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档案管理，从来只为过往今用
——历史不只是记忆，更为对照纠偏
一、做档案管理的要求。
说到做档案管理，常与工商打交道的或许可以看到过别人家的档案是怎样管理的。（在我们这做营业执照有关的变更，是需要先提档案来进行对照检查的。）
一列列，一排排，一格格，你需要找什么，只需要你提供相关的代码或者编号，档案管理者或者从电脑里，或者从厚厚的目录里找到你要的信息所大之处。而有的已经扫描成电子档的，更是可以直接打印给你。
当然现在已经直接往纸电全面发展，有的已经可以直接进行电子档案查核，不再需要你直接去档案馆打复印了。
而工商局（现市监局）里的档案，比绝大多数的企业自己保存的档案都要全面得多。保管得好得多，也好用得多。
这是为什么？
就在于档案馆的人专业。
其专业的地方就在于两个词：认真、全面。
真正的专业做档案管理（现在很多局行都会将档案委托专业的档案管理企业进行代管），就在于对要求认真，对资料认真，然后才是对档案的管理做到细致，全面。
认真：
一是对照办事的要求资料进行资料科目、数量的认真核对。资料不全一般不收，就算是收下，也必须限时追着补全。
二是对资料本身状态进行认真的评估并描述在档。对于资料本身的检查，皆是从纸张、质量、介质等角度去描述。并记在扉页。
因此，认真，是作为移交档案时的一种检查和验收的态度。
全面：
是指对于档案管理的思维要全面。既要从档案的科目树进行思考，也要从档案的时间线进行管理。既要从档案的保管角度去思考，也要从档案的便于应用去管理。
因此，全面，是指的管理的思维要全面，便于存，便于用。
二、如何落地档案管理的认真与全面？
我常在分享中借部队上的线型管理来说秩序就是力量。
参观过部队营房的人应该都知道，部队上一眼看到就是整齐。整齐的物资，整齐的内务，整齐的队伍。方块就是方块，纵队就是纵队，横队就是横队。
这是因为他们习惯了秩序，只有有秩序才能真正的协调，而协调才能同步共频，才能发挥出1+1>2的效果。
因此，做档案管理能做好的前提就是秩序。
而在企业要做档案管理自然也要从秩序上去要求，从秩序上去落地做管理。
1、明确档案的本质。
档案是指企业在生产经营管理活动中产生的，具有保存价值的原始记录。而原始记录，真实性就是其本质属性。
因此，在做档案管理时其入档的资料要保证其真实性。复印的，提供者要在其上签字备注。
2、落地档案的管理。
企业的档案管理员，不可能真正的只做档案管理。更别说是人事助理负责档案工作。
因此，在企业做档案管理，就要包括从规定、收集、保管到应用的多个环节管理。
（1）要想规范，先得规定并示范。
因此，对企业人力档案要管理要进行有关收集、报送、管理、查询、复印、维护及有关费用等多方面的事项进行规定。
不能只靠你一个人去收集、检查、核对吧？因此，要将某些责任放到招聘官或者面试官身上。比如，对资料的审核、验收等。
因此，制定一个有效的档案管理制度是必须的。
（2）要想好用，先得认真并落地。
在做档案管理的时候，我们首先应该知道该档案要有什么？
而人力资源的档案，则与岗位的任职资格与胜任模型相关。
任职资格中规定的资料是招聘入职所形成的。
而胜任模型中规定的题型、标准及考核评价等资料，则是评估岗位责任人的人岗匹配情况而形成的。
因此，企业的人力档案管理，有时也称为员工工作的痕迹管理。从过程到资料的描绘并收集对应。
而在档案管理中，我们应该注意几个方面的动作：
一是对应要求收集。要按照任职资格与胜任模型中的相关内容及考评周期，向有关岗位及责任人提醒送存。这也是做绩效管理中很重要的一环。
二是要做整理鉴定。所有的档案，不仅是责任人要进行审定。而作为管理人，也同样要对收集到手的资料进行分项分类并对照要求进行检查。保证资料的真实性与完备性与整洁度。
三是要做好保管统计。资料的保管一定要从时效及防物质损坏的方向去保管。同时有效的对档案进行分类，分时统计。形成岗科的树状目录与时间的线型目录。
当然这里的目录，要有电子版与便于搜寻查找，同时要尽量保证纸质目录的存在。但，我们一定要明白目录备份的重要性。以防止一时设备、物料的损坏导致目录的消失。
四是要做好动态管理。这里的动态管理，不仅是指要随时更新档案资料及目录，同时要按规定进行资料的销毁申报。同时要还要随时提醒资料责任人对资料的完备与更新负责。
五是要做好应用管理。档案的存在是为了印证历史及以古论今。因此，有效的将为需要方提供档案服务是必然的。而强调并严格执行档案的借阅与打复印制度是必须的。同时使用的痕迹也成为一份档案。
因此，要做好人力资源管理档案的管理，首在对应岗位任职资格与胜任模型去完善资料科目。其次，要将档案的完善与真实性责任要赋予到对应的招聘、考核、评估责任人身上。接下来，才是按档案管理的环节过程做好移交、保存及提供应用的管理工作。
小结：
1、做人力资源管理的档案管理工作，要从档案落地的角度去从招、培、用、留、离等环节去实施建目与收集的工作。
2、要将档案的真实性与完备性的责任赋予到对应工作的责任人。不然，你就需要成为一个真正的跑断腿了。
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有秩序的管理档案这样管理起来不吃力，不然真的要跑断腿
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