逾期合同：迅速补救处置

     一、案例综述与解析

     （一）大半以上员工劳动合同过期，很多5年前签的3年期限，综合情况可得出：合同可能逾期数月、或1至2年、或2年多，没续签：公司法律意识有待加强，人力资源工作不重视、至少是不规范，综合管理水平有待提高；若员工与公司一直是相安无事的话，员工法律意识也不强。

     （二）部分员工合同不见了：档案管理不规范，方法待改进。

     （三）问：1.合同过期，怎样续签或补签才能不违法，又不让员工反感；2.丢失合同该如何妥善处理。

      二、依法处置及法规常识

      （一）合同过期，怎样续签或补签才能不违法？

      1.是续签还是补签?还是在执行原合同？

      劳动法及劳动合同法没有明文规定到期应该多天内续签。根据两个法的规定，续签期限适用《劳动合同法》：第十条　建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。

      已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。

      用人单位与劳动者在用工前订立劳动合同的，劳动关系自用工之日起建立。

      参照两法相关解释文件与实操运用来看，合同到期后应在一个月内签订，若没签订视为签订、执行原合同。现实中一般是在合同到期前15天通知，在到期后一个月内签订。

      当然，还要看先前签订的合同中对续签时限的约定，但不能超出法规有效范围。

      结合法规，若合同逾期一个月：就视为已续签了《劳动合同》，公司对涉及人员仍在继续用工和发放薪资，为此应没有风险。所以不用补签，现在的关键是要续签，也可以理解为现在重新协商签订。

     2.违法了吗？要支付2倍的工资吗？

     《劳动合同法》第八十二条　用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。

     用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。

     这里有人要提质疑，没有及时续签合同要不要支付2倍工资。因本案不在未签订《劳动合同》范畴，是签过未续签。根据高院对该情况的司法解释，属于仍然在执行原合同，可不用每月赔偿1月工资：即不支付2倍工资。

     （二）怎样做不让员反感与补救工作。

     综前述，员工有可能会反感的点有：1.合同到期没有及时续签、也无沟通与协商，存在感与尊重感有失；2.若知合同遗失，觉得公司管理不到位，人力资源部门、管档案人员的有失职嫌疑，因此可能会反感。明确了反感点，就知扑火点，就可迅速的做出正确的补救措施。这项工作中的沟通、交流、反馈与做思想工作，应该是人力资源人员的强项、也是职责所在，何况是为本部救火。

     1.非公众场合了解合同已经到期同事对这件事的看法，还要了解思想动态（去留问题）；根据前期准备工作，结合对当事人的了解情况，决定有无必要在统一召开会议听取意见、协商解决续签合同事宜。

     2.将信息收集汇总，做好思想工作，稳控员工情绪，稳定人才队伍。

     3.最后将信息反馈公司，开会或行文的方式，或通知合同过期需要续签合同的员工统一协商处理。

     4.若了解到的情况是：大家均对此事没有什么异议，对公司、对这件事没看法没想法，也不反感。结合公司实际：注意薪资一致性和合同的连续性。根据原合同条款和现在员工岗位，参照近期签订的员工合同、现同岗位员工合同条款，拟定合同进行签订即可。没损员工丝毫利益，只是续签一下合同而已，也不会反感。

     （三）注意事项：1.注意对“无固定期限”的理解应用与把控；2.注意适用法规的时间节点。

      依据劳动合同法条款之一：

      第十四条　无固定期限劳动合同，是指用人单位与劳动者约定无确定终止时间的劳动合同。

用人单位与劳动者协商一致，可以订立无固定期限劳动合同。有下列情形之一，劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同：

      (一)劳动者在该用人单位连续工作满十年的；

      (二)用人单位初次实行劳动合同制度或者国有企业改制重新订立劳动合同时，劳动者在该用人单位连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年的；

      (三)连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形，续订劳动合同的。

      用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。

      此处异议点，同前述不属未签订劳动合同范围，“满一年不与劳动者订立书面劳动合同”视为订立无固定期限劳动合同的法律效力要件不成立。另外，若没有本条款规定的其它情况，也不属于“已订立无固定期限劳动合同”。

