其他所有颜色均属于彩色。从心理学和视觉的角度出发，彩色具有三个属性：色相、明度、纯度（彩度）。

■ 色相（Hue）：

　　也叫色调，指颜色的种类和名称，是指颜色的基本特征，是一种颜色区别于其他颜色的因素。色相和色彩的强弱及明暗没有关系，只是纯粹表示色彩相貌的差异。如红、黄、绿、蓝、紫等为不同的基本色相。

■ 明度（Value）：

也叫亮度，指颜色的深浅、明暗程度，没有色相和饱和度的区别。不同的颜色，反射的光量强弱不一，因而会产生不同程度的明暗。非色彩的黒、灰、白较能形象的表达这一特质。

■ 纯度(Chroma）：

　　也叫饱和度，指色彩的鲜艳程度。原色最纯，颜色的混合越多则纯度逐渐减低。如某一鲜亮的颜色，加入了白色或者黑色，使得它的纯度低，颜色趋于柔和、沉稳

二、常用配色

色环是色彩按红、黄、绿、蓝、红依次过度渐变呈现出来的不同颜色，就可以得到一个色彩环。色环通常包括12种不同的颜色。

■ 原色：

　　也叫"三原色"。即红、黄、蓝三种基本颜色。自然界中的色彩种类繁多，变化丰富，但这三种颜色却是最基本的原色，原色是其他颜色调配不出来的。除白色外，把三原色相互混合，可以调和出其他种颜色。

　　根据三原色的特性做出相应的色彩搭配，有最迅速最有力最强烈的传达视觉信息效果。

■ 间色：

　　又叫"二次色"。它是由三原色调配出来的颜色，是由2种原色调配出来的。红与黄调配出橙色；黄与蓝调配出绿色；红与蓝调配出紫色，橙、绿、紫三种颜色又叫"三间色"。在调配时，由于原色在份量多少上有所不同，所以能产生丰富的间色变化。　

间色是由三原色中的两原色调配而成的，因此在视觉刺激的强度相对三原色来说缓和不少。属于较易搭配之色。

　　间色尽管是二次色，但仍有很强的视觉冲击力，容易带来轻松、明快、愉悦的气氛。

■ 复色：

　　也叫"复合色"。复色是由原色与间色相调或由间色与间色相调而成的"三次色"，复色是的纯度最低，含灰色成份。复色包括了除原色和间色以外的所有颜色。

复色是由两种间色或原色与间色混合而成，因此色相倾向较微妙、不明显，视觉刺激度缓和，如果搭配不当，页面便呈现易脏或易灰朦朦的效果，沉闷、压抑之感，属于不好搭配之色。但有时复色加深色搭配能很好的表达神秘感、纵深感空间感；明度高的多复色。

■ 补色：

　　是广义上的对比色。在色环上划直径，正好相对（即距离最远）的两种色彩互为补色。如：红色是绿色的补色；橙色是蓝色的补色；黄色是紫色的补色。

　　补色的运用可以造成最强烈的对比。

补色最能传达强烈、个性的情感。纯度稍低的绿色为背景的大面积使用，对比并突出了前景纯度明度较高的面积较小红色的图形，形成了视觉中心重点突出，达到主次分明的主题效果。

　　红绿、橙蓝、黄紫这三组补色中，前两种使用得最频繁。这三组补色搭配出的最终效果和目的，可以用两个字来概括——强烈！

■ 邻近色：

　　是在色环上任一颜色同其毗邻之色。邻近色也是类似色关系，只是范围缩小了一点。例如红色和黄色，绿色和蓝色，互为邻近色。

　　由于是相邻色系，视觉反差不大，统一、调和，形成协调的视觉韵律美，相较显得安定、稳重的同时不失活力，是一种恰到好处的配色类型。

■ 同类色：

　　比邻近色更加接近的颜色，它主要指在同一色相中不同的颜色变化。例如，红颜色中有紫红、深红、玫瑰红、大红、朱红、桔红等等种类，黄颜色中又有深黄、土黄、中黄、桔黄、淡黄、柠檬黄等等区别。它起到色彩调和统一，又有微妙变化的作用。

第一眼看上去给人温柔、雅致、安宁的心理感受，便可知该组同类色系非常调和统一。只运用同类色系配色，是十分谨慎稳妥的做法，但是有时会有单调感。添加少许相邻或对比色系，可以体现出页面的活跃感和强度。

■ 暖色：

　　指的是红、橙、黄、这类颜色。暖色系的饱和度越高，其温暖特性越明显。可以刺激人的兴奋性，使体温有所升高。

　高明度高纯度的色彩搭配，把页面表达得鲜艳炫目，有非常强烈刺激的视觉表现力。

充分体现了暖色系的饱和度越高，其温暖特性越明显的性格。

■ 冷色：

　　指的是绿、青、蓝、紫等颜色，冷色系亮度越高，其特性越明显。能够使人的心情平静，清爽，恬雅。

冷色系的亮度越高，其特性越明显。单纯冷色系搭配视觉感比暖色系舒适，不易造成视觉疲劳。蓝色、绿色是冷色系的主要系，是设计中较常用的颜色，也是大自然之色，带来一股清新、祥和安宁的空气。

