组织管理系列3-信息化管理

作者王泽强 2023-10-26 10:30 15268

内容来自 2023-10-27 打卡话题

又到了本周最后一个工作日，是时候放松一下打卡学习了。今天是HR自由主题分享时间，众多大咖老师将在此分享他们的知识、技能和心得体会。期待各位同学参与讨论，发表观点。

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摘要：企业信息化管理不仅方便企业管理者决策，也方便企业内部信息资源的共享和互联互通，最终企业所有部门的工作结果以数据的形式呈现，所有工作拿数据说话，企业管理和工作效率会大大提高。

本篇文章接上篇文章《组织管理系列2-标准化管理》，当企业发展到一定规模后，尤其是走向集团化后，需要通过信息化管理来为企业决策提供数据支持，这时候需要引入信息化管理系统。信息化管理是一种辅助工具，是借用现代先进信息管理系统，以便于企业决策。通常来说，引入信息化管理系统，是需要一定经济实力和基础的，因为投入的人力、物力和财力很大，但一旦成体系后，就拿数据说话了，企业决策将更多依赖数据支持。当企业决定引入信息化管理，需要做好以下六个方面的工作：

一、整体规划：明确总体规划布局。

一般来说，信息化管理有两个布局：一是区块化，二是一体化。区块化，简单理解就是不同的部门有不同系统，比如财务部门用金蝶软件，人力资源部门用人力资源管理软件，销售部门用销售部门软件等。各部门、各板块都是独立管理，都用各自独立的信息系统，彼此独立提供数据。一体化则是打通各部门独立管理模式，所有部门用一个信息化系统，老板只要打开这个系统就知道所有部门当天的数据或想要的数据，比如销售多少、盈亏多少、多少人上班、多少人请假、新签多少订单、某个员工晋升处罚记录等。因为受经费所限，在中小企业普遍存在财务部门用一个财务管理系统，其他部门用其他管理系统，或只是用电子表格。区块化有很大弊端，主要体现在费用高、协作成本高、容易产生数据孤岛、流程复杂化、信息无法共享等。而一体化管理系统，可以方便所有部门工作，实现信息共享，老板打开系统就能实时看到各部门的数据，也方便其决策。从人力资源管理来说，一体化有利于企业内部管理，比如某部门负责人要晋升一个员工，当通过系统调取其资料后，发现其有违纪4次，绩效考核平均73分（表现一般），系统给出的建议是晋升达不到条件，那么部门负责人就会打消这个念头。

二、高层推进：自上而下推动。

信息化管理是一个大的工程，需要企业一把手亲自推动实施，因为不仅涉及到费用，还涉及到各个部门。自上而下推动，需要立足五个方面：一是资金支持。从资金上要拨付经费，这需要企业一把手批。常言道，巧妇无米之炊，没有经费支持，即便想做信息化管理这件事情，也是无法做的。二是人员支持。信息化管理是一个大的工程，需要组建一个团队专门负责这项工作，包括前期的数据上传、后台日常维护、人员培训、流程优化管理等。组建新的部门，需要企业一把手批准，并给其人员编制。三是协作配合。信息化管理是企业层面的大事，需要各部门通力协作配合，因此，需要企业一把手跟各部门负责人开会强调，并下达工作部署和要求。四是带头学习。信息化管理系统，需要对企业各部门员工进行培训，以让各部门员工知道如何使用这个系统，如何按系统管理流程进行操作，作为企业一把手需要带头学习。五是排除阻挠。信息化管理是方便企业管理，对企业是一件好事，但也会有些阻力，这时候，企业一把手需要站出来排除阻挠，坚持推进信息化管理系统落地并取得成效。

三、组建团队：赋予部门信息化管理职能。

在很多企业，都有这样一个部门统称为信息部，其部门职责主要是全面负责信息系统的安全、稳定、可靠、有效运行，负责企业信息系统的建设、升级、调整工作，负责排除企业信息系统故障，负责监控和维护企业电脑、监控、设备正常使用，负责企业信息系统的后台维护和管理工作，负责对中层管理及各部门人员进行信息系统知识培训等。从部门管理职能来说，信息部是负责整个企业的信息系统管理的，其部门人员根据其工作业务量、负责区域范围而定，部门负责人是关键，在组建信息部这个部门之前，一定要先物色好一个部门负责人，正所谓千军易得一将难求。有一个合适的部门负责人，其手下的兵也就好解决。信息部负责人，除了业务能力过硬之外，还需要具备一定管理能力和经验，只懂业务不懂管理是管理不好这个部门的。部门负责人最好外招，不宜从内部提拔，除非内部有合适的人。部门负责人招到后，需要跟其进行沟通，了解其对部门工作有什么想法，对部门人员编制有什么打算，对部门如何开展工作有什么建议，最好是让其做一个计划书出来。

