人力资源常务法律知识收集

今日专业分享--《人力资源常务法律知识收集》之

           1.合同签订注意事项

第一问：怎样签约才是有效的？

公司作为签约方时，法定代表人的亲笔签名、法定代表人的印鉴、公司的行政公章、公司的合同专用章只要有其中一种都是有效的。这四种材料都在工商注册材料中有留底，因此无法事后否认。当然，签章是否事先伪造，签名是否本人签名，这需要事先审核。

如果是其他人代表单位签约，则应有单位加盖公章的授权委托书，上面可能还会有授权范围，注意是否越权。授权委托书应留存一份。

个人作为签约方时，一般是签名。签名比印鉴好，印鉴更容易伪造。如果要更多的保障，还可以让个人在合同上亲笔写几句话，如“本人完全同意本合同，系出于本人真实意愿。”

另外注意一点，按习惯，签名与盖章代表对签章之上的内容表示认可，但未必代表认可签章之下的内容。曾有这样的案例，双方在签字之下又加上其它条款，最终该条款未被法院认定为是合同内容。因此这一点值得注意，合同的附件最好也要签章。

合同只有对方签字是否有效？如果对方签字，即代表对方已认可该合同；我方主张有效即代表我方也认可该合同，既然双方均认可该合同，合同即生效。

第二问：合同就是指书面协议吗？

不是。

在法律上，合同意味着双方达成的一种合意关系。注意是一种“意思”，而书面协议只是这种“意思”的表示形式，或者说是证据。日常生活中，我们常常用“合同”来指双方签订的书面协议，这是不够准确的。没有书面协议，双方同样可以形成合同关系。好比方一个员工在单位上班而未签订劳动合同，他们之间同样形成了劳动合同关系。只是说没有书面劳动合同的话，员工就少了一个证明双方之间劳动合同关系的最有力证据。

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        2.合同签订注意事项（下）

第三问：合同条款可以自由拟定吗？

合同自由是《合同法》的最重要原则，因此《合同法》赋予当事人自由约定的空间非常之大，一般而言，当事人约定的条款均有效。但是在劳动领域，当事人自由约定的空间小了很多。主要是考虑到用人单位相对于员工的强势地位，如果完全遵循合同自由的原则，劳动力市场可能会沦为劳动者的地狱，像资本主义早期曾出现的情况一样。

关于违约金，请注意，在劳动合同中，只有培训服务期协议以及竞业限制协议中可以约定违约金。其它任何情况下违约金都是无效的。不过，2008年前签订的劳动合同中约定的违约金条款在2008年后是否还有效，目前没有明确。实务中倾向于认为还有效。不过，违约金过分高于实际损失的，仲裁机构与法院可以调低。

第四问：合同条款应如何设计？

西方有一句谚语：“合同是人类最极致的艺术”。可见拟订合同之难。我们认为，拟订合同最重要的是根据交易中可能出现的问题和关键环节予以预防。

合同条文应明确具体，尽量量化，不要用含糊的标准。

要考虑到在合同履行中的各种变数，事先约定处理措施。签合同就是先小人，后君子。先把交易往悲观里想，加以防范，这样才会得到一个乐观的结果。

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       3.非全日制用工劳动合同使用说明

第一问：是否应该签订书面非全日制用工劳动合同？

根据《劳动合同法》第六十九条的规定，非全日制用工可以不签订劳动合同，不会引发双倍工资的赔偿责任。但是，理论不等于现实。如果使用非全日制用工而不签劳动合同，一旦劳动者主张事实劳动关系，要求支付双倍工资，单位将陷入被动。一般而言，单位很难证明劳动者是在单位上班却不是全日制用工。因此，从预防纠纷的角度讲，还是签订一份书面合同为好。

※《劳动合同法》第六十九条　非全日制用工双方当事人可以订立口头协议。

　　从事非全日制用工的劳动者可以与一个或者一个以上用人单位订立劳动合同；但是，后订立的劳动合同不得影响先订立的劳动合同的履行。

第二问：非全日制用工劳动合同应该如何设计？

鉴于非会日制用工比较简单，纠纷较少，双方可以随时解除。合同也设计得比较简洁。要言之，非全日制合同是要签的，但内容如何，不太重要。注意以下几点即可：

1、如果工作时间超过法定非全日制用工的工作时间，但超出不是很多，此时仍然可以考虑采用非全日制用工的方式，但在合同上，不能标明工作时间超过法定工作时间，那就成了全日制用工了。可与当事人协商，把小时工资标准提高，而把实际工作时间稍微延长。

2、不得约定试用期。否则会引发赔偿责任。

3、劳动合同期限意义不大。因为双方均可以随时解除。

4、可不交社保。虽然法律并无明确规定，但是因为非全日制用工可同时为多家单位工作，不可能多家单位均为办理社保，因此双方应可约定不交社保。但是非全日制用工在工作期间发生伤亡符合工伤条件的，仍按工伤处理。所以用人单位可以考虑为其购买或缴纳工伤保险。

5、工资应至少十五日一付。否则构成拖欠工资，而拖欠工资可能引发额外的赔偿责任。

※《劳动合同法》第六十八条　非全日制用工，是指以小时计酬为主，劳动者在同一用人单位一般平均每日工作时间不超过四小时，每周工作时间累计不超过二十四小时的用工形式。

　　※《劳动合同法》第七十条　非全日制用工双方当事人不得约定试用期。

　　※《劳动合同法》第七十一条　非全日制用工双方当事人任何一方都可以随时通知对方终止用工。终止用工，用人单位不向劳动者支付经济补偿。

　　※《劳动合同法》第七十二条　非全日制用工小时计酬标准不得低于用人单位所在地人民政府规定的最低小时工资标准。

　　非全日制用工劳动报酬结算支付周期最长不得超过十五日。

※《劳动合同法》第八十三条　用人单位违反本法规定与劳动者约定试用期的，由劳动行政部门责令改正；违法约定的试用期已经履行的，由用人单位以劳动者试用期满月工资为标准，按已经履行的超过法定试用期的期间向劳动者支付赔偿金。

第三问：非全日制用工工资标准有何规定？

按北京市2008年的标准，非全日制用工小时最低工资标准为9.6元/小时；法定节假日小时最低工资标准为22元/小时。

非全日制用工没有平时的加班，也不存在休息日的加班。

企业应该根据上述工资标准拟订合同，至少在合同上不能显示小时工资低于法定标准。例如，企业聘请一名清洁工，双方同意每月工资600元。每周工作时间约24小时，这样算下来平均小时工资低于法定标准，一旦发生争议，肯定要补足工资。在实务中，可采取将合同上的工作时间调低为每天三小时，每周五天，这样小时工资便不低于法定标准，而实际工作时间略微超过合同上的时间风险不大。

※《关于调整北京市2008年最低工资标准的通知》第二条 非全日制从业人员小时最低工资标准由8.7元/小时提高到9.6元/小时；非全日制从业人员法定节假日小时最低工资标准由20元/小时提高到22元/小时。以上标准包括用人单位及劳动者本人应缴纳的养老、医疗、失业保险费。

