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第一步:制度下发征询意见
第二步:合规化决议会议准备工作。制度意见征询大概需要1-2周的时间,在这个过程中我们可以准备合规化决议会议所需要的材料,比如说会议主持稿、会议签到表、培训签到表、投票箱、表决票等等。
第三步:开展合规化决议会议。整个会议的内容可以分为四步,1)会议人员投票,到会人员必须达到全体员工人数的2/3以上;2)唱票和监票,这里需要提前通知三个人员,分别是唱票人、监票人、计票人;3)宣布结果,4)对制度的内容进行培训,并让所有参会人员在制度培训签到表上签上名字。
第四步:编写会议纪要。合规化决议会议结束之后,负责制度合规化程序的部门要编写会议纪要,会议纪要的内容主要有,会议名称、时间、地点、参会人、会议主要内容等。而且还是要将会议纪要的内容通过邮件下发给全体员工。
第五步:制度公示。要将最终的制度打印出来分别由撰稿人和公司总经理签上字,然后在公示表上盖上公司的公章,和打印签字的制度一起在在公司的公示栏里公示。没有经过公示的制度是没有法律效力的,这一步是非常关键的一步。一般制度的公示期为七天,而且我们最好使用水印相机拍下制度公示的照片留档,以备后续使用。水印相机公示照片要注意一下,主要是要显示日期和地点。
第六步:制度下发。制度公示完成之后,我们可以通过邮件告知全体员工,这一项制度已经通过了合法合规的合规化决议程序,现在下发生效,以后工作过程中就可以按照制度执行了。
最好在每一步都保留好现场的照片。每一项制度的合规化过程我们都可以在电脑里面建一个文件夹,主要是将合规化的一些邮件、照片、签字保存起来。那么以后万一和员工之间发生一些劳动纠纷,那么这些将是公司执行制度最有利的证据。
操作:
1,制度下发征询意见(开草案讨论会议)
2,合规化决议会议(投票表决)
3,对制度内容进行培训
4,编写会议纪要
5,制度发布并公示
注意:
1,每个步骤都要留照片(加水印),要有会议签到表,培训签到表。
2,职工代表人数应到需要是全体员工的7%。实到人数是应到人数的2/3以上。
3,投票表决,需要有唱票人,监票人,计票人。
总结:两次会议,一次公示发布。
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