【干货分享】什么是有效沟通？

           经常听到一些职场上的朋友在说，所在的公司司级、部门经常天天开会沟通，甚至晚上有时开到深夜，可还是经常一大堆问题，而且是前次，甚至是上前一次留下来，周而复始在谈这些问题，就是少见成效，或未落到实处。本来开会沟通就是要讨论问题，解决问题，结果议而不决，或决而不行，这种沟通就与政府的文山会海同出一辙，都是形式主义，都是浪费时间，与沟通成本，自然这种沟通是有害的，也是要反对与摒弃的。

         也之鲜明对比的周例会，蛮叫人拍手称赞。周例会，是对上周工作的回顾，与下周工作的划。参加周会是中层以上干部，多为部门负责人。周一开会时，第一个程序，就是对照上周例会的会议纪要来逐条过，尤其是标红部分是上周未完成的工作目标、任务，而列为本周工作的重点之一，要由相应部门主抓或协助配合。当然过会时，对这部分自然成了，上级关注的重点，变绿完成了，还好说，若仍未完，那自然要拿话来说，问题与原因在什么，归哪个的责任？有板有眼，确系未达成绩效目标，那少不了考核相应部门负责人，以及时分解、督促工作任务，促进整体工作的成本。而且参会汇报时，各部门负责人也是先谈结果，再作不超过3分钟举重点、要点的解释。这样几周下来，周会由2、3个小时综短到了45分钟左右，重复未解决的问题从根本上杜绝。老板对此甚为满意，“这样开会沟通，才对嘛！”

         沟通是什么？最基本的是表情达意，把想的说出来，对上反映，平行交流，对下宣贯。而这一切都要围绕中心，即要先掌握沟通的目的或目标。听有些人说了半天，还人云也云，不知道其说的啥，就是没理好要说白的是啥，重点是啥？于是乎，沟通首要在于有的放矢，方能掷地有声。

        降低沟通成本，要多从有效上去下功夫。能不开会交流，就坚决不要开，能开短会，也也要开长会，能邮件、电子沟通就少费纸、费舌。沟通了，光说不练，也没用，还要去行动，甚至有关 部门要督促、检查，方才能落地、执行，才能达成目标，转化为成果，方才有始有终，开花结果，富有成效。

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所谓有效的沟通，是通过听、说、读、写等载体，通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式将思维准确、恰当地表达出来，以促使对方更好的接受。有效沟通主要指组织内人员的沟通，尤其是管理者与被管理者之间的沟通。

首先，沟通中的"身份确认"，针对不同的沟通对象，如上司，同事，下属，朋友，亲人等，即使是相同的沟通内容，也要采取不同的沟通方式。从沟通组成看，一般包括三个方面:沟通的内容即文字7%+沟通的语调和语速即声音38%+沟通中的行为姿态即肢体语言55%。同样的文字，在不同的声音和行为下，表现出的效果是截然不同。所以有效的沟通应该是更好的融合好这三者。

从从心理学角度，沟通中包括意识和潜意识层面，而且意识只占1%，潜意识占99%。有效的沟通必然是在潜意识层面的，有感情的，真诚的沟通。沟通技巧方面，我们可以通过重复对方沟通中的关键词，甚至能把对方的关键词语经过自己语言的修饰后，回馈给对方。因此沟通中的聆听很重要，需要您把对方沟通的内容、意思把握全面，这才能使自己在回馈给对方的内容上，与对方的真实想法一致。例如，有很多人属于视觉型的人，在沟通中有时会不等对方把话说完，就急于表达自己的想法，结果有可能无法达到深层次的共情。

通常来说，我们在沟通过程中的二种需求：信息需求即把事说清楚和情感需求即情感得到满足。大多数人都忽视了对方的情感需求。先关心对方，满足对方的情感需求再进行确认，看看对方是否需要帮助。比如我们生活中经常遇到妻子回家抱怨工作遇到的不顺心的事情，丈夫没注意到妻子的情感需求，而是公事公办地指出妻子在工作中需要改进和注意的地方，结果两人不欢而散，互相生闷气。妻子认为丈夫没有关心自己的感受，丈夫则认为自己明明给她提了建议，可妻子为啥不领情反而更生气了。其实这里妻子只是想找个人倾诉下工作不满和发泄下郁闷情绪希望得到丈夫的理解，而不是真的需要丈夫的指点迷津支招给建议，这时候默默陪伴和倾听就是最好的安慰和支持。

总有人以会沟通就是能说会道、舌灿莲花。我们总在想自己要怎么说，却忘了认真倾听。有效沟通需要从倾听开始。现在我们先来问自己以下两个问题:

1、你在倾听别人说话时，是怎么抓信息重点的？

2、你能分清别人说话中传达的情绪、事实和期待吗？

事实上，别人在表达时，无论有意还是无意中会隐藏一些信息。而我们就需要全神贯注地倾听，听出对方的弦外之音尤其是听懂对方接下来的期待。今天推荐大家一个重要的办法叫结构化倾听。结构化倾听是指你在接收到对方传达的信息以后，要习惯性地在头脑里画三个框分别放：沟通对象的情绪、事实和期待。

