三茅的话题啥时候这么宽泛了?一、高效会议的关键要点1、举例:两种会议在开始高效会议的学习之前,我简单描述一下我曾经历过的两种会议:(1)汇报例会公司每隔一个周期(1月)召开生产例会,各个部门按照会议要求的格式,汇报周期内的工作推进情况、下月工作计划及工作中的问题,会议上每位发言者控制时间在5分钟以内。(2)高层决策会议公司根据需要,召开高层民主决策会议,针对近期的一些专项问题进行民主讨论。议题事先发给各位领导,议题相关部门会上做阐述汇报(问题及处理建议),决策者确定建议是否可行,不行提出新的建议,无异议就转至下一议题。虽然这2个会议,很多公司都会有,但是,仔细观察其中的一些细节处理,其实是很关键的。我也将以此展开高效会议组织的相关知识。2、高效会议三步曲A.会议前——准备与通知(1)准备工作会议召开前,应明确会议主旨;如果是例会,若例会有材料准备要求的,提前...
三茅的话题啥时候这么宽泛了?
一、高效会议的关键要点
1、举例:两种会议
在开始高效会议的学习之前,我简单描述一下我曾经历过的两种会议:
(1)汇报例会
公司每隔一个周期(1月)召开生产例会,各个部门按照会议要求的格式,汇报周期内的工作推进情况、下月工作计划及工作中的问题,会议上每位发言者控制时间在5分钟以内。
(2)高层决策会议
公司根据需要,召开高层民主决策会议,针对近期的一些专项问题进行民主讨论。议题事先发给各位领导,议题相关部门会上做阐述汇报(问题及处理建议),决策者确定建议是否可行,不行提出新的建议,无异议就转至下一议题。
虽然这2个会议,很多公司都会有,但是,仔细观察其中的一些细节处理,其实是很关键的。我也将以此展开高效会议组织的相关知识。
2、高效会议三步曲
A. 会议前——准备与通知
(1)准备工作
会议召开前,应明确会议主旨;如果是例会,若例会有材料准备要求的,提前收取材料,若例会无材料要求的,可以事先沟通询问大致议题情况,以便会议主持人和决策人提前准备。
(2)通知的拟定
会议的通知中,应明确会议要求和议题,如果是例会,可以事先要求结构化汇报内容,避免一些无关内容,同时限制发言顺序和时间,以确保会议时间的把握。
同时,通知中也要限制和明确参会人员及要求,正常的公司层面会议,应部门为单位,由部门负责人负责汇报发言,部分关键岗位主管和员工可以列席,但未指定时不可随意发言。
B. 会议中——主持人的秩序控制
如果会议通知发出的时候明确了各项信息和要求,那么至少已经有一个良好的开端。剩下的就是会议主持人的把控。
一般来说,会议主持由总经理为佳,当然,也可以由各个生产/管理板块的总负责人轮流操刀,以分担总经理的压力。
主持人最大的作用是控制会议节奏,及时打断过于发散的发言,提醒汇报时间的控制等。并且,主持人也应当在会议上倡导就事论事。而作为会议实际的组织人,也可以进行一些适当的提醒,譬如走上去到其耳边提醒注意时间等(当然这得自行把握好,以免惹火烧身)
最终,主持人需要进行话题引导,最终引到总经理那里,由总经理作总结和布置工作。
这个环节作为一名助理来说,只能提一些力所能及的建议,老大不是谁都能改变、也不容易改变的。
C. 会议后——会议纪要和工作落实
(1)会议纪要的撰写
会议纪要会不会写?或许很多人笑了,不就是个记录么?大不了那只录音笔,现在科技这么发达。如果这么认为,那么我只能说你的理解太浅了。
会议纪要与会议记录是不同的,二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
所以,我们最终要在会后形成并且让各个部门签字确认以致落实推行的,其实是会议纪要。
而且,会议纪要必须在文字上进行修正和精炼,应以书面语言为主。如果将吵架内容留在上面,自然各个部门都不肯签字了,而且这本身也是一种不专业和文字浪费。即便是各个部门在会上大吵特吵,在专业的纪要撰写人手里,也不过是对于问题和处理意见的描述。当主观言论转变为客观问题,我相信签字就不会那么容易再次成为一个焦点问题了。
作为一名过来人,我可以很清楚地说,会议记录和纪要形成,可是个技术活!
(2)会后落实
会上有些事情,经各部门负责人以及总经理签字确定后,应当跟踪落实。操作中可以以书面工作联系单,或者工作落实邮件的方式下发,明确落实内容和时限要求(略不同于会议纪要)。并且,落实时限的后一个例会上,将各部门落实结果予以通报。有时候,很多人怕的就是较真,你较真了,也许对方也就服软了(特殊的硬骨头不谈)。
二、案例中主人公的改进思路
1、会前改进
(1)梳理例会发言要求,进行必要的结构化(上周总结、下周计划、问题及建议、其他需要阐明的重点内容),限制发言顺序和时长;
(2)重新核定与会人员,生产12人的必要性很是怀疑,如果说,各个分部主管都必须得自己汇报、自己听会议布置,那要你个总管干啥用?
2、会中改进
(1)加强主持人效力,这个需要总经理支持。而且,有时候,主持人就是总经理,当然也可以建议由各个生产/管理板块总负责人与总经理共同分担,轮流担任。但这只是建议,最终需要总经理认可后执行。同时,对于主持人的责任和要求,也要事先明确。
(2)自身尝试必要的会议控制,当然这个也是需要总经理授权支持。
(3)总体来说,如果总经理也只是一幅不痛不痒的姿态,那么会中这块的改进作为一名助理来说,能做的只有:提该提的建议,但成不成,不要太放在心上。
3、会后改进
(1)加强公文写作水平,会议纪要尽可能做到客观精炼,争取一锤定音。文字功底好,也会有人服的。
(2)加强落实跟踪,有时候,人家不把你当回事,你自己得把自己当回事。很多事情,还真就怕认真。当然,认真也是要讲技巧的,有时候要懂得会变通,不要认死理,这是情商范畴了。
三、总结
1、会议中,有很多细节的把握。会前会中会后,操作方式不同,往往会影响到结果。
2、规矩竖立是个循序渐进的过程,多与总经理沟通,获得支持很重要。当然,其中也有不少地方需要自己提高,譬如会议通知的拟定、会议纪要的撰写、沟通的方式技巧等。
3、改变能改变的,接受不能改变的,调整好自己的心态,确保自己不要成为木桶中最短的板。
以上,个人观点,欢迎大家一起讨论。
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