三原色视觉冲击力最强，也最是刺目的，容易制造冲突、烦燥、不舒适的心情，所以是较难掌握的配色，大面积大范围使用要慎重。间色是由三原色中的两色调配二次，间于原色和复色之间，属于中性色，视觉冲击力次之，颜色的刺激缓和不少，给人舒适、愉悦的心情，是较容易掌握的配色，也是在设计中使用得比较多的颜色。复色是由两种间色或原色与间色相混合而产生的颜色，呈灰色阶，视觉冲击力更弱，柔和但是使人沉闷压抑。复色调配好了，能体现出高层次高素养的成熟特性魅力，也称为高级灰，是很经看的颜色。

　　由上可知，颜色相互混合的越多，饱和度越低，视觉冲击力越弱。

　　● 色彩运用到一定程度后，应该逐渐认识到在一个环境、区域范围里，色彩的属性、性能特性是相对的。例如黄色在蓝色、绿色这两个区域环境下，黄色可以说这个时候是呈暖色，而出现在桔红、朱红、深红这几个区域环境下，黄色可以说在这个时候是呈冷色。同样的，蓝色相对绿色是冷色，紫色相对蓝色是暖色等等。可根据网页设计主题的目的要求，环境协调度的需要等等做相应的搭配调整。

　　● RGB三者的数值越接近，色阶较趋于直线平稳，呈灰阶，网页对视觉的刺激性越缓慢、柔和；RGB三者的数值相互间差距越大，色阶曲线波动就大，网页对视觉的刺激性越迅速、强烈。HSB数值中SB相应数值越高，视觉刺激度越强烈。抓住以上这些规律及色彩特性，在以后的网页设计配色中，根据不同的需要配置不同的颜色，来达到某些不同的目的和效果。

　　通过RGB数值和HSB数值的计算，能帮助更科学理性的分析判断，为的是更准确的研究分析网页设计配色的协调性、合理性、掌握其规律性。

　　有经验的设计师通常仅仅凭目测、直觉，就能随心所欲的掌控色彩的配置了。但如遇到困惑，不防也使用一下模式计算法。

色彩艳丽与素雅

　　—般认为，如果是单色，饱和度高，则色彩艳丽。饱和度低，给人素雅的感觉。除了饱和度，亮度也有一定的关系。不论什么颜色，亮度高时即使饱和度低也给人艳丽的感觉。综上所述，色彩是否艳丽、素雅，取决于色彩的饱和度线段，亮度尤为关键。高饱和度、高亮度的色彩显得艳丽。我们从图13中的一组变化饱和度、亮度的图片，直接的感受艳丽与素雅的概念。

图13

混合色的艳丽与素雅取决于混合色中每一单色本身具有愈特性及混合色各方的对比效果。所以对比是决定色彩艳丽与居雅的重要条件。此外，结合色彩心理因素，艳丽的色彩一般和动态、快活的感情关系密切：素雅与静态的抑郁感情紧密相联。

三、色彩的视觉效应

不同波长色彩的光信息作用于人的视觉器管，通过视觉神经传入大脑后，经过思维，与以往的记忆及经验产生联想，从而形成一系列的色彩心理反应。

1.共同感受色觉心理

（1）色彩的冷、暖感色彩本身并无冷暖的温度差别，是视觉色彩引起人们对冷暖感觉的心理联想。

暖色：人们见到红、红橙、橙、黄橙、红紫等色后，马上联想到太阳、火焰、热血等物像，产生温暖、热烈、危险等感觉。

冷色：见到蓝、蓝紫、蓝绿等色后，则很易联想到太空、冰雪、海洋等物像，产生寒冷、理智、平静等感觉。

色彩的冷暖感觉，不仅表现在固定的色相上，而且在比较中还会显示其相对的倾向性。如同样表现天空的霞光，用玫红画早霞那种清新而偏冷的色彩，感觉很恰当，而描绘晚霞则需要暖感强的大红了。但如与橙色对比，前面两色又都加强了寒感倾向。

人们往往用不同的词汇表述色彩的冷暖感觉，暖色——阳光、不透明、刺激的、稠密、深的、近的、重的男性的、强性的、干的、感情的、方角的、直线型、扩大、稳定、热烈、活泼、开放等。冷色——阴影、透明、镇静的、稀薄的、淡的、远的、轻的、女性的、微弱的、湿的、理智的、圆滑、曲线型、缩小、流动、冷静、文雅、保守等。

中性色：绿色和紫色是中性色。黄绿、蓝、蓝绿等色，使人联想到草、树等植物，产生青春、生命、和平等感觉。紫、蓝紫等色使人联想到花卉、水晶等稀贵物品，故易产生高贵、神秘感感觉。至于黄色，一般被认为是暖色，因为它使人联想起阳光、光明等，但也有人视它为中性色，当然，同属黄色相，柠檬黄显然偏冷，而中黄则感觉偏暖。

