空降HRD如何做好团队管理——第二步，搭建会议管理机制

作者张俊同学更新于：2020-11-09 14:30 1636

上一章节，和大家分享了空降HRD如何做好团队管理的第一步——了解团队，今天和大家分享的是第二步——搭建会议管理机制。

远程团队管理最麻烦的是，下属不在眼前，你根本看不到他是否在认真工作，甚至有没有迟到早退你都不知道，这个时候的过程和结果管控，就只能靠会议管理了。

先来说说周例会。

第一阶段HR条线的会议，我开到了区域层级，要求全体区域、大区HR都要参会，每个人都要做周工作完成情况和下周工作计划汇报，大区HR和我分别进行点评。区域到门店的周会由大区召开，要求每家门店逐一做汇报，区域和大区点评，总部旁听。这个阶段我的目的是要快速了解当下每个层级每个岗位的工作内容和问题，当时通过周例会，我和总部HR伙伴们，不仅了解了每个层级HR岗位上的工作内容和完成情况，同时也发现，大区、区域HR并没有实际的管理工作，几乎都和门店一样，做着事务性的工作，于是后续我发起了人事团队岗位职责调整和缩编减员的专项，再然后又结合公司战略调整，将HR条线的六大模块传统模式转型成三支柱模式（后续可以单独聊聊这个话题）。

第二阶段HR条线的会议，我仍旧开到区域，不同的是，区域的周会调整成每个大区派两——三名代表轮流汇报，其他人听会，大区HR点评，最后由总部HR补充，大区HR的周汇报则单独在会后分开进行，总部HR点评。这里周会已经分拆成两个了，看起来好像时间并没有因为汇报人、层级变化而减少，可是大区HR的周例会汇报材料已经增加了上周各类人力数据分析、团队异常事件等管理类型的工作汇报。这个阶段我的目的是锻炼大区HR的管理能力，逐步授权，当时能够明显看到大区HR的管理逐步开始上轨道了，也初步有了服务业务的BP思维。

第三阶段HR条线的会议，区域层级的周会，总部不再参与，由大区自行组织，只需要将会议纪要抄送给总部即可。大区层级的周会，仍旧和之前一样，逐一汇报后总部HR点评。这个阶段我的目的是让大区HR贴近业务自由发挥，当时大区人事经理的管理水平已经有了明显的提升，能看到不同的大区有不同的管理风格。

接下来说说月例会。

月例会和周例会开展的步骤、逻辑一致，不同的是，在汇报材料上增加了一条自我总结部分，上个月做的好的地方，和还需要改进的地方以及我会如何改进。另外，到第二阶段，大区HR的月度汇报材料格式由EXCEL表格升级成PPT。别小看这两个小小的改变，其实对大家的总结复盘、逻辑思维能力提升是有非常明显的帮助。

以上说的都是全国HR团队的会议管理机制，用的是比较传统的周例会和月例会的形式（当然也有半年度和年度总结会议），如果有专项工作的话，还会有专项工作推动会议（包含专项启动、培训、过程追踪、结果复盘和经验分享）。不同的是，根据团队的情况，我分了三个阶段进行不同程度的授权，最开始的时候，考虑到要灌输很多工作要求，而会议是最好的上传下达渠道，所以开始我都是亲力亲为，当核心团队成员开始发挥管理能力，团队所有人也形成了稳定的工作要求和风格之后，我开始逐步放权，把舞台交给大区HR，渐渐的她们也可以独当一面了，而我也轻松了好多，更多精力可以放在其他专项工作中去。

