哪些可报销制度来规范

作者秉骏哥李志勇更新于：2014-09-08 08:20 23018

内容来自 2014-09-09 打卡话题

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

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报销制度既涉及公司福利，有的还与工资制度相关，为较好设置较为合理的报销制度，先从分析本案例的具体情况说起吧。

1、案例情况。

（1）公司情况。北京一家100人左右的机械制造外企，大部分同事在异地。

（2）报销制度。原来只需提供发票，经理签字就报销，后来需提供里程数及往返明细，才能报销。

（3）报销问题。有几位员工每月汽油票报销6千左右，还有2千左右是打车票；有人报开车到机场40公里，将车停机场2天每天停车费100元左右，类似情况特别多；虽然总是那几个人，但却带了非常坏的头。

2、处理建议。

针对本案例具体情况，并结合公司报销制度的规范化管理，特提出以下综合处理建议。

（1）制度规范。不管公司大小，也不管内资外资，报销影响着员工的福利、公平性甚至工作积极性，一定要制订适合本单位实际需要的报销管理办法。一般包括两大内容，一是福利性报销，主要包括出差食宿车船机票各种补贴等、外派培训费用、上下班交通费、公关费用等；二是工资性报销，不少单位为规避员工个人所得税，采取可以用一些车票、餐票等报销的做法，虽然有违道德和法律规定，但这确实是事实。

福利性报销应当明确制度详细的报销规定和额度，哪些项目可以报销哪些是不能报销，都必须制订清楚，而一般不宜采用由领导或HR部门临时决定给某人如何报销，将影响公平性；工资性报销一般不会制订成制度，而是采取约定俗成的做法。

不管哪类报销制度，都应当不断倾听员工的意见，并定期进行修改和完善，以适应社会经济发展、CPI变化和公司实际需要。

（2）本案问题。本案例涉及上下班交通费报销问题，案例中这家公司的报销制度存在明显漏洞，比如“汽油票六千打车票2千”，还不如在附近租房给员工住，虽然“提供里程数才报销”，但“停车费”这样的奇葩费用都能够报销，说明实在是又该修改报销制度了。

（3）处理建议。对于之前没有规定清楚的这类似费用只能硬着头皮给予报销了，但必须立即讨论对报销制度进行修改，比如：只报公交车票、不报打车票，油票费用按“汽油单价*路线实际里程”计算，超过实际里程的不予计算，不足实际里程的按实际发生计算。或者“按照不同员工职位、所处位置远近等给予每月固定额度”的报销，多余归己、不足不补，这样既可以控制这类似报销的总费用，又可以体现公平性，把上下班问题的处理交给员工自己来解决（比如：可以住公司宿舍，也可以就近自行租住或合租或投靠亲属等）。

（4）特别意见。始终这几位员工报销额度比较大而且出现奇怪的报销项目，一是可以找他们沟通，根据公司规定这些费用是不能报销的；二是向公司领导说明情况，如果这几位员工比较重要，建议公司领导给予特别补贴解决，但费用最好每月固定额度；三是如果临时出现某些实在无法预测的报销项目，HR部门提出自己的处理建议，最终让领导批准，这个批准意见反过去则可以体现在报销制度里以指导今后工作。

3、制度示例。

根据本案中关于上下班车费报销问题，可以专门制订一个制度，示例如下：

（1）目的。为规范公司员工上下班车费报销管理，切实为员工提供必要的福利，实现报销公平、合理。

（2）范围。凡未住宿在公司宿舍的员工均适用。

（3）定义。车费：是指员工因上下班从住宿处往返公司之间不得不发生的交通费，包括公交车费、油费等。

（4）职责。所有员工：须按照指定线路乘坐或自驾车，特殊情况需请示相关领导同意方可临时改变线路；相关领导：按照权限审批相关车费报销及员工相关请示；HR部门：严格按照报销流程和单据审核报销事项；财务部门：根据报销制度执行报销。

（5）内容。

A、公司按照员工住宿所在地到公司上下班之间的不同里程来计算，一般以乘坐公共交通工具来核定。

B、车费报销实行公平原则，员工不以职位高低而不同，只与距离远近有别。

C、车费报销需提供乘坐时使用的车票，自驾车的无需提供车票或油票，自驾车按公司核定的固定额度给予报销，打的士或停车的费用等（凡超出本制度规定范围的）均不予报销，除非经总经理书面同意的可给予报销。

D、每月5日前报销上月发生的车费，过时不予报销也不予补报，责任由员工自己承担。

E、员工因特别情况无法及时报销的，可委托同事或家人前来报销，实在无法委托报销的，可书面申请并经行政副总审批后，可于下月一同报销，但不能再延迟到下下月报销。