第一个框：情绪即我们内心感受的外在表现比如高兴、悲伤、愤怒等等都是情绪。我们在倾听时候需要把对方的隐藏情绪识别出来，分清事实和情绪。我们可以通过情绪路标词比如总是、老师、每次、经常、永远等，一旦出现这些词语，我们就可以立即告诉自己，对方是在宣泄情绪。比如领导总是让我加班，这句话是事实还是情绪，是不是很容易判断了。当对方在发泄情绪，我们这时候要做的不是和他辩论事实真相，而是安抚他的情绪，双方裁员沟通的基础。

第二个框：事实。从对方给你的一堆信息里判断哪些是通常来说不是件容易的事情，需要我们调用自己的经验和对事件本身的了解。比如我们用事件地点人物事件四要素如果能还原实际场景，那么对方所说的大概率是事实。相反，如果对这些要素语焉不详，而仅仅是从我觉得、我认为的主观论断出发，那么我们听到的很可能就不是事实。

第三个框：期待就是找出对方内心真正想要得到的东西。在了解了情绪和事实，我们需要结合二者来判断对方的期待。发现对方真实的期待后，我们就可以做出正确的反应。

通常来说，一般三种原因导致沟通出现问题：关系不好、技巧不足、心态不对。尤其是心态决定沟通的质量。因此，我们需要保持良好沟通心态，记住八字真经：

主动-——主动扩大你的公开区，并期待对方作出相同的回应

积极——对于他人的问题，积极回应，如“好的”、“没问题”、“一定”，正面表达你的需求，而不是进行批评

真诚——建议可以多一些私下的交流、讲一讲自己的亲身经历，少讲大道理。
关心——多向你的情感帐户加强储蓄

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对标的翻译解码，就是有效沟通的前提

——以双方认知一致为前提的解码

为什么很多人都认为自己是在一字一句的沟通了，为什么他还是不明白？

自己在沟通的时候，都又比又画了，为什么他还是不明白？

他们认为自己都已经是在做有效的沟通了，但为什么就是没有让别人理解清楚呢？

这其实就是面对不同的沟通同象，没有能真正的做到有效沟通。

一、什么是在做有效的沟通？

在分享中，我常说：

要做某件事，一定要先从认识问题，再来以始为终的来决定行动。

不然一切的行动都会是白费功夫。

而沟通其实是一样的。

我们必须要明白，为什么要去与别人沟通？沟通的目的是什么？而我们为向其沟通清晰要阐述的内容，就会想方设法的去让对方明白自己要表达的意思。

这样的采取一定的方式让对方能明白我们所要阐述的内容的行为，就是我们所采取的有效沟通。

比如：

我们四川人之间做沟通，如果组织在沟通上没有语言的要求，那就尽量不要用普通话了，更别说用英语等外语了。谁都知道自己的家乡话，自己会更易懂些。

在做报告的时候，为什么我们常说文不如表，表不如图？就是因为文字介绍，字眼太多会花眼，会误视。而表格会规划得更清晰，更有秩序。但如果图来表达报告的内容，则会让人更加的直观，更有印象。

所以，现在很多人说做事的，不如做PPT的就是这个道理。

如果你会做事，但你不会表达，没让人看到成绩，也说不出成绩，自然就等于没有成绩。那又怎么能让领导重视你，重用你呢？

所以，要做有效的沟通，其实质：就是针对对象接收信息的特征，就要沟通的内容做对应解码的翻译沟通。

曾经我在《再学高效部门的沟通与协调》一文中，就沟通之解码进行了阐述。其过程见下图：

其包含两个内容：沟通与反馈：

发送者。要将目标进行理解，编码。然后针对自己的编码，以沟通对象的角度去进行尝试解码并理解，如果认同，就以此传达给沟通对象。

接收者。在收到信息后，一定要反馈给发出信息者，你收到并理解了信息。你理解的是否是正确的，要表达出来反馈给信息发送者。而这个反馈的过程，同样需要信息接收者，针对信息发送者的沟通特征，去编码并尝理解认同后，再反馈发送到信息发送者那里。