（2）色彩的轻、重感这主要与色彩的明度有关。明度高的色彩使人联想到蓝天、白云、彩霞及许多花卉还有棉花，羊毛等。产生轻柔、飘浮、上升、敏捷、灵活等感觉。明度低的色彩易使人联想钢铁，大理石等物品，产生沉重、稳定、降落等感觉。

（3）色彩的软、硬感其感觉主要也来自色彩的明度，但与纯度亦有一定的关系。明度越高感觉越软，明度越低则感觉越硬，但白色反而软感略改。明度高、纯底低的色彩有软感，中纯度的色也呈柔感，因为它们易使人联想起骆驼、狐狸、猫、狗等好多动物的皮毛，还有毛呢，绒织物等。高纯度和低纯度的色彩都呈硬感，如它们明度又低则硬感更明显。色相与色彩的软、硬感几乎无关。

（4）色彩的前、后感由各种不同波长的色彩在人眼视网膜上的成像有前后，红、橙等光波长的色在后面成像，感觉比较迫近，蓝、紫等光波短的色则在外侧成像，在同样距离内感觉就比较后退。实际上这是视错觉的一种现象，一般暖色、纯色、高明度色、强烈对比色、大面积色、集中色等有前进感觉，相反，冷色、浊色、低明度色、弱对比色、小面积色、分散色等有后退感觉。

（5）色彩的大、小感由于色彩有前后的感觉，因而暖色、高明度色等有扩大、膨胀感，冷色、低明度色等有显小、收缩感。

（6）色彩的华丽、质朴感色彩的三要素对华丽及质朴感都有影响，其中纯度关系最大。明度高、纯度高的色彩，丰富、强对比色彩感觉华丽、辉煌。明度低、纯度低的色彩，单纯、弱对比的色彩感觉质朴、古雅。但无化何种色彩，如果带上光泽，都能获得华丽的效果。

（7）色彩的活泼、庄重感暖色、高纯度色、丰富多彩色、强对比色感觉跳跃、活泼有朝气，冷色、低纯度色、低明度色感觉庄重、严肃。

（8）色彩的兴奋与沉静感其影响最明显的是色相，红、橙、黄等鲜艳而明亮的色彩给人以兴奋感，蓝、蓝绿、蓝紫等色使人感到沉着、平静。绿和紫为中性色，没有这种感觉。纯度的关系也很大，高纯度色兴奋感，低纯度色沉静感。最后是明度，暖以系中高明度、高纯度的色彩呈兴奋感，低明度、低纯度的色彩呈沉静感。

2.色彩的心理联想

色彩的联想带有情绪性的表现。受到观察者年龄、性别、性格、文化、教养、职业、民族、宗教、生活环境、时代背景、生活经历等各方面因素的影响，。色彩的联想有具象和抽象两种：

（1）具象联想人们看到某种色彩后，会联想到自然界、生活中某些相关的事物。（这个示意图在最后贴）

（2）抽象联想人们看到某种色彩后，会联想到理智、高贵等某些抽象概念。（这个示意图在在前面的网址里有详细介绍。后面就不贴了。）

一般来说，儿童多具有具像联想，成年人较多抽象联想。

四、色彩的心理效应

色彩的直接心理效应来自色彩的物理光刺激对人的生理发生的直接影响。

　　心理学家对此曾做过许多实验。他们发现，在红色环境中，人的脉搏会加快，血压有所升高，情绪兴奋冲动。而处在蓝色环境中，脉搏会减缓，情绪也较沉静。有的科学家发现，颜色能影响脑电波，脑电波对红色反应是警觉，对蓝色的反应是放松。自19世纪中叶以后，心理学已从哲学转入科学的范畴，心理学家注重实验所验证的色彩心理的效果。

　　不少色彩理论中都对此作过专门的介绍，这些经验向我们明确地肯定了色彩对人心理的影响。冷色与暖色是依据心理错觉对色彩的物理性分类，对于颜色的物质性印象，大致由冷暖两个色系产生。波长长的红光和橙、黄色光，本身有暖和感，以次光照射到任何色都会有暖和感。相反，波长短的紫色光、蓝色光、绿色光，有寒冷的感觉。夏日，我们关掉室内的白炽灯，打开日光灯，就会有一种变量双的感觉。颜料也是如此，在冷食或冷的饮料包装上使用冷色，视觉上会引起你对这些食物冰冷的感觉。冬日，把卧室的窗帘换成暖色，就会增加室内的暖和感。　　

　　以上的冷暖感觉，并非来自物理上的真实温度，而是与我们的视觉与心理联想有关。总的来说，人们在日常生活中既需要暖色，又需要冷色，在色彩的表现上也是如此。

冷色与暖色除去给我们温度上的不同感觉以外，还会带来其它的一些感受，例如，重量感、湿度感等。比方说，暖色偏重，冷色偏轻；暖色有密度强的感觉，冷色有稀薄的感觉；两者相比较，冷色的透明感更强，暖色则透明感较弱；冷色显得湿润，暖色显得干燥；冷色又很远的感觉，暖色则有迫近感。

