会议是指人们怀着各自相同或不同的目的,围绕一个共同的主题,进行信息交流或聚会、商讨的活动。(源自度娘)既然与会的人都可能怀着不同的目的,那在会议上发生吵架也是在所难免的了,君不见某些会议上还有扔鞋的。而且会议旨在围绕主题进行信息交流、商讨问题,吵架作为一种比较激烈的交流和商讨方式,依然有其存在的需要。所以笔者公司会议的问题不在化解吵架,而应该问——通过这样激烈的交流形成了什么对解决问题有帮助的决议了吗?这些决议是否执行了?有没有效果?作为每次都以多胜少,吵赢了的生产部门,在工作上赢得了什么呢?默默看资料、只说几句不痛不痒话的举足轻重的总经理,是在下一盘很大的棋吗?……
戏言归戏言,还是要给笔者支支招,不是化解吵架,而是解决会议效率的问题。
“议在会上,功在会下”,那就先说说功在会下的第一部分,会前功夫!
1、无规矩不成方圆,开会也是一样,先订会议制度,大家同意,共同遵守。会议制度网上很多,笔者随意参考,针对贵司的情况提醒三点:(1)轮流发言,不准打断别人,当然这是避免会场变成吵架场;(2)限制时间,每人讲3分钟,整个会议控制在1小时内结束;(3)按部门轮流讲,人多的部门也只能派代表讲,这是避免人多欺负人少。
2、提前预热会议内容,周二晚上开会,最好上午就将本次会议的主要议题及相关内容发给与会者,让大家先全面了解情况,作好发言准备,避免言之无物,或者冷场浪费时间。
3、针对贵司的情况,可能还需要对一些关键人物进行会前沟通,将一些影响会议效率的因素消灭在会前,让会议能更好的专注在解决会议的主要问题上。
会前准备充足,会上心中不慌,做好会议控制,提高会议效率。
1、紧抓议题不跑题,会议主持要控制好各发言人的发言内容,如发现跑题偏题的要及时打断,或者等他发言完成后,精炼出他关于议题的内容,复述一次,引起其他与会者的关注;
2、紧扣自身不抱怨,要求与会者讨论会议内容时从本部门、本岗位工作出发进行发言讨论,不要、至少尽量不要指点其他部门、其他岗位的工作,主持人要把握好会议氛围,将大家的关注点都始终集中在从本部门出发解决问题的思路上;
3、议而有决最重要,解决一个是一个。只讨论了一个问题,但有决议,比讨论了很多问题,但都泛泛而谈重要、有效得多。对主要议题一定要有解决方案、负责人、时间期限和目标等相关决议,对一些复杂问题,可能还会有资源提供、协作部门等决议;
4、作为助理,面对一屋子开会的部门经理、总经理,可能很难有能力控制会议进度和氛围,所以笔者必须要寻求总经理、权威人士等的支持,同时相信所有与会人员都是想解决问题,而不想坐在这里浪费时间的,让他们都参与到会议中来,扮演更重要的角色,为高效会议作出贡献。譬如控制时间可以设一位时间长老,让他们轮流担任,让他们负担起控制会议效果的责任。
最后,会下功夫的第二部分就是会后执行。
国人会上常说得天花乱坠、士气激昂,会下就稀泥一滩、表里不一,这样的会越开越没劲儿,自然能不来大家就不来了。所以会议必须要“议必决、决必行、行必果”,会议纪要和会后跟踪至关重要!
1、会议记录对会议的过程可以略记,记录发言人的主要观点即可,对会议决议要详记,包括明确的解决方案、责任人、时间期限、达成目标等,只要记录完整、真实、准确,与会的主要领导譬如总经理认可,就可以签字下发了,不必要每个与会人员都要审阅。
2、会议记录下发后,各部门必须将决议的工作列入自己的工作计划,并立即实施,笔者的岗位有责任跟踪决议的执行情况,观察实施效果,并反馈给相关的领导,完成得满意的,该议题即可关闭,完成得不满意的,还需要进行下一轮的推动。
结束之前再说一句题外话,最近去呼伦贝尔走了走,在那样广袤的天地间,很多人们自以为是的东西都显得那么的不足道,所以吵架虽然也是交流沟通的一种方式,但毕竟用力过猛,对大家都可能有伤害,让你们总经理带大家出去走走,天地间去喊一喊,回来说话声儿可能会小点儿。:)
60楼 Sally贞
谢谢分享
59楼 木木的小人儿
最后一段话说得很棒
58楼 微笑是一种天分
谢谢分享
57楼 yang0103
学习了,多谢!
56楼 下一页的我
学习了,感谢智慧的分享
55楼 liluluzm
谢谢,分析的很好
54楼 青青宝贝0502
学习了,谢谢分享。
53楼 冯君瑞
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52楼 乐乐19801108
学习了,谢谢分享!
51楼 雅彤
学习了,谢谢分享。
50楼 杜老
议必决、决必行、行必果
随便嘛
@toddu:说的好
49楼 11贝壳11
我们之前也是这样的 生产部门和营销部门各种吵,我觉得和你们的总经理的态度有关系,应该具体问题具体分析,找出问题的原因,我们之前还有出现过 连续3次会议都是为了一个问题而争吵,每个部门都在推卸责任,如果总经理不能找出问题的观念,下面的人 也会继续争吵下去,可以采用每一件事都落实到某个责任人身上,切实的分析问题,而不是一味的争吵,和企业文化有关
48楼 风为裳
谢谢分享!
47楼 成都听雨
学习了,太感谢了!
46楼 da123as
感谢分享
45楼 新钓客
感谢分享!
44楼 lingyun凌云
我作为记录者,我会让开会人员进来就签到,然后记录开会内容再给老板看,老板应该看到的是最真实的内容,而不是虚假改过的资料,对于不来,不愿意参加的人员直接扣钱。抓住问题追根究底,原因不去弄清楚谁都可以说不是自己的错。我之前单位也很混乱,生产部说领不到料,仓库说没料,什么问题都堆到采购部,老板就让我到采购部任职,原因有很多:1.物料订购下去不跟,催料(订单是否传真成功都不确定);2.不知道供应商确切交期;3.不知道采购部的确切交期;4.不跟别的部门交流,各管各的;5.有的物料仓库未申购但怪到采购部没到货,吃莫名的责任。所以个人认为只要查到底,责任很明显,主要还是管理问题,有些人就希望乱,好浑水摸鱼。
43楼 小佳的易筋经
对的,还有就是大老板的处事方式~~
42楼 其实偶介意
能吵是好事,说明都在关心公司的发展,都在对自己的工作负责。我们公司的例会是个人汇报个人的,说完了就散会,每次开会都让我纠结
41楼 发7哥
很多时候,大家组织开会,时间冗长,却忘记了开会的目的是什么。议而不决是会议最大的弊病。看了本文作者的建议,受教了。
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