摘要：新员工入职是一件可大可小的事。
但关注细节，可以减少后期可能留下的风险。而细节的到位，同样能彰显企业在管理上的正规与HR的专业性。
坚持告之与留痕的交接习惯，就可以将员工档案丰富并起到档案管理的作用。
劳动关系之5——入职时的劳动关系工作管理要点
前段时间，我们在劳动关系管理之4《招聘选拔中的劳动关系节点》一文中，对于在招聘面试中有关劳动关系的审阅节点进行了风险内容的分享。
可以让我们可以更为规范、有序的对候选人的任职资格与能力素质进行评估。
今天我们就新员工入职时的劳动关系管理要点进行分享。
一、养成先劳动合同再用工的习惯。
在新员工按通知入职时，应该及时与其签订劳动合同。做么合同先行。要养成先签合同后用工的习惯。
劳动合同是劳资关系重要的一项凭证。一般情况，不要将盖了公司印鉴章的合同放在人资处。应养成员工先在合同上签字，然后由HR在办理入职审批的程序一起申请劳动合同用章。
劳动合同签订可在入职时办理。但用章与返还合同给员工，则可以稍缓时间。以观察试用期内表现不太满意的新员工，尽早让其离开，也就不一定要盖章或者发放合同。避免其拥有合同后可能形成的其他风险用途。
而在劳动合同返给员工时一定要注意亲笔签收，并同时备注、提醒如到期时间、续签时间等合同事项。
二、要及时更新员工花名册
建立员工花名，本是劳动法规要求的一项劳动关系管理内容。建立一份包含包括所有劳动形式劳动者（合同工、劳务工、非全日制用工等）是我们做劳动关系盘点的前提。
在花名中，应包含员工基本信息、紧急通讯等信息，同时可以有档案号及劳动关系类别及时间周期等内容。
三、入职时各种签字时的关注点
在签订劳动合同及其他应知应收规章手册等资料时，一般情况下，一定坚持劳动者本人签字。尽量不用委托，如果是委托签字，一定要手续齐全。
包括委托书，委托人、受托人的身份证信息等。且要保证委托书上为劳动者本人签字，否则包括领用规章、手册、劳动合同签订等都不能采取代签的方式。
在面签时，要确认签字时的笔迹是本人常用手的正常签字笔记。不要被有心人以左右手互换进行误导。要知道有时，亲笔签的也可能鉴定为非本人签的。
四、劳动合同、员工手册等涉及必须告之的资料一定要交给劳动者一份
在劳动者入职时，企业必须要对企业的规章、流程、禁忌等实施告之的行为，可以是培训，也可以是资料。而所有告之行为的痕迹管理，最好的办法就是资料的移交、学习的签到签退等资料证据。
而对于劳动合同原则上至少劳资双方各一份，可多份，分别保管。而劳动合同文本在员工离职后也至少要保留两到三年。
在劳动合同的入档管理中，一定要加持提醒标识，关注到期的及时续签或终止
尚未届满前，企业应尽早做出是否与员工签订劳动合同决定。到期后，应及时办理续签或终止手续。需续签的要在合同到期前订立新的劳动合同，不准备续签的也应提前书面通知员工并在劳动合同到期时即时办理劳动合同终止手续。
五、要做劳动关系保障，但也别去收取财物或要求担保。
在劳动法规中有明确规定，不得有以下行为：
1、扣押劳动者证件。
2、不得要求劳动者提供担保，比如收取保证金、抵押金或要求提供担保人担保。
3、不得以其他名义向劳动者收取财物，比如报名费、招聘费、培训费、集资费、服装费、违约金等名义。
4、不得变相收取押金，比如每个月从劳动者工资 中扣除一定比例等到年底再发放以避免劳动者给用人单位造成损失却不辞而别或限制跳槽，扣押劳动者的工资关于住宿押金。如职工自愿住在用人单位提供的宿舍，那么收取住宿押金不属于违法收取押金的行为。
因此，要做劳动关系的巩固与保障，原则上只有往员工生涯保障，薪酬福利激励等方向去实施。
六、劳动者不签合同怎么办
有的员工总是想拖延时间，不签合同又要上岗。这时其是一般是想先上到班，在看其他的应聘消息的反馈。
因此，原则上尽量做到不签合同，就不上岗。否则，有可能造成后期忘了其未签合同，形成未劳动合同的违规等处罚。
为防止法律风险，如果劳动者不愿意签订，用人单位应要求其签署不愿意签订劳动合同的声明，并承诺不签劳动合同是自己的个人意思，同时放弃双倍工资和签订无固定期限合同要求。
当然，对于确实想要用其工作，但又不签合同的，企业可以保留相关证据，在短时间内一个月内，可以让其上岗。比如送达签订劳动合同通知书的原件等。
七、在签订劳动合同时要合理选择合同期限
劳动合同的期限一般情况应根据岗位的工作性质来定。
不同岗位应签定不同期限的劳动合同。结合岗位特点，劳动者的性别、年龄、身体状况、专业技术等因素，合理确定期限。对保密性强、技术复杂、需要保持人员稳定的，可选择无固定期限或中长期的劳动合同期限，以减少频繁更换关键岗位的关键人员带来的损失。
有的HR为方便管理，往往故意让劳动合同期限到期时间给约定到一个同样的时间，比如都年底。一时的方便却可能增加到期时的人员同时离职，岗位工作缺失，使劳动关系管理难度加大。
因此在确定劳动合同期限时，切忌一刀切，避免劳动合同同一天到期，而出现大量人员同时离职的现象。
八、要对新员工培训约定服务期
有的新员工岗位属于比较专业高端的岗位，可能需要进行较高成本的专项培训。而就算是普通岗位，也可能需要企业付出较多的时间与经济来进行有关业务的培训。
因此，如果在预期培训费用较大的情况下，可以按“企业为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与该劳动者订立协议，约定服务期”的规定，进行协商签订服务期。
而签约行为要尽量做到在培训前，明确约定服务期，明确培训费用。同时保留相关的票据，并要求员工签字确认。
以在服务期未到时进行培训费用的索赔。
小结：
新员工入职是一件可大可小的事。
但关注细节，可以减少后期可能留下的风险。而细节的到位，同样能彰显企业在管理上的正规与HR的专业性。
坚持告之与留痕的交接习惯，就可以将员工档案丰富并起到档案管理的作用。
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坚持告之与留痕。