如何让总经理信箱发挥作用？

大多数企业文件中都会有员工沟通管理程序，这是企业文化建设的一个重要窗口。特别是意见箱或总经理信箱的设立，更是有利于员工意见上达天听，起一个快车道的作用。但是为什么许多公司的意见箱都是形同虚设，不起作用呢？问题在于两个方面，一是员工参与意识不高，二是提了得不到落实。如何调动员工的参与性？

所谓无利不起早，无人不图名，那么就要让员工意识到建言建议的好处，来点实惠的。同时公司层面也要加以宣传，展示欢迎员工提意见的诚意，所以，具体如下：

1、邹忌讽齐王纳谏：诱之以利

齐氏集团业务经理邹忌长得不错，典型的高帅富，不过这人有点自恋狂，也是传说中的二逼青年。有天早晨，邹忌穿戴整齐照镜子，问老婆说：“我和分公司徐公（当时集团著名的小白脸）相比，哪一个美?”他老婆说：“您一朵梨花压海棠，徐公哪里比得上您呢?” 邹忌又问小三：“我和徐公比，谁更俊美?”小三说：“我对您的爱如黄河泛滥，一发而不可收拾，当然是您更美！” 第二天，供应商从外面来（拜访），邹忌与他相坐而谈，问他：“我和徐公比，谁更俊美?”客人说：您俊美是必须的，我对您的景仰如长江之水，滔滔不绝！” 第三天，徐公来了，邹忌仔细地打量他，自己觉得不如徐公漂亮；与徐公相差甚远。

于是邹忌去找老板齐威王，说：“我知道自己确实不如徐公美。可是我老婆偏爱我，我的三害怕我，供应商有求于我，他们都认为我比徐公美。如今集团有一百二十个分公司。董事们都偏爱您，各中层主管都害怕您，集团员工都有求于您。由此看来，老板您看到的都是表面现象，并不是想象中的形势一片大好。

老板齐威王说：“好！”于是就下了命令：“所有管理层及员工，能够当面指责我的过错的，受上等奖赏；书面劝谏我的人，受中等奖赏；能够在公共场所议论我的缺点，并使我听到的人，受下等奖赏。” 命令刚下达，许多大臣都来进谏，宫门前庭院内像集市一样。从此以后，齐氏集团在市场上声誉传万里。

对于邹忌的老婆们来说，情人眼里出西施，既然邹忌是自恋狂，只能违心的说好话奉承邹忌，如果邹忌不开心肯定会迁怒自己，那不如昧着良心说瞎话吧，反正又没有什么坏处。

对于供应商来说，所谓千穿万穿，马屁不穿！谁让咱有求于人呢！别说是赞扬你美，只要给订单，就是喊你大爷都行！只要把你哄开心了，你哪有心情找我的麻烦！

对于内部员工来说，没事吃饱撑着了吗？为什么要去提建议，说对了没有好处！提的不好，让老板不开心，被查出来，估计少不了被领导打击报复！再说了，提了意见不一定解决，还不是老板用来做形象工程，哄人玩的嘛。吃萝卜咸菜蛋操心，谁爱提谁提，找死别拉人做垫背！

对于老板来说，这帮人呀，净是吃干饭捣浆糊滴！不给机会说我不纳谏，高高在上，不知民意、不察民情。给了机会，又装痴扮傻，你好我好大家好，和光同尘不作为！所以老板齐威王下狠手，对于提建议者给予奖励，只要你敢提，我就敢给。舍得孩子才能逮住狼，提意见者得利，老板得名，重赏之下必有勇夫，赏你金钱手抽筋，合作愉快创双赢，和谐企业共发展！

