推荐以数据角度来优化流程、提高工作效率

作者齐涛更新于：2023-02-17 00:21 15966

内容来自 2023-02-17 打卡话题观看本期直播

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流程优化是公司要持续做的一项工作，流程优化的方法有很多种，本文从数据的角度来讲解流程优化的方法。

流程中有部分流程完全是数据的传递，而所有流程可以看作数据流，流程输入的物料、人和财，流程过程中的各项动作，流程的输出结果，都可以转换为对事物（事情）的描述数据、日期时间数据、动作数据等。举一个简单的例子，例如临时办公用品采购：

用人部门助理申请-行政助理采购-物品入库

在这个流程中，办公用品、各环节的操作人员是描述数据，办公用品申请单、入库单等有详细的物品描述，申请、采购、入库等是动作数据，在这个流程中，各个动作发生的日期和时间是日期时间数据。

了解了数据流，就可以针对流程做一些优化，或者改善管理情况。

1.数据流最短原则优化流程

追求流程最短提高工作效率是流程优化的一种方法，流程最短代表数据流最短。

在流程中，从数据方面来看，有数据收集（提取）、数据整理、数据汇总等，除此以外，还有仅用于数据通过的节点，对数据没有任何操作，例如知会、审核、审批、更换数据存储媒体等。

如前例中的临时办公用品采购流程，最基本的是申请、采购和入库，实际执行中，多数公司会增加几个审批环节：

用人部门助理申请-部门负责人审批-行政负责人审批-行政助理采购-物品入库

在这个流程中，部门负责人和行政负责人的节点仅仅是数据通过，在整个活动中没有任何增值，可以考虑减少。

案例：

某设备生产安装公司设置客服部门，客户有售后问题联系客服，客服人员记录后协调工程部线上或线下解决，最后客服人员回访客户，包括服务时间、服务时长、最终解决的问题，客户满意度等内容。

本工作主要流程为：

客户售后需求-客服记录-客服协调工程部安排人员解决-工程人员解决问题-客服回访

在本流程中，关键数据为“客户提出问题-公司解决问题”，客户售后需求数据在客服人员仅是数据通过，可以考虑减少，工程人员解决客户问题后，作为公司来说已收到服务完成的数据，客服再回访是重复操作。

因此可以调整内部架构，优化流程，取消客服部门（岗位），将客服功能移交到工程部助理，工程部助理同时增加协调工程人员的职责，完善售后服务单，工程人员交由客户签字后转回工程部助理，工程助理回访电话只要求客户对服务评分，新流程为：

客户售后需求-工程助理派工-工程人员解决并带回服务单-工程助理回访评分

也可以增强客服部门的职责，准备问题库培养客服人员，并增加售后服务人员，线上由客服人员解决，线下由客服直接派工。

优化后的流程售后数据也可以实现统一管理，避免出现数据多头管理的情况。

数字化时代，如果公司经费允许，甚至可以由机器人解决线上问题，线下服务由系统自动派工。

2.数据规范原则优化流程

数据不规范会造成各个流程节点的人员对数据反复加工，包括提高数据精度、对数据进行规范化处理，这样各个流程节点会重复工作，会造成效率低下。

案例：

某公司低值易耗品由行政部门采购，公司实际每月集中采购制，由各部门提出申请，行政助理采购后交由库房入库，各部门到库房领取，各环节的表格如图所示。

以数据角度来优化流程、提高工作效率

会发现部门申请表格、行政汇总表格、库管使用表格不一致的情况，针对同一内容，行政助理和库管对表格重复处理，造成了浪费。

可以要求申请部门开始使用库管所用表格，这样减少了行政助理和库管的工作量。

3.数据集中原则优化流程

数据在多处存储，或者多方对同一数据集采集重叠数据，会造成工作效率低下，这样也容易造成数据孤岛。

数据中台可以解决数据孤岛的问题，对数据全面采集和集中使用，极大提高工作效率、提高数据价值、支持公司的运营模式创新。但是能实行数据中台的公司还是少数，对于多数企业来说，数据孤岛是必然存在的，公司要尽可能减少数据孤岛的存在。

为某公司优化流程时发现，新员工入职后人力资源部门要采集新员工数据，新员工分配到各部门后，尤其是生产和销售部门，这两个部门还要重新采集一次，建立完整的员工信息。类似数据反复采集或多处存储的情况在公司普遍存在。

如果人力资源部门采集完整的新员工数据，生产和销售部门可以直接调用人力资源部门的数据，不用再重复采集和存储，可以提高工作效率。

4.数据自动化处理原则优化流程

在公司的流程中，有些节点是对数据的处理加工，多份数据的整合、数据汇总计算与分析等，这些具有规律性的、重复性、基础性的工作，可以交由程序自动化处理。

公司中报表生成、各种仪表盘等可以全部由程序处理，这样可以节省大量人工。

流程优化是一项持续投入的工作，除了投入时间、人力等，财力的投入也是必然的，如ERP、CRM、E-HR、MES等系统的使用，可以将线下流程搬到线上，需要注意的是它们在这一程度上可以提高工作效率，但是如果不能完全与公司业务融合、实现人机交互、线上流程与线下流程的有机结合，有可能还会出现流程效率低下的问题。

数字化时代发展，会给企业带来业务模式重构，流程优化人员也需要及时调整和优化流程，人力资源部门人员要及时调整组织架构，以提高组织效率。

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