考勤入门指南与应用

考勤入门指南与应用

在人力资源工作的范畴里，考勤工作是最基础的工作。不管有没有人力资源的部门，只要是由人组成的队伍或团队，就一定有考勤行为的发生。也许正是因为普遍和不起眼，考勤也是基础工作中最容易被忽视的环节。很多管理者甚至HR，从业多年都对考勤没有一个透彻的理解。对于考勤工作，更是存在五花八门不严谨的方案。甚至，很多从业者在讲解的时候直接甩出一堆政策法规，晦涩难懂。所以，下面让我们从不同的方面，对于考勤工作，做一个全面的解析。便于人力资源入门工作者的学习和理解。

一、考勤的意义

考勤是单位对员工在规定出勤日出勤情况的反映，它不仅是计算员工薪资的基础，也是对员工进行绩效考核评估的重要依据。真实、准确、及时、有效的员工考勤将极大地避免劳动争议的发生。因此，要求考勤必须严格、规范管理。

员工考勤的记录是计发薪酬的基本依据，严格规范的保存和处理考勤记录是考勤工作的基础。所以，考勤记录一般具有如下特性：

1、考勤的及时性。

2、考勤的真实性。

3、考勤统计的准确性。

二、考勤的依据

员工考勤的记录是计发薪酬的基本依据，但并非全部依据。完整的考勤依据应该包含：考勤制度、考勤记录、考勤附件、考勤确认。四个方面的内容。

1、考勤制度：考勤制度是薪酬制度体系中的构成之一，并列于薪酬制度、绩效考核制度、员工行为管理制度。各组织中叫法也不尽相同，考勤制度、考勤方案、考勤办法等，基本都是一个意思。各组织的考勤制度中，以文件的形式，明确规定了公司或单位的考勤时间、范畴、人员、方法、流程、事项、班制、休假类型、请销假等方面的内容。为每月的考勤记录提供规范依据和参考依据。

2、考勤记录：考勤记录也就是通常所说的考勤表，有的是手工的，有的是电子的。不论哪种记录，完整、真实、准确、及时、有效、归档六个方面，都是考勤记录的关键点。

3、考勤附件：考勤中的各种休假情况，一般都需要相关的附件，进行备案。比如：请假要有完整的请销假手续、病假要有医院的医嘱、住院要有住院证，发票和住院单据等佐证。每月考勤后，相关的附件要和考勤记录一起归档备案。这么做的重要之处在于，所有的手续都有审批领导和当事人的签字，可以最大程度避免各类劳资纠纷的产生。

4、考勤确认：考勤确认其实就是规避劳资风险的一种做法。每月的考勤情况，任何成员都有权知悉。目前一般采用的方法主要有签字确认和公示两种。

三、考勤的形式：

考勤的形式目前更是五花八门，总体上讲，主要分为人工考勤和机器考勤。

1、人工考勤：人工考勤相对传统和繁琐，一个单位由一名考勤员，每天对全员进行考勤登记，月底汇总备用。这种考勤方法弊端明显，如人为干预因素多、易修改、易出错、无法追溯、人工成本高等。目前已经在很多公司和单位淘汰不再使用了，但这种考勤方式并未消失，在会议、短期培训、项目中因为机动方便，还在普遍使用。

2、机器考勤：机器考勤顾名思义，是由机器设备代替了人工考勤。除了设备的要求，几乎没有缺点，目前在通勤性质的单位广泛使用。机器考勤的方案的非常多，其中以早期的时钟打卡，近年的指纹考勤，面部识别最具代表性。除此外，还有例如：微信打卡、NFC打卡、GPS打卡、WIFI打卡、软件打卡、视频打卡等多种手机考勤方案的出现。

哪里有政策，哪里就有对策。随着多年来考勤方式的变迁，各种应对考勤的办法也在职场应运而生。从最早的指纹膜、人皮面具到现在的地理位置模拟软件等投机方式。几乎没有一个单位不为这些劳资博弈的把戏伤脑筋的。于是现在竟然可以听到如：虹膜检测、活体指纹等军工使用的考勤手段，让人忍俊不禁。

四、考勤的类目

因为各种公司和单位的工作情况不相同，导致了考勤类目的不同，各种类目的含义和勾稽关系也不相同。为了尽量涵盖各种考勤情况，在这里我根据不同类目的功能总结了9类考勤类目。在实际使用的过程中这9个类目的子项，可不使用，可并列使用，也可单独使用。

