规避法律风险，要行得正，也要有充足的证据

作者可塑砖弹钉王艺霖 2018-01-10 11:39 38597

内容来自 2018-01-16 打卡话题

　　我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。
　　请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

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今天的主题是：推行无纸化办公，规避法律风险

话题中涉及到的几个要点

背景是①准备推行无纸化办公②人力部门开始试点

现状中

成效是①确实能提高工作效率；

问题是②存在部分疑惑

为了说明问题：对比了下过去和现在

以前的各项文件都需要①相关人员②手写签字，③文件堆积如山（文件包括：各种合同、人事档案、领导签字）

如今①虽然可以线上审批，②但不知道哪些文件必须有纸质存档{才具备法律效力}。

一、先谈谈背景

首先，准备推行无纸化办公，说明目前还是推行有纸化办公为主，即无纸化办公在该公司还不是主流，未实现普遍化。

其次，开始试点与准备推行是相辅相成的，因为准备推行，所以有这个开始试点的阶段。试点是指全面开展工作前，先在一处或几处试做，先看看效果怎么样，好的话，就全面推广，不好的话，就及时停止，损失也不会太大。这个公司选择了人力部门来试点，这真奇怪？是老板脑洞大开？认为人力部门可以代表整个公司的缩影？还是认为人力部门不太重要，试点失败也不会对公司造成重大损失？或者是两个都有。

这个问题打住，不继续往下讨论，既然选择了人力部门来试点，那人力就好好做吧，接下来，我们看看试点后的成效及问题。

二、接着谈谈现状

现状包括成效和问题

（一）成效是确实能提高工作效率

工作效率是什么？就是工作效率＝工作量／工作时间，工作效率的提升意味着同等工作时间完成的工作量提升，或者是同等工作量用更短工作时间内可以完成。这个表示的是无纸化办公的优势所在，速度规避法律风险，要行得正，也要有充足的证据比较快的意思。

案例涉及到的有纸化办公改为无纸化办公审批，这个好处多多啊，省纸，方便啊。这是节约办公资源利用率提升的表现，也是从侧面角度展现了工作效率的提升。

（二）问题是存在部分疑惑

为了说明问题：对比了下过去和现在

以前的各项文件都需要①相关人员②手写签字，③文件堆积如山（文件包括：各种合同、人事档案、领导签字）

如今①虽然可以线上审批，②但不知道哪些文件必须有纸质存档{才具备法律效力}。

这里边如今的部分没有对相关人员做出界定，实际上相关人员是需要界定的，因为有纸化办公改为无纸化办公会涉及到几个相关问题：

一是，无纸化办公对于电子设施的依赖度很强，必须要高级的电子设备，一旦停电就完完全全瘫痪了，并且资料的保存甚至可能因为电力的中断而造成一定的读取困难或者损失，紧急情况需要资料的时候，是很危险的。

二是，必须工作人员要会用，能较熟练掌握，这里涉及到相关电子设备的使用，以及相关人员的培训，这个需要有培训师以及参与培训的人员，还要提供培训场地，以及培训需要的相关电子设备，感觉到很麻烦有没有；

三是，这个办公的档案，证据这东西，无纸化条件下伪造是不是比有纸化更容易一点，那黑客啥的，都很牛逼不是，电子资料一旦联网，就会有被黑客攻击的风险，如若不联网，效率会低下，资料的保存只能使用物理介质，存储空间太有限，传输方式也不便捷。

另外，是关于线上审批和手写签字，这个流程好像都有伪造的可能性，不过，我觉得线上审批的身份认证和手写签字的身份认证，不是同一个层面上的，前者可能用技术手段来弄，后者更多的是凭感觉。反正都觉得是千疮百孔，到处都有漏洞，较好的办法应是取长补短。

最后的是关于文件的堆积与不知道电子文档的证据有效性的问题，老实讲，该堆的文件还是得堆，这不管在无纸化办公条件下还是有纸化办公条件下都是需要留底和存档的，对电子文档证据有效性的疑问我想是集中在其真伪的鉴定，真伪上文有提到一些，其实真伪问题不管是有纸化办公或是无纸化办公都会在一定程度上面临这个问题。