第四问：非全日制用工未至少十五日支付一次工资时有何责任？

按劳动合同法的规定，非全日制用工至少应十五日支付一次工资。如果非全日制用工劳动合同约定工资按月支付，则该条款无效。但不会影响合同其它条款的效力。

此时是否构成拖欠工资？应该是。但应该不会适用25%的经济补偿金。

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       4.岗位聘用合同使用说明

提问：岗位聘用合同应如何使用？
《劳动合同法》试图加强劳动关系的长期性、稳定性，但从用人单位的角度考虑，又希望保持用工的灵活性。这是一个矛盾。因此很多用人单位，很多企业主抱怨无固定期限劳动合同制度，希望劳动劳动合同期限越短越好。但是在劳动新法下，该签无固定期限劳动合同而不签会引发赔偿责任，劳动合同期限过短也会有各种不利之处。那么，有没有将用工的灵活性与劳动合同期限的长期性结合起来的方法？我们在这里提供一种实用的做法：将劳动合同期限与岗位期限分开。
我们首先要转变一个观念，劳动合同期限不等于岗位期限。劳动合同期限为八年，不意味着岗位聘用期限必须是八年；劳动合同期限为无固定期限，不意味着岗位聘用期限也是无固定期限。比如，在劳动合同期限为八年的情况下，我们可以约定，岗位聘用期限为两年。
那么，在岗位聘用期限届满，而劳动合同期限未满时，我们应该怎么办？必须有配套的岗位聘用制度。实务中用的比较多的，是岗位竞聘制度，如劳动合同作如下约定：
“本劳动合同期限为无固定期限劳动合同。
乙方岗位（工种）为                      ，该岗位的聘用期限为     年，聘用期限届满之后，乙方可根据甲方公布的岗位竞聘办法竞聘上岗，竞聘上岗后另行签订岗位聘用协议。”
也有的用人单位单独在劳动合同之外签订岗位聘用合同。
同时，更重要的，需要与之配套的是岗位竞聘制度。这是单位规章制度的一种，需要依照规章制度的合法制订程序制订通过。在内容上，岗位竞聘制度包括如下内容：
1、设定竞聘的岗位范围；
2、设定岗位素质要求和任职条件
3、设计竞聘评估内容，选择评估的方法和工具
4、设计竞聘实施流程。

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              5.外包合同使用说明

第一问：单位使用外包服务的必要性何在？

也许是因为交易成本越来越低（根据科斯定理），现代的企业越来越走向专业化，在非企业核心竞争力的领域，尽量采取外包的形式，这样，可以使企业专注于自己最擅长的领域，从劳动法的角度上讲，也可以回避很多劳动法上的责任。

因此我们看到，越来越多的企业采用外包服务，食堂、清洁等后勤供应可以外包，IT服务可以外包，在人力资源管理领域，人事代理就是一种外包，劳务派遣相当于一种外包，社保办理、特殊工时制申报、人员招聘，这些都可以尝试外包。通过外包，企业可以得到更为专业的服务，并且减少了劳动法律风险。

第二问：单位应当选择什么样的外包服务企业？

除了对外包服务企业的专业要求之外，从劳动法律风险防范的角度上来讲，企业一定要与正式注册的公司、企业（至少也应该是个体工商户）签订外包合同，不可与包工头之类的自然人或数个人签订合同，否则极易形成事实劳动关系。比如包工头招收的农民工，就是与建筑承包企业而非与包工头形成劳动关系。

※《北京市工资支付规定》第二十九条　建设单位、施工总承包企业、专业承包企业（以下统称为发包单位）或者劳务分包企业，有发包、分包或者转包给不具备用工主体资格的组织或者个人的违法行为，该组织或者个人拖欠劳动者工资时，发包单位或者劳务分包企业应当直接向劳动者支付所拖欠的工资。

　建设单位、施工总承包企业或者专业承包企业未按合同约定支付工程款或者分包价款，专业承包企业或者劳务分包企业拖欠劳动者工资的，在拖欠的工程款或者分包价款支付后，专业承包企业和劳务分包企业应当将所得款项优先用于支付拖欠的劳动者工资。

第三问：外包合同条款应如何拟定？

外包服务合同在性质上类似于承揽合同。像一般民事合同一样，合同条款应将有关权利义务、违约责任等表述清楚。

就劳动法律风险的防范而言，要注意下列方面：

1、要表明有关服务人员属于外包服务企业，外包服务企业应与有关人员签订劳动合同。必要时，还可以审查服务人员的劳动合同，并保留复印件。

2、合同中应声明不对其具体业务进行指导，以避免法律责任。当然，事实上服务企业不可能不对发包方的要求作出回应。

※《最高人民法院关于审理人身损害赔偿案件适用法律若干问题的解释》第十条  承揽人在完成工作过程中对第三人造成损害或者造成自身损害的，定作人不承担赔偿责任。但定作人对定作、指示或者选任有过失的，应当承担相应的赔偿责任。

