白睿：部门经理时间都去哪了

作者白睿ODTD 2023-01-13 02:23 24592

内容来自 2023-01-17 打卡话题观看本期直播

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摘要：最多占比的五件事分别是：上司召见、低效会议、官僚作风、事必躬亲和电话干扰。

白睿：部门经理时间都去哪了

文/白睿，组织发展专家，畅销书《组织诊断》作者，ODTD讲师

之前在一家企业里做咨询，遇到一位部门经理，他说他非常忙，时间安排的特别满，观察再加上访谈之后，会发现他的时间有五大部分。有的时候被电话干扰，有的时候被会议干扰，他经常抱怨，忙的连上厕所的时间都没有，饭都吃不上，下午3点的时候才能让下属点一份外卖，真是有处理不完的事情。

01时间分布仪表盘

当监测了部门经理一周的时间分布的时候，统计出来部门经理的事情占比，以一个圆形分布的表示部门经理时间分配。最多占比的五件事分别是：上司召见、低效会议、官僚作风、事必躬亲和电话干扰。

图1:部门经理的时间分配

白睿：部门经理时间都去哪了

实际过程中，他是有计划性工作的，但是他认为突发的事情太多了，计划总是受到突发事件的干扰。大家认为时间管理是一个最基本的是管理自己，也就是自我管理的过程，但是现在已经不再局限于管理个人了，是多方面的管理，是多方面的协调和融合。

图2:时间管理是多方面管理的协调和融合

白睿：部门经理时间都去哪了

在工作中，我们一般会面临三个方面的事情，自我管理、企业管理和项目管理。分好类之后，把控好三个方面的工作节奏，列出自己的待办项并标出优先级，可以分为4个维度：重要紧急，重要不紧急，不重要紧急，不重要不紧急，做完一条划一条。

02企业里的四个浪费

德鲁克提出了在企业里普遍存在的事项，时间浪费的活动，他第一点他说是因为缺乏制度而产生的事件浪费。第二个是人员的冗余产生的浪费。第三个就是组织不健全带来的时间的浪费。突出的表现可能就是会议太多，这是组织的缺陷不健全的一种补救措施。从理论上演绎的话，一个趋于理想的组织应该没有任何的会议，每一个人都是各司其职，有各自的角色和职责，能够自发地为了目标而努力。

两种情形应该需要开会，第一种需要合作，需要资源的交互，完成某一项特定和重要的任务的时候；另一种需要贡献每个人的知识和经验，集思广益的情况下，人类的集体创作是非常厉害的。

企业里第四个时间浪费叫做信息功能不健全，信息不健全，信息交互机制不健全等等。最重要的就是信息不对称。比如说一家制造型产业，生产出来的东西的产量和财务统计的数据并不一样，而且和销售统计的数据又不一样，所以产量的问题就很麻烦。因为数据的口径不一样，财务部门统计平均产量，还有出货量这类指标；销售部门产量要加上各种费用，甚至会拿出合同额；生产的部门统计的是重量、吨数这类的东西，的一个情况下就会导致信息不对称。所以，很难说清一家生产企业到底生产了多少。

这对人力资源管理来说也是一大难点，很多时候依据产量去定岗定编，口径不一的时候，也能影响到人力资源管理。还有一个因为信息沟通引起的一些时间浪费，也是人力资源很被动的一个方面，业务部门一直在做变革，变革之后架构也好，岗位也好，调整完形的结果，人力资源部门并不知晓，人力资源部知晓的时候已经非常晚了，这也是信息的延迟。

03成功人士都是时间管理大师

作为这个世界上最成功最忙碌的男人之一，创办了SpaceX、Paypal、特斯拉等公司的马斯克还养育了6个孩子。

首先是“Time Boxing”工作法，为任务设置时长，马斯克会以5分钟为单位来安排日程，一天时光就切成了几百个“5分钟”。到工作时间，每天的最低标准是处理最关键的事务，包括最紧要工作、需要见面的关键人物和必须参加的关键活动。接下来的非工作事务，马斯克会压缩在最短时间内完成，包括花5分钟吃饭，一周为约会安排10小时，小便也要3秒钟解决等。

一心二用甚至三用，是马斯克管理时间的一大特点，他会在开会时用手机打理生意，在检查发票时回复邮件，有时抱孩子坐在腿上玩耍还会抽空回份邮件……马斯克一年等于别人八年的工作量。

“第一性原理”也是马斯克挂在嘴边的理论之一，他要确保自己了解极大多数事情背后的基础科学原理或规则，这可以减少他花费大量时间去学习新概念，认知事物便有了一个平滑上扬的认知曲线。

当我们看待这些成功人士的时候，发现都是时间管理大师。

比如比尔·盖茨这样的低调劳模，为了省时间，盖茨把果珍当饭吃，著名理论是：“冲果珍的时间可以用来工作，因为你身体里有水。”在统计比尔·盖茨的一天的时候是这样分配的：早上6点起床，8点参加人工智能技术报告，9点和泰拉能源公司开会，10点半是微软董事会，中午留半小时午餐，和巴菲特打电话，12点半开卫生会议，接下来还要接受记者采访、去实验室……比尔·盖茨的助理，就说过比尔·盖茨永远守时，是因为时间是有限资源，他和普通人一样，一天只有24小时。

但凡成功人士，无一不是时间管理大师，与那个时间都去哪了的部门经理做一个良好的对比。时间虽然每天都是24小时，有的人安排的满满，有人觉得很忙，但是结果却是大打折扣。

文/白睿，组织发展专家，畅销书《组织诊断》作者，ODTD讲师

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