会议是现代管理的一种重要手段,很多企业在实际工作中,或多或少都要召开会议。但是,案例中不到一百人的企业,却热衷于天天开会?因何开会?想解决什么问题?下班前15分钟的会议能解决多少问题?来来去去就说那点事,不会乏味吗?长此以往,员工情绪大身疲备,管理层怨气无处撒心累,工作热情降低至零。说到底,每天高频律的会议会令人感到苦不堪言,久而久之只会降低员工士气。
我自毕业后参加工作至今,已有十五个年头,期间经历过大大小小,名目繁多的文山会海。
目的明确,因解决问题而召开的会议就像一本精美书籍,令人受益非浅;
为开会而开会的会议,却如一本粗俗不堪的地摊书籍,读完之后仍不明其理。
这些年来,我深受又长又臭的“裹脚布”式的会议困扰,欲剪之却无能为力。
一、企业管理有必要开会吗?相当有必要!为什么?
1、会议也是工作的一项内容,更是领导人必备技能
如果你身为一个部门领导,身为管理层人物,你基本告别了基层的基础操作类工作,主要是“严抓、督促、安排、检查、解决”下属工作。那么,开会自然成为领导工作的一部分,在工作中有很多决议、决定、解决办法都是会议上通过的。
2、会议也是体现企业文化的一部分,营造良好气氛
在工作中难免会出问题,如果会议集体讨论,那么工作沟通会出现断层,久而久而会繁衍更多的新问题出现。比如员工爱发牢骚,部门之间相互推诿、相互埋怨。公司形成会议形式,大家可把在工作中遇到的问题摆到台面上,公开商量,讨论解决,最终定到可执行方案。良性会议,能工作推动前行的车轮,保证工作得以有效开展。
3、会议它是一个集思广益、取长补短的渠道
“三个臭皮匠胜过一个诸葛亮”,通过召开会议,使不同的人、不同的想法汇聚一堂,从相互探讨得出更高水准的创意及解决办法。
二、是否有必要天天开会?答曰:可有亦可无,应区分对待
1、哪些性质岗位需要天天开会?答曰:门店销售业(汽车、服装、食品)、服务行业(美容美发)、其他行业。
这些基层销售员,综合素质(文化、自觉、自律性)普通偏低,需要经常督促及培训讲解,会议需要及时进行,不可累积。
早会(15-20分钟以内):一日之计在于晨,销售员的工作需要激励,需要鼓舞。每天早上班前,主管或店长给队员开会,喊服务口号,说当天任务目标,说销售服务注意事项;
午会(10分钟以内):也叫交班会。两班工作交接,发现有问题两班人马当面对接,避免出现责任不清的状况;
晚会(20分钟以内):主管或店长对当天销售业绩及工作中出现的问题进行盘点,盘查各类商品销售,总结当天工作及次日工作计划,制作当天销售报表。
周例会/月例会/季度会/年终会:这些会议由销售经理层主持,总结销售目标及实际业绩情况,各组之间销售PK大赛情况、奖罚情况、存在问题情况等等。
2、哪些性质岗位不需要天天开会?答曰:非销售类、文职类工种
与自己无关的会议,我想多数人都不愿意参加,除非那个人天生就爱听会,真正的爱学习。比如说,
负责采购工作采购员,并非天天都在采购,可能一周只有一次采购任务,如果早晚会,你让他讲什么?如果没有可讲的内容,他对加这个会议的意义有多大?
负责财务工作的普通会计,每周每月他除了做账做报表以外,没有涉及其他事务,天天早晚会,你让他说什么?
负责考勤类的HR,每天都是核对考勤异常系统信息,如果没有其他事情,天天早晚会,让你他说什么?
3、哪些岗位需要据实召开会议?答曰:各部门
会议的召集者,一定是会议的核心。会议召开要求讲实效,讲实事,讲原因,讲结果,接任务。那么,会议的召集者在开会之前就要把会议的目的弄明白,做到“为解决问题而开会,非为了开会而开会”,有开始和结束时间计划、有议程规划。参会人员能够感觉到“对会议有利,对自己有益”。
3.1、全体会议。公司有重大决策需要宣布,才采取全体会议,人人参加,人人知晓;如季度会、年会、决策会
3.2、部门会议。不要动辄开会,降低会议的严肃性,权威性。部门会议一周召开2次以内为宜。主要是每周工作总结及计划会议、工作讨论会、临时性工作任务安排会、上传下达会。
三、HR不可不知会议管理这几点
1、明白开会原则。开会本身就会耗掉时间及金钱。用企业术语称为成本,有效的会议才能使成本体现价值回报,反之,则造成双倍浪费成本。
2、弄清开会的目的。要解决什么问题而开会,做好要围绕哪些话题展开会议的准备工作。会议,久议不决,不如不议。
3、会议说大事,会议宜“少精短“。可开可不会的会议,建议不开;似重要又非重要的会议,建议不开。会议要开门见山,长话短说,简洁扼要。防止会议变成“侃大山”、“摆龙门阵”的“马拉松”耐力比赛,没意义。
四、HR应如做好会议管理工作?
