如何从无到有建立公司人事档案？

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       一、人事档案纸质部分组成：

       根据 《中华人民共和国劳动合同法》第五十条“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”可知，对于已经解除或者终止的劳动合同文本至少保存两年备查。

        从该条法条可知，员工《劳动合同》是公司员工人事档案的重要组成部分，且在解除或终止之后《劳动合同》的文本至少还要保存两年备查。

        除了《劳动合同》之外，员工在公司的人事档案纸质部分还应该具备什么内容呢？

        1、《应聘登记表》：这是员工在面试的时候填写的表格，在此表格上填写的内容作为员工档案的第一页内容。 此表格由候选人填写，此表格系面试、offer谈判、背调等的基础表格之一。

       风险点：在《应聘登记表》上建议要有声明栏：“1）本人承诺保证所填写资料真实。2）保证遵守公司招聘有关规程及国家有关法律。3）以上内容为必填项”。声明内容候选人阅读知悉后，由候选人现场签字并填好日期，为未来背调做准备。

       2、《面试评估表》：这是入职员工的公司档案的第二页档案内容。本表格由面试官填写，目的为了更加客观的评估候选人在面试中的表现，也作为候选人进入下轮面试、录用特定候选人为公司员工的必备表格之一。

         风险点：内部风险。此表格是避免业务部门以“招人不合适”为由甩锅到人力头上的利器——业务部门在面试时对候选人的考评结果要达到一定标准（通过业务部门考核），方可进入后续面试——业务部门以后胆敢把人力资源招人招得不合适为借口甩锅到人力的话，人力只需要把此表格复印若干份甩业务部门领导脸上，让大家评评到底是谁有问题。

        3、《背调信息采集表》：

       本表格由公司招聘负责人发给已经谈完offer，拟发放offer的候选人，本表格是入职员工的公司档案的第三页档案内容

       风险点：外部风险。

       授权栏必填：背调必须要通知候选人且要得到候选人授权之后方可进行，因此，授权栏是必填栏目——候选人要在授权栏上签字表示知悉及认可新雇主开展的背调工作。

       4、《背景调查表》：

       本表格由负责背调工作的招聘负责人或者外包的背调机构填写，作为入职员工的公司档案的第四页档案内容。

      风险点：有些问题问不到，可以多侧面了解，但不要强求——背调心态要好。

      审批流程：背调结果不需要经过内部审批，但是可以作为入职审批的必备附件。

        5、《入职审批表》：

       此表格基本信息由人力资源部填写，其他审批栏目按照公司入职审批流程来设置，最终要审批到公司总经理或董事长，审批通过之后方可办理入职手续。作为入职员工的公司档案的第五页档案内容。

         风险点：内部风险。必须经过入职审批方可入职。

        6、《新员工入职登记表》：

       此表格作为新员工填写表格，验证项目由招聘负责人填写，作为入职手续的重要组成部分。作为入职员工的公司档案的第六页档案内容。

        风险点：

         1、声明栏：要求新员工对自己填写内容及提交验证的各项证书资料的真实性予以声明及签名，如果提供虚假资料应聘，可以根据《劳动合同法》相关规定与候选人解除劳动关系且不给经济补偿。

        2、验证栏：人力资源部对新员工入职当天提交的证件情况予以如实记录。如是否有《离职证明》、学历学位证书是否是原件（学信网验证可以改天）等等。

       7、《录用条件清单》：入职当日由员工签字确认并填写上日期，作为入职员工的公司档案的第七页档案内容。

        风险点：根据《劳动合同法》第三十九条 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：“(一)在试用期间被证明不符合录用条件的;”——员工在入职当日签署并归档的《录用条件清单》可以在将来作为重要证据链一环。