四、理顺流程：从内部规范统一流程。

在没有引入信息化管理系统之前，原有的内部流程一直沿用至今，这需要做好两者的交接工作。正常来说，在信息化管理系统没有投入使用之前，原有的内部流程还是要继续使用，直至信息化管理系统正式投入使用后，原有的内部流程就停用。信息化管理系统有两个很明显的特征：一是无纸化。引入信息化管理系统后，很多工作都在系统上完成，很多纸质版的流程都会被取代，实现了无纸化办公。比如员工要加薪，不需要打纸质版书面申请，直接通过信息化管理系统进行申请，系统会自动推送到相关人审批，审批通过后会报送到人力资源部，人力资源部接到报送的审批后会在工资表上进行体现。二是数据化。因为各部门工作都在信息化管理系统完成，不管是员工考核，还是财务报销，或是采购申请，销售签约，都通过信息化管理系统去操作，后台数据会自动统计和汇总，真正实现了数据的可视化。另外，信息化管理系统，需要打通手机端和电脑端共用共享，这样员工在手机端也能操作，信息化管理系统就实现可移动化，内部管理流程也就更加方便、快捷、高效。

五、分布实施：加强集中管控。

信息化管理涉及到了各部门，甚至是涉及到集团下属各公司，因此，需要采取分布实施策略，一方面可以实现稳步推进，另一方面也可以加强集中管控。在推进信息化管理过程中，要一个部门一个部门过，有一个循序渐进的过程。比如可以先把账务流程理顺，从报销、记账、付款、资金管理等财务方面的流程要理顺，当财务流程理顺后，就到合同管理，所有合同通过信息化管理系统进行管控。以此类推，这种分布实施策略，可以有效推进工作，一个部门一个部门解决。每个部门在梳理过程中，会遇到各种技术问题，这就需要跟部门人员进行讨论解决，包括国家相关政策以及法律法规是否允许等，都需要考虑。除此之外，信息化管理还涉及到安全问题，这就需要通过后台设置安全管理权限，以及进入和退出设置，查看、审批权限等都需要全盘考虑。信息化管理并非我们想想的那么简单，是有很大技术含量的，非一朝一夕能见成效。

六、数据利用：通过数据优化企业决策和经营管理。

信息化管理系统一旦建成后，会每天实时生成很多数据，包括分析表、分析图、对比图等，这些数据对于企业决策和经营管理有很大参考价值，属于企业核心数据。作为企业决策层，需要利用好这些数据，并通过对数据进行分析和研究，优化和调整企业经营管理战略。比如通过信息化管理系统发现，集团某下属公司今年一季度出现亏损情况，通过大数据调取后发现，一季度有一个大客户流失，加上该下属公司一季度费用上涨幅度很大。通过这个数据，集团公司给该下属公司下达经营调整政策，要求下属公司从第二季度开始，严格控制费用支出，并开拓新的客户渠道。数据为企业决策和经营管理提供参考，首先要确保数据的真实性、可靠性和实时性，否则，很容易导致企业决策失误。

信息化管理是让企业有一个好的管理工具，可以提高企业管理水平和效率，是管理和技术的有机结合。企业管理有了技术的辅助，等于给企业管理插上了翅膀。但需要强调的是，信息化管理只是一个辅助工具，并不能解决企业所有问题，其是为企业经营管理服务的，企业需要通过信息化管理数据来发现企业经营管理存在的问题和漏洞，通过优化流程、调整经营战略、技术创新、产品升级、提高服务水平、加强产品质量管控等多种举措解决管理中存在的问题和漏洞。信息化管理系统所提供的数据不是简单的数字，而是数字背后所隐藏的问题，需要企业管理者去分析和研究。信息化管理是数据的集成，通过大数据把企业所有部门的工作结果以动态的形式呈现出来，打通了企业财务部、销售部、仓储部、采购部、人资部、行政部、企划部、质检部等所有部门的信息和资源，在这个平台上，所有部门可以共享信息和资源，为优化部门工作提供数据参考，达到提高工作效率、降低成本、管控产品质量等目标，从而实现企业的发展壮大和业绩提高。

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