有效沟通的PDCA

作者秉骏哥李志勇更新于：2023-03-17 17:22 20984

内容来自 2023-03-20 打卡话题观看本期直播

【干货分享】什么是有效沟通？

最近老板说要降低沟通成本，不要浪费太多的时间在沟通上。要做好有效沟通，提升工作效率。我一直都不能理解这个有效沟通到底是怎样的，各位大咖能说说怎样的沟通才算是有效沟通，要怎样做才能更好的降低沟通成本啊？

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摘要：要知道沟通是否有效，就看无效沟通有些什么现象。减少或避免这些现象，沟通自然就更有效了，比如：时间过长/闲聊过多/分歧过多/参与人员过多/没有结果/结果没实施等。

有效沟通的PDCA

降低成本，是所有工作都必须要做的，而且是没有最低，只有更低，而且不管怎么低，还得保障工作顺利高效的完成。针对有效沟通的成本降低和效率提升等方面，我是这样思考的：

1老板要求是明确的

题主老板说“要降低沟通成本，不要浪费太多时间在沟通上”，这话对接下来的工作要求是非常明确的，就看如何落实了。

就是要降低时间成本，开会/交流/电话/内部平台交流等，都是针对的目标；将缩减的时间用在落实/执行/操作具体的工作上。

老板讲了“时间上的减少”，还有没有其他潜在引伸意思，比如：老板有没有特指或暗指哪些方面哪些部门哪些人员的沟通是降低成本了？有没有不说工作而说闲话的沟通？有没有明明可以几个人在内网或网络平台上沟通几句就解决而非花一些时间到某个会议室聊天喝茶说沟通的？

老板讲了要求，多半会说一些现象，做为题主，根据这些现象，基本就可以“对号入座”的了，相关部门或责任人一定也是清楚的，老板讲话，都是有特定所指的，不会无病呻吟。

2搜集一些现象

正如前面所提到的一样，沟通中“浪费时间”的现象和行为，在公司中有哪些，可以通过以下一些渠道来搜集：

一是题主平时的观察，二是与同事交流，三是让大家头脑风暴（发挥言者无罪的原则）。不求全部搜罗，能够抓住主要的就好，也算与老板的要求同向。

3制订有效沟通管理办法

要想让某项工作得到较好的落地并产生效果，停留在口头上的要求是没有用的，甚至开会形成会议纪要也可能是一锤子买卖效果不会长久的，用制度的形式固化下来，今后不断完善修改，起到的效果更有保证。

制订管理办法，同样需要按照基本的框架来编写，就是“目的/范围/职责/流程或内容/违反处理/监督检查/实施等”，其中流程和内容是最为主要和关键的，要对各种可能的浪费行为和现象拿出具体可行的减少时间的措施，对不遵守的部门和个人要有明确的处理规定。

这个制度，要依法制订，内容上是合法，不要有违法的规定和字词，流程上要组织讨论，层层审批，组织全体员工学习并签名等。

4PDCA循环

以前习惯了的沟通做法，不管是开会，还是用电话，还是几个人碰一下面，还是到现场一起看看，还是共同找上级说说，如果现在遇到事情，很容易就走原来的“路子”去。不太容易想到有新制度新要求，更难一下子适应用“降低成本”的思维来针对“沟通”。

所以，对新制度负有监督检查职责的部门和个人，就要履行自己的职责，确定好自己的每天/周/月等的检查监督计划，按照计划对公司所有部门和人员的沟通情况进行检查和监督，开始时，可以留一些机会来引导，不宜一下子就对违反情况进行处理。

一天/周/月结束，检查到哪些沟通是需要再缩减时间或其沟通方式的，可以做天/周/月报表，将发现情况/当事人/处理意见等发往各部门以及公司领导，起到监督的作用。

只要这样坚持做下去，一边做，一边对管理办法和具体监督做法进行完善，相信这项工作会越来越好。

5防止过分做法

对一些问题的处理或纠正，如果不注意分寸，容易做法过头，这也是要避免的。

比如：因为担心沟通时间达不到检查的要求，就草草结束沟通，可能导致沟通事项不彻底/信息不对等，导致执行时出现理解上的失误；本来需要多次沟通或者时常沟通的，才能较好应对不断变化的情况，结果沟通少了，导致赶不上变化而误判；本来要采取大家现场会议的形式，为减少时间浪费，结果只是内网上沟通一会儿，导致有的事情或细节没说明白，导致有的人理解错误。等等。

要掌握好这个度，既不浪费时间或其他成本，也能够很好让沟通各方理解到位，这是需要不断摸索的工作，急不得，更不能拖，需要全体员工重视起来，从心理上主动去做，慢慢养成习惯，就非常好了。

6抓大放小

20/80原则在管理中是需要遵守的，就沟通成本降低来说，能够抓住主要的沟通方式就不错了。比如：公司级或涉及较多部门的会议，大家分歧比较多一时没结果的沟通，没有结果的会议，争议比较大的沟通，有聊天时间的沟通等等。

对于非常局部或少数人之间的沟通，就放一放吧，也管不过来，即使浪费一点时间，影响也是非常有限的。

7纳入绩效管理

将有效沟通这项工作或任务，纳入全员的绩效管理中去，不管权重有几分，只要是考核，大家就会重视起来。

直接考核是非常难的，就反向思维吧，比如：出现无效沟通或现象的的次数，哪些为无效沟通，管理办法就有明确规定，规定不明确的，可以临时召集相关管理人员讨论决定，依决定处理，然后完善办法。

要知道沟通是否有效，就看无效沟通有些什么现象。减少或避免这些现象，沟通自然就更有效了，比如：时间过长/闲聊过多/分歧过多/参与人员过多/没有结果/结果没实施等。

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