绩效之—从低效原因来寻找增效办法

绩效之—从低效原因来寻找增效办法

（本篇文章3672字，完整阅读可能需要8分钟，建议完整阅读）

        一、工作低效的多角度原因询问。

        在企业，要想解决问题，往往并不能看表象。而是要探究问题存在的根因。就如工作效率低的问题，往往是由多方面的原因造成。而不能简单的归类为能力或者态度。往往还与环境、设备、制度、流程等相关。

        所以，对于工作效率低的人，真正应该要做的是先看看其低效的原因。

        是因为他的技能不能支持他高效的工作？

        还是因为他的工作管理能力不足？如没有计划？不懂时间管理？不懂轻疏缓急四象限工作管理？不知道工作方式方法的与时俱进？

        还是他的工作习惯不好？做事拖拉？不会清理自己的工作场地？

        还是因为他的工作态度较差？是动力不足？还是因为情绪影响？还是本就态度不好？

        还是因为他的工作设备设施太差？还是他不会使用？

        还是因为他的工作环境不好？进入他工作区的无用信息太多有干扰？

        还是他的上游岗位的不良影响造成的？

        还是企业其他会效会议所影响的？

        ……  ……  …… 

        当然如这样的可能也许还有很多。但只要我们去认真分析，就一定能找到效率低下的原因。然后才是决定是换人还是换设备，还是清理制度规章，或者修缮改变工作环境。这些都是需要多方面综合考虑的。

        比如：

        1、如果是能力低的原因。那么是培训提升其能力，还是直接找一个能力高的人来代替他。是培训成长高还是招聘成本高？

        2、如果是工作态度的原因。那么是通过制度激励、培训转变其工作态度好，还是直接找一个工作态度一直很好的人来代替他？培训加激励有可能改变其态度，而招聘人才其态度又是否能确保？两者成本如何考虑？

        3、如果是工作负荷的原因（即工作量少但分担工作的人多）。我们要考虑的是岗位工作职责的清理与职责履行情况的分析。还是应该直接分配增加工作量。因为工作负荷应该是组织建设与岗位管理的问题的；不应该是员工个人的原因，你分配的工作量只有这么大，我为什么一定要多事增加自己的工作量呢，那不是多事？

        所以，工作负荷不足不一定工作效率低。只能说是负荷不足，造成个人整体上班时间看起来工作效率低。这与其是否有小白兔特质更是毫无关系。毕竟，你这个岗位只有这点工作量，员工自己除了将工作做精细追求更为完美或者想要延伸自己的工作能力可以过界的人外，是没有义务一定要去寻找另外的工作来增加自己的工作量的。不然，其他岗位的人可能还怕你抢了他的饭碗呢。

        二、精准定位低效人员需要做好工作管理的基础工作。——以标准谈效率。

        1、要精准定位工作效率，首在对岗位工作进行工作分析，建立效率标准。

        要想真正的耋考究的工作效率高低，这需要涉及几个方面的问题。我们可以简单的进行一下低效与否的推理：

        从上面的思维路径图我们可以看出：

        要想知道其工作效率到底是高还是低，取决于两个关键的条件：

        一个是与岗位工作结果相对应的任职资格与胜任模型。让你明白，他的能力是否可以做该项，工作，是否可以在该岗位工作上去要求效率。否则，本就是一个勉强上岗的员工，你要求什么效率呢？

        一个是对岗位工作进行客观评估而核定的负荷标准。让我们知道什么情况下完成的工作成果才算是符合工作效率标准的。也就是说在标准的时间内应该提供出来的标准工作成果应该有哪些，达到什么程度？都应该是清晰的。

        只有知道上述两个基本的效率标准元素，我们才可以谈什么精准的工作效率。

        当然这样的工作效率标准，需要进行标准的工时定额。这在我们制造业，那是属于工艺工程师进行三番五次的工艺路线设计、并全程记录核算多番评估才能确定的。

        这样的工作效率评估，在我们的管理人员身上是以工作日记对工作内容的全记录，评估核算后，以岗位工作年历标准来体现的。

        2、如何来搭建我们的胜任模型，并做好工作效率（人岗匹配）的评估？

        在岗位工作管理中，我们一般直接将工作效率体现为岗位人员与岗位工作成果要求之间的对比，即人岗匹配。属于绩效管理工作中的一项重要工作内容。

        在这里对于人员能力与岗位工作要求之间的匹配，一般分为低配、标配与优配。

        而如话题中的低效人员，实则为岗位工作与岗位人员之间的低配情况。低配，原则上就是需要调整岗位或者劝离的一类人。

        那么，应该如何着手来进行人岗匹配的工作呢？（将借助三篇以前的分享内容，要细看者请点击链接，用上面的简图辅助阅读更为有效）

        一是要在岗位管理中进行工作分析。这在《要做岗位工作分析还得摸清岗位条件》一文中对于工作分析有过详细的分享。只有对岗位工作的内容、成果与时限标准有清晰的了解，才能让我们对人员的能力匹配、工作报酬有评估的依据。