1、出勤：单班制：8小时白班 两班制：白8小时 晚8小时 三班制：12小时 4小时 8小时

2、各类休假：事假 病假 年休假 探亲假 产假 轮休假 婚丧假 工伤假

3、特殊情况：内退 下岗 公出 脱产培训 旷工 停职审查 留用察看

4、公休

5、法定节假日加班

6、公休加班

7、超时加班

8、各类津贴补贴

9、迟到早退

需要特别说明的是，1至6中每个类目的日期不相互重合，日期的计算关系如下：

当月总天数=1+2+3+4+5+6

当月总出勤天数=1+2+3

当月总公休天数=4+5+6

看到这里，请不要为这些眼花缭乱的考勤项所迷惑，实际使用中往往只使用其中的几项进行考勤，所以还是很简单的。那么接下来，我们通过案例来实际操作一下。

五、考勤日期的计算

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过年期间我们公司是正常休假的，从1月27日至2月2日放假调休，共7天。1月22日（星期日）、2月4日（星期六）上班。但由于是大小周工作制，每个员工大小周工作情况都不一样，再加上有一些人趁着过年请事假、婚假、年假……，真不知道要怎么统计

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第一步：明确班制

案例中提出了大小周工作制，所谓大小周很好理解：工作五天，休两天，即为小周。工作六天，休一天，即为大周。大小周工作制即为，大周小周交替工作。多工作的公休日可以安排轮休或发放公休加班工资。

第二步：设定考勤类目

工作班制明确了，接下来我们需要从考勤类目里面，选择适用的类目。根据案例中的信息，我们可以选择如下类目，进行考勤：8小时出勤、事假、婚假、年休、公休、公休加班、法定节假日加班。   

第三步：明确考勤当月固定天数

以案例中需要对一月进行考勤为例，一月日历如图。

如上图可知，需要明确的固定考勤天数为：当月总天数31天，法定节假日为1、28、29、30日共4天，总公休为12天，总出勤为19天。具体如下图：

第四步：统计考勤天数

根据每天的考勤记录，按照上面明确的当月考勤固定天数，对具体员工的各种考勤类目进行统计。例如，以下是一个倒霉的员工，这张图是他糟心的一月出勤情况。

看起来一塌糊涂，但是不要慌，有了前面的基础再对照考勤类目和日历一个一个数，很好统计，为了方便理解，假设蓝色方框为该员工的大小周工作安排。

8小时出勤：剔除公休和节假日及休假的正常出勤天数为3、5、6、9、10、11、17、18、19、20、22（全国统一倒休）、23日共计12天。

事假：根据考勤记录为5日共1天。

婚假：根据考勤记录为24、25、26日共3天。

年休：根据考勤记录为12、13、16日共3天（实际休假为5天，但14、15日为公休，不参与薪酬计算不计入考勤统计，此处需注意背书假条等附件。）

公休：剔除工作日后公休为1、8、14、15、27、28、29、30、31日共9天。

公休加班：公休日加班可理解为非法定假日的双休日加班（含全国统一倒休），则为2、7、21日共3天

法定节假日加班：根据考勤记录符合法定节假日1、28、29、30日的工作天数为0天。

所以，员工倒霉熊的考勤统计如下：

第五步：验证总天数

接下来就要仔细检查，考勤统计有误错误，日期有无冲突。主要检查三个固定天数。

当月总天数12+1+3+3+9+3+0=31天。

当月总公休天数9+3+0=12天。

当月总出勤天数12+1+3+3=19天。

第六步：整理考勤附件

考勤中所有与考勤有关的证明、假条等材料，均是考勤的依据。为保证员工的利益及避免公司的纠纷。对照考勤记录，妥善整理考勤附件，也是十分重要的工作。

第七步：公示考勤

考勤公示的时间一般为3-7天左右。公示无问题后，即可配合绩效考核结果，进行薪酬核算。考勤公示的主要目的有三个：

1、起到员工间互相监督的目的，避免考勤作假，保护员工基本利益。

2、便于员工当事人，清楚自己的考勤状况，确认出勤后降低薪酬争议。

3、所谓先礼后兵，公示考勤结果可以极大的发挥舆论效果，提升员工出勤管理的成效。这也正是解决很多公司，员工出勤示意淡薄，迟到早退的最好的解决方案。无声的工作效果比领导天天喊骂效果好的多。

多嘴说一句，绩效考核的公示意义和考勤公示的意义相似。

第八步：归档备查

理论上，考勤资料的有效管理是十年。很多公司的实际操作中能有都不错了。所以和我以前说的一样，这只是一个不起眼的基础工作，但一定要认真负责，有一些情况下就会突显它的重要。

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