岗位说明书编写方法简说

作者李麟更新于：2018-02-18 17:38 47670

内容来自 2018-02-26 打卡话题

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岗位说明书是人力资源基础性工作，广泛应用于招聘、培训、薪酬、绩效等模块，也在各种工具模型建立中起到核心作用，比如岗位价值评估、KPI指标、能力素质模型、工作分析等等。编写好一份优质的岗位说明书能够帮助人力资源提高管理水平，也能够协助用人部门开展管理工作。

这里分享一下岗位说明书编写的一些关键部分：

一、岗位梳理（定岗）：

岗位梳理是明晰岗位的一个过程，很多企业没有经过细致的岗位梳理时，有时会将岗位划分得过细，比如一个秘书类的岗位分成了文字秘书、新闻秘书、公关秘书、高管工作秘书、文员等等，而当我们在对其进行工作愤怒系时其实会发现其职责、指标存在差异的地方并不多，通过整合岗位可以减少不少。

有时会过粗，一个岗位容纳太多的工作内容、涵盖太多的职责，最终描述出来形成岗位说明书就是一个庞然大物。

这些情况就为我们在编写岗位说明书时来带很多不必要的麻烦。

岗位的梳理分析从两个纬度进行考虑：

①由上至下分析：业务梳理→组织架构→职责归类→岗位。

企业中根据业务的特性、业务量等因素，将相近、流程相关联的业务内容整合到一起，形成了组织架构中得到部门，而在部门内再进行二次拆分，归类成为了岗位。

②由下至上：工作分析。

工作分析是基于已有岗位的基础上根据经验，结合岗位的操作观察分析，来进行重新再造、优化岗位的过程。

二、岗位说明书编写：

工作概要：

工作概要是对整个岗位的整体概述，能让我们宏观整体的了解掌握岗位的工作内容，它是对岗位的整体解释。这个部分的描述，可以参考这样的形式：

“通过****（规划/制度/政策…….）”，“执行/实施（动词）******”，“达到/实现******目标/目的。”

这样的描述让我们对岗位的整体宏观目标有了清晰了解。比如：绩效主管的岗位概要：

通过公司人力资源规划及政策框架，优化绩效体系、实施绩效管理，以提高公司人员效能、效率。

岗位职责:

①岗位职责的描述同样使用和工作概要的描述的方法：“通过****（规划/制度/政策…….）”，“执行/实施（动词）******”，“达到/实现******目标/目的。”

这样的描述让我们对职责的每一项的执行都找到依据（有执行依据，就可以追述每一项工作职责的操作要求、流程、达到目标等等），并且明晰达成的目标。

②职责的描述，需要做好职责的分类、归纳，将相同、相近的工作内容进行整合归类，让整个职责呈现清晰的逻辑、分类关系。

很多时候我们容易将岗位职责、工作任务、操作方法混为一谈，在编写时将操作方法认为是工作职责，这样整个岗位说明书就写得非常的繁复，这个过程我们需要控制颗粒度。

比如一个培训经理和培训专员都会有培训的“组织实施培训”这样的职责，在培训经理其该项职责重在宏观的培训管理，通过职责的整合，培训的实施是整个“培训管理”中的一个部分，用比较概括的方式展现出来，见下图所示。

而在培训专员的“组织实施培训”的职责中，培训实施的内容就会更细化，整个“组织实施培训”就是工作职责，工作任务就拆解成为培训前、中、后的各项事务。

这就是控制颗粒度的过程，需要我们去理解颗粒度的内涵，并且根据经验、知识去描绘

控制颗粒度，能够防止职责过多或过少、过粗过细。（PS：颗粒度为描述中细微程度大小的一种方法）

培训经理职责：

岗位说明书编写方法简说

培训专员“培训实施”职责：

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任职资格：

任职资格包括任职该岗位的年龄、学历、对应岗位的工作经验、资格证书、性别、必备的知识技能、素养等等。它清晰的描述了在任职岗位这个岗位时所需要的各种条件所处的范围，

任职资格的梳理来源于岗位职责的要求，也同样来源于人力资源规划的要求。举个简单直白的例子：

一个搬砖的岗位，其工作职责对其要求具备良好的体力，而良好的体力就对年龄和健康状况提出的具体、确切的要求。

而人力资源规划对其的要求来自人力资源结构调整的一些要求，比如学历结构调整、年龄结构调整等等，对我们在岗位说明书中年龄、学历、甚至性别等等任职资格的要求有显著的影响。

这个部分作为我们人才盘点、招聘、培训、人才发展等方面应用较广泛。

岗位说明书编写方法简说

工作联系：

工作联系是描述工作联系内外部对象、联系频率、联系事项的一个部分。

这个部分让我们了解岗位在工作中内外部协作、业务对公司经营影响的程度等等，在岗位的认知了解、甚至岗位价值评估中有重要的应用。举例：

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工作环境：

工作环境的描述主要用于评估岗位工作所在的自然环境条件、使用的机械设备等以及在这样工作环境中存在的一些影响到业务、健康等风险因素等。

这个部分让我们能够通过客观因素条件评估、衡量岗位开展工作的难度、风险系数等，同样也是在岗位价值评估中有深度的应用。

岗位说明书编写是个细致活，通常HR只能去组织大家编写，需要教导、指导大家编写，所以编写的方法论也很重要。

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