三、最后谈谈对策建议

我认为基于以上的几点分析

（一）用无纸化办公打草稿是较为合适的选择，但是切记要多备份，最终定稿版得用有纸化档案留证据。

这点对策是针对上文所提的停电瘫痪，或电力的中断而造成资料读取困难或者损失，紧急情况需要资料作为证据的危险状况的。打草稿用无纸化办公，这个是工作效率提升和办公资源有效利用的的必然要求。备份在有纸化办公或是无纸化办公都是需要的，也是容易出差错和纰漏的。实际上，最后用有纸化档案存底，也是一种备份手段，这是将两种办公方式先结合的手段。

我们其实也常用另一种手段，就是扫描，把纸质材料用电子设备保存起来，这是异曲同工的额。

（二）网络和黑客攻击方面，最好是采取局域网的方式，多道防线，避免直接接触互联网的风险

这是防范风险的现实需要，不过电子设备和网络这东西的风险和纸质材料的风险，不在同一个维次上，前者让人觉得不可思议和莫名其妙，什么病毒，黑客攻击之类的，而后者也是有风险的，比如失火，或者盗窃等。

（三）规避法律风险的话，平时要有收集证据的习惯，不管是否是作为主张者。

从证据法的角度来看，目前采取的是谁主张，谁举证，就是利益相关人要举证，而这些证据都是为相关受益人服务的，用于撇清不当关系，证明没有过失，不在场证明之类的。比如员工说干了好多年，公司都没给工资，搞到法庭去，这里公司原则上是不需要举证的，因为谁主张谁举证，员工的主张，应由员工提供没发工资的证明。呃，这个好像有些困难。不过人力资源部门还是要留一手的，如果人力资源部门这边有发工资的证明，这个不是挺好的吗？证明了没有过失，也方便了法庭取证。

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全部评论(10) 我参与的评论

6楼苏州的苏醒

还是要线上线下两条腿走路，各有所长各有所短，取长补短吧。

2018-01-16 21:32:45 回复赞(0)

可塑砖弹钉王艺霖

@苏州的苏醒：取长补短是要的

2018-01-18 11:26:54回复

5楼阿东1976刘世东

无纸化办公是潮流和趋势

2018-01-16 15:17:49 回复赞(0)

可塑砖弹钉王艺霖

@阿东1976：当然这是社会对效率提升的要求

2018-01-18 11:27:22回复

4楼 Crystalou

学习了，好详细

2018-01-16 11:48:54 回复赞(0)

可塑砖弹钉王艺霖

@Crystalou：其实也就是把话题逐句分析了下，没有其他更多的东西

2018-01-18 11:26:14回复

3楼可塑砖弹钉王艺霖

规避法律风险的话，平时要有收集证据的习惯，为什么呢？因为办案人员不是个个都是神探，没有足够的能力收集到充分而又公证的有效证据，我们就大发慈悲吧，帮她们一把吧，他们会感谢我们的额，我们也可以从中受益的。
案例涉及到的有纸化办公改为无纸化办公审批，这个好啊，省纸，方便啊，不过有几个问题：一是，无纸化办公依赖度很强，必须要高级的电子设备，二是，必须工作人员要会用，能较熟练掌握，三是，这个办公的档案，也就是前面所说证据这东西，伪造是不是比有纸化更容易一点，那黑客啥的，都很牛逼不是。
所以建议上，是用无纸化办公打草稿，切记要多备份，最终定稿版得用有纸化档案留证据

2018-01-16 10:52:30 回复赞(0)

2楼 ivytt

无纸化和有纸化办公是相辅相成的，我们企业是老国企，还是倾向于有纸化办公，年轻人会运用一些网络设备去处理文件，但是必要的流程还是保留纸质材料的。如果出现劳动争议，我觉得无纸化需要证明证据真实性的技术手段更高一些吧。所以还要看企业的性质，无纸化可以作为辅助，在当前法律还不完善的情况下，还是以有纸化为主吧

2018-01-16 09:52:34 回复赞(0)

可塑砖弹钉王艺霖

@ivytt：其实这个电子材料能不能作为证据的核心，还是考虑到它的这个真伪，造假太容易了

2018-01-16 10:39:08回复