一、首先了解熟悉议题/议程,拟定主持稿
1、会议前工作准备。会议场地、卡座、会议设备(投影仪、笔记本电脑、录音笔、电源检查、摄相机)、饮用水(瓶装、杯装)、会议签到表、小吃、纸笔等;
2、提前获悉内容大致内容。提前了解会议主题、议程及大致内容。明确会议主题内容,搜集相关资料数据整理成会议主持稿(导语、过渡语、结束语3部分组成),在每个时间节点上做相应的过度补充,避免导入下一个议题进过于生硬。
3、开场白。无论会议的大小,开场白必不可少。开场白一般要求简洁、精练,与会议主题相关。接下来引入导语部分,简洁扼要介绍会议议程、与会要求。
4、归纳要点,重复要点。会议主持,除了起到穿针引线、承上启下的作用外,还要重复会议之精华,强调会议重点。例如,某集团召开较大型的分公司各部门经理工作布置会议,主持人应重点重复强调任务落实安排及要求情况,进一步加深与会者印象。而不是在上一个与会者讲完后,主持人来一句“好,下一位发表讲话“。这样的过渡会生硬,同时也没有将上一位发言人的重要讲话归纳发表,使得会议本身的意义降低不少。
二、学会控制会议现场各种局面
1、控制会议时间。会议的总时间是有限的。一场讨论会议时长一般为2小时内,有些部门因为工作上某个问题进行激烈争论,无休无止,主持人不能听之任之,如果问题不能通过会议得出结论的,应记录下来,会后另行组织有关小组专项研究讨论。
2、避免出现“拖会”。会议结束时间未到,会议内容基本谈完。这时会议主持人可随机应变,可让现场与会者相互交流,讨论未解问题。会议临近结束,会议议题未完,这个会议主持人可提醒发言人尽量精简、缩短会议内容,避免“拖会“。
3、控制会议纪律。开会时,总有人进进出出会场,或接电话,或交头接耳,影响会议正常进行,主持人应及时提醒并处理,维护好会场秩序。
4、客观对待会议发言。会议主持人,对与会者发言内容应保持中立,协调发言,不应带个人主观色彩。议程未结束前,不能让与会者自由发言,避免议程顺序乱了。
三、声音洪亮、口齿清晰,普通话标准
1、普通话标准。作为一名主持人,如果普通话不标准,那么这个会议在与会者心中将大大减分,方言味过重的普通话让人听着别扭,令人费解。
2、适当的幽默主持风格容易加分。会议主持人要自信从容、仪态大方、声音洪亮有力,要保证你的讲话让会场的与会者都能够清楚听见,口齿清晰,字正腔圆。声音不要软绵绵的、有力无力的,这样的主持让与会者昏昏欲睡。如果,你具有幽默细胞,适当插入几句笑话,会场气氛及会议效果会更好。
3、气场很重要。试想,你坐在董事长身旁主持工作会,如果不自信,紧张胆怯,主持语言不连贯,如果是这样的话,你会给董事长留下能力水平差的印象,升职加薪,难!
四、会议结束语言简意赅,不要过多重复与啰嗦
一般情况下,在会议结束前5-10分钟,主持人会过渡总结一下会议主要内容。快速梳理会议发言人重点讲话,加深与会者对会议内容印象。另外请示最高领导对会议的指示及补充,如果没有,则可散场。并引导与会者散会后的其他事项,诸如参观公司内景、外出参观、就餐事宜。
五、会议结束后续工作
当天的会议的结束,并非真正的结束。接下来还有会议记录、会议纪要、新闻稿要发布。
1、整理会议记要、会议纪要。有些公司需要详细的会议记要、会议纪要,按年号/编号存档,那么HR可以详细的会议记录中摘要内容,精炼会议纪要,下发各与会人员知晓。重要会议纪要还需要与会者亲笔签收。
2、编写新闻稿。召开重大会议,除了整理会议记录和会议纪要以外,还要编写新闻稿,配上会议相关图片,上传至公司网站、企业微信公众号,以此起到文化宣传作用。
关于“会议管理”的话题,本月我分享过两篇文,今天再多分享一篇也无妨。如果您的时间充裕,不妨挪步前往查看。
https://www.hrloo.com/rz/14331882.html
https://www.hrloo.com/rz/14328754.html
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18楼 墨筱熙
小白来学习
17楼 ling1222
很实用
16楼 nbj倪倪
从百度来的,很好,期待更多的分享
15楼 人生宁静
好详尽,考虑得很全面
14楼 小白是我
学会控制会议现场各种局面
13楼 魔障
HR经常会组织会议,这篇文章很给力
12楼 qwas德楠
会议管理要好好学习
11楼 呵呵520V
好好开会
10楼 小可爱本人
写的好,还有分类。确实文职类不需要每天开会,而且每天开会意义也不大
9楼 烟火2017赵季珍
还是柳姑娘的细致!
8楼 一鼻子灰
好详尽,考虑得很全面,会议过程和时间控制也挺重要的。每天进步一点儿,谢谢分享,学习了
7楼 Fanny00048
很详细,学习了,开发此主题培训课件思路也很清晰了,谢谢分享!!!
黄海柳
@Fanny00048:感谢支持,好好学习,天天进步!
6楼 Carrie宝宝
打卡
5楼 星星雨雨
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4楼 silenteye
学习了,感谢分享
黄海柳
@silenteye:感谢支持!
3楼 阿东1976刘世东
#赞赏# 如何当好一个主持人就可以在这里学习了!感谢海柳老师分享!会议重在有用!
黄海柳
@阿东1976刘世东:感谢东哥到访,来就来了,别提那么多东西哈。
2楼 梦萦大唐
学习了,谢谢分享啊
黄海柳
@梦萦大唐:好好学习,天天进步。
1楼 豆豆发芽了
学习