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6.聘用协议使用说明
提问：用人单位应当如何签订聘用协议？
聘用协议主要适用于两类人：
1、退休人员。退休人员要分为两类，一类是已经办理退休手续享受退休待遇的人员；另一类是虽达到退休年龄，但因各种原因未能享受退休待遇的人员。
一般认为，已享受退休待遇的人员不属于《劳动法》所规定的劳动者，其退休后被返聘而与用人单位形成的关系不是劳动关系，而只是劳务关系，不受劳动法律法规的调整。这虽然存在一定的争议，各地也有一些不一致的规定，但2008年9月18日生效的国务院颁布的《劳动合同法实施条例》第二十一条明确规定：劳动者达到法定退休年龄的，劳动合同终止。可见实施条例不认为退休员工与单位之间形成的是劳动关系。并且请注意，《劳动合同法实施条例》对《劳动合同法》作出了修正，把后者所规定的“劳动者开始依法享受基本养老保险待遇”修改为达到退休年龄即为终止，即不论劳动者是否享受养老保险待遇，一到退休年龄，劳动者与用人单位之间的劳动关系即为终止。终止之后，如劳动者继续在单位上班，那么所形成的关系自然也就不是劳动关系，而只是劳务关系。在实践中，用人单位与超过退休年龄的员工大多数签署的是劳务协议而不是劳动合同。
2、下岗职工或与其它单位还存在劳动关系的职工。下岗职工既非退休，更非学生。其特殊性在于，他跟原来的单位并未解除劳动关系。一般而言，档案等人事关系都还在原单位，原单位还在给其缴纳社保，有的还发放一定的生活费。我国的劳动法理论认为，一个劳动者与一个用人单位只能形成一个劳动关系，即所谓劳动法上的“一夫一妻制”。在这种情况下，下岗职工再就业，与新的单位形成的关系也是一种劳务关系而非劳动关系，也不受劳动法律法规调整。
是否聘用关系，起决定作用的是身份而非契约。所以这就要求人力资源管理人员在聘用上述两类人员时注意核查其身份、年龄。
关于聘用上述三种人时用人单位的法律责任，我们还要注意以下几点：
1、如前所述，在聘用上列三种人员时，即形成的关系不是劳动关系，不受劳动法律法规调整，在社会保险、最低工资、加班、雇佣期限等方面均不受劳动法律法规的要求。
2、双方可以不签订合同，不会产生双倍工资的赔偿责任。但双方签订一个合同，对聘用期限作出约定，对工资福利加以明确，还是有好处的。。
3、如果聘用人员在工作过程中受伤怎么办？最高人民法院《关于审理人身损害赔偿案件若干问题的解释》第十一条规定：“雇员在从事雇佣活动中遭受人身损害，雇主应当承担赔偿责任。雇佣关系以外的第三人造成雇员人身损害的，赔偿权利人可以请求第三人承担赔偿责任，也可以请求雇主承担赔偿责任。雇主承担赔偿责任后，可以向第三人追偿。雇员在从事雇佣活动中因安全生产事故遭受人身损害，发包人、分包人知道或者应当知道接受发包或者分包业务的雇主没有相应资质或者安全生产条件的，应当与雇主承担连带赔偿责任。属于《工伤保险条例》调整的劳动关系和工伤保险范围的，不适用本条规定。”
可见，虽然不是劳动关系，但作为雇佣关系，用人单位同样要对被聘用在工作受到的人身损害承担责任。而且：一，用人单位此时无法为之办理工伤保险（不过对于下岗职工，按某些地方的做法，是可以重复缴纳几份工伤保险的。劳动者可能在几个单位同时工作，有此需要）；二，承担责任的范围比一般的工伤范围更广。在劳动关系中， 一般情况下，工作原因、工作时间、工作地点三者俱备方被认为是工伤（有例外），而按照上述司法解释，只要在从事雇佣活动中遭受人身损害，雇主就要负责。即只需要工作时间、工作地点两个条件，不一定要求是工作原因；三，人身损害赔偿责任比工伤赔偿责任更重。
那么，用人单位或曰雇主如何去防范这种风险？答案是购买保险。购买什么样的保险？很多企业为员工购买的是意外伤害保险。但请注意，意外伤害保险并不能完全避免企业的责任。对于医疗费等有形的支出，保险公司赔付后，员工不能再要求单位赔偿，但对其它针对人身伤害的无形损害的赔偿，因为是“无价”的，不存在员工获取超额利益的情况，所以员工依据意外伤害保险向保险公司索赔之后，仍然可以向企业要求赔偿。要完全的避免企业的责任，应当购买雇主责任保险，将企业对员工的赔偿责任转移给保险公司，这样才能真正的避免风险。至于保险限额、保险的范围，请企业根据原来有关事故的经验进行选择。
4、聘用人员在聘用期间，但不是在雇佣活动中发生的医疗、伤害费用，包括女性的生育等费用，用人单位无需承担责任。当然，如果在合同中另有约定，则从其约定。

※《劳动合同法》第四十四条：有下列情形之一的，劳动合同终止：……（二）劳动者开始依法享受基本养老保险待遇的；……
※《劳动合同法实施条例》第二十一条：劳动者达到法定退休年龄的，劳动合同终止。

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  7.实习合同使用说明

提问：单位应当如何签订实习合同？

在餐饮，旅游、接待等服务行业，采取学生实习还是可以降低用工成本的。麦当劳就曾经采取大量采用学生实习。

尽管有争议，但是一般的司法实践中仍认为，学生不具备劳动关系的主体资格，故不能与用人单位形成劳动关系，其打工行为只能按一般民事关系处理。故实习合同与一般民事合同无异，本着合同自由的原则，工资等不受劳动法最低工资等约束，也无需为其购买社保。

所以对于实习合同本身没有太多的注意事项，比较“低级”的打工的话不签合同也可以，关键是接收学生实习之前核查其学生身份。最好能请校方出具有关同意实习的声明。

另外注意，应该是全日制学校的学生。

※《关于贯彻执行〈中华人民共和国劳动法〉若干问题的意见》第12条：“在校生利用业余时间勤工助学，不视为就业，未建立劳动关系，可以不签订劳动合同。”

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              8.派遣协议使用说明

第一问：用工单位应选择怎样的劳务派遣单位？

根据新的《劳动合同法》，从事劳务派遣只需要两个条件：一，注册资金在五十万以上；二，必须是依我国公司法注册成立的有限责任公司或股份有限公司，个体、个人独资企业、集体企业等均不可。根据新法，劳务派遣已经无须行政许可，北京市劳动行政部门已经取消了对劳务派遣的行政许可项目。

一般而言，超越经营范围可能会引发行政处罚责任，但超越经营范围的经营行为一般而言仍然是有效的。所以，与经营范围里没有劳务派遣业务的公司建立劳务派遣业务，该劳务派遣协议仍然是有效的。但是一来，这可能会导致不必要的纠纷，二来，这样的公司的劳务派遣业务肯定不够正规，所以还是应该尽量避免与这样的公司从事劳务派遣业务。

另外，因为用工单位与劳务派遣单位要承担连带责任，因此用工单位应该选择实力较雄厚的劳务派遣单位，否则一旦发生劳动争议，劳务派遣单位无力赔付，赔偿责任就都落到自己头上了。

※《劳动合同法》第五十七条　劳务派遣单位应当依照公司法的有关规定设立，注册资本不得少于五十万元。

第二问：与不合法的劳务派遣单位建立劳务派遣关系会有什么风险？

此时劳务派遣不成立，用工单位与派遣员工成立事实劳动关系，需要向派遣员工承担全部用人单位的义务。并且极有可能因为没有签订书面劳动合同而面临双倍工资的赔偿。

因此，单位选择劳务派遣时，应对劳务派遣单位作必要的审查。

※《劳动合同法》第八十二条　用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。

第三问：劳务派遣可能在什么岗位？

按劳动合同法，劳务派遣一般在临时性、辅助性或者替代性的工作岗位上实施。请注意，条文使用的是“一般在”，并非“必须在”，且实际生活中不符合这“三性”的劳务派遣大有人在。《劳动合同法实施条例》草稿中本来对此有细化规定，但最终还是删去了。

※《劳动合同法》第六十六条　劳务派遣一般在临时性、辅助性或者替代性的工作岗位上实施。

第三问：如何签订和使用劳务派遣协议？

1、劳务派遣应与相关文书配合使用。包括用工要求表、入职汇总表、离职表等，以保证派遣员工的进出非常清楚。企业也可以自行设计一些文书，对劳务派遣过程中发生的一些费用及时进行结算。

2、像对一般的合同拟定的要求一样，劳务派遣协议应该把那些重要条款写清楚。主要有：派遣员工工资标准、工资的发放形式、社保如何办理、退回派遣员工的条件、费用支付方式、违约责任等等。

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            9.竞业限制协议使用说明

第一问：用人单位可以与哪些员工签订竞业限制协议？
根据劳动合同法第二十四条，用人单位并不是与任何员工都可以签订竞业限制协议的。但假如不是用人单位的高级管理人员、高级技术人员和负有保密义务的人员，用人单位也没有必要签订竞业限制协议，毕竟那是要支付竞业限制补偿金的。
 
