推荐从基础成长（8）：如何编码

作者齐涛更新于：2017-01-19 13:41 7206

提到编码，这方面的知识太小众了，但在人力资源工作中也是广泛应用的。对于一些公司，这小众的知识能给我们带来很大的便利。

人力资源部门用到的编码，通常有：文件发文字号、表单编号、员工编号、岗位编号、劳动合同编号、档案编号等。对于编码规则，都是在考虑目的性和功能性方面来设定的。

一、文件发文字号

在我写的前面的文章中有介绍，本篇不再讲解。

二、表单编号

这里所说的表单，主要是工作中常用到的各种表格等，对于此类的编号，前面的文章中一句带过，是建议有独立的编号。表单编号建议体现部门和顺序号即可，如HR-FORM-0001，HR代表部门，FORM代表表单，顺序号用四位的数字表示，从1开始，不足四位的用0补足。所有表单无论属于哪个文件的附件，按照公布的时间早晚顺序编号，表单修改后文件的版本版次变动，表单的编号是一直不变的。

三、员工编号

有HR会说，我们公司要员工编号没有用？在这里我明确告诉你，错，大错特错。哪怕公司没有要求做员工编号，人力资源部门也要为每一位员工编号。员工编号至少有一项作用是哪个公司也少不了的，那就是作为唯一值进行检索，也是识别作用。公司员工有可能重名，用身份证区分的话，号码太长，此时员工编号的识别作用就发挥出来了。

下面谈几种员工编号的编号规则：

（一）最简单的编号

这种情况绝大多数是在部门内部应用，所以编码规则相对简单，能作为唯一值即可。如公司简称为HY，顺序号为5位顺序号，不足5位用虚数0补足，这样员工编号可以编为HY00001，依次向后编号，一人一号。甚至我们可以直接用00001来表示员工编号。

优点：便于维护，便于综合信息检索

缺点：无

（二）体现入职日期的员工编号

如20170104001，代表8位入职日期和3位顺序号。员工入职后按照入职日期和当天的入职顺序进行编号。也可以编写6位入职日期，如170104001，或者再带上公司简称的编号，如HY20170104001，HY170104001。

优点：便于维护，便于综合信息检索

缺点：无

（三）体现部门、职级、岗位等信息的员工编号

这种可以和以上两种任意组合，如HR代表人力资源部，员工编号可以编为HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同样道理，把职级和岗位用数字或字母代表，和上面规则任意组合即可，不再详细讲解。

优点：员工编号可以体现出部门、岗位、职级等信息

缺点：员工编号需要维护，不能形成唯一值，尤其公司人越多、人员流动性越大、人员调动情况赵多，维护的工作量就越大。而且这种编码规则不利于综合信息检索。

综上，如果公司无硬性要求，建议采用前两种编码规则。公司有强制要求体现部门、职级、岗位等信息的，建议人力资源部内部也有一套采用前两种的编码规则，以便于进行综合信息检索。

四、岗位编号

岗位编号体现的信息会比较多，一般情况下，越小的公司编码规则就越简单，越大的公司编码规则就越复杂。

岗位编号里面可以体现公司、部门、职位族、职级、岗位等信息，一个岗位一个编号，岗位编号主要用来识别岗位。

如HY-HR-01，HY代表公司，HR代表人力资源部门，01代表人力资源部的某个岗位。

HY-HR-01-01，HY代表公司，HR代表人力资源部门，HY后面的01代表经理这一职级，最后的01岗位顺序号。HY-HR-04-02，这个编号我们可以看作是人力资源部专员级招聘专员岗位，02代表招聘专员，可以用03代表培训专员等。

HY-HR-01-01-01，HY代表公司，HR代表人力资源部门，第一个01代表管理领导岗，第二个01代表经理这一职级，最后的01岗位顺序号。

GT-HY-HR-01-01-01，GT代表集团公司，HY代表某个子公司，后面的含义和上面相同。

GT-HY-02-HR-01-01-01，其中02代表人资行政中心，其它含义与上相同。

编号中带不带短划线“-”，或者用字母表示还是用数字表示等，都可以根据公司情况来编制。岗位编号并不是体现的信息越多越好，它能体现岗位所属和唯一性即可，至于其它需要体现什么信息，经过仔细考虑可编制。

五、劳动合同编号

劳动合同需要多次签订的特性决定了我们需要对劳动合同进行唯一编号，编码过程中，我们可以体现签订日期、签订次数、劳动合同期限、顺序号等信息。

我们以8位签订日期来进行编号，签订次数分别用1、2、3……来体现，劳动合同期限用2位数字表示，不足2位用0补足，其中00代表无固定期限劳动合同。顺序号用3位顺序号表示，不足3位用0补足。

20170104001代表2017年1月4日签订的第1份劳动合同，这是最简单的一种编码规则，它用日期和顺序号来形成唯一值。

20170104-3-00-001代表2017年1月4日与员工签订的第一份劳动合同，是与某员工第3次签订劳动合同，劳动合同期限为无固定期限劳动合同。

劳动合同编码没必要太复杂，主要能体现唯一性即可。

六、档案编号

建议与员工编号相同，此处所说员工编号是指能形成唯一值的员工编号。

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