        二是要针对岗位工作要求对就岗人员进行能力的评估。这在《如何进行居于岗位胜任力的能力评估管理》一文中有过分享。每个人的能力都是不一样的。而做同一个岗位上的工作产生同样的成果可能在效率上就会截然不同。可能是能力问题、环境问题、心情问题甚至是设备设施、上下游的配合与配合的工作质量都可能会有影响。因此，需要了解在岗位上工作人员的能力、潜质到底如何。不然，你不能说别人你花3K请的员工与花6K请的员工在同一岗位要求产出是一样的吧？不同的成本，要求的工作成果定然是不一样的。这样的工作效率比较应该是一个相对的概念。

        三是要针对岗位工作成果要求与员工能力水平进行岗位与人才的匹配度分析。这就是本文所要求的进行效率的定位了。在上两步的铺垫之下，我们就应该可以开始进行工作效率的人岗匹配分析评估了。虽然不一定能达到有多精准，但至少有了一个设定的标准可以去比较和评估。这在《人岗匹配—岗位胜任能力与员工能力的匹配度》一文中有过分享。在此不多说。

        因此，对于精准定位企业各岗位人员的工作效率问题，一定是一个系统的、大工作量的体系问题。而这样的工作管理评估体系的搭建，一定是在平时的体系框架下才来一步步的做下来的。

        这要在短短的一篇文章中讲得好详细，估计我做不到。而且工作效率问题本就是一个定性转定量的问题。

        三、如何才能做到让员工在工作岗位上提升工作效率呢？

        这如果我们将第一大点所提出的问题都给搞明白了。自然就可以轻易的找到提升员工工作效率的办法了。

        1、影响效率之心情。

        无论能力高低当心情变化时，工作效率都会出现较大的波动。心情好做起来快，心情差做起来慢。这就是为什么说要“男女搭配，工作不累”的原因。异性之间相互吸引与相互展示的需求让人会有意识的提升自己的工作效率。这就是展现能力的心情影响了工作效率。

        2、影响效率之设备。

        国家一直在鼓励淘汰落后生产力。而很多老板却顾虑资本投入的问题，总是做环境破坏，浪费员工身心，也不愿意在设备设施上投入。所以在一定的时期对设施设备进行效率评估，投资的风险与收益评估也是必须要有的。设备的淘汰与替换是提升效率的一大因素。

        3、影响效率之环境。

        这里的环境应该要包括企业整体环境与员工岗位的场地环境。就如学习一样，你是在轰闹的菜市场里学习效果好，还是在安静的教室里学习效果好？这是一个不需要动脑的选择题。因此，尽量让企业的环境更为适合工作要求，让自己的工位清理得更为工作顺手。都能有效的提升工作效率。

        4、影响效率之管理。

        在企业中影响我们工作效率的还有一个重要的因素就是企业有很多的无效管理要求。如有的会议拖沓无效，有的流程要求严苟无用。开个会长期进入不了正题，还跑偏，最后无结果。  而明明可以直接决定或者可以越级上报的，却要求必须要经过一个不在位的领导的签字。流程不变通，导致机会的消失。

        因此，让管理机制可以有相对动态的调整机制，可以有效的提升工作效率。

        5、影响效率之信息。

        这里的信息应该包括网络推送，同事信息过界等八卦无用的信息的使用或者过滤的耽误工作。现在的电脑只要连网上，就会不断的因一些无良互联网商家给不断推送消息，让你不断的关闭或者点击阅读。让你耽误大量的时间，打断你的工作。而在一些大工作间里同事工作发出的声音，偶尔谈话的内容都可能引起你的介入与思维的停顿。

        所以，如何防范无良信息的渗透是必须要做的。如关机、装防火墙、设定隔音墙等都是有必要的。可以提升个人精力的集中度，以提升工作效率。

        6、影响效率之工作能力。

        这其实是影响个人工作效率的最重要的一块了。能力是招聘的基准。但一个人的工作能力并不只是针对岗位工作内容的工作技能。还应该有相应的工作管理能力。

        因此，如何提升大家的工作技能与管理能力是我们HR、业务部门负责人、岗位责任人本人都应该要着力提升的。而学习自然是第一位的。

        一是要提升工作技能。工作技能的提升可以企业组织培训，也可以自己参加相应的培训、自我加强学习都是可以的。

        二是要学会工作管理。包括工作的时间管理、场地管理、心态管理、人际管理都是一定要注意提升的。

        时间管理在于工作的计划管理。而场地管理，在于自己对工作资料与设施的清理，按工作需求进行工位整理。而心态管理则是要练习将情绪尽量放在工作以外，而人际管理是提升需要配合你的上下游岗位的尽心尽力的前提。

        小结：

        1、企业要精准的定位低效人员进行减员增效，首在对岗位工作管理的基础工作分析与评估，并设立相应的工作成果效率标准。

        2、个人的工作效率的影响因素众多，却大都是可以改变提升的。而工作负荷度与小白兔型员工其实是没有关系的。

        3、兔子型员工，其实是可以通过绩效管理让他们认识到能力差距，并通过激励机制、培训学习是可以做到能力提升的。