HRD三个角色（1）时间的朋友

作者杨长清更新于：2019-06-27 17:44 1936

　　时间的朋友：与时间为友、成高效之人。

　　史蒂芬·柯维在其与梅里尔夫妇合著的新作《要事第一》里有一个关于时间管理的故事。
　　故事的大意是这样的。
　　一天，哈佛大学某著名教授在上课之前让同学们搬了一些看起来莫名其妙的东西，其中，有一盘大石块，一盘小石块，一盘大沙子，一盘细沙子，一大盆水，一个大大的透明玻璃杯。教授说道：“同学们，今天我们一起来做一个有趣的实验。实验的要求是把我眼前的这所有的石头、沙子和水都装到这个玻璃杯里。那么，请同学们回答，这个杯子能装得下这些东西吗?应该按照什么顺序来装呢?”顿时，同学们的好奇心被调动起来，纷纷发言，有人认为东西那么多，杯子那么小，把所有的东西都装到玻璃杯是不可能的，有人认为应该先装水，有人认为应该先装小沙子……
　　看到同学们这么踊跃，教授笑道：“首先必须明确的一点是，这些东西是可以全部装到杯子里的，只是你要找准顺序，下面我们就来看看到底按照什么顺序才能完成这个实验。”于是。教授先把大石头装到杯子里，再把小石头装进去，接着装大沙子，然后装细沙子，最后把水全部倒了进去。刚刚好，一样东西也没剩下，教室里顿时掌声雷动。最后教授总结道：
　　“表面上看，我们是在执行一项不可能完成的任务，但事实表明，按照刚才的顺序，我眼前这所有的东西都已经被完全装到这个玻璃杯里。这其中只要有一个顺序不对，任务都不能完成。通过这个实验，我们悟出一个什么样的道理呢?那就是在时间管理上，我们应该把握各项工作重要程度的先后顺序，按照事情的重要程度来安排工作，要事第一，要事先做，只有这样，我们的工作才能不断保持较高的效率。”
　　要事第一。
　　“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？我们常常听到——
　　“我要是在大学多学点东西就好啦！”
　　“我应该少看些电视，好好地约束自己，多读点书！”
　　“时间根本不够用，公司股价节节下降，董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包；同事间争权夺利，我总是担任和事佬的角色；家人总也见不到我，几乎要把我登报除名”
　　世界几乎全面地在进步，但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。那么时间究竟是什么呢？要想能够真正地了解时间并且管理时间，我们有必要对时间的本质有深刻的认识，时间有四个方面的独特性：
　　（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。
　　（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。
　　（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。
　　（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。
　　由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
　　（1）所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。
　　（2）所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。

　　做事高效者，高执行力之人，自然是时间的主人。

　　看看业内标杆企业华为公司的执行力。
　　提到华为的执行力，总让人联想到任正非的军人背景，因为连李一男当年领导华为中央研究部时的口头禅也是军人常说的“令行禁止”。领导行为决定下属行为。华为人的低调务实，与任正非的行为典范有着直接的关联。华为内部一直流传着这样一个关于“车的故事”。
　　有一年，任正非去新疆办事处视察工作，当时华为的新疆办主任特意租用了一辆加长的林肯牌轿车去机场迎接任正非。任正非刚下飞机，看到接他的是一辆豪华轿车，当时就非常气愤，上车后就把办事处主任臭骂了一顿。他认为派这样的轿车纯属浪费，办事处的一般车辆就足够了，即使办事处车辆不够，他也完全可以坐出租车。接着任正非越说越生气，干脆指着那位主任的鼻子说：“再说你只要派司机来就可以了，为什么还要亲自来迎接？现在你应该呆的地方是客户的办公室，而不是坐在我的车里！”
　　任正非的务实作风，也使华为内部会议的效率极高，参会者的发言都是直奔主题，绝对不允许讨论与议题无关的“废话”。