一般说来，在狭窄的空间中，若想使它变得宽敞，应该使用明亮的冷调。由于暖色有前进感，冷色有后退感，可在细长的空间中的两壁涂以暖色，近处的两壁涂以冷色，空间就会从心理上感到更接近方形。　　

　　除去寒暖色系具有明显的心理区别以外，色彩的明度与纯度也会引起对色彩物理印象的错觉。一般来说，颜色的重量感主要取决于色彩的明度，暗色给人以重的感觉，明色给人以轻的感觉。纯度与明度的变化给人以色彩软硬的印象，如淡的亮色使人觉得柔软，暗的纯色则有强硬的感觉。

（1）红色红色的波长最长，穿透力强，感知度高。它易使人联想起太阳、火焰、热血、花卉等，感觉温暖、兴奋、活泼、热情、积极、希望、忠诚、健康、充实、饱满、幸福等向上的倾向，但有时也被认为是幼稚、原始、暴力、危险、卑俗的象征。红色历来是我国传统的喜庆色彩。深红及带紫味的红给人感觉是庄严、稳重、而又热情的色彩、常见于欢迎贵宾的场合。含白的高明度粉红色，则有柔美、甜蜜、梦幻、愉快、幸福、温雅的感觉，几乎成为女性的专用色彩。

（2）橙色橙与红同属暖色，具有红与黄之间的色性，它使人联想起火焰、灯光、霞光、水果等物象，是最温暖、响亮的色彩。感觉活泼、华丽、辉煌、跃动、炽热、温情、甜蜜、愉快、幸福竺，但也有疑惑、嫉妒、伪诈等消极倾向性表情。

含灰的橙成咖啡色，含白的橙成浅橙色，俗称血牙色，与橙色本身都是装中常用的甜美色彩也是众多消费者特别是女妇，儿童，青年喜爱的服装色彩。

（3）黄色黄色是所有色相中明度紧高的色彩，具有轻快、光辉、透明、活泼、光明、辉煌、希望、功名、健康等印象。但黄色过于明亮而显得刺眼，并且与他色相混即易失去其原貌，故也有轻薄、不稳定、变化无常、冷淡等不良含义。

含白的淡黄色感觉平和、温柔，含大量淡灰的米色或本白则是很好的休闲自然色，深黄色却另有一种高贵、庄严感。由于黄色极易使人想起许多水果的表皮，因此它能引起富有酸性的食欲感。黄色还被用作安全色，因为这极易被人发现，如室外作业的工作服。

（4）绿色在大自然中，除了天空和江河、海洋、绿色所占的面积最大，草、叶植物，几乎到处可见，它象征生命、青春、和平、安详、新鲜等。绿色最适应人眼的注视，有消除疲劳、调节功能。黄绿带给人们春天的气息，颇受儿童及年轻人的欢迎。蓝绿、深绿是海洋、森林的色彩，有着深远、稳重、沉着、睿智等含义。含灰的绿、如土绿、橄榄绿、咸菜绿、墨绿等色彩，给人以成熟、老练、深沉的感觉，是人们广泛选用及军、警规定的服色。

（5）蓝色与红、橙色相反，是典型的寒色，表示沉静、冷淡、理智、高深、透明等含义，随着人类对太空事业的不断开发，它又有了象征高科技的强烈现代感。浅蓝色系明朗而富有青春朝气，为年轻人所钟爱，但也有不够成熟的感觉。深蓝色系沉着、稳定，为中年人普遍喜爱的色彩。其中略带暖味的群青色，充满着动人的深邃魅力，藏青则给人以大度、庄重印象。靛蓝、普蓝因在民间广泛应用，似乎成了民族特色的象征。当然，蓝色也有其另一面的性格，如刻板、冷漠、悲哀、恐惧等。

（6）紫色具有神秘、高贵、优美、庄重、奢华行的气质，有时也感孤寂、消极。尤其是较暗或含深灰的紫，易给人以不祥、腐朽、死亡的印象。但含浅灰的红紫或蓝紫色，却有着类似太空、宇宙色彩的幽雅、神秘之时代感、为现代生活所广泛采用。

（7）黑色黑色为无色相无纯度之色。往往给人感觉沉静、神秘、严肃、庄重、含蓄，另外，也易让人产生悲哀、恐怖、不祥、沉默、消亡、罪恶等消极印象。尽管如此，黑色的组合适应性却极广，无论什么色彩特别是鲜艳的纯色与其相配。都能取得赏心悦目的良好效果。但是不能大面积使用，否则，不但其魅力大大减弱，相反会产生压抑、阴沉的恐怖感。