※《劳动合同法》第二十三条　用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。
    对负有保密义务的劳动者，用人单位可以在劳动合同或者保密协议中与劳动者约定竞业限制条款，并约定在解除或者终止劳动合同后，在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。劳动者违反竞业限制约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。
   ※《劳动合同法》第二十四条　竞业限制的人员限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。竞业限制的范围、地域、期限由用人单位与劳动者约定，竞业限制的约定不得违反法律、法规的规定。
    在解除或者终止劳动合同后，前款规定的人员到与本单位生产或者经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位，或者自己开业生产或者经营同类产品、从事同类业务的竞业限制期限，不得超过二年。

第二问：法律对竞业限制有何限制？
1、竞业限制时间不得超过离职后两年；
2、必须在竞业限制期间按月支付经济补偿，不得提前支付，也不应一次性支付；
因此，单位并非签订几条竞业限制条款便可万事大吉，还应通过合法的操作保证竞业限制合法有效，尤其是要注意避免出现员工可以行使即时解除权的情况。

第三问：提前解除劳动合同时，竞业限制义务是否还有效？
法条对这一点不是十分明确，但《劳动合同法》第二十四条规定“在解除或者终止劳动合同后”，似乎可以认为解除或终止之后都可以适用竞业限制义务。
另外，竞业限制义务是在离职后，与双方劳动关系存续期间的情况并无直接关系。且竞业限制义务以经济补偿金为对价，权利义务是对等的。
所以，我们认为，无论何种原因，双方提前解除劳动合同时，竞业限制义务仍然有效。同时，在竞业限制协议中说明“无论因为任何原因，解除或终止劳动合同”均不影响竞业限制义务，这也是有必要的。

第四问：竞业限制协议条款如何签定？
1、约定清楚竞业限制的时间范围、地域范围、行业范围；
2、约定清楚竞业限制补偿金和支付方式，可以指定打款帐号，以方便付款；注意，为防止法律风险，竞业限制补偿金一定要按月支付。
3、一定要约定单位可以随时书面终止竞业限制的权利，以免被动。现代科技日新月异，原来的高端技术也许很快就丧失保密价值，如果没有随时终止的条款，竞业限制就有可能成了对单位的限制了。
4、北京市暂无地方规定对竞业限制补偿金的金额与竞业限制违约金的金额作出规定。仲裁委的内部意见亦认为，竞业限制补偿金遵循双方意思自由的原则。但是竞业限制违约金如果太高于实际损失，法院与仲裁机构可依法调整。
在签定时间上，最好事先签订，不要等到员工离职时再签订，那时将增加双方谈判的困难。

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         第一部分  协议类文书及使用说明
          
             10.  保密协议使用说明

第一问：单位必须要给员工支付保密费吗？
不需要，所以保密协议不像竞业限制协议那样必须支付对价。当然，如果签订了保密协议，其中约定了应支付保密费，就应该按保密协议履行。
另外，就算在职期间支付了保密费，要求员工离职不得从事相关职业仍然需要支付竞业限制补偿金，否则竞业限制无效。

第二问：保密协议应如何签定？
一般认为，保密义务是员工的法定义务。那么还有什么必要签订保密协议呢？主要是为了明确保密的范围，保密的期限。因此保密协议应明确界定哪些公司的技术及资料属于商业秘密之类，界定哪些行为属于泄露商业秘密的行为。
保密协议可以约定员工在离职之后的保密义务吗？法律似未禁止，相反有学者认为，离职之后的保密义务是劳动合同的附随义务。所以，约定保密义务直至离职之后若干年内是可以的。
实务中，保密协议与竞业限制协议常常一块签订。负有保密义务的人也常常是单位希望其受到竞业限制的人。

 ※《劳动合同法》第十七条　劳动合同应当具备以下条款：
    （一）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；
    （二）劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；
    （三）劳动合同期限；
    （四）工作内容和工作地点；
    （五）工作时间和休息休假；
    （六）劳动报酬；
    （七）社会保险；
    （八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；
    （九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。
    劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

第三问：保密协议可以约定违约金吗？
按照劳动合同法的规定是不可以的。所以我们只能在协议里要求赔偿损失，并罗列尽可能的损失范围以形成威慑效果。也有人认为，违约金虽然违法，但能起到一定的心理威慑作用，所以仍可采用。

※《劳动合同法》第二十五条　除本法第二十二条和第二十三条规定的情形外，用人单位不得与劳动者约定由劳动者承担违约金。

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         第二部分   入职手续类模版及说明

           1. offer letter使用说明

提问：发出录用通知书（offer letter）应注意什么？

offer letter在法律上相当于合同的要约，一经受要约人承诺，合同即成立生效，因而是具有法律效力的。曾经有案例，某公司向某员工发出录用通知后，又决定不予录用，最后判决向该员工赔偿数万元的损失。

那么，用人单位在录用通知书上应如何避免风险？

1、如果不是十分有必要，可以不必发出录用通知书，直接以电话或电子邮件通知其前来报到即可；

2、确需录用该员工的前提下，才发出录用通知书；

3、录用通知书应附期限限制，应要求报到时提供有关材料，包括体检合格的证明（这是目前常见的作法，但为避免纠纷起见，最好要求应聘者先体检，无问题者，再发出录用通知书）；

4、工资报酬、劳动合同期限等如无必要，可模糊一些；

5、名称最好不要叫作“试用通知书”，也不要在内容中提到试用期。因为违法约定试用期会引发双倍工资的赔偿责任；

6、有人提出，将录用通知书改名为“工作邀请函”，将其法律性质定位为要约邀请而非要约，仅仅表明“我公司有意与您建立劳动关系，请与XX联系”。这种作法从法律上讲是正确的，但可能会让应聘者觉得太含糊其辞，甚至是缺乏诚意的表现，因而吸引不到更优秀的应聘者前来报到；

7、可以采用让员工签收回复的方式，使录用通知书成为双方的一个简易合同。因为双方的劳动关系尚未正式建立，因此可以在其中约定违约金。

如果用人单位在发出录用通知书后，又不愿意聘用该应聘者，或不愿意以录用通知书上的条件聘用，该怎么办呢？有下面几种处理办法：

1、协商解决，避免争议。如果用人单位确实有过错，造成应聘者损失，协商予以一定金额赔偿也是可以接受的。双方也可以协商降低工资待遇聘用，工资待遇即便与录用通知书不同，只要在劳动合同里约定了，就是有效的，应以劳动合同为准；

2、如果协商不成，用人单位可以与应聘者签订一个短期的劳动合同，或者较长期的劳动合同但合法约定试用期。然后在短期劳动合同终止后不再续签，但此时应依法支付经济补偿金。或者在试用期内，在员工不符合录用条件的情况下将其解除（此时无需支付经济补偿金）。