双方就沟通的内容进行了论证。这样的沟通才算是真正的做到了有效的沟通。

所以，我们在做沟通的时候，往往都需要复述反馈一下自己接收到任务内容。以确定要做的事情及目标。

不然，你一句明白，收到。就代表你真正的明白了？有可能是不懂装懂呢？

说起来话多，在生活与工作中，大多时候，还是简单复述一下任务内容就可以了。比如回复：

领导，你的意思是我做成怎样怎样就可以了，对吧？

类似这样的沟通，其实我们一直在接受，甚至也一直在这样做。但却常常被忽略。只是下意识，却没有意识的去这样对应解码翻译去沟通。

比如：

幼儿园我们学得的知识多是画中来，玩中来，动画片中来的。

小学初中则是画与字并来，到了高中大学，则更多的是字与行中得来。比如试验，实践。

有的教学，培训，实在不好理解，那就做一遍示范。这就是言传身教。

二、如何才能做好有效的沟通？

要做沟通，那么我们需要在准备沟通的时候，就需要搞清楚三件事：

一是沟通的内容针对于沟通的目标对象来说，要表达的真实意思是什么。

这是沟通的前提。

现在很多人做领导，却总是要让下属去猜测你这个领导要想让下属要做的事情或者某些内容。

这样的模糊表达，对于一些不能拿在桌面上的事情来说，是可以的。但如果是对于正式的工作还是这样的去模糊，那就是自找麻烦。

毕竟，下属不是贴身秘书，对于你的意图，还做不到从你的表情、声音、姿态、举止等微小的不同上去领悟你要他懂得，或者你要他做的事情。如果每个人都懂微表情了，那还要警察做什么？

因此，要准备沟通之前，一定要清晰你要让对方知道的本质内容是什么。你才能有效的做沟通准备，才好进行中翻中的翻译，解码。

二是针对内容与目标对象的翻译解码，不能固定在一种模式。

正如前面说的教育培训的言传身教，会议内容的文字与PPT汇报，都能清晰的告诉我们做沟通，一定不要拘泥模式，而是要居于对方的理解特征。

这在我们的职场生涯中，其实大多数也就几种场合，需要我们特别关注沟通的效果：

1、任务的交接。

正如上面说的，一定要注意任务与结果标准的沟通到位。必须要形成传达与反馈这样的过程。才能保证，你们两人说的内容是一致的。

2、会议的组织。

会议的沟通是一种特殊的场合。对于组织者，需要提前将主题及对应的资料给到参会人员。让其对应的做准备。

而做为参会者，则需要对应内容做好沟通汇报的准备。

3、平时的交流。

在职场的平时交流中，我们倒不是一定要注意双方的解码翻译，毕竟只是交流。说不上必须。但如果我们能有效的以对方更易接受的沟通方式去交流，则会自然的拉近双方的关系。更易形成双方的默契，并让对方感受到来自于你的尊重。

三、沟通的有效与否，有时也与成本相关。

沟通是行为，但做有效沟通。就是一种管理。是管理，自然就会有成本。

因此，成本的高低同样是影响沟通效果的一个内容。

比如：

同样是布置工作，我们是通过发文件，直接跑去面对面交代，还是让人代话传达，或者直接电话，邮件，还是微信、QQ及其他即时通讯？

这里面涉及时间、物资、设备、效果、费用等多项成本。

但毫无疑问，我们也同样能看出，不同的沟通方式，会有着不同沟通效果。

有的沟通方式，能将事情表达清晰，但可能会有时间上的拉成。而有的沟通方式，可能即时，但却存在表达与领悟的意思差。

但无论是什么方式，哪种工具，要想要沟通的有效，其前提一定是要达成双方信息的有效交换。简单的说，就是要站在对方的角度去把握特征，在换位思考上去思考沟通的有效方式。

这样才能让双方知道沟通的内容，在对方的意识中是否达成一致性。

小结：

沟通最重要的是，你想说的话说清楚了没有，你的意思别人理解了没有。同样，你是否理解了别人说话的重点。

不在于话的多少，不在于沟通的方式与方法。只在于双方信息的一致性。

而有效的沟通，还要关注沟通的成本与有效性。

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有效沟通的PDCA

降低成本，是所有工作都必须要做的，而且是没有最低，只有更低，而且不管怎么低，还得保障工作顺利高效的完成。针对有效沟通的成本降低和效率提升等方面，我是这样思考的：

1老板要求是明确的

题主老板说“要降低沟通成本，不要浪费太多时间在沟通上”，这话对接下来的工作要求是非常明确的，就看如何落实了。

就是要降低时间成本，开会/交流/电话/内部平台交流等，都是针对的目标；将缩减的时间用在落实/执行/操作具体的工作上。

老板讲了“时间上的减少”，还有没有其他潜在引伸意思，比如：老板有没有特指或暗指哪些方面哪些部门哪些人员的沟通是降低成本了？有没有不说工作而说闲话的沟通？有没有明明可以几个人在内网或网络平台上沟通几句就解决而非花一些时间到某个会议室聊天喝茶说沟通的？

老板讲了要求，多半会说一些现象，做为题主，根据这些现象，基本就可以“对号入座”的了，相关部门或责任人一定也是清楚的，老板讲话，都是有特定所指的，不会无病呻吟。

2搜集一些现象

正如前面所提到的一样，沟通中“浪费时间”的现象和行为，在公司中有哪些，可以通过以下一些渠道来搜集：

一是题主平时的观察，二是与同事交流，三是让大家头脑风暴（发挥言者无罪的原则）。不求全部搜罗，能够抓住主要的就好，也算与老板的要求同向。

3制订有效沟通管理办法

要想让某项工作得到较好的落地并产生效果，停留在口头上的要求是没有用的，甚至开会形成会议纪要也可能是一锤子买卖效果不会长久的，用制度的形式固化下来，今后不断完善修改，起到的效果更有保证。

