形成有效监管机制

作者核桃小耗子更新于：2014-12-22 14:24 14294

内容来自 2014-12-23 打卡话题

　　我是一家民营企业的HR负责人，最近在下属子公司沟通的时候知道了一个情况。因为公司的制度设计问题，部门的季度奖金是要通过财务核算后，再从财务那里领取。因此，公司的财务借职务之便，在部门负责人来领取奖金的时候索要一些好处费，每次2,3百元，理由就是请客、出门办事车马费等等，一年下来在一个人身上也能刮出上千元。因为财务和公司老板有亲戚关系，索要也像是玩笑形式，大家也不太好撕破脸，如果不行个方便，对方就用种种理由拖欠，虽然金额每次不大，但一年累积也有一定数目，而且给员工造成的心理感受非常不好。
　　现在就是想请教各位HR，遇到这种公司内的不良现象应该怎么处理？谢谢了。

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“人在江湖飘，哪有不挨刀”。中国的民营企业没有被自家亲戚、一起打江山的兄弟或者元老级员工揩过油的老板几乎没有。一来和民营企业的制度缺失或者管理漏洞有关，二来也和老板的一些为人做法有关。但是像案例情况中这样，明目张胆从员工的奖金中揩油，还是很少见的，这会影响到员工的士气和公司的发展，是动根基的事情，肯定要有个处理的方法。不过你们子公司的部门负责人也不简单啊，这种事情，他本来可以找自己的直接上级子公司的总经理反映；二来可以找到集团财务部门反应子公司财务人员问题。因为“财务和公司老板有亲戚关系”，找集团HR负责人反映，作为HR负责人要注意方式和方法，按管理权限所属做好冷静处理。

处理事情的程序要注意，HR不要先入为主地去总览全部责任工作，避免事情复杂化。HR部门在这个事件中的主要是听取下属子公司的申诉意见，形成书面材料反馈给公司监察部门或审计部门进行核实处理。公司内凡是涉及到经济类的问题，首要的是证据掌握，没有充分证据的情况下，不能单听一面之词，做出简单的是非判断。像集团财务部门财务人员索要好处费，让反应问题的子公司部门负责人自己去收集证据证明，证据采集可以使用录音、录像等手段，证据收集充分后，让投诉部门或员工写一个书面材料，由部门负责人和子公司负责人在上面签字。HR负责人将这份投诉材料报给公司审计部门或监察部门，让这两个部门去核实调查，按公司的管理层级和部门职责走申诉反应、调查取证和核实情况的流程。如果集团公司没有审计部门或监察部门，HR部门也可以根据下属子公司申诉情况，进行核实情况的工作流程，注意调查取证工作是反应问题的子公司必须要自行去完成的。

HR部门将调查情况形成书面记录后，首先交由集团财务部门对此事进行内部处理。提醒财务部门第一次出现这种情况，先由部门进行内部处理，退赔也好、处罚也好、内部戒谈警告也好，必须要拿一个说法出来给投诉人。第二次再发生这种情况，就连同此次情况一起上报总经理或老板处理了。财务部门内部处理完后，要将处理的书面意见反馈给HR部门和监察审计部门，做好存档。

完善财务管理制度和审计制度，对子公司财务工作进行约束和管理。HR部门要配合财务部门，对财务管理制度进行梳理和完善，减少制度漏洞。可以采取将奖金发放方式由现金发放改为通过银行转账。同时，明确奖金发放的时效问题，对故意员工奖金发放的行为，纳入子公司财务部门的绩效考核。

因为我所在也是集团公司，对于可能出现的内部职务侵占问题和公款挪用问题，可以提供一些方式方法，供大家参考。

一、严格内部审计制度，对公司采购、奖金分配和发放、业务招待费用等经济活动实行严格审核制度。采购合同金额达到一定数量，进行合同评审；小额采购，采购部门提供正式发票、明细单据、采购地点和联系电话，集团审计部门进行抽查审核；奖金分配由HR部门做表、财务部门复核、大额奖金发放审计部门审核、领导审批，通过银行卡发放；业务招待费，按部门和管理层级定报销额度，报销票据注明招待地点、对象和证明人，部门负责人签字，审计部门负责按季度抽审复核各部门的报销票据。对于职务侵占行为和挪用公司款项行为，有明确的界定和处罚标准，行为严重达到一定金额，移交司法机关处罚。

二、建立总经理邮箱，检举贪污侵占行为，可以直接投诉到总经理邮箱，总经理直接指定安排部门和人员进行情况调查和处理。

三、集团本部重要部门和下属分、子公司实行年度自审制和轮岗制。集团本部部门负责人和分、子公司总经理三年一次轮岗，轮岗前进行离岗审计工作。财务部门、采购供应部门、工程部门、销售部门以及各分、子公司负责人，实行年终自审制度，对部门的经济活动开支情况进行自审说明，集团审计部进行抽验复审，审计情况纳入负责人年度绩效考核。

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