※合同法第十四条　要约是希望和他人订立合同的意思表示，该意思表示应当符合下列规定：

　　（一）内容具体确定；

　　（二）表明经受要约人承诺，要约人即受该意思表示约束。

第二十一条　承诺是受要约人同意要约的意思表示。

第二十五条　承诺生效时合同成立。

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        第二部分 入职手续类模版及使用说明

             2.职工名册使用说明

第一问：法律对职工名册有何要求？
其一，《劳动合同法》、《劳动合同法实施条例》明文规定用人单位必须具备职工名册。
其二，《劳动合同法实施条例》对职工名册的内容也作了规定。依此规定，职工名册应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。
      根据法律规定，如果用人单位不具备职工名册，或者虽有职工名册，但是内容不符合规定，则劳动部门可以责令单位改正，逾期不改正者，可以处2000元以上2万元以下罚款。
当然，职工名册不一定要是纸质的版本，通过人力资源管理软件自动生成，或者通过电子表格保存，都是可以的。

※《劳动合同法》第七条　用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。
※《劳动合同法实施条例》第八条 劳动合同法第七条规定的职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。
　   ※《劳动合同法实施条例》第三十三条 用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改正的，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下的罚款。

第二问：职工名册有何作用？
从人力资源管理的角度来讲，职工名册也很有作用。当然，如果企业有人力资源管理软件，职工名册的内容肯定都可以通过人力资源管理软件录入、查看和导出。但中小企业如果没有这些软件，则人力资源管理人员可以通过职工名册查阅员工的情况，而不需要一一翻阅员工的档案。比如当续签劳动合同时，是否已经构成了连续签订两次而必须签订无固定期限劳动合同的情况，工作年限是否超过十年，都可以通过职工名册看到。

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第二部分   入职手续模版及使用说明

        3. 试用期考核表使用说明

提问：试用期考核表如何使用？

试用期考核表的作用是在试用期满前决定是否正式聘用员工。使用时应注意如下事项：

1、应在试用期满前作出考核，并根据考核作出是否录用的决定。一旦试用期满，就不能以试用期不符合录用条件为由解除劳动合同了。即使该员工在试用期确实不符合录用条件也不行。这一点请特别注意。所以考核表的日期应注意填写，必要的时候可以提前到试用期满前。

2、考核的最终结论应该是员工究竟是否符合录用条件。因此考核内容应与录用条件相一致。因此这里又涉及到一个录用条件如何设置的问题。请参看“录用条件确认函”。

※劳动合同法第三十九条　劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；……

规章制度、绩效考核类文书及使用说明

关于XX有限公司规章制度修改征求全体职工意见的通知

为了适应近年来国家和地方劳动立法不断更新的情况，从公司的人力资源管理的实际出发，******X年XX月至今，公司对现有的规章制度进行了全面的修改。根据《劳动合同法》的相关规定，涉及员工切身利益的规章制度需要征求全体员工意见，现将修改后的规章制度向全体员工进行公示。

公示时间为******X年XX月XX日上午X点整至XX日下午X点整。公司员工如有任何意见或建议，可通过书面方式向公司管理部或工会提出。书面意见或建议的截止时间为XX日下午X点整。

特此通知。

                                       XX有限公司（盖章）

                                                   年   月   日

附：规章制度修订草案

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      第二部分  入职手续类模版及说明书

      4.签订劳动合同通知书使用说明

签订劳动合同通知书

提问：签订劳动合同通知书有什么作用？

根据劳动合同法实施条例第五条，如果员工入职一个月内，仍未签订劳动合同，用人单位可以此通知书通知员工前来签订劳动合同。如果超过期限仍未签订劳动合同，则用人单位可以单方面解除劳动关系，不需支付经济补偿金，不会有其它法律责任。不过，该给的劳动报酬还是应该要给的。

入职超过一个月不到一年的，员工拒绝签订劳动合同的，用人单位可以终止劳动关系，但应该支付经济补偿金与超过一个月至终止前的双倍工资。请注意，从法条上看，并不是说不签订劳动合同就可以随时解除或终止劳动合同。已经有案例，判决未签订劳动合同时用人单位的解雇为违法解除。

形成事实劳动关系一年以后，员工仍拒绝签订劳动合同的，用人单位可以终止劳动关系吗？应该不行，此时已视为双方签订了无固定期限劳动合同。但从法理上讲，如果用人单位提供的劳动合同文本并无违法或不合理之处，而员工拒绝签订，此时法律不应该再支持双倍工资的索赔了。因为法谚云“任何人都不应该从自己的错误行为中获益”。

※《劳动合同法实施条例》第五条  自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依法向劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。

第六条 用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当依照劳动合同法第八十二条的规定向劳动者每月支付两倍的工资，并与劳动者补订书面劳动合同；劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，并依照劳动合同法第四十七条的规定支付经济补偿。

　　前款规定的用人单位向劳动者每月支付两倍工资的起算时间为用工之日起满一个月的次日，截止时间为补订书面劳动合同的前一日。

各位朋友，对于HR从业者，我们一直强调的是企业和员工要遵纪守法，尤其是不允许有明显的违背《劳动法》的事情，但是每个企业都有特殊的实际的问题，或者老板的问题，难免会出现劳动关系纠纷，对于这样的情况，首先应采取民主协商，而不是动不动就闹法律仲裁。作为一个HR从业者，今天的分享将是教你解决此类问题的一大办法

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    第三部分  规章制度、绩效考核类试用说明

         1.民主协商相关文书使用说明

第一问：民主协商文书的作用是什么？

这些文书的作用主要是为了通过规章制度和公司重大事项。根据《劳动合同法》，规章制度及其它关系到劳动者切身利益的重大事项的通过应有一个协商的程序。规章制度与劳动定额等重大事项的通过是一致的。这里仅以规章制度的通过为例加以说明。

一般认为，协商并不等于必须大部分职工都同意才有通过（就好象我们的政协只能议事而无权决事一样）。而是说，用人单位应该有一个让职工反映自己意见的程序。所以比较正规的作法就像我们的人大立法一样，有一个初稿与正式稿。先出台一个初稿，由员工讨论，收集意见，再对初稿进行修改，颁布正式稿，向员工公示，规章制度就生效了。

协商也不等于规章制度一定要按职工的意见进行修改，这是不太可能的。当然，也不应该是毫无吸收。其实在实务中，职工确实可以对规章制度的改进提出很多中肯的意见，用人单位完全可以加以吸收。

总而言之，这些文书就是为了保存“协商”的记录。在实务中协商一般有下列方式：

1、分别向全体员工征集意见，意见是赞同规章制度的实施，或者有异议均可，但需要员工签名。如前所述，我们需要的是一个协商的程序，但并不意味着我们一定要完全按员工的意见进行修正。这种情况下，可以使用《职工意见汇总表》收集职工意见。同时我们可以使用网站、布告等辅助方式发布公告，向职工征求意见，此时可以使用《规章制度征求意见通知书》；

2、通过会议的形式征集意见。那么我们需要一个会议记录，还需要一个会议签到。《会议纪要》和《会议签到表》就是起这个作用的。会议纪要里可以记录一下员工对规章制度的意见。《会议签到表》上写明会议的主题为讨论某某规章制度，让与会职工签名，表明签名职工参与了会议。