2、千金买马骨：传之以名

公元前314年，燕氏内部管理混乱，市场份额被竞争对手抢占不少，燕昭王做董事长以后，加强管理，想抢占市场。但是手中无可用之人，于是，燕昭王就去向一个叫郭隗的员工请教，怎样才能得到贤良的人。 郭隗给董事长燕昭王讲了一个故事说：从前有一位暴发户，想用千金买一匹千里马。3年过去，千里马还没有买到。这时暴发户手下有一位不出名的人，自告奋勇请求去买千里马，这个人打听到某处人家有一匹良马。等他赶到时，马已经死了。于是，他就用500金买了马的骨头，回去献给暴发户。暴发户看到马骨说：你脑子二呀，三鹿奶粉喝多了吧！买马骨的人却说：我这样做，是为了让天下人都知道，老板您是真心实意地想出高价钱买马，并不是欺骗别人。果然，不到一年时间，就有人送来了3匹千里马。 郭隗讲完上面的故事，又对燕昭王说：“董事长要是真心想得人才，也要像买千里马的老板那样，让天下人知道你是真心求贤。你先从我开始嘛，肥水不流外人田呀，员工看到偈郭隗这样的屌丝都能得到重用，比我更有才能的人就会来投奔你。”燕昭王认为有理，就任命郭隗为总经理。并让他修筑了“黄金台”，作为招纳天下贤士人才的地方。消息传出去不久，就有一些有才干的名人贤士纷纷前来，表示愿意帮助燕昭王治理国家。经过20多年的努力，燕国终于强盛起来，终于打败了竞争对手，夺回了被占领的市场份额。

对于屌丝郭隗来说：首先是敢于提意见，并且会提意见。其次是按步就班，逐步引导，先从自己做起，起到榜样作用。最后，这个意见正好是老板最需要的，能满足老板的管理要求，对公司的发展有帮助。员工敢提意见，老板采纳了，必然会记住你，不怕没机会，就怕老板没印象呀！如果你窝在公司几年，都不知道老是谁，或老板都不知道你是谁，谈何机会？要敢于亮剑、善于表现，积极参与公司活动嘛。所以，机会永远属于有准备的人，机会来了你能抓得住才行！

对于董事长燕昭王来说：首先是自身想要发展公司，需要有人帮助自己，真心实意要做事，不是图虚名，不是拍脑袋做决定。其次，虑怀若谷，能够听见别人的建议，认为对的就坚决照办，有魄力，敢担当。再次，给建议的人名份，拨经费（修黄金台）、会宣传，这年头，酒香也怕巷子深嘛，再漂亮的女人，养在深闺人未识，也是剩女的份哦！最后，持之以恒，坚持20年的努力，这样才能让想做事，能做事的人积极的发挥作用，发挥想像力与创造力！所谓再好的制度、再好的措施，不落实就是废纸一张。

对于员工来说，事不关已，高高挂起，已所不欲，已不操心！当摇旗纳喊的比冲锋陷阵的人还多，谁还关心这仗怎么打？所以，要以实际行动明白，企业是我家，发展靠大家！让员工得实惠，让员工分享改善的成果，让员工明白老板是真心想改变现状，打工的都想跟着一个有前途的老板混嘛！

对于老板来说，要让员工消除担心心理，坚决不给员工穿小鞋。再说了，可以把员工的建议列为考核加分项嘛，狠一点的可以作为扣分项，老板都掉水里了，员工还想站在岸边笑？这是没门的事！让员工知道，拿我的手别抖，吃好的跟我走！我唱戏，你鼓掌，大家欢乐一场！如果我唱独角戏，那么你也没有好下场哦！

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如何让总经理信箱发挥作用？

A公司为了给员工建立一个可直接跟老板沟通反馈的渠道，两年前就设立了总经理信箱，刚设立时，信箱中有收到一封员工匿名反馈的意见信，老板当时很重视，还专门开会讨论布置落实解决了此事，但从那以后，至今就再也没有收到过一封意见信了，每次开启时里面都是空的，成了摆设。那么，请问：

