如何做好员工档案管理

作者 Rebecca霏 2023-05-15 11:29 304

内容来自 2023-05-15 打卡话题观看本期直播

我是从前台转岗成人事助理的，经理说公司的人事档案比较乱，让我做好整理并完善好人事档案。我看了一下目前公司的人事档案就一个纸质的员工信息登记表和一份劳动合同，没有电子档，查找信息就必须得找纸质文件。我现在不知从何入手去做，请问各位专家老师，人事档案要怎样整理完善，有没有需要规避的风险呢？

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我，经历过类似的情况。

员工管理-04 如何做好员工档案管理

【案例】

人事档案要如何管理？

我是从前台转岗成人事助理的，经理说公司的人事档案比较乱，让我做好整理并完善好人事档案。我看了一下目前公司的人事档案就一个纸质的员工信息登记表和一份劳动合同，没有电子档，查找信息就必须得找纸质文件。我现在不知从何入手去做，请问各位专家老师，人事档案要怎样整理完善，有没有需要规避的风险呢？

【回答&Rebecca霏】

员工档案管理是一件细心、认真、负责的活。有些人认为它很简单，但于工作多年的我看来，任何简单的工作，都会因工作者带着自己的思考而变得不一样、不简单。

接下来，回归到人事档案完善这件事情，浅谈我会怎么做，这些方法希望给你一些启示。

一、建立员工电子档案

为了减少后续员工查询档案、同事了解档案时翻阅纸质档案的巨大工作量，在前期建立员工电子档案的辛苦是必要的。

如何建立员工电子档案呢？员工电子档案一般包括什么呢？我们可以建立一张Excel表格，把第一个sheet表命名为《员工花名册》，并在其中建立以下信息——

1、员工基本信息：序号、工号（独一无二的员工识别号码）、姓名、性别、部门、岗位、职级、出生日期、年龄、工作地点、入职日期、参加工作日期、身份证号码、联系电话，身份证地址，现居住地址，个人邮箱，工作邮箱，档案编号（视情况看是否需要增加户口、户口性质、出生地、籍贯等列）。

2、学历信息：第一学历、第一学历学习时间、第一学历毕业院校及专业，第一学历证书编号；（如有则填写）第二学历、第二学历学习时间、第二学历毕业院校及专业，第二学历证书编号；最高学历、最高学历学习时间、最高学历毕业院校及专业，最高学历证书编号。

3、劳动合同信息：劳动合同编号，劳动合同类型，已签订次数，已签订年限，合同首签日，现合同起始时间，现合同结束时间，首签（填入合同期限），续签1，续签2……。

4、工作履历：建议一个单元格内输入员工的工作履历，包括工作时间、公司、岗位，以便了解员工时可直接查看。

5、职称及证书：职称，职称获得时间，职称批准单位，职称证书编号；资格证书，资格证书获得时间，资格证书批准单位，资格证书编号。

6、员工家属信息：紧急联系人姓名，紧急联系人单位，紧急联系人地址，紧急联系人电话，家属成员信息。

以上是合同制员工的信息，如果企业有实习生、劳务派遣员工，可以单独再为实习生和劳务派遣员工设立电子档案，基本准备好员工基本信息即可，无需像合同制员工这般复杂。

二、管理员工纸质档案

如上面的电子档案中提到的，我们需要为员工的档案建立档案编号，需要为员工的劳动合同设立合同编号。有了编号我们在存档、后期查找时才如虎添翼，提高效率。

1、编号。编号建议有固定的如：公司名称缩写+员工类型+001，这样方便在查找时可以根据员工类型进行查找。

2、纸质文件。

1)纸质文件的存档有两种方式：

A.员工资料很多，可以用一个档案袋包装所有的员工资料。

B.如果员工资料很少，可以分类储存（比如劳动合同放在一起，入职登记表放在一起等）

个人更加建议用第一种方法，因为随着公司的发展，员工的资料一定会越来越多，这时再进行归类整理工作量就大了，不如一开始咱就选择简单的方法。

2)如何存呢？一个员工的所有资料建议用一个档案袋进行包装，在包装的外围贴上编号（侧面可以看见），同时在存档的文件柜里进行分类，比如这一层放的是001-050的员工，以后查找员工档案时，直接去它所在的层，再在里面找，就方便很多。

