档案管理主在细节与适用

聊一聊员工档案的重要性，HR如何做好员工的档案管理？

档案管理主在细节与适用

看到这个题目我就想到了在部队时，由于本人字还写得不错，在教导队时就是板报宣传组的固定成员，每周都会有半天时间进行躲避那严酷的训练！每次看到在寒风中训练的战友们心里就有点小甜蜜，事实上我们办板报也一样风吹过无痕！只是在体力上不用那么大，但手却更冷得僵！而我们的指导员后来到干部股后让我们去帮忙整理干部个人档案！填写晋升，薪酬，转业，调离等！

而回到地方我一入公司便是到公司办公室，其中就有档案管理，再后来成为业务支持部长，人力科长及综合部长其实一直都与档案在打交道！档案管理在人事上来说适用就好！

对想直接看如何进行档案管理的同志可直跳第三大点！

一、对维护工作秩序、参与诉讼的重要性认识

概念就不再说了！只说重要性。前头有讨论有关离职风险的时候就曾说到证据的重要性《离职风险——从离职表现到管理再到离职管理》https://www.hrloo.com/lrz/14256932.html。特别是在有关处罚及进行仲裁、诉讼时，我们就会发现工作痕迹、档案的重要！就如书到用时方恨少啊！

二、对公司建设个人发展的作用认识

（一）对公司来说，我们都想对自己所用的人有个全面的了解！好能充分发挥个人作用，更好的为公司发展发挥力量。

一是可以更好的了解员工。现代公司为了做到知人善任、选贤举能，将尽可能全面、准确地了解员工，通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。

二是考核奖惩依据。一般在年终评功评奖时，我们都会对员工进行年度的综合评价，这里就要用到档案了！在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料汇总后归入本人档案，作为考核依据。

三是晋升评价依据。根据员工平时的任职、贡献等情况记录在案，对考察其德、能、勤、绩等情况，为人力资源的正确选拔和配置会起到重要的参考作用。

（二）对个人日后的政治生涯审查、退休就医等的证明作用、

档案的真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效应。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等等手续都会以档案材料的审核为重要依据。

三、如何建设人事档案

作为行政人事来说都知道：真实是档案的生命，也是档案权威和有效法律依据的原因所在。所以办理人事相关档案，进行必要的审查很有必要。从全面、真实、有效等方面进行审查是我们在入档保存前必须确认的！

（一）需入档资料的收集

1、入职报到资料的收集入档。

一般来说我们对招聘人员在通知到岗时会出具《入职报到通知》其中就资料部分有：

一、在入职第一天需要携带的资料：

1、身份证原件及复印件(原件验证后归还)；

2、学历证书、学位证书原件及复印件(原件验证后归还)，如有多个请同样带上；

3、1寸彩色照片3张；

4、近3个月内的体检报告(包括肝功能检查报告)；

5、上家工作单位的离职证明书。

6、家庭成员说明。

二、到公司后详细填写好《入职登记表》办理入职手续；

通过这样的入职内容，一般情况会将人事最初的报到档案收集到位。而对于没有带齐的人员，我们必须限定在什么时间内必须补齐！

2、劳动合同、竞业限制、保密等协议等文件入档。在入职手续办理的时候，当然需要同时进行相关合同的签订！最重要的是劳动方面的相关合同及部分岗位的竞业限制、保密等协议的签订！随着报到内容一起入档是必须的！

3、工作痕迹文件的入档。日常的考勤、考核、薪酬、晋升、奖惩、劳保福利等工作痕迹的文件、资料等入档。一般情况在试用考核、绩效确认等等工作痕迹的文件资料一是经公司公示使用的如职务晋升；二是有关手册、劳动纪律等文件发放、学习等的需要签字确认的文件等都需要入档。