3、有的用人单位通过电子邮件向员工发布初稿，征求意见，保存电子邮件记录，这也是一种方式，但这要求单位在事先就以入职登记表或其它方式确认了员工的联系邮箱。

请注意，这里所涉及的只是民主协商程序。规章制度正式通过之后，如何向员工公示，即公示程序，则需要通过员工签收、培训考试、会议学习等方式另行完成。请看下一章节。

※《劳动合同法》第四条　用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

  用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

  在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

  用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

第二问：需要征集用人单位全体员工的意见吗？

虽然在法律条文中提到了全体职工或职工代表大会，但在司法实务中，对民主协商程序也没那么严格。我们只需要做到：

1、  如果有工会，应该征求工会的意见；

2、  经过职工代表大会讨论，或者征求到大部分的员工的意见。

只要上述两点同时做到，基本上就不会有问题。

规章制度经过民主协商程序后就可以正式通过了。对于后面新加入的员工，可以不征集他们的意见，直接对他们进行公示即可。

如果用人单位人数较多，建立比较规范的职工代表大会选举制度，定期召开职工代表大会，对公司的良性发展还是很有利的，其作用不仅限于帮助通过规章制度。

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         第三部分  规章制度、绩效考核类试用说明
          2. 公示文书使用说明
提问：如何将规章制度或重大事项对员工进行公示？
规章制度与劳动定额等重大事项的公示是一致的。这里以规章制度的公示为例加以说明。
经过民主协商程序，确定规章制度的正式文本，经过用人单位管理层批准，规章制度就可以公布实施了。但要对员工生效，还应该向员工公示。规章制度就像是法律，是员工的行为准则。员工要按行为准则行事，前提是必须了解、知道这个行为准则的存在，明知行为准则的存在而违反，才谈得上过错。“法不可知，则威不可测”，那是封建时代落后的观念。
那么，如何对员工进行公示？
1、签收。这是比较好的方式。可以在劳动合同里加上签收的条款；可以单独的签收；可以在员工签收别的材料时一并签收。用人单位的规章制度已经整理成员工手册的情况下，可以直接签收员工手册。有的员工手册后面附有签收页，员工领到员工手册后在签收页上签收，再撕下签收页，交回公司，作为员工已签收的证据。《员工手册签收页》范本就是这个时候使用的；
2、考试。组织一次规章制度的考试，收集员工的试卷。可参见《规章制度考试试卷范本》；
3、开会学习。这也可以用到《会议纪要》和《会议签到表》，用来证明确已经过此程序；
4、电子邮件发放。
5、公告。通过网站或布告栏进行公告，此时可采用《规章制度公示通知书》和《重大事项公示通知书》。
上述方法，签收是最有效的，最能避免争议，也最常见的方法。考试与开会学习也不失为不错的公示方法，且能加深员工对规章制度的了解和掌握。也可以将签收与考试、学习多管齐下。而电子邮件发放与公告，则存在一定风险，最好只作为辅助性的方法。

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第三部分  规章制度、绩效考核模块使用说明

        3.规章制度/员工手册使用说明

第一问：规章制度与员工手册是何关系？
劳动法律法规上只有“规章制度”的说法，但实务中却常常把规章制度与员工手册并提。我们理解，简而言之，员工手册就是单位规章制度的载体，是将规章制度向员工进行公示的一种方式。
当然，员工手册不仅仅只是刊载规章制度，还可以有包含着企业文化的其它内容。好的员工手册也是公司形象的一部分。

第二问：规章制度应如何制定？
根据《劳动合同法》第四条，规章制度的制定简单说是两个条件：一是要民主，二是要公示。两者缺一不可。
民主，就是要有个协商的程序。请注意，劳动合同法并未明文规定要工会或职工代表“通过”，而是说要“协商确定”。所以规章制度制订最好像人大立法一样，有个初稿，汇合职工或工会意见后，再正式通过。当然，这个协商讨论的过程，要留下证据。比如开会的记录，员工意见汇总的记录。（请参看职工意见表的使用说明）也可以将规章制度初稿通过电子邮箱发给所有员工，征集意见，然后保存发件记录。但这就要求在《入职登记表》中，或者通过其它方式确认了员工的邮箱地址。
公示，是说规章制度像是一部法，应该让其约束的人知道。实务中比较好的公示方法有：一，发放员工手册（请参看员工签收表及其使用说明）；二，考试；三，开会学习。当然，这些方法在使用的时候都要留下职工签字的记录。

※〈劳动合同法〉第四条　用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。
  用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
  在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
  用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。


第三问：规章制度或者员工手册究竟什么作用？
简单的说有两种：
一、规范人力资源管理流程的作用。人力资源管理人员按照员工手册进行操作，可以避免无意中触犯了法律。这就要求招聘、劳动合同管理、离职等一系列流程规定合乎法律。
二、实现企业用工自主权。一系列的劳动新法虽然给企业戴上了紧箍咒，但仍然给企业留下了不少自主管理的空间。不过自主管理不是任意管理，企业必须通过制订合法有效的规章制度来实现用工自主权。否则，企业对员工的管理就没有了依据。比方说，对员工的违纪行为，企业可以给予一定处罚，但是必须先有规章制度对什么行为将导致什么样的处罚作出明确规定。否则，即使员工的行为确实不当，企业对他的处罚仍然是没有依据的，可能会构成无故克扣工资或者是违法解除劳动合同。

第四问：好的规章制度应从哪些方面落实企业的用工自主权？
下面这些方面，劳动法律给予了企业一定的自主权，规章制度应予落实：
1、对员工违纪行为的奖惩。就好象没有规定处罚的法律是空文一样，奖惩制度是规章制度中最重要的部分。奖惩制度应界定何为轻度违纪，何为严重违反企业规章制度。通过对条款的周密设计，在处分时收集证据，用人单位就可以合法的解雇不认真对待工作的员工，而且不用支付经济补偿金了。
即使不开除员工，也可以在奖惩制度里规定经济处罚措施，以约束员工行为。如果没有奖惩制度，单位对员工实行处罚就没有依据了。
对于某些小企业，如果嫌起草比较正式的员工手册太麻烦，那么至少也应该有一个奖惩制度。
2、在哪些情况下可以调整员工岗位？可以通过劳动合同，也可以通过规章制度列明。必须细化调整岗位的条件，并与绩效考核相结合。
3、考勤方面。包括上下班时间、打卡及请假、假期工资发放等。没有考勤制度，将使对员工的工资计算与扣罚等缺乏依据。
4、绩效考核。规定绩效考核制度，其用处良多：A，可以与绩效工资挂钩；B，可以与岗位调整制度挂钩，当考核成绩不佳时，可调整员工岗位；C，绩效考核是评判员工是否胜任工作的依据，而员工是否胜任工作又决定了单位是否可以开除员工。
5、薪酬结构怎么设计？好的薪酬设计，可以降低加班费及社保、各种假期工资的基数，可以最大限度的激励员工努力工作，可以使单位能灵活的调整员工薪资（比如加大效益工资和绩效工资的比重），可以避免工资及奖金的争议（比如员工离职后是否还可以领取年终奖？均应明确）。
6、怎样算加班？可以规定加班审批制度，以避免随意加班现象的出现。
7、年休假怎么休？根据2008年起实施的《职工带薪年休假条例》，带薪年休假已成为法定，但单位仍有一定的统筹安排之权力。故单位可以在规章制度中规定年休假办法。如范本中所采取的“年休假由单位统筹安排”，“单位可要求先休完年休假再休事假”。
8、哪些是企业的商业机密？商业秘密比较重要的企业，对商业秘密的界定和保护措施规定也比较重要。否则，企业认为是侵犯商业秘密了，员工却认为那不是商业秘密。
9、其它方面。知识产权如何归属？录用条件如何界定？均可通过规章制度落实。
除上述这几项之外，规章制度将人力资源的流程予以规定，如能切实运用，也能有效降低人力资源管理中的法律风险。比如招聘制度，离职管理制度。当然，这些东西也可以不形成文字，只是在实际操作中切实执行。而上面所列明的制度，却应该是形成文字，写入规章制度，并使之生效的。