         8、签署后的《劳动合同》、《保密协议》、《竞业禁止协议》、《劳动合同补充协议》等协议文本。

         签署后的上述协议的原件作为入职员工的公司档案的核心组成部分。

        9、其他内容：奖惩记录、绩效考核结果、公司任命等，纸质版的内容也可以作为员工公司档案的组成部分。

        10、《离职交接单》、《离职协议》、《离职证明》复印件等作为员工档案的最后的组成部分。

         风险点：1、《离职交接单》要符合题主所在公司的审批流程；

         2、《离职证明》盖章之后要留复印件，在复印件背后请离职员工做签收，签下“此复印件与原件一致，原件已拿走”然后签名及日期。

         Tips：员工档案的主要组成部分及需要注意的风险点已经总结如上，仅供题主参考，题主可以根据贵司实际情况来决定贵司员工个人档案的组成部分。

        二、如何建立对应电子档案：

         电子档案一般为员工档案的缩略版，目的是便于快捷检索不必耗时费力地去翻纸质档案中的信息。

         电子档案可以由若干张表格来组成，一般可以根据如下思路划分大的类别：

         （一）正式员工：此表格主要登载公司正式员工的档案信息，可以根据公司不同部门、业务线等来整理成不同表格，员工信息按照入职先后排列在表格上，每一行就是一位员工的信息。

        （二）顾问员工：此表格主要登载公司顾问员工的档案信息，此类员工一般签订的是《顾问协议》，跟公司之间的关系属于劳务关系，因此不必缴纳五险一金，在此表上的每一行就是一位顾问的信息。

        （三）实习生：此表格主要登载公司实习员工的档案信息，实习员工与公司签订的都是短期的《实习协议》，在此表上每一行就是一位实习生的信息。

        （四）离职员工：此表格主要登载公司已离职员工信息，在此表上每一行就是一位已离职员工的信息。

        那不同类别的员工的电子档案登载的内容是不是也不一样呢？确实如此。

        （1）正式员工的电子档内容：对于正式员工的电子档案，按照入职先后进行排列，每一行就是登载的一位员工的信息。

         “列”摘要的档案内容如下：姓名、员工编号、部门、职级、职位、主管、性别、生日、员工类别（试用、正式）、聘用法人、入职日期、工作地点、社保所属地、民族、国籍、护照号码、护照签发地、护照签发日期、护照截至日期、身份证号码、户籍地址、住址、学历、手机号码、试用期结束日期、合同到期日。

        （2）顾问电子档案内容： 对于公司外聘顾问或者签订劳务合同的外聘员工的电子档案，按照入职先后进行排列，每一行就是登载的一位员工的信息。 

        “列”摘要的档案内较正式员工的表格在员工电子档基础上进行修改即可：把“员工编号”修改成“顾问编号”；员工类别（公司顾问或其他与公司签订劳务合同人员类别）；删除“社保所属地”。 

        （3）实习生：对于到公司实习的实习生也要建立电子档，按照入职先后进行排雷，每一行就是登载一位实习生的信息。

        “列”摘要实习生档案信息如下：姓名、部门、主管、员工类别（实习生）、聘用法人、入职日期、工作地点、性别、生日、民族、国籍、护照号码、身份证号码、户籍地址、学历、手机号、实习期结束、补贴标准。

        （4）离职员工：对于离职员工信息予以记录，按照离职先后日期进行排序，每一行就是一位已办理完离职手续的员工。

        “列”摘要离职员工档案信息如下：姓名、员工编号、部门、职级、职位、员工类别、聘用法人、入职日期、工作地点、社保所属地、民族、国籍、性别、生日、民族、护照号码、身份证号码、户籍地址、学历、手机号码、试用期结束日、合同到期日、最后工作日。

        建立起来电子档之后，如果题主的公司上了OA系统，这些内容可以由新入职员工填写，人力资源部进行审核就可以自动进入电子档案系统，减轻人力资源部的工作强度。

        Tips：题主可以根据按照上述思路根据贵司实际需要来建立贵司的员工档案的电子档，这样建立的电子档案内容比较齐全，可以不用去翻纸质档案就可以快速检索所需档案信息，提高管理效率。