摘要:当员工下班后办公室没人的情况下,灯和电脑还开着;打印了一堆文件却没有人去拿,这是行政部管理失职,行政部理应站出来对行政浪费说不,并采取有效措施加以解决。.
下班后办公室灯和电脑还开着,打印一堆文件浪费没人管,面对如此严重的行政浪费现象,作为行政部是要管起来了。但要管起来,需要做一个方案,不然没有效果,而且,行政部有控制办公费用的职责,职责所在不做职责范围内的事情是失职。员工认为“存在即合理”是歪理,行政浪费看似小事,却是不良的现象,久而久之就会推高企业办公费用。行政部门要管的话,需要做好四个方面工作:
一、梳理办公浪费存在的问题。
一般来说,办公浪费存在的问题主要有八个方面:一是用水方面。用水浪费主要体现在饮用水没有节约,卫生间用水没有及时关。二是用电方面。员工下班没有关电脑和空调,会议室开完后没有及时关空调和灯,中午休息时间没人的情况下灯和空调还开着。三是用纸方面。不必要的打印浪费严重,在打印之前没有预览或仔细核对,导致重复或错误修改打印。四是办公设备方面。打印机、电脑、投影仪、复印件等办公设备老化影响工作效率,不正当使用办公设备导致设备经常出现故障,五是办公用品方面。办公用品领用无人管理,办公耗材采购没有根据需要进行采购,办公用品用后乱放乱扔导致用的时候没有。六是卫生用品方面。一次性水杯、卫生巾、筷子虽然方便,但用多了也是不小的成本,用卫生用品的时候没有适量而用导致浪费严重。七是办公电话方面。办公电话除了公事用之外,还有员工用办公电话聊私事,导致办公话费居高不下。八是用车方面。公司公车员工用的时候,会存在去办私人的事情,或者因为没有提前查询好路线和路况,导致走了许多冤枉路,公司公车油费相应有所增加。作为行政部门需要梳理一下办公浪费存在的问题,然后根据问题提出相应的解决方案。
二、提出有针对性解决方案。
既然公司存在诸多行政浪费,行政部就需要提出有针对性解决方案,具体思路有三点:首先,提出节能降耗措施。用水方面在卫生间贴节水宣传,对用水不管水龙头的员工发现后给予公司内通报批评,或安装感应开关。用电方面要求员工下班后最后离开办公室者要关好办公室所有电源,或长时间离开岗位要关电脑,不定期抽查各部门是否下班后关电脑和空调。用纸方面推行无纸化办公,减少打印纸的使用,打印机旁边做一个温馨提示,让大家减少纸张浪费,打印前先仔细检查修改预览后再打印。办公设备方面引入运行好的设备,实现设备的升级换代,提高工作效率,对员工进行办公设备正确使用培训,出现设备故障要通知技术人员进行维修。办公用品方面要按需采购,各部门要做采购申请,经过领导审批后才能进行采购,各部门采购和领用的办公用品,行政部要做费用汇总,每月公布各部门办公耗材费用,减少不必要的办公耗材浪费。卫生用品方面减少一次性水杯、卫生巾、筷子使用,提倡大家避免浪费使用卫生用品。办公电话方面对员工使用只能限于工作,如发现员工用办公电话进行私人聊天的,发现进行全公司通报批评,对部门办公话费超过正常范围的,行政部门要进行调查了解情况并上报给公司领导。用车方面严禁用公车办私事,用车要做好日常登记,按照谁用车谁负责的原则加强对用车的责任制管理。其次,落实部门长负责制。解决诸多行政浪费问题,需要部门负责人以身作则,因此,需要落实落实部门长负责制,对于在行政浪费方面做的不好的,要给予相应的问责机制。最后,强化节约意识。通过在办公室张贴节约观念宣传、在全公司范围内形成节约观念等方式,强化全体员工的节约意识,并要求各部门相互监督。
三、出台激励机制。
要改变公司存在诸多行政浪费,光提要求是远远不够的,还有有激励机制,才能落地生效,而激励机制可以采取以下三种方式:第一种方式小礼品奖励。对于为公司节能降耗有突出贡献的,或表现好的,可以给予一些小礼品奖励,小礼品虽然金额不大,但礼品奖励也是一种激励,让员工知道他们的节能降耗之举公司看得到,是公司所鼓励的。第二种方式是节约之星评选。每年做一次节约之星评选,个人可以设三个名额,部门可以设一个名额,奖励是现金形式进行奖励。第三种方式是按比例做奖励抽成。先调查过去行政费用的支持数据,然后进行分析,给各部门定一个目标,各部门为公司省了多少行政费用支出,按省出来的金额百分比奖励给这个部门的人员。激励机制是一种手段,可以让行政浪费现象得到遏制,有要求没有奖励,员工的积极性提不上来。
四、开反对浪费的倡议会。
有了节能降耗措施和激励机制,并有公司领导的大力支持,就可以在全公司范围内执行。为了达到良好的效果,行政部可以组织一个倡议会,在会上向全体员工发出倡议,为推动厉行节约、反对浪费工作,减少不必要的行政支出,降低办公成本,向全体员工发出对行政浪费说不的倡议,可以提前打印好倡议书,让员工在倡议书上签字。有了倡议还不够,公司也有相应的激励机制和监督机制,这对有效解决诸多行政浪费问题至关重要。倡议一旦发起,员工会自觉去履行,节能降耗措施也就能得到落地,最重要的是,通过倡议会的形式,让大家达成共识,行动一致,充分调动员工的积极性,使大家心往一处想,劲往一处使,公司存在诸多行政浪费现象才能得到根本改观。
公司存在诸多行政浪费,员工认为合理,是因为浪费的不是员工的,不当家不知柴米贵,浪费总是不好的,犹如浪费粮食一样,粮食是经过育苗、播种、插秧、施肥、除草等一系列努力才能生产出来的,是需要经过一段很长时间的过程,但浪费的话只需要几分钟甚至几秒钟的事情(倒掉、扔掉),两者的对比浪费无疑是可耻的,更谈不上合理一说。反对行政浪费,是为了降低办公成本,减少不必要的行政开支,让钱花在有用的地方,而不是白白浪费掉,作为行政部有责任制止公司存在诸多行政浪费的不良现象,这是行政部的职责所在。
1楼 天堂的鬼
无论从OKR 还是KPI 或者仅仅简单的在工资中做一部分结构分解,把日常浪费行为编排到里面,扣分或者扣罚都可以,你看效果直接不? 当然切忌扣工资。
王泽强
@天堂的鬼:扣分如果涉及扣钱就没有效果了。
2楼 小鱼儿1475417532
行政部应该重视并管理,完善公司规章制度及员工手册,通过学习签字确认,让制度落地