第五问：本书中的员工手册适用于哪些企业？
目前市面上所能见到或者互联网上可以搜到的规章制度，或者来源于大企业，长篇累牍，对中小企业来说，不太实用；或者太过简陋，寥寥几条，不敷使用。还有不少规章制度范本“历史悠久”，并不符合劳动新法的要求，或者说没有针对劳动新法起到规章制度应有的拾漏补缺的作用。
针对这些情况，编者特地针对一百人左右的中小企业设计了一个员工手册模板。模板集合了规章制度比较重要的方面，并尽量采取比较通用的条款。一般企业均可使用，或者略加修改即可使用。
我们也希望企业不仅仅从规避法律风险的角度来看待员工手册。一份科学合理的员工手册如有实行，其实能有效提高企业的效率，使企业走向规范化，同时又保持中小企业的灵活性。

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第三部分  规章制度、绩效考核模版及使用说明

           4.绩效考核表使用说明

第一问：绩效考核表应如何使用？

《劳动合同法》被很多企业视为洪水猛兽，一个很重要的原因就是对企业单方面解除劳动合同作出了严格限制。但是从本书编者的观点来看，其实只要企业要开除一个员工，总是能找到合法的方法的。利用绩效考核就是其中的重要方法之一。

根据劳动合同法第四十条第一款第二项的要求，用人单位可以采取如下途径解雇员工：①证明其不能胜任工作——②培训或者调岗——③证明其仍然不能胜任工作——④提前一个月或额外支付一个月工资解雇员工。其中的第一个和第三个环节，就可以通过绩效考核来实现。

※劳动合同法第四十条　有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同：

  ……（二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；

第二问：绩效考核还有什么别的作用？

绩效考核在人力资源管理中有极其重要的作用。从劳动法的角度而言，除了前面所说的确定员工是否胜任工作的功能外，绩效考核还可以起到如下作用：

1、将绩效考核与工资挂钩，直接影响工资；从而可以在不适用通常计件工资的岗位，也能用金钱激励来调动工作积极性；

2、与劳动合同或者规章制度的规定相结合，以合法的调整员工岗位。如劳动合同中可约定，绩效考核成绩在一般以下时，单位可以调整岗位。

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第四部分  取证类模版及使用说明

         1. 培训费用报销使用说明

提问：费用报销单有何劳动法上的意义？
根据《劳动合同法》第二十五条的规定，只有在培训服务期以及竞业限制两种情况下可以约定违约金。而在培训服务期协议中，违约金也不能高于培训费用。实际上此时的违约金只能说是赔偿单位损失，已经没有了惩罚性，不能再说是真正的“违约金”了。
在此情况下，如果单位要使培训服务期协议的违约金条款发挥作用，从而留住员工，就必须留有培训费用的证据，包括培训收费、差旅费及其它因培训产生的而直接用于该员工的费用。注意，培训期间工资不是培训费用，因为不是因培训产生的费用。但是双方可以约定在培训期间降低工资水平。

※《劳动合同法》第二十二条　用人单位为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与该劳动者订立协议，约定服务期。
  劳动者违反服务期约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。违约金的数额不得超过用人单位提供的培训费用。用人单位要求劳动者支付的违约金不得超过服务期尚未履行部分所应分摊的培训费用。
  用人单位与劳动者约定服务期的，不影响按照正常的工资调整机制提高劳动者在服务期期间的劳动报酬。
※《劳动合同法》第二十五条　除本法第二十二条和第二十三条规定的情形外，用人单位不得与劳动者约定由劳动者承担违约金。
    ※《劳动合同法实施条例》第十六条 劳动合同法第二十二条第二款规定的培训费用，包括用人单位为了对劳动者进行专业技术培训而支付的有凭证的培训费用、培训期间的差旅费用以及因培训产生的用于该劳动者的其他直接费用。

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       第四部分   取证类模版及使用说明

           2. 取证类文书使用说明

提问：取证类文书如何使用？

这些文书主要是用来作为将来发生劳动争议时的证据。在劳动争议案件中，用人单位要承担大部分的举证责任。我们常常听到当事人说：事实就是这样的啊。但从仲裁庭或法庭的角度讲，证据能说明什么才是重要的。这些证据也许在事发当时因为当事人的粗心大意，或者无所谓的态度签订认可了，但在事后，就成了最强有力的证据。劳动争议案件有一个特点是，在事发当时，双方并没有想要撕破脸皮，那时其实是比较好处理的。

从证据运用的角度，这些文书的使用主要是要注意：

1、要有当事人的签字认可，如果当事人不同意签字，应该有见证人签字。见证人最好两个以上。

2、在取证当时不要急于表露要处分的态度，应表明这是单位的一个必经程序，作一个情况调查。究竟怎么处理，事后再说。实际上，处理方式本来也应该是这样，先搞清楚事实，再作处理。

※《劳动争议调解仲裁法》第六条 发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。

※《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条　在劳动争议纠纷案件中，因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的，由用人单位负举证责任。

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     第四部分  取证类模版及使用说明

  3. 员工不能胜任工作培训记录表使用说明

提问：员工不能胜任工作培训记录表何时使用？
以员工不能胜任工作为由解雇员工必须遵循下列步骤：①证明员工不能胜任工作；②进行培训或者调整岗位；③员工仍然不能胜任工作；④提前一个月通知或额外支付一个月工资；⑤辞退。其中第二个步骤就需要使用到培训记录表。也就是说，员工即使不能胜任工作，用人单位也不能马上解除，必须对其进行培训或者调岗。劳动合同法等有关法律并未规定培训的形式，单从法条上讲，哪怕仅仅作了一个下午的讲解，也是进行了培训。但是请注意，请一定运用培训记录把证据留下来。

※《劳动合同法》第四十条　有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同：
  （一）劳动者患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排的工作的；
   （二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；
  （三）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。

