《沟通力！拼职场，别输在不会汇报工作上》

作者 bxy20120... 更新于：2024-02-02 09:59 265

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VIP《沟通力！拼职场，别输在不会汇报工作上》

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第一节主动汇报工作，提高职场“能见度”

为了在汇报是更准确更有效的三个方法来进行工作情况的收集与汇报思路的整理：
一是，认真聆听领导指示，随时记笔记，整理有关记录，向上级复述一次，直到没有疏漏或者得到领导的认可再做下一步；
二是，简明地表达个人见解，针对简单任务，要让领导放心；复杂任务，要向领导阐述相关方法，征求领导意见；
三是，汇报工作时可能会有一些失误或者纰漏，对此下属要利用其他机发布会进行补充或者修正。

第二节建立有效的汇报机制

有效的工作汇报机制还五个规则，分别是讲究逻辑层次、明确目的、抓住汇报重点、注重结果和表达清晰。

在汇报工作时，注重结果的汇报，一般只需要提供两个方向的结果，一是这个工作已经成功完成了，二是这项工作没有如期完成，但是有几个方案可以补救，请领导批准或者决定。
表达清晰。汇报前要做好准备工作，可以采取STAR模型进行汇报。STAR就是SITUATION（背景）、TASK（任务）、ACTION（行动）和RESULT（结果）四个英文单词的首字母组合，就要求我们交代清楚工作背景、阐述清楚任务、陈述出采取的行动及行动已经或即将产生的效果。

第三节多看多记多思考，提升书面表达能力

第一，输入决定输出。输入主要包括读和见。
第二，输出刺激输入。不断地输出也会刺激自己进行信息输入。
第三，乐于思考。只有对内容经过精心思考，再动笔写作，才能写出结构严道，逻辑性、条理性强的文章。
第四，正确使用不同的文体。

第四节 KPT模板与图表，让汇报更有效

汇报KPTP模板的使用。
汇报人：小王。
汇报日期：2019年8月27日
K部分：
第一，帮助客户王先生办理广告业务；
第二，整理广告文案；
第三，统计客户信息。
第一个P，问题部分：
统计客户信息工作整体效率很低，50个客户信息花费了2个多小时。
T部分：
明天找广告总监商谈一下，是否可以增加人手，派专门人员整理客户信息
第二个P，计划部分：
先找广告总监商谈增加整理客户信息的工作人员事宜；
再进一步跟进客户王先生的广告牌制作事宜。
这就是关于KPTP模板应用的例子。KPT模板与KPTP模板架构清楚，能够帮助大家快速撰写出优质的工作汇报。

第五节金字塔结构，让汇报层次更分明

金字塔结构的基本原则是：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。也就是说，要先重要后次要，先总结后具体，先框架后细节，先结论后原因，先结果后过程，先论点后论据。

举例;

咨询顾问发现某企业存客户对销售报告和库存报告不满意，具体有以下8个问题：
一是提交报告的周期不恰当；
二是库存数据不可靠；
三是获得库存数据的时间太迟；
四是库存数据与销售数据不吻合；
五是客户希望报告的格式有所改进；
六是客户希望去除无意义的数据；
七是客户希望突出说明特殊情况；
八是客户希望减少手工计算。
怎么对这些问题进行合并同类项呢？总结之后，发现这八个问题可以归纳为三个问题，分别是：
第一，时机不好：由问题一、三得出；
第二，数据不符合要求：由问题二、四、六得出；
第三，格式不对：由问题五、七、八得出。
这就是一种归纳的思维，简单明了地总结了问题所在，避免啰嗦。

第六节用“电梯游说”实现高效汇报

什么是电梯游说呢？
电梯游说，又被称为麦肯锡30秒电梯理论、电梯法则。这一法则的出现来源于麦肯锡公司曾经经历的一次沉痛教训。

电梯游说要达到以下三个条件，才可能达到预期的效果。
第一，要语出惊人。
开头一定要吸引人，俗话说"良好的开端是成功的一半"，一言既出，要让领导产生精神为之一振、非常想听下去的感觉。
第二，要短小精悍。
与领导沟通一定要抓住根本，要直达主题、提纲挈领、化繁为简。切莫要说得天花乱坠，脱离主题，那样只会让领导反感，难以收到成效。
第三，要提炼观点。
说的内容要足够精练，归纳出清晰的观点，争取做到一语点题，清晰明了。
电梯游说有个PREP结构模板，在汇报工作时可以按照这个结构组织语言。
PREP是四个英文单词的首字母，分别是Position（观点）、Reason（理由）、Evidence（证据）、Position（观点）。
第一个Position是指观点，即一句话解释你想得到什么，能给对方带来什么；
Reason是指理由，即简短解释你的观点对公司为什么很重要；
Evidence是指证据，就是要说出能够支持自己观点的例子或证据；
第二个Position也是观点的意思，指重申自己的请求。
在进行电梯游说时，要在一开始就列出信息中的关键元素，并进行高度提炼与总结，然后给对方一个十分清晰且无法拒绝的理由，用数据支持自己的观点，最后将对方的注意力集中在价值和收益上。

第七节因人而异，汇报方式要跟着领导的性格走

对于这类领导，下属要经常向其口头汇报。口头汇报能够直接、方便地反馈信息，但在汇报时要注意沟通的方式，给大家五点建议：
首先，要一语中的，直奔主题。
第二，要做到内容客观，实事求是。
第三个建议，汇报的语言要准确。
第四，轻重缓急要有侧重。
第五个建议是，对领导可能提出的问题做好准备。

第八节化解负面情绪，拿出建设性方案

拿出建设性方案，我们可以从以下两个方面进行：
第一个方面，分析工作失误的原因。

犯错以后，要在自己身上找原因，最好以书面形式记录下来，这个分析过程，实际上也是一个复盘的过程。可以按照以下四个步骤来进行：
第一步，回顾目标。
第二步，评估结果。
第三步，分析原因。
第四步，总结规律。
以上四个步骤，有利于我们搞清楚导致工作失误的真正原因。