制订管理办法，同样需要按照基本的框架来编写，就是“目的/范围/职责/流程或内容/违反处理/监督检查/实施等”，其中流程和内容是最为主要和关键的，要对各种可能的浪费行为和现象拿出具体可行的减少时间的措施，对不遵守的部门和个人要有明确的处理规定。

这个制度，要依法制订，内容上是合法，不要有违法的规定和字词，流程上要组织讨论，层层审批，组织全体员工学习并签名等。

4PDCA循环

以前习惯了的沟通做法，不管是开会，还是用电话，还是几个人碰一下面，还是到现场一起看看，还是共同找上级说说，如果现在遇到事情，很容易就走原来的“路子”去。不太容易想到有新制度新要求，更难一下子适应用“降低成本”的思维来针对“沟通”。

所以，对新制度负有监督检查职责的部门和个人，就要履行自己的职责，确定好自己的每天/周/月等的检查监督计划，按照计划对公司所有部门和人员的沟通情况进行检查和监督，开始时，可以留一些机会来引导，不宜一下子就对违反情况进行处理。

一天/周/月结束，检查到哪些沟通是需要再缩减时间或其沟通方式的，可以做天/周/月报表，将发现情况/当事人/处理意见等发往各部门以及公司领导，起到监督的作用。

只要这样坚持做下去，一边做，一边对管理办法和具体监督做法进行完善，相信这项工作会越来越好。

5防止过分做法

对一些问题的处理或纠正，如果不注意分寸，容易做法过头，这也是要避免的。

比如：因为担心沟通时间达不到检查的要求，就草草结束沟通，可能导致沟通事项不彻底/信息不对等，导致执行时出现理解上的失误；本来需要多次沟通或者时常沟通的，才能较好应对不断变化的情况，结果沟通少了，导致赶不上变化而误判；本来要采取大家现场会议的形式，为减少时间浪费，结果只是内网上沟通一会儿，导致有的事情或细节没说明白，导致有的人理解错误。等等。

要掌握好这个度，既不浪费时间或其他成本，也能够很好让沟通各方理解到位，这是需要不断摸索的工作，急不得，更不能拖，需要全体员工重视起来，从心理上主动去做，慢慢养成习惯，就非常好了。

6抓大放小

20/80原则在管理中是需要遵守的，就沟通成本降低来说，能够抓住主要的沟通方式就不错了。比如：公司级或涉及较多部门的会议，大家分歧比较多一时没结果的沟通，没有结果的会议，争议比较大的沟通，有聊天时间的沟通等等。

对于非常局部或少数人之间的沟通，就放一放吧，也管不过来，即使浪费一点时间，影响也是非常有限的。

7纳入绩效管理

将有效沟通这项工作或任务，纳入全员的绩效管理中去，不管权重有几分，只要是考核，大家就会重视起来。

直接考核是非常难的，就反向思维吧，比如：出现无效沟通或现象的的次数，哪些为无效沟通，管理办法就有明确规定，规定不明确的，可以临时召集相关管理人员讨论决定，依决定处理，然后完善办法。

要知道沟通是否有效，就看无效沟通有些什么现象。减少或避免这些现象，沟通自然就更有效了，比如：时间过长/闲聊过多/分歧过多/参与人员过多/没有结果/结果没实施等。

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和饭店服务员的沟通大部分都是无效沟通。估计大家都经历过这样的场景：无论你如何催促，她总是不紧不慢地来一句：马上就好。这时候话术再完美，沟通技巧再好，菜就是上不来都等于零。这样的沟通，倒不如一些饭店用沙漏定时，未按时上菜费用全免有效。

有效沟通不是说好听的话，而是把自己和对方的利益点协调到同一个方向，并在此基础上建立共识，从而让事情按你期待的方向发展。因此，只要找到了双方利益的结合部，沟通就成功了一大半。

菜迟迟上不来，很多人会提前结账，意思就是再不上来我们就不要了。点好的菜不要，可是会影响服务员的绩效啊，因此这个杀手锏一出，菜立刻就上桌了。

有效沟通的前提，就是把自己和对方的利益点协调到同一方向上来。很多员工都反映财务非常难沟通，一个简单的报销，不是这里不合规，就是太忙没时间。和财务沟通，简直是对牛弹琴。为什么？因为不但找不到利益点，还很容易站在对立面。很显然，财务的服务思维有所欠缺，限制了员工的自由度，最终导致了无效沟通。