（8）白色白色给人印象中洁净、光明、纯真、清白、朴素、卫生、恬静等。在它的衬托下，其他色彩会显得更鲜丽、更明朗。多用白色还可能产生平淡无味的单调、空虚之感。

（9）灰色灰色是中性色，其突出的性格为柔和、细致、平稳、朴素、大方、它不像黑色与白色那样会明显影响其他的色彩。因此，作为背景色彩非常理想。任何色彩都可以和灰色相混合，略有色相感的含灰色能给人以高雅、细腻、含蓄、稳重、精致、文明而有素养的高档感觉。当然滥用灰色也易暴露其乏味、寂寞、忧郁、无激情、无兴趣的一面。

（10）土褐色含一定灰色的中、低明度各种色彩，如土红、土绿、熟褐、生褐、土黄、咖啡、咸菜、古铜、驼绒、茶褐等色，性格都显得不太强烈，其亲和性易与其他色彩配合，特别是和鲜色相伴，效果更佳。也使人想起金秋的收获季节，故均有成熟、谦让、丰富、随和之感。

（11）光泽色除了金、银等贵金属色以外，所有色彩带上光泽后，都有其华美的特色。金色富丽堂皇，象征荣华富贵，名誉忠诚；银色雅致高贵、象征纯洁、信仰，比金色温和。它们与其他色彩都能配合。几乎达到“万能”的程度。小面积点缀，具有醒目、提神作用，大面积使用则会产生过于眩目负面影响，显得浮华而失去稳重感。如若巧妙使用、装饰得当、不但能起到画龙点晴作用，还可产生强烈的高科技现代美感。

四色调倾向的种类及处理

综上所述，色调倾向大致可归纳成鲜色调、灰色调、浅色调、深色调、中色调等。

1.鲜色调

在确定色相对比的角度、距离后，尤其是中差（90度）以上的对比时，必须与无彩色的黑、白、灰及金、银等光泽色相配，在高纯度、强对比的各色相之间起到间隔、缓冲、调节的作用，以达到既鲜艳又直辖市、既变化又统一的积极效果。感觉生动、华丽、兴奋、自由、积极、健康等。

2.灰色调

在确定色相对比的角度、距离后，于各色相之中调入不同程度、不等数量的灰色，使大面积的总体色彩向低纯度方向发展，为了加强这种灰色调倾向，最好与无彩色特别是灰色组配作用。感觉高雅、大方、沉着、古朴、柔弱等。

3、深色调

在确定色相对比的角度、距离时，首先考虑多选用些低明度色相，如蓝、紫、蓝绿、蓝紫、红紫等，然后在各色相之中调入不等数量的黑色或深白色，同时为了加强这种深色倾向，最好与无彩色中的黑色组配使用感觉老练、充实、古雅、朴实、强硬、稳重、男性化等。

4、浅色调

在确定色相对比的角度、距离时，首无考虑多选用些高明度色相，如黄、桔、桔黄、黄绿等，然后在各色相之中调入不等数量的白色或浅灰色，同时为了加强这种粉色调倾向，最好与无彩色中的白色组配使用。

5、中色调

是一种使用最普遍、数量最众多的配色倾向，在确定色相对比的角度、距离后，于各色相中都加入一定数量黑、白、灰色，使大面积的总体色彩呈现不太浅也不太深，不太鲜也不太灰的中间状态。感觉随和、朴实、大方、稳定等。

在优化或变化整体色调时，最主要的是先确立基调色的面积统治优势。一幅多色组合的作品，大面积、多数量使用鲜色，热必成为鲜调，大面积、多数量使用灰色，势必成为灰调，其他色调依此类推。这种优势在整体的变化中能使色调产生明显的统一感，但是，如果只有基调色而没有感到单调、乏味。如果设置了小面积对比强烈的点缀色、强调色、醒目色，由于其不同色感和色质的作用，会使整个色彩气氛丰富。活跃起来。但是整体与对比是矛盾的统一体，如果对比、变化过多或面积过大，易破坏整体，失去统一效果而显得杂乱无章。反之，若面积太小则易被四周包围的色彩同化、融合而失去预期的作用。

第九部分：和谐的色彩设计

一、主色调

比较有代表性的色彩调和理论指出，色彩调和必须以一个主调为支配力量，要么是暖调，要么是冷调，在这个统一的前提下形成秩序性变化，不要平均对待各色，这样才产生美感。

色调指的是色彩外观的基本倾向。它是由色彩的明度、色相、纯度三要素综合运用形成的，其中某种因素起主导作用，就可以称为某种色调。从色彩的明度上来分，有明色调、暗色调、灰色调；从色彩的纯度上分，有清色调（纯色加白或黑）、浊色调（纯色加灰）；从色性上来分，有暖色调、冷色调、中性色调；还可以从色相上来分，如紫色、浅紫、深紫和灰紫就属于紫色调。

