点线结合，如何让最平凡的岗位增值？

作者乐凡2022 更新于：2018-04-08 12:44 46462

内容来自 2018-04-13 打卡话题

百人计划专场分享招聘与培训

　　4月的培训月转瞬过半，上半月里我们共同研究了企业内训、外训，还研究了新员工培训和管理层的培训，大家都有所收获么？今天，又来到百人计划专场，各位老师继续为我们分享独家招聘、培训干货。大家赶快来一起学习吧！别忘了做好笔记，点击订阅哦~

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管控重要环节是工作体系建立的着眼点和关键点，但实际操作中又会经常遇到一些不值得一提的小事造成的困扰，就我亲身经历过并已完美解决的此类事件，和大家共同分享一些实战经验。

案例概况：

2017年度，某建筑集团下属二级公司办事员的投诉多达75起，其中因到集团各部门盖章这种看似最简单的工作竟然投诉高达48起。令人吃惊和费解的现象代表了此条工作线路已经出现了严重问题，不仅仅导致办事效率的严重滞后和办事效果的大大折扣，更是隐藏了巨大的危机。

案例分析：

如何解决这种看似“不值得一提”的工作的困境哪？作为公司HR负责人从数据分析入手，排除由于客观原因的8起投诉外，剩余的40起几乎和办事员个人处理情况息息相关，按照分类主要包括：办事态度欠缺、办事方式不足、办事程序不清、办事策略低端等等因素，特别是办事员对此项工作的定义和认识极大的影响了整个办事成效。几乎所有的人都会认为送资料和加盖印章是最简单、最没有技术含量的跑腿的活，要受累、还要看人脸色，也做不出什么成绩，所以员工讨厌这类工作、领导也对此不屑一顾。而事实此类工作好比整个体系的血脉一样，贯穿整个始终，是工作效果体现的一个重要环节，更是公司外联关系扩容的一个重要手段，反而却让大家误认为成最没有黄金含量的细枝末节。针对问题根源，如何帮助员工树立工作热情和引导员工掌握正确办事方法成为迫在眉睫的人事需求，同时还要引起领导层和管理层重视此类事件，并取得解决方案的支持和配合。

解决方案：

一方面，由综合办公室进行投诉及有关情况汇报材料，并提交公司领导班子例会，使得公司领导首先意识到此项“跑腿工作”的重要性，并要求从公司领导开始至部门经理、各项目经理改变以往的三种错误认识和做法，即：

（1）办事员就是单纯的跑腿，没有什么技术含量，是个人就能做、谁去都一样；

（2）外部没有做好就可以再找综合办公室或者领导协调，办事成功与否与办事员没有关系，只与前期的安排有关；

（3）打着提高办事效率的旗号，要求公司内部必须无条件的给办事员们提供方便，有时候甚至公司管理程序必须进行让步为各部门、各项目部提供办理，看似办公增加了有意义的机动灵活性，其实是从根本上开始动摇公司管理规定本身，加速了管理的紊乱性。

领导层态度和认识的改变相对容易一些，但是重视程度不是单纯的靠一些数据和分析就能做到的，在此处理过程中，为了更好的增加说服力，特别强调了第（3）点的危害，随着公司项目部的增多和更大型项目的承接，要求办公的及时性会越来越高，出现了越来越多的特殊情况特殊处理，使得员工对此类程序性的工作越来越反感、甚至抵触，内部的容易办理就造成了对外办理的“困难感”的主观扩大。而且公司的业务量增大并不是公司内部办事程序一味减少和办公要求逐渐降低的理由，这反而是要求设计更适合、更严谨的办公程序和引进更先进的办公工具，从而更加增强公司办公的层级化和管理的先进化，方便反而最后变成了最大的麻烦，这种内部的方便也是造成员工错误认识的极大因素。

第二方面就是重点解决办事员的问题。单纯的提醒并没有明显的改观，后期经过改变思路从工作分析入手对各项目部进行了分次简单培训，取得了良好的效果，主要从以下四个方面介入：

（1）什么是故意为难？要求员工一定要分清每个部门、每个岗位都是有相应规定的，“按规定要求绝对不等于为难”。了解规定本身就是一个学习的过程，从而能够快速的提高自我办事能力；然后建立严格遵守的意识，使得事前就会自动的做好充分准备，从而继续提高各项业务能力、做好应对方案，这是对一个人综合能力的一种潜移默化的训练。同时，也能够让所有办事人员杜绝焦躁与紧张情绪的出现，“出师有名并利剑在手，何谈畏惧与失利”。

（2）办理事务的基本礼仪到底是什么？每位员工的入职培训都会涉及商务礼仪，可真正的实用礼仪可以归结到一句话：“听懂别人说的话，说让别人听懂的话”，这不仅是要求有礼貌，更是要求怎么有效、有质量的的交流，现在的事务办理不是单纯的会说话、说好听的话就是具备了基本的沟通能力，反而是应该更加强调的先会听、捕捉有用信息并快速提炼，然后再去说对的话，对才是前提，只有在此前提上才能再谈有效和提高。

（3）这份工作的亮点到底在哪里？公司机关和各项目部除了专职办事员外，其他外出办理盖章、资料送达的人员都是兼职的，存在抱怨是很正常的，但是不可能再设置每个专业的办事员岗位，这就意味着每个人都有可能是临时办事员。那么为什么要去做这份工作？而且为什么要用心去做这份工作？因为这份工作中蕴含了很多价值的闪亮点，首先是提供了了解集团总部和各分公司、其他公司的机会，俗话说“见识广的孩子很可怕”，那么见识广的员工更是“可怕”；其次，每份资料从手中走过，如果能够多看两眼、多想两分钟、和原有的想法多对比两个方面，这就成了最好的验证思路和提高专业技能的“考试”；最后，面对审核人员的提问，如果能够在原有的了解、对比、汇总的基础上，再进行加工和深化，那么每一份资料最后都变成了每个办事员的小成果。这种看似不起眼的“偷学”过程，变成了最难得的契机。

（4）会做更要会总结汇报。职场是个双向、多向甚至圆形的磁场，互动在这里起着至关重要的作用。但很多时候是没有机会展现自己和吸引他人的，那么外出办事反而提供了更多的话语权，除了每天在工作日志上总结外，所有的办事员一定要学会并必须做到事事毕、事事汇报反馈，一定要向领导说明办事内容、办事结果、特殊处理情况效果以及有价值的信息，以上内容一定要简练、明确并用词精准，这对个人来说就是根本的升华了。

案例小结：

借助于岗位分析、工作需求和制定针对性的培训，使得此类简单又普通的程序化日常事务案件得以解决，并在公司内部掀起了各岗位、各工作的专业性和价值性的热烈讨论和深入整顿，取得了良好的效果，即使是办公室的小办事员，也一定要有专业的理念，这对岗位的稳定性和工作的积极性也是一个极大的保证。当然领导对于岗位价值的引导也十分重要，但不是引导员工必须接受所有的工作，而是引导员工自己去实践并与自我发展相衔接。作为HR负责人，如果能够帮助所有员工积极开发所从事岗位的价值并赋予其新的含义，这无疑会对员工的成长和公司的进步带来不可估量的促进作用。

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