报销制度合情更要合理

作者歆海逸扬更新于：2014-09-07 14:42 17502

内容来自 2014-09-09 打卡话题

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

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问题点分析：

1、公司大部分同事在异地，有几位员工的报销比较夸张。

2、员工提供发票员工经理签字就给报销。

3、修改报销之地后又出现新的问题。且发生的问题的总是那几个人。

异地员工因工作需要会产生相应的费用，公司给予报销属于合情，但是对于报销的管控要合理，否则就会出现案例中的夸张状况。完善的报销制度和报销审核流程是非常必要的，但是要想根治这个问题，还是是要从多方面去考量。

解决建议

完善报销制度和审批流程

对于费用的报销必须要有完善报销制度，在完善制度的时候既要考虑员工的实际情况也要合情合理。将报销制度细化。

1、明确报销标准：对于费用的管控必须要设定标准，否则就会出现虚报、乱报的情况出现。建议根据员工的级别和业务量确定每月报销额度，如有特殊状况超出的需要公司主要领导特批。

2、报销时间周期：单月费用必须当月报销，一方面便于费用核算，一方面时间近也便于查核。

3、提交报销材料：报销的材料必须要提交齐全，除了提交发票外，还要提交工作证明材料（员工外出公干是否有领导审批？该笔费用发生是否有批准的文件等）。

4、发票审核：对于发票的审核也要严格，目前假发票和虚开发票的现象普遍，因此财务人员要对发票的真伪进行核查（网站查询），员工报销是否合理：比如发票时间与公干时间是否一致？费用金额是否合理等，如果有问题细心一定能发现的。

5、明确报销责任：制度中也要明确报销的原则，采取实报实销的方式，如发现虚报者给予开除的处分，给员工以威慑。

制定费用预算合理管控

企业的费用属于净成本支出，公司开源也要节流，杜绝浪费。因此要想管控好费用，制定费用预算是必要的。根据公司运营状况和目标制定预算额度，将预算额度根据实际需要进行合理分配。财务和各部门定期检核，可以采用PDCA的方式。另外将费用管控列入主管考核，与主管奖金挂钩。另外完善审批流程，比如经理审批权限为3000元以下，超过3000元的要批到总经理，避免出现审批权限过大出现风险问题。

做好员工宣导和沟通

平时要加强员工诚信宣导，提倡大家勤俭节约，杜绝浪费，比如能坐公交的情况下就不打车，杜绝公车私用问题。另外公司制定的新的报销制度也要执行宣导和沟通，让员工清晰的了解报销和规则和审批流程，有问题及时沟通，避免误解和矛盾冲突。另外对于高额度报销的人员也要做到适当的提醒。

定期检核及时处理

对于费用管控也要定期进行检核，透过现象发现问题。比如员工工资一般，业绩一般，但报销费用高居不下，那么肯定就有问题。发现问题就要及时调查。就像案例描述的一样，夸张报销的总是那几个人，所以客观调查是有必要的，如发现腐败问题必须予以严惩，杀一儆百。

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