　　然而，对于普通的HR而言，执行力却往往会是普遍的硬伤。

　　人资经理苏小梅的典型一天。
　　某天早晨，人资经理苏小梅在上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。她很准时地于九点整走进办公室。但她并不立刻从事预算的草拟工作，因为她突然想到不如先将办公桌和办公室整理一下，以便在进行重要工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。她总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但她丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。她面露得意神色随手泡了一杯好茶，打算稍作休息。此时，她无意中发现桌上的一份商业报告内容十分吸引人，于是情不自禁地拿起来阅读。等她放下这份报告时，已经十点钟了。这时她略感不自在，因为她已自食诺言。不过，商业报告毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎不可以关心商业信息，即使上午不看，下午或晚上则非补看不可。这样一想，她才稍觉心安。于是她正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话铃响了，那是一位候选人的投诉电话。她连解释带赔罪地花了近四十分钟的时间才说服了对方、平息了冤气。挂上了电话，她去了洗手间。在回办公室的途中，她闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀她加入。她心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋难以胜任，于是她毫不犹豫的应邀加入，就在那儿言不及义的聊了一阵。回到办公室后，她果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，乖乖！一看表，已经十一点二十分了，离十一点半的部门联席会议只剩下十分钟。她想反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。

　　苏小梅式的人资经理、财务经理、市场经理企业会有很多很多，怎么破？

　　如何与时间为友。
　　与时间为友的首要任务便是学会如何减少时间的浪费。
　　1、不要让别人浪费你的时间。
　　办公室的打扰无可避免，电话、来访、邮件等等，甚至有不少人对打扰提出了抱怨，同时也有无奈。对待打扰的方法有很多，有全面出击来对付，也有消极地对应付，更有甚者是视而不见。全面出击的人终会变得疲劳不堪，消极应付和视而不见的人终究会错失良机或是贻误大事。
　　那么究竟怎样做才是我们的可取之道呢？最好的建议是将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少。
　　高效地打电话也是一门艺术，需要做到：
　　1）、事先的约定与准备
　　打电话约定时间和约定要求并不是什么新奇的概念，通过约定可以避免你在需要安静工作的时候被不断打扰、或是占线、或是接不到电话，更主要是避免电话中需要某些资料却无法提供，从而造成时间的浪费。
　　2）、保持简短而明确的开场白
　　平时我们在打电话为了联络感情的需要，在开场白中经常会有一些寒喧，除了拜访客户、问候长辈等情况，比如“你最近很忙啊，在哪里发财啊”、“您身体还好吧、吃饭还行吧？”等，然而在办公室场合就应该少有寒喧，尽量从工作角度出发，使用简短而明确的开场白。
　　假如你正在将电话打给某人，不妨开门见山：“你好，我是XXX，我给你打电话是因为……”或“你好，我是XXX，有这样一件事需要……”等等；如果是某人打电话给你，你可以说“接到你的电话真高兴，有什么事需要帮忙吗？”或“你打电话来我真高兴，能为你做点什么吗？”或“好久没有收到你的消息了，请问有什么事需要帮忙吗？”等等。
　　2、控制通话时间、保持通话主题
　　在我们打电话的时候，要注意做好适当的记录，以免挂下电话后忘记某些信息，又不得不重新联系一次。另一个需要注意的就是：控制好打电话的时间并保持通话的主题。我们有许多人喜欢拿起电话就开始喋喋不休，而且经常是缺乏主题。在这种情况下，你不妨直言：“你现在需要我们解决的问题是什么呢？”、“你的重点是什么？”、“你看我们今天的沟通/讨论是不是这到这里呢？”
　　虽然一次电话省下的时间可能只有2～3分钟，但按照你每天接10个电话来算，每个月你就可以省下7～10个小时，一年就是就84～120个小时，这可是一段不少的时间呀！
　　3、过滤电话，不想接的电话不接，尤其是电话联系人之外的电话；重要的事情不一定能在电话中解决。
　　你一定经常遇到一些不想接的电话，这个时候你就需要“过滤电话”了。首先解释你现在不能接电话的原因，如马上要出门了、要去开会了、正在与主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒绝的时候一定要注意有礼貌，并约定回电或是对方再次来电的时间，在保证自己时间的前提下，同时不要给对象留下不良印象。