（二）建立人事档案

人事档案一般都是用纸质的档案袋及扫描成电子版的数据存放两种形式并行！不再多说！

1、档案登记表的建立。

一般来说档案表的建立应包含基本情况及资料清单！而里面的内容，基本以时间为序进行如档案！而在相应的晋升有多次时以1.1、1.2等情况表明有几次晋升或几次处罚等！

3、档案的规范化管理。——安全、保密、清晰、完整

一般应包括入档要求、规范标准、使用要求审批、存档与销毁等内容！不细述见制度部分内容

！

附：公司人事档案管理制度部分内容。

一、总则

第一条  将公司的人事档案管理规范化、制度化，使其更有效的服务于公司，特制定此制度。

第二条  人事档案管理的原则为安全、保密、清晰、完整。

第三条  公司各分公司和分支机构内部的人事档案管理，必须依照本制度进行。

二、人事档案的管理体制

第一条  公司各分公司和分支机构的人力资源部负责其员工的档案管理工作。没有人事部的，由机构负责人指定专人进行保管。分公司经理和机构负责人的档案由公司人力资源总部保管。

第二条  公司人员调动时，调动人员的档案由调出部门人力资源部整理好，转交到调入部门人力资源部保存。

第三条  公司人员借调时，员工档案仍有原部门进行保存。但借调部门必须存有借调人员档案的复印件，档案的复印件内的材料应与原件保持一致。

三、档案管理的要求

第一条  公司须由专门的档案室存放档案，由专门人员负责管理。公司分公司的分支机构有条件的可以建立档案室，没有条件的须购买档案柜存放档案。

第二条  正式员工的档案使用档案袋存放。公司统一采用黄褐色牛皮纸档案袋，档案袋的规格为30*24cm，外部有密封线缠绕封口。试用期员工和临时工暂用普通文件夹保存，转为正式员工后，按相关要求存放。

第三条  档案袋外皮上必须列明人员姓名、所在部门、档案内容等，以便查找。

四、人事档案的管理规范

第一条  档案的分类

（1）试用期员工和临时工档案。主要包括的内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，试用期劳动合同，入职培训期间的考核表和评价表，申请转正的相关材料等。

（2）正式员工档案。主要包括内容有：员工个人简历，员工等级表，身份证、毕业证和相关证书复印件，劳动合同及相关协议，在岗培训期间的考核表和评价表，季度/年度考核材料，岗位升迁调动材料，奖励惩罚记录，重大科技成果等。

（3）离职员工档案。主要内容包括正式员工档案的所有内容，另外增加离职申请、审核和交接方面的材料，劳动关系解除方面的材料等。

第二条  档案的归类

人事档案材料按其名称、内容、属性等不同分别归入相应的类别，若材料内容涉及多种类别时，按其主要内容归入相应类别。

第三条  档案的排列

人事档案归类后，相关材料的排列应按照时间顺序依次排列，时间最久的排在最前面，依次类推。这样排列的好处是便于查阅，同时可以反映出员工的职业发展历程。

第四条  档案的编号

档案的编号方法很多，如汉语拼音法、姓氏笔画法、单位编号法等，目前公司采用的是汉语拼音法。具体方法如下：

（1）档案排列顺序按拼音字母的次序排列，由姓开始，姓第一个字母为a的排在最前列，依次类推；第一个字母相同的，按第二个字母的顺序排列。同姓的按名字的每一个字的拼音顺序进行排列。

（2）重名的人员按入职时间的先后顺序排列，入职时间早的排在前面，入职时间晚的排在后面。

五、人事档案所提供的利用方式

（1）查阅。相关利用人到档案室查阅档案资料时，必须在档案管理人员的要求下进行查阅登记，写明查阅的时间、查阅人、查阅的事由，查阅的内容。

（2）调阅。相关利用者对人事档案的调阅必须进行调阅登记，并取得档案管理部门主管的核准，调阅期限为7天， 逾期未还者须办理续借手续，档案管理部门也须及时催还。档案调阅期间不得转借、调换。需复印的，要到档案管理部门登记。

（3）出具证明材料。对于需要复制档案中的相关资料作为证明材料时，必须经过档案管理部门主管审批，并加盖部门公章后才能发出。

（4）其他

六、档案的保存期限与销毁

（1）人事档案须永久性的进行保存。对于离职、辞退、开除的人员，自离开之日起，满一年，经过部门领导的审核后，方可销毁档案。

（2）档案销毁必须填写申请单，报人力资源部审核、批准、备档，人力资源部指定专门人员进行销毁，负责销毁的人员须为两人以上。

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