演示文稿既是一个获取信息的过程，也是一个审美的过程。在这个过程中，任何一个不协调的细节都可能引起观众的不愉快，甚至可能妨碍观众对信息的准确接受。版面多重色调的出现破坏了版面的秩序，也容易引起色彩的不协调感。版面主色调就是版面要强调的重点。没有层次、秩序混乱的版面会令观众无所适从。版面运用色彩的目的之一是为了通过色相的对比来区分版面的层次，增加版面的活力，而主色调的作用在于通过简洁的配色形成协调的视觉效果并强化版面的层次。

色彩调和应该遵循简洁的原则。美国学者拜柯霍夫发现同一色相、同一纯度的简洁组合往往比复杂的配色更理想。版面设计毕竟与艺术创作有很大不同，复杂的配色效果只会加重读者的视觉负担。

色彩面积有大小、主次之分的配合。因为只有一方处于大面积优势地位，一方处于小面积从属状态时，才能形成色调的明确倾向，表现出对比美的和谐感觉。有很多因素可以影响色彩的对比效果，色彩的大小就是其中最重要的一项，如果两种色彩同样大小，那么这两种颜色之间的对比十分强烈,但是当其中的一种大小变得不一样时，小的一种色就会成为大的色的补充。色彩的大小会令色彩的对比有一种生动效果，尝试在一大片绿色中加入一小点红色，你会注意到红色在绿色的衬托底下很抢眼,这就是色彩的大小对对比效果的影响,在大面积的色彩陪衬下，小面积的纯色会突出特别的效果。

二、避免使用过多的色彩。

色彩数量的增加并不能与内容的表现力成正比。简单的色调显得朴素而独特，色不在多，有效就行。除了更真切地传递信息外，彩色运用的目的还在于利用色彩所引起的心理反应简洁有力地传达演讲者意图，例如彩色图表因为色彩的多样化而使信息的表达更清晰。简单地说，运用色彩的主要目的是为了帮助观众便捷而有效地获取他所需要的信息。

要竭力避免把色彩仅仅作为装饰因素使用。色彩的过多使用在客观上剥离了演示文稿形式与演讲内容的联系，造成了复杂混乱的视觉效果，对观众理解演讲内容毫无帮助，反而可能带来负作用。

三、避免大面积使用强刺激的色彩。

在生活中我们看颜色时会感觉到某些颜色很刺眼，看起来比较累，比如黄色。这是由于视网膜的色刺激兴奋程度不一样引起的。当人们看低明度（暗色）的颜色时，视网膜上的兴奋程度处于低能状态，疲劳度小，因而不觉得刺眼。

用色要尽量少用视疲劳度高的色调。一般来说，高明度、高纯度的颜色刺激强度高，疲劳度也大。在无彩色系中，白色的明度最高，明度最低的是黑色；有彩色系中，最明亮的是黄色，最暗的是紫色。

刺激强度高的色彩不宜大面积使用，出现频率也不宜高。低明度色疲劳度虽然小，但往往使人产生压抑感，使得显示过于暗淡。比较理想的方法是多用柔和明快的浅调暖色。

四、色彩的平衡。

（1）色彩对称对称是一种形态美学构形式，有左右对称，放射对称，回旋对称等。在中心对称轴左右两边所有的色彩形态对应点都处于相等距离的形式，称为色彩的左右对称，其色彩且合形象如通过镜子反映出来的效果一样如对称点为中心，两边所有的色彩对应点都等距，按照一定的角度将原形置于点的周围配置排列的形式，称为色彩的放射对称。回转角作180度处理时，两翼成螺旋浆似形态称为色彩的回旋对称。

对称是一种绝对的平衡。色彩的对称给人以庄重、大方、稳重、严肃、安定、平静等感觉，但也易产生平淡、呆板、单调、缺少活力等不良印象。

（2）色彩均衡均衡是形式美的另一构成形式。虽非对称状态，但由于力学上支点左右显示异形同量、等量不等形的状态及色彩的强弱、轻重等性质差异关系，表现出相对稳定的视觉生理、心理感受。这种形式既有活泼、丰富、多变、自由、生动、有趣等特点，又有良好的平衡状态，因此，最能适应大多数人的审美要求，是选择配色的常用手法与方案。色彩的平衡还有上下平衡及前后均衡等，都要注意从一定的空间、立场、出发作好适当的布局调整。

（3）色彩不均衡色彩布局没有取得均衡的构成形式，称为色彩的不均衡。在对称轴左右或不下显示色彩的强弱、轻重、大小存在着明显的差异。表现出视觉心理及心理的不稳定性。由于它有奇特、新潮、极富运动感、趣味性足等特点，在一定的环境及方案中可大胆加以应用而被人们所接受和认可，称为“不对称美”。但若处理不当，极易产生倾斜、偏重、怪诞、不安定、不大方的感觉，一般认为是不美的。

色彩不均衡设计，一般有两种情况，一是形态本身具有对称性，而色彩布局不对称，如马戏团的半白半黑小丑装。另一种形态本身呈不对称状，如欧美的袒露单肩、半胸的夜礼服。再有上下不对称的手法。