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第五部分  劳动报酬模版及使用说明

           1. 工资表使用说明

第一问：工资表应如何使用？

工资表中应明确下列信息：

1、 何年何月的工资；

2、 工资构成，应与劳动合同及规章制度中所约定的工资构成相对应，否则可能会被员工认为是拖欠了工资。加班工资一定要单独列明，决不可合并写入正常工资项目内。节假日加班费不要写成“节日补助费”，那样也可能不被当作加班费。扣款要写明项目。

3、 如果需要员工签字确认的话，那么可以注明“工资计算无错误，有关扣款无异议”。

另外，请参考规章制度的使用说明里关于薪酬设计的部分。好的工资表应与劳动合同、规章制度相配合，共同构建成一个良好的薪酬结构，以实现这些目的：1、项目清楚，减少争议；2、激励员工；3、单位可灵活的调整薪资；4、降低社保、缴税、加班费及休假期间工资基数。

第二问：工资表应保存多久？

根据《北京市工资支付规定》第十三条，应至少保存两年。在司法实务中，对于到起诉时止两年以前的劳动报酬追索（包括拖欠工资或加班工资），用人单位无须举证。即用人单位只需答辩说单位没有拖欠工资和加班工资即可，单位无须拿出两年前的工资条来证明是否支付了工资和加班工资。

※第十三条　用人单位应当按照工资支付周期编制工资支付表，并至少保存二年备查。工资支付表应当主要包括用人单位名称、劳动者姓名、支付时间以及支付项目和金额、加班工资金额、应发金额、扣除项目和金额、实发金额等事项。

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第五部分 劳动报酬类模版及使用说明书

         2.加班申请单使用说明

提问：如何避免加班费争议？
把加班费给足，这当然不是用人单位想要得到的答案。我们是要探讨如何在不提高薪酬水平的前提下避免加班费争议，办法有如下几种：
1、 将工资拆分为正常工资加加班工资，并在劳动合同与工资表中明确体现出来；
2、 申请特殊工时制度，并在劳动合同里岗位所实行的特殊工时制度以经劳动部门批准的为准；
3、 实行加班审批制度。
4、 规范考勤制度。
5、 计件工资可以避免一定的加班费争议。
这里只说加班审批制度。加班审批制度可以在劳动合同或者规章制度中规定，并通过加班申请单予以实施。这样，如果员工未经申请加班，单位便可以抗辩说，这不是单位所要求的加班，是员工自愿延长工作时间，不应视为加班。
另外，在司法实务中，仅仅打卡时间在正常下班时间之后，并不被认为是加班。

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第六部分  通知送达领取类模版及使用说明

           1.调岗调薪通知书使用说明

提问：调岗调薪通知书有什么作用？
1、起到一个劳动合同变更的作用，相当于劳动合同变更协议书，说明双方已协商同意将工作岗位进行调整。根据法律规定，劳动合同的变更需要采取书面形式，否则即使当事人当时进行岗位调整，仍可能在以后反悔而发生争议。
2、经过此通知后，员工如果没有到新的岗位上班，就属于旷工了。
3、如经考核，员工不胜任工作，可以进行调岗，如果在新的岗位，员工仍然不胜任工作，则单位可以解雇该员工。
 
※《劳动合同法》第三十五条  用人单位与劳动者协商一致,可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同,应当采用书面形式,变更后的劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。
※《劳动合同法》第四十条　有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同：……（二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；……

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第六部分 通知送达领取类模版及说明

            2. 员工声明使用说明

提问：员工声明如何使用？

员工声明主要也是起到一个举证作用。在下列场合可以使用：

1、员工离职时，可以声明与单位不存在劳动争议，不存在劳动报酬及社会保险方面的争议等等，此时应注意措词应严密；

2、员工不愿意休年休假时。根据《职工带薪年休假实施办法》第十条，如果单位安排员工休年休假，而员工不愿意休，且有书面声明时，单位无需支付300%的工资。此时在声明中表明，“单位已安排本人于何时至何时休年休假，本人因个人原因自愿上班不休年休假。”

3、当有违纪情况出现时，员工声明可以作为一个事实调查的记录。

※《职工带薪年休假实施办法》第十条  用人单位经职工同意不安排年休假或者安排职工年休假天数少于应休年休假天数，应当在本年度内对职工应休未休年休假天数，按照其日工资收入的300%支付未休年休假工资报酬，其中包含用人单位支付职工正常工作期间的工资收入。

用人单位安排职工休年休假，但是职工因本人原因且书面提出不休年休假的，用人单位可以只支付其正常工作期间的工资收入

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第六章  3. 通知类文书使用说明

提问：通知送达类文书如何使用？

顾名思义，通知送达类文书的作用就是作为已经向员工作出某种告示、送达某些材料物品的证据。根据《劳动合同法》及有关法律法规，具体有下列情形会需要用到：

1、  向员工交付劳动合同时；

2、  向员工送达公示员工手册或规章制度时；

3、  向员工交付有关工作用具时；

4、  要求存在兼职的员工进行改正时；

5、  员工不能胜任工作调整岗位时；

6、  根据劳动合同约定或者规章制度规定调整员工岗位时；

7、  对员工作出处分时；

8、  需停工时；

9、  通知解除劳动合同时；

10、       通知劳动合同终止时；

11、       劳动合同到期终止需提前通知时；

12、       经济性裁员后录用员工需要通知原被裁员工时；

13、       工资依法需延迟发放时；

14、       告知员工有关商业秘密保护的注意事项时；

15、       通知其他单位招用未与本单位解除劳动关系的员工时。

如果在上述情形下，没有依法通知员工，或者没有保留通知的证据时，就可能会引发争议，并可能承担法律责任。

在使用上，既然这些文书都是作为证据的，那么就应该让相对方即员工签字，用人单位手中保留至少一份。如果员工或被送达人无法签字，那么就应该邮寄送达，并保存邮寄回执，邮寄回执上写明材料准确名称。送达地址最好是员工在入职登记表或劳动合同等文件签字确认的地址，至少也应该是员工身份证上的地址。

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第六章  通知送达领取类模版及使用说明

        4. 年休假安排通知书使用说明

提问：年休假安排通知书有何作用？
该通知书的作用主要是两个：
1、证明用人单位已经安排员工休年休假，对休息时间已明确告知。如果员工没有准时来上班，则构成旷工；
2、如果用人单位安排员工休年休假，而员工不愿意休，那么员工应该在通知书所附的回执上签字。则这种情况下，用人单位可以让员工正常上班，不休年休假，且用人单位无需支付300%的未休年休假报酬。
用人单位对员工是否休了年休假负有举证责任。如果无法证明员工确实已经休了年休假，且也拿不出员工放弃年休假的书面声明，那么用人单位应当按照应休而未休年休假的天数，支付300%的未休年休假报酬（正常工作发放的工资包含在其中）。

※《企业职工带薪年休假实施办法》第十条  用人单位安排职工休年休假，但是职工因本人原因且书面提出不休年休假的，用人单位可以只支付其正常工作期间的工资收入。