外贸公司HR如何用2号实现“人”与“事”的无缝衔接

作者人力E君更新于：2020-06-29 16:26 2214

青岛某国际贸易有限公司，是一家综合性进出口工贸一体企业，产品涉及五金机械、塑料编织品、产业资材、家纺用品、工艺品、木制品、家具、家居用品、户外用品、服装等众多领域。

人员异动、档案信息化管理，新人事得以掌握“人事”

1. 远程入职，档案信息化

公司1999年成立，至今已有18年。因为是外贸型公司，公司在日本和国内部分口岸均有办事处。行业特性和业务需要，人事变动很频繁。

公司不大，所以只有总部一个人事，办事处没有人事和文员，都是谁招的人，谁负责。而且往往入职直接开始工作。办事处相关人员因为觉得麻烦，想等有空了再办理入职手续和收集相关材料，往往到最后都忘记了。因此几乎每个月都有没收到工资的员工打电话来总部吵架。作为总部的人事，虽然知道错不在自己，但是也只能求着分部相关业务人员拿入职信息表给员工填写、拍照发到总部，先处理补发工资的事情。至于添加花名册和人事档案收集等工作，只能一直催。而且因为不清楚具体哪天入职的，办事处的人也会记不清，总会来回沟通，或者扯皮。

2号员工管理功能有自动化的入职流程。员工入职变得很简单。

通过2号子账号功能（这个功能很重要，后文会详述！）给各办事处分配子账号后，每次新人入职，只要给员工发送邀请，员工有空就会自己填写，因为涉及到工资发放，一般都会当天就填好，信息会同步到系统。

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入职资料可以现场拍照上传，系统自动识别证件，也不需要后续的证件验证工作，所以整个员工入职过程，最多三分钟就完成了。

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因为有了系统监控，哪个办事处没有及时办理入职和上传资料都可以很清楚的找到，公司将这个设置为罚款项，也没有人再拖延办理入职。

2. 人事异动状态方便查询，实现“人”与“事”的无缝衔接

总部HR往往会成为老板的助手，然后调岗去业务或者升职，或者离职去做专业方向的HR。因此人事岗位更换频率很高。

新人事进入公司，人事交接中，“事”很容易交代清楚，但是外贸公司很重要的一点是要搞清楚内部、尤其主要出口国-日本办事处的人员调动、员工关系等“人”方面的关系，才能顺畅的进行后面的工作。

以前是没有条件给新人事讲清楚这种人与人之间，以及员工自身的异动关系的。新人往往要经过半年才能在不断碰壁中找到门路，也会很多HR坚持不下去离职，提高了人事岗的变动频率。

2号人事部有人事异动记录。公司人事异动记录和个人都很方便能看到，并且可以自动生成组织架构，并根据异动实时变化，很容易看到“人”的异动关系和公司人员结构。

新人事到岗，可以通过查询这些信息掌握员工岗位变化人员异动关系，从而了解更多很难直接传递的讯息。避免新人事碰壁和踩雷，很大程度提高工作和沟通效率，降低内耗。

公司人事异动：

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员工个人异动：

外贸公司HR如何用2号实现“人”与“事”的无缝衔接

公司个性化管理变得很方便

数据分析功能为个性化管理提供便利。

公司不大，其实用不到数据分析，甚至都不需要做年度汇报。

但是公司有很多老板独家特色的个性化管理，有些甚至并不完全符合政策的要求。

比如，有些福利只给入职五年以上的员工，新人入职不足多少时间，应付工资里要扣除公司部分社保金额等。

虽然人不多，但是来来去去的多，尤其人事也经常换，工作交接时会有很多表格，要互相找，和跟办事处核对。但是依然经常出问题，经常会漏发相关福利，或者工资发错。

老板性格很细致，这些事儿也会一一关注，因此经常恨铁不成钢地说“这么点人，这点事儿都办不明白”。人事处境很被动也很委屈，因为远程管理真的很难把这些事完全搞明白。

2号的数据分析功能有个很重要的链接，每个数据分析色块都可以点开，看到对应的人员。

比如要给五年以上的员工发福利，点击5-10年的红色色块，就可以看到需要发放对应福利的人。

外贸公司HR如何用2号实现“人”与“事”的无缝衔接

然后在人事日历中备注相关事项，到时会自动提醒，这项工作就变的十分省心。

3个月以下未转正的员工，点击“3个月内”蓝色色块，就可以看到对应人员，然后在薪酬版块设置专属的薪酬方案，匹配给相关人员，月底会自动核算。

财务和人事通过子账号协作

以前核算工资，是人事先把各办事处考勤收集汇总，反复核对后，给到财务，财务核算薪酬后直接发放。

因为考勤收集过程可能会出差错，财务和人事对接考勤也会有各种疑问，人事需要返馈给办事处核实等，会浪费很多工作量。

而且财务有很多出口退税等工作处理，做工资发工资难免会出错，也根本没时间给员工发工资条，每个月都会有员工怀疑自己薪酬有问题。为了搞清楚情况，人事要重新核对考勤，财务要重新核算工资。

2号的子账号功能在这里作用很明显。

首先邀请各办事处相关人员和财务加入子账号，并设置对应权限，防止薪酬泄露。

外贸公司HR如何用2号实现“人”与“事”的无缝衔接

月底各办事处把自己的考勤情况和补贴情况上传系统，自行与员工核对清楚。

系统自动测算薪酬，财务批量发放工资条。

外贸公司HR如何用2号实现“人”与“事”的无缝衔接

员工在微信查看工资明细，一目了然，避免了不必要的怀疑。如果真的有问题，自己在办事处核对考勤和津贴等信息，然后在反馈区反馈情况和问题，人事按照反馈处理。HR和财务的工作都轻松很多。

客户评价：

l 入职流程功能方便各办事处及时办理入职手续和总部监控人员情况，避免用工方面出现的薪酬漏发、社保断交等问题。异动记录、组织架构功能，帮助新任人事了解工作事项以外的“人”的关系，实现“人”与“事”的无缝衔接；

l 统计分析功能中，点击对应色块可以看到对应员工信息的设计，对于公司实现类似5年以上员工特殊福利和3个月内未转正员工应发薪酬扣除公司社保部分，等各种个性化管理，不仅仅节省了查询核对等工作时间，避免出错，它的意义还在于给员工一种方便即时、公司时刻关注到每位员工的感觉，真正实现这些管理的意义。

l 子账号实现了总部人事、财务与各办事处相互协作，总部统一监控的管理方式。薪酬功能简化了最繁琐最容易出错的薪酬核算工作，简化人事财务的工作，财务可以把更多精力放在进出口退税、合同等工作上。工资条功能让员工对自己的工资放心，可以专心去跑业务，避免负面情绪影响团队业绩。