搜集资料，建章立制

作者秉骏哥李志勇更新于：2023-05-13 19:11 23510

内容来自 2023-05-15 打卡话题观看本期直播

我是从前台转岗成人事助理的，经理说公司的人事档案比较乱，让我做好整理并完善好人事档案。我看了一下目前公司的人事档案就一个纸质的员工信息登记表和一份劳动合同，没有电子档，查找信息就必须得找纸质文件。我现在不知从何入手去做，请问各位专家老师，人事档案要怎样整理完善，有没有需要规避的风险呢？

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摘要：档案管理是需要细心/耐心的工作，也需要不断延续，平时难以见到它的突出方面，在不起眼的关键时刻，很可能派上用场和发挥非常重要的作用。

搜集资料，建章立制

题主的问题和现状非常清楚，回答起来方向性和针对性就强一些，针对人事档案的管理，我的建议如下：

1，搜集资料

题主说“公司人事档案就一个纸质员工信息表登记表和一份劳动合同，没有电子档，查找信息就必须得找纸质文件”。针对这样的情况，题主可以：

1）建立EXCEL表

根据纸质员工信息情况，手工录入建立员工信息表格。

可以按照部门建立，也要有按照入职先后顺序建立的大排队表格，员工的基本信息可以有：序号/工号/部门/岗位/姓名/性别/年龄/身份证号/入职日期/五险一金购买情况/第一次合同期限/第二次合同期限/无固定期限合同签订日期/在职或离职/其他情况/备注。

就完全按照纸质内容来录入，这可能需要一定时间，最好按照公司员工人数有计划的录入，同时不影响其他工作的进行。

2）资料搜集整理

除了纸质员工信息登记表和一份劳动合同，还有没有资料，放在其他地方，或者东放一些西放一些。

可以自己认真找找，也可以向以前做这项工作的同事问问，比如：员工提供的个人简历/各种证件原件或复印件/转正申请单/获奖或受罚通知单/解除劳动通知/调岗通知等。现在能找多少是多少，以后发现再填充进来。

3）纸质件完善

可以购买档案袋，一人一袋，将各自资料按照顺序装好袋子，内容依次在袋子正面写好，同时在袋子侧面写好姓名和大排队序号，用小纸贴贴好，或者直接写在侧面，以便拿取时更准确和省时。

2，补充资料

通过以上的大梳理，很可能发现一些重要信息或资料的缺失，这时，题主就需要书面形式向经理提出建议：想办法完善或者补充这些资料。

比如：劳动合同/证件原件或复印件/奖罚单/调岗单等。

当然，如何补充，也是需要一些技巧的，比如：劳动合同补签，则需要向员工说明情况，得到员工的支持和理解；奖罚单，更需要耐心解释，只是补资料，员工不会有任何损失。

如果经理说无需补，就照做，可以做好日期标识和说明，同时保留好自己的书面建议。

3，建立制度

人事档案，有一定机密性，如果不完善，对可能的员工纠纷就无法提供准确完备的证据。比如：员工仲裁时，说公司给予的扣款没有证据，如果只凭回忆或让其他当事员工来做证，采纳的可能性是比较低的，如果扣款时保留了“员工违纪处理单”，而且还有员工签字或者公司员工代表签字，而且一直保存留在员工的档案袋里，那么，就是铁证如山，员工想赖都无效的。

基于此，有必要建立档案管理制度，可以由题主来起草，部门经理审核，组织相关人员讨论，公司领导批准，然后组织员工学习签名。

可以主要围绕员工档案主要内容/提供搜集方式职责/保密性/查阅规定/违反处理等方面做规范性制度，以便大家都照守执行。

有了制度，档案管理就有了基本保障，随着工作的推进，逐渐完善制度，使这项工作进一步得到完善。

4，对外衔接

以上说的是基本人事档案及基础管理，如果公司规模比较大，或者需要与外部某些单位或档案管理机构有往来，比如：大专院校/人才市场档案管理部门等。

也就是说，在满足公司领导以及公司工作需要的前提下，档案管理还需要保持与外部沟通中的一致性，不能只照顾到自己的需要，不管是表格使用的格式/档案封装邮寄等，都是有相对统一规范的要求。

5，充分重视

人事档案管理，平时看起来不起眼，但关键时刻却能派上用场，将公司的一些可能损失挽救回来。这项工作要做好，只有坚持，是急不起来的。包括：

1）领导重视

管理制度建立起来后，就要严格执行，如果不能较好的实施，等于形同虚设，具体负责的人员就会心灰意冷，相应的资料完整性/及时性就要差一些。

2）工作连续

一般来讲，公司档案管理都不太可能专人来负责，而是兼而为之的。如果员工离职，就需要工作交接清楚，让后来者能够将这项工作向深度和细致方面推进。