这就是我们沟通中最容易犯的错误，限制对方的自由度，就会不知不觉就把对方置于对立面的位置。既然报销无法有效沟通，以后与钱有关的事一律不碰。

有的司机比较刚，既然油费无法报销，大不了不出车，看最后领导找谁说理。为了不鱼死网破，财务不得不及时报销。这也是一种有效沟通。

医患纠纷非常难处理，因为天然就站在对立面，所以沟通过程中几乎一直在争吵。很多 家属在沟通前都会要求，让你们的负责人出来聊。为什么，因为知道你拿不了主意，说再多都是无效沟通。可见，只要双方在心理上是对抗的，那这个成功沟通的概率就非常小。

伶牙俐齿并不是成为沟通高手的必要前提，而是要从语言深入到人性，是要能逻辑清晰地站在对方立场考虑问题，然后再结合自己的立场寻找两者的利益结合部。

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沟通，恐怕是我们在日常工作和生活中做得最多的一件事情了，所以才有一句俗话是这么说的：“人生无处不沟通”，可见沟通对我们的重要。

今天这个话题案例讲的也是沟通这个话题，不过，话题案例中所说的沟通只是局限在“工作沟通”的层面来说的，工作沟通讲究的是高效、讲究的是有效。为了要实现这个目的，这里面还是有一些“套路”是可以依赖的。

一个，就是沟通前的准备要充分。要想提高沟通时的效率，事前充足的准备是必不可少的。首先你要设定好这次沟通的目标是什么，你希望这次的沟通达成一个什么样的效果。然后还要计划好沟通的顺序是什么，你准备要先说什么、后说什么。同时，你还要对这次沟通双方的优劣势进行分析，预测这次沟通过程中可能遇到的争议或异议有哪些。

二个，你在沟通的过程中，你要通过提问的方式，挖掘出别人的需求是什么。我们大家都知道，沟通中最常用到的方式就是“问、听、说”，而这其中，“问”和“听”的重要性要远高于“说”，这一点我们一定要清醒的认识到。比如说“问”，就有封闭式、开放式的区别，有引导式、直接式、顾问式等不同的区别，我们需要知道每种方式的优点和缺点是什么，这样才能针对性的灵活应用。再比如“听”，这是比“说”要重要得多的技能，非常有必要好好修炼一番，包括如何提示引导问题、如何积极回应、如何有效倾听、如何归纳总结，等等。

三个，在沟通过程中，你要能将自己的意图清楚、明确地表达出来，并且能让对方听明白你的意思。在训练员工表达能力的时候，我们一般常采用的原则是FAB原则，即F：Feature属性、A：Advantage作用、B：Benefit利益，具体的用法我就不在这里和大家分享了，因为这是一个非常通用且简单易学的方法，网上有很多关于这个方法的介绍，大家很容易就可以查到，所以我就不浪费大家的时间了。

四个，我们在沟通过程中，一般可能会产生一些不同的观点，对于这些异议，也许你费了半天的唾沫星子，对方还是不能同意你的观点，这时我们就要学会有效地处理异议和观点冲突的技能。成年人有个特点，就是非常容易被自己说服，但是非常难以被别人说服，这时候，我们就可以采用“以退为进、以柔克刚、借力打力”等等这一类的方法，用对方的观点来说服对方，先赞同对方、肯定对方的观点，要表示出对其观点的充分理解，再在充分了解对方观点的基础上，引导、转移到己方的观点上。简单说，就是一定要表现出同理心，营造一个让对方畅所欲言的环境，先赞同、肯定对方，再表达出自己的意见，这样，对方才容易接受。就像我一直都强调的，我们中国人沟通，“怎么说”比“说什么”要重要得多。

五个，通过以上的步骤，基本我们就可以达成一致意见了，这时候我们除了要确认达成的共识之外，还要向对方表示感谢、赞美或者祝贺，这样对方才能更乐意支持你，并在后续的实施环节中，配合你将事情共同实施好。

至于在整个过程中的一些技巧，这个大家需要根据自己的特长、短板进行训练，每个人都是不同的，比如学习如何以情动人的引导节奏、如何条理分明的表达观点、如何不着痕迹地赞美和肯定对方、如何调动对方的情绪等等，大家根据自己的需要，自行学习、训练即可。

另外一点，我们中国人有中国的民族文化，我们在沟通时除了以上的内容之外，如果能结合和理解咱们的民族文化特色，也会减少我们很多的困惑，提高我们沟通的效率。比如，某公司的一副总向我抱怨，他和总经理在一起的时候，总经理总是让他拿主意、想办法，但是有些事情他又不能拍板，怎么办？

他的意思是说，总经理和副总在一起的时候，总经理老是不发表意见，老是叫副总去宣布、去说。副总就很奇怪，你在场，你为什么不说，老要我说呢？

其实，这个原因很简单，总经理是看你要怎么说。你说的有效，我是领导，我就有面子，最起码，说明我会用人，我用对了人；如果你说错了，总经理他就可以站起来说，哎呀，你以后准备好再说。这就够了，对不对？关键副总说错了的话，他总经理可以改，这不叫朝令夕改；可如果他自己说错了，再改，那就叫朝令夕改。所以，这个问题就会很严重。