五、色彩的节奏。

即明显带有时间及运动的特征，能感知有规律的反复出现的强弱及长短变化，是秩序性形式美的一种。通过色彩的聚散、重叠、反复、转换等，在色彩的更动、回旋中形成节奏、韵律的美感。一般有三种形式。

（1）重复性节奏通过色彩的点、线、面等单位形态的重复出现，体现秩序性美感。简单的节奏有较短时间周期和重复达到统一的特征，事宜机械和理性的美感。

（2）渐变怀节奏将色彩按某种定向规律作循序推移系列变动，它相对淡化了”节拍“意识，有较长时间的周期特征，形成反差明显、静中见动、高潮迭起的闪色效应。渐变性节奏有色相、明度、纯度、冷暖、补色、面积、综合等多种推移形式。

（3）多元性节奏由多种简单重复性节奏组成，它们在运动中的急缓、强弱、行止、起伏也受到一定规律的约束，亦可称为较复杂的韵律性节奏。其特点是色彩运动感很强，层次非常丰富，形式起伏多变。但如处理、运用不当，易出现杂乱无章的”噪色“不良效果。

六、色彩的呼应。

亦称色彩关联。为使用一或相关平面、空间不同位置的色彩，相互之间有所联系避免孤立状态，采用”你中有我，我中有你“相互照应、相互依存、重复使用的手法，从而取得具有统一协调、情趣盎然的反复节奏美感。色彩呼应手法一般有两种：

（1）分散法将一种或几种色彩同时出现在作品画面的不同部位，使整体色调统一在某种格调中，如浅蓝、浅红、墨绿等色组合，浅色作大面积基调色，深色作小面积对比色，成为粉彩的高长调类型。此时，墨绿色最好不要仅在一处出现，相对集中以外，可适当在其他部位作些呼应，使其产生相互对照的势态。但色彩不亦过于分散，以免使画面出现平板、模糊、零乱、累赘之感。

（2）系列法使一个或多个色彩同时出现在作品、产品的不同平面与空间、，组成系列设计，能产生协同，整体的感觉。

七、色彩的重点。

在组配色调过程中，有时为了改进整体设计单调、平淡、乏味的状况，增强活力感觉，通常在作品或产品某个部位设置强调、突出的色彩，以起到画龙点晴的作用。为了吸引观者的注意力，重点色一般都应选择安排在画面中心或主要地位

重点色彩的使用在适度和适量方面应注意如下几点：（1）重点色面积不宜过大，否则易与主调色发生冲突，抵消，而失去画面的整体统一感。面积过小，则易被四周的色彩所同化，不被人们注意而失去作用。只有恰当面积的重点色，才能为主调色作积极的配合和补充，使色调显得既统一又活泼，而彼此相得益彰。（2）重点色应选用比基调色更强烈或相对比的色彩。（3）重点色设置不宜过多，否则多重点既无重点，多中心的安排将成为过头设计，将会破坏主次有别、井然有序的效果，产生无序、杂乱的弊端。（4）并非所有的作品都设置重点色彩。（5）重点色同时应注意与整体配色的平衡。

八、制作色彩效果的集中典型手法

1. 渐变。

2. 图形叠加。

第十部分：动画的设置

采用带有动画效果的幻灯片对象可以让演示文稿更加生动活泼，还可以控制信息演示流程并重点突出最关键的数据。可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象（包括文本框、图表、艺术字和图画等）应用动画效果。不过应该记住一条原则，动画效果不能太多，而应该让它起到画龙点睛的作用；太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。　

一、可以对一个幻灯片文件应用一个整体的动画方法。在右侧出现的幻灯片设计/动画方案工作区选择一种合适的动画效果。

二、自定义动画。

也可以选择某页幻灯片或某个幻灯片上的元素进行动画的设计。点击“添加效果”，选择“进入”中的一种效果。

在设置完自定义动画后，可以修改该动画的开始时间。

l 单击时：表示单击鼠标，该动画才会被启动；

l 之前：表示如果该动画前面有其他动画，该动画与前面的动画一起启动。

l 之后：表示如果该动画前面有其他动画，那么当前面的动画运行完毕之后，该动画才会被启动。

三、幻灯片切换。

选择“幻灯片放映”－“幻灯片切换”，在右侧出现的幻灯片切换工作区选择一种切换效果。

四、动作路径

l 它在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线。使用“动作路径”能够为演示文稿增加非常有趣的效果。例如，可以让一个幻灯片对象跳动着把观众的眼光引向所要突出的重点。

l 选中某个对象，选择菜单【幻灯片放映】【自定义动画】【添加效果】【动作路径】，选择一种预定义的动作路径，或自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果”　“动作路径”　“绘制自定义路径”，然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲线）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。