1、你公司是否也有这种情况？

2、碰到这个问题，你会怎么做？

1、我们公司还没碰过这种事。很多情况下，我们公司的员工有哪些不满意的事情动不动就喜欢告到总经理那去。

2、那如果遇到这种情况，首先要了解邮箱成摆设的原因。从案例中，我们可以分析可能有以下几种情况致使意见箱成为摆设：

1）“雷声大雨点小”。即当时老板高调地解决了这件事，但仍未能抑制和根治此类事情的发生，给员工以作秀的感觉，或是感觉邮箱的作用不大。

2）“东向而望，不见西墙”。即老板在处理这件事时，是否搅得人心惶惶，互相猜忌，而员工担心被发现告状一事，惹祸上身，因此不敢再将意见反馈给经理。

3）“各人自扫门前雪”。即员工仍不敢将心中的想法告知老板，缺乏踏出这一步的动力。这可能与企业文化和领导的风格有关，领导做事非常强势，说一不二，员工曾经将想法告知上级，但都被驳斥回来，以致后来即使有意见也是憋在心里，不敢上报。

4）意见箱不被广大员工所熟知。即可能员工大概知道有“意见箱”这种事情，但具体如何操作，作用究竟为何确却并不是十分清楚。

其次，设置意见箱的确是一个很好的想法，但一旦操作不当便很容易变成摆设。那么针对以上种种原因，我觉得公司第一要制定相关的意见箱管理办法，内容包括对于合理意见的奖励措施、员工意见的处理方法，例如建立意见调查小组专门调查处理此类事情，保密工作等；第二，在员工中宣传，在刚开始时为消除员工疑虑，鼓励员工大胆提出自己的意见，可对敢于“第一个吃螃蟹”的员工给予适当奖励。

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这种情况在大部分企业都会有，很多公司都是有行政经理意见箱、总经理意见箱，刚设立信箱的时候或多或少都会有员工投意见信或是申（投）诉信，时间长了，就慢慢的变成摆设，意见箱基本都是空的，也就失去了基本的作用。

那A公司设立了总经理信箱后仅收到一封员工反馈的意见信，老板也重视了，还开专讨会处理，这足以证明A公司对员工反馈意见的重视程度不可否定，但为什么后面都没有员工投意见了呢，这肯定是有原因的，第一，当总经理信箱的意见信处理结果是否未达到员工们的期望；第二，是否因为老板过于重视，员工害怕提了意见后影响以后的发展；第三，公司在处理这类员工反馈时是否考虑到员工立场等原因进行签复处理结果。

在我们公司规定意见箱每月必须打开一次进行收集处理，最初收到所有意见信及申诉信，公司也是很重视，专门开座谈会进行讨论、分析，对于一些员工提出客观意见或建议，针对性地做出相应改善，并在公司公告栏公布讨论结果。而且书面意见信需工收集、汇总、讨论及公布，经过一两年之后，发现意见箱都处于空闲状态。经过调查与分析，加上生活水平不断的提高，将从以下几方面进行考虑：

1、 生活水平高了，员工人人都有了手机，而且大部分都是上网的，可以用手机发邮件，也省了纸张意见信。

2、 大部分人员都有了自己的电脑，不管是台式还是携带方便的笔记本，有的人员为了给自己充电，有的人员为了丰富业余生活，都开通了网络。

3、 现在的电脑相对也比较便宜，为了提高工作效率，企业都为职员级以上人员配有专人电脑办公，省掉纸档报表报告传递时间。

4、 支持环保、节约成本、减少浪费，大部分企业都推行无纸化办公环境，将文件及报表用E_mail发给上司或相关同事，将文件及报表上传Server方式，如果高层管理人员及相关人员因工作需要查看时可随时找到想要的资料。

介于以上情况，建议建立一个总经理或行政经理邮箱，专门处理员工意见及申诉的，当员工有意见或申诉时，以邮件形式将意见信（申诉信）发至总经理或行政经理邮箱中，总经理或行政经理定期查看，一般不影响公司制度或大改动的，直接回复发件人，有必要时开会讨论及处理。

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　 首先要把设立总经理邮箱的目的、作用搞清楚、弄明白。其次是内容及设立奖励机制。