所以，很多老总，总喜欢自己说话，这是最危险的，要是你说完，大家一大堆反对的，你要不要改？你不改，你就是刚愎自用，你一改，你就是朝令夕改，反正你都倒霉。如果是副总讲，他讲完，一堆人有意见，你来改，那没事，完全没有事。

而像这些民族文化属性的特色，是书本里不会讲的，但又是非常重要的，因此，我们要想干好工作，不仅要学习科学的知识、理论，还要修炼好人情和民族文化，而要想生活得好，则更是如此。

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今天的话题，让我想到了一个模型“沟通漏斗”。

沟通漏斗，是指工作中团队沟通效率下降的一种现象。指如果一个人心里想的是100%的东西，沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在于“漏”。

对沟通者来说，是指如果一个人心里想的是100%的东西，当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里100%的东西时，这些东西已经漏掉20%了，你说出来的只剩下80%了。

而当这80%的东西进入别人的耳朵时，由于文化水平、知识背景等关系，只存活了60%。

实际上，真正被别人理解了、消化了的东西大概只有40%。

等到这些人遵照领悟的40%具体行动时，已经变成20%了

工作中80%的问题都是沟通造成的。绝大部分工作问题，不来自于技能本身，而来自于沟通。但沟通最大的问题在于，人们想当然的认为已经沟通过了。很多时候，我们都处在“不懂装懂、似懂非懂”的状态，我想大家应该都深有体会。

那么，在职场中，常见的沟通主要分几种：

1.向下沟通

2.向上沟通

3.平行沟通

4.跨部门沟通

每种沟通场景中，首先要做到的就是清晰表达自己的想法，适当放慢语速，有逻辑、有条理。

那么，如何让自己的表达“说的清楚”，这需要将自己的所思所想通过清晰、简洁的语言表述出来，我们可以通过金字塔思维来改善我们的表达效果。

金字塔原理的基本结构是：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。

此外，在向下沟通中，需要注意询问“我刚才表达的是否清晰，现在有没有不明白的地方？”（PS：千万别问“你听懂了吗？”这样会吓的其他人都不敢接话）

如果对方说都明白了，那么请他复述一下，看看是否有遗漏项，然后再明确具体落实方案与时间节点要求，确保事项真正落实下去。

在向上沟通中，需要注意记笔记，要勇于复述、求证，千万不要不懂装懂。如果没听清楚就去执行，那么做事的结果只会南辕北辙，浪费时间、精力，还会招来领导的责备、不信任，觉得你能力不行。

相比于这样的后果，哪怕顶着领导的不耐烦，多问几个问题，其实并没什么大影响，只要安排的事能做好，反而领导会欣赏你的这种澄清事情、问题、要求的方式。更何况，在管理比较正规的企业，或者有经验的职场人，这种方式很常见。

在平行沟通中，需要注意倾听，减少打断，沟通时尽量不要看手机电脑，保持专注。同样，在沟通过程中要注意澄清沟通的核心内容，可以通过复述的方式，来确认是否拉齐彼此的信息。

在跨部门沟通中，需要注意：

1）沟通时先沟通WHY（把为什么做这件事讲清楚），再沟通WHAT＆HOW。（记得要占对方的角度，涉及对方的利益来谈合作。）

2）不能只靠单一方式沟通，要书面+口头+非正式+正式几种组合一起。

3）创造机会，让合作部门提问、提顾虑、提想法，并一一回应和解答，确保大家理解在同一水平线上。

4）制度跟踪/检查/例会机制，对于未完成事宜，及时给到平行部门反馈。

最后，还有很重要的一点，就是在沟通中我们需要注意自己情绪的把控。如果对方内心是抵触信息发送方的，那么他可能会自动屏蔽信息，或者对方今天的情绪很不稳定，正常的问题讨论演变为人身攻击，则完全偏离的沟通的初衷。

所以，在向下沟通中注意避免不耐烦的情绪，在向上沟通中注意避免畏惧、害怕的情绪，在平行沟通、跨部门沟通中注意避免偏见、愤怒等情绪。

每天坚持八件事：微笑，气质会越来越好；适应，处境会越来越顺；理解，知己会越来越多；包容，生活会越来越美；欣赏，人际会越来越广；谦让，肚量会越来越宽；善良，世界会越来越净；感恩，运气会越来越好！共勉！

好了，本次话题就到这里，我是专注分享干货与实战技巧的帅气大叔郑军军，我们下次再见！

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       对于大家而言，工作中都会有困惑，为什么无法有效解决问题，虽然经过大会小会无数，浪费了时间成本，也浪费的人力成本，最终问题还是没有解决。相信很多人都遇见过这类问题，时间久了也就习惯了，反正与我无关，也就没有了最终的初心。