五、触发器

单击触发器时会触发一个操作，可以是一个图片，图形或者按钮，文本框。

只要在幻灯片中包含动画效果，电影或者声音，就可以为其设置触发器。

在自定义动画中做交互式幻灯片。

第十一部分：幻灯片的播放

一、设置播放方式

1. 演讲者放映

2. 在展台自动运行

3. PPS格式（powerpoint show）点击自动播放

二、跳转

1. 隐藏幻灯片

执行【幻灯片放映】【隐藏幻灯片】

2. 自定义放映

1) 有时可能需要为一组特定观众放映某几张幻灯片，为另一组特定观众放映另外几张幻灯片。

2) 单击【幻灯片放映】【自定义放映】，弹出自定义放映对话框

3) 输入放映名称，将需要放映的幻灯片从左侧选到右侧“在自定义放映中的幻灯片”，放映的前后顺序可以点击右侧的上下箭头调整。

4) 观看放映前，点击设置放映方式，将右上角放映幻灯片的方式由“全部”改为自定义放映，选择相应的自定义放映名称。当开始放映时，会放映该自定义放映的内容。

3. 在放映过程中转到特定的幻灯片

1) 在屏幕上直接输入序号，按回车键；

2) 右击幻灯片，选择【定位至幻灯片】，选择要定位到的幻灯片

3) 若要返回先前的幻灯片，在快捷菜单中单击【上次查看过的】命令

三、播放技巧

1. 从首页开始播放：F5

2. 从当前幻灯片开始放映：shift+F5；视图窗格左下角的放映按钮

3. 窗口播放模式

一般情况下，我们都是在全屏模式下播放演示文稿，但很多场合下可能需要让演示窗口与其他程序进行配合，这样看起来演示的效果更好。

按住Alt键，然后再按下D、V两个键（或者Alt+放映按钮），这样就可以激活窗口播放模式了，我们看到的就是一个包括标题栏、菜单栏的播放窗口，可以任意更改该窗口的大小，也可以进行拖放。

4. 编辑时预览。

让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮。可以点击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。

5. 演示时一直显示指针（右键－指针选项－箭头选项－可见）

默认情况下，箭头状态为自动，非活动状态3秒钟后自动隐藏。

直接点击A(显示箭头)或＝（隐藏箭头）

6. 即席反应

在放映过程中，可以适当输入一些备注，作为对幻灯片的解释或者对自己的提醒。

执行【屏幕】【演讲者备注】

7. 圈点内容（【ctrl+P】转换到墨迹，【ctrl+A】转换到指针）

1) 放映幻灯片时，右击幻灯片，从弹出的快捷菜单中选择【指针选项】，选择一种笔头进行圈点。

2) 可以选择【橡皮擦】擦除墨迹：E。

3) 隐藏已经保留了的墨迹：在放映时执行【屏幕】中的【显示/隐藏墨迹标记】或直接点击【ctrl+M】显示或隐藏墨迹。

8. 放映幻灯片时，按【F1】键，将列出放映幻灯片时可利用的快捷键。

9. 执行【屏幕】【切换程序】可以切换到其他程序。

10. 演示者视图：用于多于一个显示器的情况

11. 白屏与黑屏

1) 黑屏：用于模拟黑板或暂时关闭屏幕，直接点击B或者“.”

2) 白屏：直接点击W或者“,”

3) 或者右击，选择【屏幕】中的黑屏或白屏

四、打包，发布与设置

1. 带走字体

在一台电脑上制作好的演示文稿，复制到另一台电脑上播放时，由于两台电脑安装的字体不同，有些字体无法显示，影响到演示文稿的播放效果。如何将自己设置的字体带走？

如果所设置的是“TrueType字体”，完全可以将其一并带走：执行【工具】【选项】命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，选中其中的“嵌入TrueType字体”选项，确定返回，然后再保存（或另存）相应的演示文稿即可。

2. 加密文档

在【文件】【另存为】对话框中，点击【工具】菜单的【安全选项】，在安全选项对话框中可输入打开权限和修改权限的密码。

3. 自定义路径

将【工具】【选项】【保存】菜单下的默认文件位置改为自己的自定义位置。

4. 增加取消操作数量

在默认情况下PowerPoint最多允许撤销20次操作，但实际上可以把这个上限提高到150次。选择“工具”　“选项”，然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入想要的数值（从3到150均可），然后点击“确定”退出。需要注意的是，当增加PowerPoint的最多可取消操作数时，它所占用的PC内存也会随之增加。

5. 导入与输出文档

如果原来的Word文件使用了大纲标题，导入的效果是最好的。执行【文件】【打开】命令。

输出数据到Word文档。

有时候你需要把演示文稿以文字的形式分发给同事或客户，此时把演示文稿输出为Word文档是最好的方法。

执行【文件】【发送】【word】命令。

第十二部分：网络应用

一、转化为网页

1. 将演示文稿保存为单个文件网页

2. 适用于发送电子邮件

3. 将演示文稿保存为网页

4. 将网页保存为一个html文件和包含所有支持文件的文件夹，适用于发布到网站或者用Frontpage, Dreamweaver进行编辑。

5. 在浏览器中欣赏动画效果