以上，是我对这件事情的经验或看法。除了做之外，在真正“动”之前，我仍然建议先与主管领导沟通、汇报方案，得到领导的同意才表示我们工作的方向正确。不要在做了之后领导不认可就白费了功夫。

提前沟通还有一个好处，可以根据领导要达到的目标来调整我们的实施措施，从而更贴近我们要达到的目的。一切工作都是服务于公司的总目标，偏离目标的努力是吃力不讨好，不如不做。所以，前期的沟通汇报是重中之重。

2023-05-11 14:19:49

#HR/激励 2023.05.11 总11

员工管理-03 “以心换心”谈调岗调薪

【案例】

公司有个部门经理，签订的合同即将到期，公司觉得该员工薪资和承担的责任不匹配，没有起到该岗位赋予的作用和担当，计划对其调岗调薪。请问各位大咖，要怎么操作更为合理？会有什么劳动风险存在吗？

【回答&Rebecca霏】

调岗、调薪对员工而言是非常重大的变化，尤其是这种负面的调整，更容易与员工产生冲突。所以我们要从以下几个方面做好准备。

一、查询法律的底线

要调岗调薪首先得合法，所以我们先来看看法律条文如何约定：

《中华人民共和国劳动合同法》第三十五条 用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。变更后的劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。

我们可以据此看出调岗调薪必须得到员工的同意才可以。这也是为什么每次调岗调薪是需要与员工沟通，并保留纸质/邮件的往来证明。

二、准备好合理的调岗调薪的资料和证据

法律已经明确规定，调岗调薪需要得到员工本人的同意。因此，要做成这件事情，我们就需要有充分的理由。可以从以下几个方面来准备资料：

1、查阅劳动合同。查看最初签署的劳动合同中，是否有约定岗位/薪酬调整，且员工符合的内容。不过一般员工的合同都是统一样本，很少有约定这么详细。

2、年度绩效考核。这是最常用的调岗调薪的条件。如果员工在年度考核评价中结果很差，达到了调岗调薪的标准，那么企业就像吃了定心丸，我们有谈判的资本。只是这一部分比较考验管理者是否敢管，以及公司文化是否求真务实，不容忍不优秀。

3、公司奖惩类制度。查阅公司制度，看员工是否有违反制度而可以调岗调薪的行为。这部分内容就像是我们储备的炮弹，不一定要打出来。它的杀伤力大，一旦打出来，会破坏企业和员工的关系，基本就是赤裸裸的敢员工走，最后可能对公司也会造成损失。

本案例的实际情况，可能更加接近第2点，但是“承担的责任”是非常抽象的概念，一定要在指标设置方面设置精准了，才能有谈判的资本。

4、准备好员工需要签署的所有纸质文件。

三、做好员工沟通，妥善处理。

员工也是人，无论他的工作情况如何，都不能因此认为企业方高人一等、有主动权。沟通时，我们需要给到员工方足够的尊重，这是沟通结果良好的基础。

我常常觉得，与员工沟通其实就是打心理战。我们在进行这类负面沟通时（员工会产生强烈的排斥情绪），需要提前做心理建设。包括：

1、坚定的知晓自己要达到的目的

2、提前了解员工情况。比如影响他绩效的原因，是家庭因素还是能力问题；他是不是很有自知之明的人？他对公司或领导是否有怨气或他是否曾经被不平等对待过；他的家庭情况怎么样，是否有困难。

3、是否需要部门领导先打前仗、探虚实。如果员工和部门领导（直接上级）的关系不错，可以考虑由直接上级先沟通，有时可能直接上级就可以把问题解决了。

4、根据你所了解的情况，模拟沟通的场景、话术。包括我们如何开场？在正式还是非正式的环境沟通？对方有几种回应方式，对每种回应方式我们的应对是什么？

根据我的经验，一般如果直接上级沟通过且还没有解决问题，那么这位员工一般会带着对公司很大的怨气，或者他有他的看法。而只要我们方式合理，站在他的角度去理解（为他好），并且调岗调薪有理有据的话，谈判会变成员工的吐槽大会，他吐槽完了，发现结果真的无法改变，他就会接受并且不再饱含怨气。

所以，我常常觉得所有的劳动关系问题其实都可以通过“以心换心”的沟通方式来化解，那些告上法庭的，要么是有不合理的利益诉求，要么是矛盾不处理待时间酝酿激化。真的想做一名好的HR，还是主动学习一些心理学的知识，用足够的共情去理解和解决。

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