        案例中的老板要求降低沟通成本，减少沟通时间，提高沟通效率，那么我们该怎么做了，结合我们日常中的现象，给出我个人的看法和意见：

        1、能不开会的沟通，尽量减少会议。很多公司任何事情都会上会，导致给大家的假象就是大家都很忙，都在不停的开会，最终结果就是没有解决问题。其实对于这种情况，就是责任界定不清晰，缺少主导部门和监督部门，导致相互推诿，产生部门墙。形成的会议记录最终无人跟进，导致不了了之。对于这种上会的事情，有了结果，就需要相应的监督部门或者主导部门进行跟进，过程中不断督促，否则就永远只会是一纸空文，到头来无人管理。

        2、能当场当天解决的事情，不要再去另找时间。对于及时发现的问题，现场第一时间能够解决的问题，由相关责任部门的管理者现场决定，而不要等到第二天，或者通过会议解决，现场直接沟通，梳理流程立即执行，事后形成文字文件存档，否则就会夜长梦多，让你措手不及。

        3、能面对面沟通或者电话沟通的就不要通过邮件沟通。很多时候，大家都习惯用邮件或者聊天软件来解决问题，对于大家而言，都是希望本能的保护自己，但是单价没有发现，邮件或者聊天软件在表达过程中都会存在滞后，或者对表达的理解不清楚，一来二去几天时间就浪费了，也许本来只需要10分钟的时间，白白浪费了几天时间。所以能面对面沟通或者电话沟通的不要在通过文字来解决。

        4、以公司利益出发，而非团体或者个人利益。产生部门墙的重要原因，更多的都是在团队利益受到冲击，导致部门管理者总会首先考虑团队利益，其实对于团队来讲，没有公司利益的前提下哪来的团队利益。公司可以多组织一些管理方面的培训，提升管理者的格局，要从公司利益出发，尤其是现阶段企业面临经济寒冬的时候，如何活下去，时间成本显得尤为重要，浪费时间无疑是在浪费企业的生层成本。

        5、沟通确实需要会议，做到以下几点：一是提前确定会议主题，会议时间及时长，解决的问题，参会人员，缺席处罚。二是需要有会议的主导方，及会议主持人，对于跑题时可以由会议主持人及主导方进行控制。三是需要有具有公信力的部门进行监督执行，如未按时间节点完成，要按照会议决议处罚，让整个会议变动具有公信力。

      对于管理者而言，管理活动最难管的不是物，而是人；管人最难的地方不在于大伙的身体在一起，而在于大家的心是否在一起。因此管理是沟通在沟通的过程，管理需要主动，而非被动。

      以上是我个人的建议及想法，欢迎各位持续关注，沟通交流！

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一、书面方式如何做到有效沟通：

         沟通的形式有很多种：口头或书面沟通、详细或简略沟通、正式或非正式沟通。本文就以职场上的书面、口头两种沟通形式为背景，来分别阐述书面、口头两种沟通形式之下如何进行有效沟通。

         书面的沟通方式一般分为：书面报告、通知、电子邮件、信件等形式。

         1、在撰写书面报告、通知时如何进行有效沟通呢？

         书面报告、通知在撰写时需要注意，这种沟通方式是单方面的沟通方式，在撰写时为了让受众（书面报告的沟通对象一般是领导、通知的沟通对象一般是全体员工）提升效率，一般要注意以下几点：

         1）明确撰写目的：报告或通知撰写的目的一定要事先明确好。

         比如撰写《2023年招聘预算报告》：撰写目的就是为了向公司申请一年的招聘预算——用途、额度都要说明（拟使用的招聘渠道及相应预算），报告的核心内容也要围绕目的而展开。

        2）明确时限：在撰写报告或通知的时候，一些必要的时限一定要明确。

         比如撰写《2023年招聘预算报告》：相关招聘渠道的到期日或新增渠道的时间要在报告中写明，以助领导决策。

         如果相关报告迟迟未能获得领导批复，那就要及时跟进，跟领导确认报告中是否还有需要补充说明或修改之处，石沉大海是绝对不行的，这也是提高报告审批效率的一个重点。

         对于已经发布的通知，可能会有员工来问询相关事宜，作为起草通知的部门，人力资源部耐心予以口头解释或说明即可。

        2、在以电子邮件为沟通方式时，如何进行有效沟通呢？

       1）增加辅助手段，提升沟通效率。

        在以电子邮件为沟通方式时，为了提升沟通效率，我一般都是“邮件+口头通知/微信通知”的形式来提升沟通效率：我在发出邮件之后，一般在微信上通知或者打电话通知对方及时查收邮件。

        比如，我给美女法务总监A发一封附件为某协议的邮件，在微信上，我及时发了个微信：“亲，我刚发了一份邮件给你，请注意查收。”

         对方：“好的，我现在有点忙，一会去看。”

         我：“没问题。”

         2）邮件正文尽可能把要点讲清楚并约定清楚回复时限。

         在邮件撰写时，我一般力求邮件正文把邮件要点言简意赅的讲清楚，并且约定清楚回复时间。

          比如，我给美女法务总监A发的那封邮件正文是这样的：

          “A律：

           您好，附件是XXX协议，请查收为盼。附件为审阅模式，系我改过一版的版本，您如果有修改意见，建议以审阅模式发我，下班前回复即可。如有任何问题，请及时沟通，多谢多谢！”