说完远程管理的HR团队，再来说说比较常见的总部HR团队。和全国团队一样，总部的小伙伴们，我也进行了逐一的当面沟通，通过日常工作观察和单独沟通，有个别我委婉的劝其另谋高就了，个别则是我要重点培养的对象（团队人才梯队建设后面单独分享）。团队逐步搭建，人员逐步调整，会议管理制度可不能是逐步开展的，规则要早定，定了就要立刻执行。和全国团队会议管理机制保持一致，总部HR也是有周例会和月例会的，汇报材料也是从EXCEL升级到PPT，周例会授权也是分了阶段的，一阶段我也是亲力亲为，二阶段就交给各组经理，自行开展组内周会，部门周例会就只到组经理这个层级了。部门周例会上，除了上周工作总结点评，我还会和经理们分享当下我所有了解到的公司发展动态，各部门下阶段的工作重点，然后对咱们部门各组下周工作进行指导。

我们部门月会比较有意思，以组为单位逐一走到台前站立汇报，每组汇报完毕后，由组经理逐一进行点评，全部汇报完毕后，我会进行当月工作点评（表扬为主）和下月工作开展方向，然后还会有一段我针对近期部门内问题的剖析（批评和要求为主），有时我会单刀直入的聊聊职场素养问题，有时会说说PPT汇报的共性问题，甚至有时会和大家聊聊近期热门综艺HR视角的看法。在每次月会最后，还会安排一场轮值专业培训，有时是专项工作总结复盘（比如绩效管理实践分享、批量专项招聘分享、劳动纠纷处理案例分享等等），有时是专业技能分享（比如EXCEL高效操作指南、招聘话术分享等等）。通常，作为部门总监，我一般不在月会上点评具体哪位小伙伴，除非当月有非常亮眼的成绩，或者非常重大的失误，到了半年度和年度总结述职的时候，我才会在经理们点评完之后，逐一点评，主要表扬进步在哪里，然后再说说我的期待。

有个比较有意思的小点，分享给大家，无论是周例会还是月例会，会议主持和会议纪要我都要求轮值，同时当周主持的伙伴还需要提前准备一个小分享，内容、主题和形式都不限制，这样的设置，一方面会议主持和纪要的压力分散到团队中，每个人几个月才轮值到一次，另一方面主持人的分享也能给到大家展示的机会，不仅能帮助团队更好的互相了解和融合，也能让有表现欲的小伙伴脱颖而出。

总结一下，会议管理机制的好处和需要注意的地方，有以下几点：

1、远程管理中，会议管理机制是很好的抓手，无论是过程还是结果管控，都能有效的推动各项工作的进展；

2、无论是周例会还是月例会，都是快速了解团队各位成员工作内容、情况，有利于摸清团队成员现状和岗位实际工作职责；

3、会议管理机制是很好的上传下达的工具，任何工作指令、要求都能通过逐级会议传达到位；

4、从日常周例会的工作安排和点评中，可以培养中间管理层快速成长，逐步从专员成长为管理者；

5、汇报材料的撰写，尤其是“成长和不足“部分，能帮助员工提升总结复盘的能力，还能提升逻辑思维能力；

6、会议上的点评较正式，非常适合当众表扬，并树立标杆。同样，因为是正式场合，非常不适合当众批评，对员工伤害太大。另外，会议上的点评要小心，就事论事，一定不带人身攻击；

7、适当控制会议时长，超过2个小时的会议，要小心参会人员注意力分散。如果需要半天以上，想办法控制到半天以内。会议主持人可以进行会议时间控制，超时要提醒；

8、会议主持和会议纪要建议轮值，减少单个员工的工作压力。其实通过会议纪要的编写，还能看到该员工的总结提炼能力。另外，为了保证会议纪要的时效性，我对出纪要的时间要求是不超过24小时。

正是因为这样一系列的会议管理制度，HR团队的战斗力和专业性在公司一直是备受好评。有一次全公司进行潜才选拔，集体面试结束之后，老板和事业部总专门来跟我说，我们HR小伙伴们都特别出色，连刚毕业没多久的HR专员，在面对老板的提问时，都能侃侃而谈，思路清晰，听到这我会心的笑了，每月都有一次当众发言汇报的机会，大家当然表现更优异啦！

下回我们再聊聊第三步，树立、优化岗位职责和工作流程。

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