目的为鼓励公司全体员工对公司管理工作提出合理的建议及反映工作过程中的意见，提高公司管理水平，建立员工心声的所应渠道。 　 人力资源部负责告示总经理信箱管理说明，总经理秘书负责信箱之开启并将所有投之於信箱内之书面材料整理并呈报总经理。 　 可针对公司的经营、管理提出合理的建议，反映不良问题，提出人意见。 提出合理建议必须署名，以便公司查询并进一步了解建议人的方案、评估可行性，奖励等。 提出个人意见及反映问题可署名亦可不署名。 总经理信箱用于反应员工意见、心声之用，不得借以对公司同仁、上司进行个人人身攻击，诬陷、报复等，一经查实对具有上述行为人员作严肃处理。 　 合理的有益于公司经营、管理的建议、意见，经公司内部管理小组评定等级，将会对提出者作一定的奖励。 　 等级内容说明奖励金额 　 一具有一定的创新性，完全可以实施并且具有重大回报价值1000元 　 二具有一定科学性、可行性，但公司短期内不于实施800元 　 三对不良管理、管理者进行揭发经查属实200元 　 四其他有价值的建议10元 　 意见、建议等提出者在交递资料时必须字迹清晰、事实求是，以便追溯。 　 每周由总经理或其授权委托人收集，汇总具体内容由总经理裁定处理。人力资源部将上述工作进度结果作公开、透明之公告。

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说实在的，总经理信箱这玩意很多企业都会有，但多半是摆设，那只不过是老板的做秀、给员工的一种震慑或是应付客户验厂的工具而已。我曾给一工厂做SA8000验厂培训时，在谈到员工申诉处理问他们怎么做时，他们竟然说每月找几名内定的员工写点意见，投入总经理信箱，HR部门再按事先拟定好的回复意见和处理措施（实际已做好）文件找老板签个字，此据即作为有妥善处理员工申诉的验厂凭证。真是绝活啊！把总经理信箱都用到这个地步了，我无语了。

总经理信箱的作用发挥有多大，关键看老板的态度。

老板认为只是想做个秀，摆个谱，以此证明其广纳良言，以人为本，并以此震慑员工，实质只是为了应付或做给员工看，做给客户看，做做样子罢了，那这总经理信箱还就只能是个摆设，别无他物。而且你还不能拆掉它，你拆掉他就等于是违了老板的初衷和本意，甚至有的老板料想这信箱装上去后必定会没什么人投意见，他就是需要有“员工没有意见的托词”为他管理所用。在他们眼里，摆设也是一种很好的作用。碰到这样的老板，你可不能“过犹而不及”哦，顺其心意就是了。哈哈……

不过，但凡开明的老板还是希望能听到更多员工，尤其是基层员工的心声和意见的，他们也是希望通过这个总经理信箱能发挥听取民意的作用，多一种渠道发现问题，以便改善管理。现如今沟通渠道和方式这么发达，总经理信箱已逐渐被取代，收到的员工意见和投诉信较少是正常的，如若一打开都是塞得满满的，那可是出了大问题了，必须高度重视。有好的合理化建议，只要是这个建议提出来对自己无害，员工一般会光明正大地积极当面提出来以邀鼓励，很少会向总经理信箱投匿名信。因此，如今总经理信箱多半是用于给员工提问题和意见，或是检举举报他人严重违规违纪行为所用的，且以后者居多。

案例中信箱无人投意见，可能是宣传不够；又或是看是匿名，这大张旗鼓一开会，实则已实名所指，导致员工不敢再投意见。如要发挥好总经理信箱的作用，不妨可以这么一试：

1、请总经理在各种场合亲自向员工宣传设立信箱的目的和作用，让员工知晓并鼓励他们多投意见。

2、制订总经理信箱管理制度，讲明可以匿名举报，告知开启信箱的具体周期、时间和开启人。

3、开启人最好是总经理自己，实在不行就为审计部负责人，无审计部则为人力资源部负责人。

4、适时通报开启信箱的结果，在绩效考核与评价或年度审计期间，重点告知员工发现或遇到有什么不公不正之事，可投总经理信箱。 5、认真对待员工投诉和检举举报之事，成立专门的调查组进行调查核实，如情况属实，责令改善或保留证据并严惩违纪员工。如情况不符、不属实或员工理解有偏差，也应做好解释和说明（实名的安排专人私下当面解释，匿名的不定向公告说明），做到有投必应。回答最好也以总经理名义回复。

……

总之，关键时刻能让员工想到投意见或检举信到总经理信箱就是了。

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