         文件正文中我把情况说清楚了， 并且给对方要求了回复协议要以审阅模式发我——而不是“clean版本”——为的就是我知道她修改的地方在哪里，以便为或有的沟通做好准备。

         在邮件正文最后，我给到了回复时限，这也是让对方知道我对她工作成果回复的时限要求。

          3）邮件沟通目的是留痕，沟通方式不限。

         关于那句“如有任何问题，请及时沟通”——这一句是说明遇到任何问题的时候，可以及时沟通——沟通方式不限。

         比如A律给我回复了邮件，里面有她的修改意见，我给乙方反馈之后，乙方发来了对方的修改意见而且做出了让步，我发给A律邮件进行再次审核，A律发了个微信给我再次阐述了自己的修改意见。

        我看到了微信，立即给A律打电话过去，我：“A律，您是不是在手机端看我发您的邮件？”

         A律：“对啊，这不是已经下班了吗，我在回家路上。”

        我：“哎呀，手机端看附件是看不到审阅痕迹的。乙方同意了您提出来的意见，您在电脑端可以看到对方的审阅版本的修改意见，您回家之后受累看一下，回复个邮件，多谢多谢~”

         A律：“好的，我回家看一下就回复。”

        不久，我收到了A律发来的“无异议”的回复邮件，以及她的微信：“亲，邮件已回复。”

       Tips：不管是书面报告、通知还是邮件，在沟通过程中要明确沟通的目的，并且要行文清楚、时限约定明白，辅助沟通手段要跟上，这都是可以时限有效沟通的小技巧。

二、口头方式如何做到有效沟通：

       口头沟通一般分为正式和非正式沟通两种。

       正式的口头沟通多见于培训、演讲、报告、会议、谈判等等，如何做好以上场景的有效沟通呢？需要注意的有以下几点：

        1）做好提前准备，知己知彼有备无患：

         不管是培训、演讲、报告、会议、谈判，为提升沟通效果，事先准备非常重要。

         受众的背景、受教育程度、利益点等等都是事先准备需要了解的内容，除了谈判之外，培训、演讲、当面报告、会议发言等等，都建议准备一个逐字稿。

         谈判之前除了要了解对方意外还要准备谈判策略，确定自己谈判的底线等等。如果跟我们有文化差异——比如谈判对方是外国人，我们还要对对方的文化差异、交易习惯等有很深的了解。

          2）控制时限，以免疲惫及走神。

         成年人可以集中精力的时间一般为40分钟左右，超过这个时间，就容易产生疲惫感或者走神，在进行正式的口头沟通的时候，尽量控制时限，以免产生疲惫及走神。

         那如果培训、演讲、报告、会议、谈判时间超过40分钟怎么办呢？那就要对时限提前做合理的评估，看是否到了一定时间增加茶歇环节或者休息10分钟。

        非正式的口头沟通在职场多见于工作汇报或者工作任务布置，在这种情况下，我建议题主要做好以下几种准备：

        1）平常积累识人功夫。

        在工作中，要明白哪些领导和员工喜欢哪种沟通方式或者用哪种沟通方式有效，哪些是无效的，这种识人功夫要在平常工作中积累。

         比如，有的领导是D特质，我在工作汇报中就会应用这种组合“结论+原因+请示。"先说结论，再说形成结论的原因，最后请示领导意见。这样的沟通方式就很符合领导特质，效率也很高。

         题主也许会说：“你这不是走捷径吗？”

         还真不是，针对不同特质的人喜欢的沟通方式“对症下药”绝对不是走捷径，而是为了提升效率——因为沟通的内容实质是不会改变的，只不过针对某种特质的人喜欢的沟通方式来进行沟通，一方面节省时间，另一方面还容易让对方短时间内理解沟通内容，何乐而不为呢？

        2）口头沟通言简意赅。

       在口头沟通的过程中，我尽量使用短句子来进行表述，尽量减少长而晦涩的句式表达，这样做的目的是尽量让语言不要成为沟通的障碍。

       3）及时确认非常重要。

       口头沟通的最后，一般我都会以确认沟通内容做结，这个环节非常重要。

        比如，在跟领导汇报完工作，领导有了工作指示之后，我一般会这样跟领导确认：“X总，您刚刚指示的是不是我理解的这个意思——（用自己的语言重复一下自己对领导指示的理解）。”

        领导如果认为我理解的到位，他就会说：“对的或没问题”，如果我理解的有问题，他会说：“不是这样的”再跟上他的解释，直到我理解正确为止。

       在跟下属布置完任务的时候，我一般跟下属这样确认：“不知道我刚刚说的，你还有什么不理解的吗？如果没有不理解的，请用你的语言重复一下。”

        通过这个环节，来确保我和下属对工作指令的同步。

        Tips：口头沟通要做到高效很重要的工作就是平常的识人，除此之外口头沟通的言简意赅以及及时确认都非常重要。

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