制定部门岗位人员编制常见办法

作者老吴先生更新于：2017-10-07 15:22 105497

内容来自 2017-10-10 打卡话题

　　我目前在一家不足百人的公司从事人力资源工作，最近公司的人员流动有所增长，同时也扩展了很多业务，高层领导找我面谈的时候说了这样一个问题：“公司哪个部门需要增员，哪个部门需要裁员，这是你们人力资源部的事情，不是任何一个部门的负责人直接来找我谈人员需求。”，确实如此，公司成立时间不长，历来都是只定岗，不定编。而对于招聘，人力资源部门都是被动工作，哪些部门需要招人，部门经理就填写《人员需求表》交总经理审批通过，然后转给人力资源部开展招聘，说到底招聘专员甚至整个招聘组对需求部门的人员需求并不了解，因此困惑通过什么方式或者方法我们才能了解到多少编制是适合这个部门发展的？
　　请问各位大咖，如何确定公司各部门人员编制？

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定编定岗定员属于人力资源管理很重要的一个工作内容，但是在绝大部分的中小型企业来中，这一块工作多是缺失的。首先是因为管理水平不完善，管理体系不健全，人员的需求和减少大多以公司老板的喜好决定，人力资源部即使有心，也无力去推行。其次，岗位定编工作本身是一项非常复杂的工作，很多初级的HR管理者并不知道如何入手，有些定编方式较为简单，有些较为复杂。有些岗位能够通过定量的方法确定，具备一定的说服力；但是有些就只能通过定性的方式确认，难以让部门管理人员信服，容易起争执和分歧。综合下来，如果不是领导要求，很多公司也难以主动去推行定编工作，往往都是依据目前的现状来维持和延续。

回到本题上来说，由于近期人员流动较大且很多业务也有不同程度的拓展，那么近期总经理肯定签批了很多《人员需求表》，花费了很多时间和精力，因为每个部门经理来找他的时候不会单单签字就走，还有可能会讨论人员需求、现有人员的数量、岗位配置等问题。总经理之所以向人力资源部提出岗位定编，一来的经过这几天的“烦”，让他意识到需要有人来帮他分担这一块工作；二来可能发现某些部门人员的配置并不合理，有必要进行优化甚至裁剪；三来他把这一块职能还给人力资源部，但是他需要一定的文件制度规范，来让他放心授权。

企业成立之初，所有事务的决策控制都是在老板手里的，随着企业的发展，老板会逐步把权力分散到不同的层级和岗位上，这是一个良性的发展。不管怎么说，定编定岗定员都是企业发展一个必经的阶段，也是每一个HR从业人员职业发展道路上避无可避的工作内容。那么对于像示例中的中小型企业，岗位人员定编到底怎么做呢，我们今天就说一说几种常见的岗位定编（定员）的方式方法：

一、依据劳动生产率定员

对于像拼装、打包、车辆保养、产品制作等按照固定流程进行的岗位，我们一般采用劳动生产率定员法。这种定员法就是依据总任务量和单人劳动定额的关系来确定人员数量的。

制定部门岗位人员编制常见办法

以车辆保养为例，假定每个工人每天可以保养20辆车，那么每天500辆车的保养任务，出勤率为96%，对应的定员人数为：

制定部门岗位人员编制常见办法

这种方法适应于工作流程相对固定，单人劳动定额相对稳定的岗位。

二、依据设备特性定员

如果工人的工作不单单依靠手工进行，更多的依靠于设备，那么我们在进行岗位定员的时候就需要从设备的角度出发，来确定定员人数。

制定部门岗位人员编制常见办法

以公交车驾驶员来说，每个驾驶员同一时间只能驾驶一辆公交车，那么投入的公交车数量确定了，依据出勤率就能计算出需要的定员人数。

制定部门岗位人员编制常见办法

三、依据工作需要时间定员

对于既没有相对固定的工作流程，也没有设备限制约束的岗位，而且工作内容较为繁杂如行政、人力资源、财务、技术等职能型岗位，我们可以通过工作所需时间来确定定员人数。我们需要通过实地观察、访谈、工作记录、问卷调查等方式，明确岗位的工作内容和完成相应工作内容需要的时间。如完成行政专员的所有工作内容需要720分钟，那么：

制定部门岗位人员编制常见办法

其中时间利用率是指投入工作时间占当日总工作时间的比例，因为人的注意力是很难长时间持续集中的，再加上一些生理需要（如喝水、上卫生间等）的时间花费，一般来说每天的有效时间利用率为70-90%左右。具体比例可以根据公司的实际情况确定，相对松散或者压力不大的环境可以定在70%，相对比较紧张或者节奏比较快的环境可以考虑定在90%左右。

四、依据班次工作时间定员

而针对于多班次的岗位，除了适用于劳动生产率定员、设备定员和工作所需时间定员之外，也可以参照班次工作时间定员。如某岗位属于7×24小时全运转岗位，运转时需要3名员工在岗，那么如果按照每周40小时的工作时间计算，我们需要7*24*3/40=12.6人，如果按照每周44小时的工作时间计算的话，我们需要11.5人。

五、依据岗位比例关系定员

在实际的企业运转中，各岗位是相互协作的，所以也可能会产生某岗位人员与其他岗位人员存在一定的比例关系。比如厨师和员工总数的关系、管理者和被管理者的关系（有效管理幅度）等等。只要挖掘到了相对稳定的比例关系，我们也可以据此推断某些岗位的定员人数。

六、通过历史数据试探性压减定员

如果不是初创企业或者新增岗位，我们还可以通过对历史数据的试探性压减来确定定员人数。由于之前存在请假、人员离职或者工作任务量起伏不定等情况，会产生一系列的人员工作效率（如人均任务量等）的历史数据。我们可以依据历史中最优或者表现相对良好的数据确定定员人数（和部门之间的沟通是跑不了的，激励机制跟上，压减沟通就好做）。压减之后定期跟踪该岗位的工作任务表现、部门领导反馈和员工满意度等指标，来验证人员压缩的合理性。

在岗位定员的时候要特别注意高层管理者的支持以及部门之间的充分沟通，不能形而上学，强制性扩编或者减员都会造成不利的结果。每个企业亦或是每个岗位，都有其特殊性，同样的岗位在企业不同时期或者不同的战略政策下，对于人员的要求也是不一样的。我们在进行岗位定员的时候，一定要充分沟通，也不要生硬的死套公式。要根据岗位的实际情况和客观的管理环境，灵活运用各种定员的方式方法。