　　4、学会应对来自上司的打断。
　　来自上司的打扰最难控制，尤其是当你正在全心尽力地处理一项紧急而重要的事情时。不过，如果你就是一名上司，你还是应该首先想想，你是不是也会对下属这样呢？
　　以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招：
　　有一位职员，每当他应召需要见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等，一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间，二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。
　　5、学会应对来自下属的打断。
　　你不妨想想以下有关解决下属打扰上司的各项问题：
　　（1）你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰全部集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？
　　（2）你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工作的一部分？
　　（3）你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适？
　　（4）你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？
　　（5）你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应？
　　6、学会应对来自同事的打扰。
　　在上司打扰的时候，你只能无奈地加以接受；而下属在打扰你的时候，你可以将他的打扰方式加以定型化。可是，要处理同事或同级人员的打扰，恐怕必须多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点：
　　（1）双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、同情以及随时愿意加以协助的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。
　　（2）不要随意打扰对方。你可以从容地、预先地与同事沟通你的要求、时间等，只有如此，你才有可能不被打扰。
　　（3）想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断地和他人交谈？等等。
　　7、掌握必要的省时之道。
　　有时我们经常会听到这样的说词：“等我有空再做”。这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。但事实上，没有所谓“空”的时间。你可能有休闲时间，却没有“空”的时间。在休闲的时候，你也许会躺在游泳池边尽情玩乐，但这绝不是“空”的时间。你的每一分钟都很值钱。
　　凡在事业上有所成就的人，都有一个成功的诀窍：变“闲暇”为“不闲”，也就是不偷清闲，不贪逸趣。爱因斯坦曾组织过享有盛名的“奥林比亚克科学院”，利用晚上休息的时间聚会，与会者总是手捧茶杯，边饮茶，边议论，后来相继问世的许多科学创见，有不少产生于饮茶之余。实际上，我们的生活和工作中，有不少时间是零碎的，还有一些时间是用来等待的，浪费的时间可以用数以万计来说明是并不过分的。
　　8、充分利用零碎化时间，一心二用，充分利用等待的时间。
　　在一天的活动时间里，你可能常常不管如何精密规划的情况下，还是会有等待。乍看之下，这些时间可能永远无法追回；当你忙得不可开交而又必须等待的时候，你的失望只会增加而不会减少。以下是如何利用无奈或无聊时间的一些建议。
　　去看医生时带一本书，这样你就不必看他们的杂志或其它无益的东西。一位参加某个研讨会的公共关系主管告诉与会学员，他在电话旁边放了一叠阅读资料，每次在等对方接电话时便可以翻阅。一位必须在机场花很多时间的业务员说：“每次在下飞机去领行李的路上，我就停下来打公共电话，等我打完电话时，行李也已经出来了。只要能够利用，任何时间都不要浪费。”
　　不管你多么有效率，总是有人让你等待：你可能错过公车、地铁、飞机，碰上出其不意的中途休息；你也许已经尽可能地小心计划每一件事，但是你可能意外地被困在机场。
　　许多高成就者在这种情况下所做的事情是：带本书看，写点东西，修改报告，检查语音邮件，打电话，用录音机口述信件等。
　　其实，不只是日本人，美国人、德国人，无论是上班，还是下班的高铁上，他们总是手捧一本书，认真地看着，将来之不易的时间利用得妥妥的。
　　以上时间管理的各种技能，作为HR，要能Get，效率便会倍增不少。

　　引自作者新作：《HR精英进阶之道：人力资源管理者的自我修炼》

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