      依据劳动合同法条款之二：

      第九十七条　本法施行前已依法订立且在本法施行之日存续的劳动合同，继续履行；本法第十四条第二款第三项规定连续订立固定期限劳动合同的次数，自本法施行后续订固定期限劳动合同时开始计算。

      此条在实操中要结合实情，把控确定是否属”无固定期限“范畴的同时；还要注意合同签订时期、期限的时间节点，以参照确定适用法规。

      三、劳动合同丢失该如何妥善处理？

      （一）关于合同保管期限法律规定。

      劳动合同法第五十条规定：用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。

      根据本条款得出合同保存期：一是合同到期后两年后；二是用人单位应当保存劳动者的《劳动合同》及关联资料到劳动者离职后两年。也就是要过了法律规定的追诉期。

      有人建议永久性保存重要文件或至少也要保存30年，这可以参照档案管理相关规定与要求进行处置。一看公司重视程度，二看公司人力与物力等条件。

      （二）补救措施得当，员工不反感。

       1.以公司加强财务、行政档案与人事档案为由，把规范和加强劳动合同管理、进一步规范合同签订为次要理由，要求员工提交以前的劳动合同；也可用要续签订劳动合同的，要上交或提交原劳动合同。当然越快越好，免得夜长梦多。然后复印、扫描保存。

      2.就算出现最坏情况时，坦诚阐明没续签合同公司是将时间、精力和工作重心放在生产经营、业务拓展、产品销售上了，为此在执行原合同；现在有时间和精力，对逾期员工合同将立即着续签；公司从此更加重视这方面的工作，将提高人资、档案管理人员业务水平等。从这个角度阐述员工也不会反感的。

        四、解析合同逾期、又遗失合同的风险点：依法于情于理处理与补救，员工不反感。

       （一）即将到期的，依法在一个月内续签订合同。

       （二）无论是合同逾期过了两年，还是没过两年期。逾期超一月不续签视执行原合同，其实还处在合同履行期。

      以上情况均没风险。只是一旦与员工发生纠纷，有人做手脚，可能在收集和提交证据，应付仲裁、讼诉时工作量大点、麻烦点，要提交其它书面材料和其它员工合同进行佐证。可见对公司影响不大、风险可控。

       五、当务之急要做的工作

      （一）搞清情况，为后续工作打基础。

      1.了解公司合同怎样保管的，弄清合同保存与流向，那些人保管过合同，谁经手过合同，合同有无编号登记；

      2.寻宝之旅：那些找不到了的合同。有档案室从档案室开始地毯式排查，开始寻宝之旅，搜索全公司、经手过合同的人与单位（含历任保管人员、查阅和借用过合同的人员与部门）、其它办公室，还有公司老板和高层那里也不要放过。

      3.对照员工名册，将所有收集到的全部合同分别统计，主要进行分类和针对性的处理与把控：没到期的，即将到期的，到期的（逾期一个月的、超过两年的、未超两年的），并进行档案编号登记与保存。

     （二）提出解决措施与方案，不在同一地点摔两次。

      1.将情况汇总呈报给部门，然后上报到公司；结合公司合同签订与管理现状，依法依规，对照公司管理制度，提出解决方案与措施。一是向公司建议或提出解决合同续签与合同管理不善的处置方法与措施，并提出加强这方面工作的方案；二是提出建立或完善制度建议，特别是劳动合同签订与档案管理制度；三是若有必要，可拟定处置与解决流程。

      2.经公司批准，依法依规、遵章按程，有序推进与处置。

      六、后续工作，建制强管理，方法及改进的措施

      （一）在健全管理制度的同时，建立员工合同名册，设置合同到期提示。

      （二）加强档案管理人员业务培训，提高档案管理水平，并辅助多媒体保管档案。

      （三）多手段签订与保存合同。如电子档：合同原件照片、扫描件；电子档多台电脑、多形式加密保存（移动硬盘、U盘、光盘，如能确保安全的前提下上传云、或其它网络形式保管，但要慎重）。有条件的企业在签订纸质合同的基础上，保持一致的前提下、还可以签订电子档合同。