Day6 读书笔记《沟通力！拼职场，别输在不会汇报工作上》

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• 【07】因人而异，汇报方式跟着领导风格走

  • 外向型领导：口头汇报为主
  • .一语中的
  • .实事求是
  • .语言精准
  • .轻重缓急
  • .提前准备提问的回复
   
  • 内向型领导：更多从书面材料中获取信息
  • .语言表达：措辞语言，多检查
  • .补充材料，分析材料有自己的想法
  • .看情况变动处理：紧急情况时一定要口头汇报
  • .主动汇报：新问题，新想法
             

    积极主动，实事求是，

    根据实际情况灵活调整汇报方式

【06】“电梯汇报”

⦿ PREP

    Position: 观点

    Reason: 理由

    Evidence: 证据，数字图表等

    Position:  重复观点，指向行动

•        【05】金字塔结构，汇报层次更分明
•  △ 日常中大家常用的表达方式是根据事情演绎发展
• What 金字塔结构表达：

     结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进

⦿ 逻辑基础：演绎，归纳

⦿ How  如何熟练运用？

•       1) 确定范围（明确问题、目的）
•       2)  寻找切入点（依据，共同属性<颜色、时间等>，实在无法分用二分法<A，非A>）

     3）确认是否分类够细

  4）确认有无重复遗漏（检查，如有无法归类的用“其他）

⦿ 掌握金字塔结构表达的收益：

层层向下分解，有利于让领导理解汇报内容，也有利于自己提高问题分析能力

•     【04】KPT模板及图表

      Why：增强汇报有效性，引起领导重视，推进工作进度。  

      What：两种有效方法 （KPT, 图表）

  •   ● KPT, KPTP：来自日本的一种工作记录方法，其目的时清晰明了地呈现工作状态，
  •                          向领导传达工作困难和工作能力。也可理解为工作复盘方法，核心指
  •                          向是下一次如何做得更好。
  •   　  - Keep（保留）
  •     　- Problem（难题）
  • 　　‐ Try（尝试）
  •        - Plan（计划）

           How（使用示例）

  •        - Keep：招聘工作按计划推进中，整体顺利。
  •        - Problem：北京的职位进度缓慢，接近停滞状态。
  •        - Try：尝试新的招聘模式，宣传雇主品牌。
  •        - Plan：借力于人才中介公司，通过他们加强雇主品牌的宣传，同时顺应时代发展，
  •                    参加线上招聘直播间。

  •  ● 图表：繁杂的文字容易让人感到疲劳，图表可让汇报更简洁、清晰、高效，但不可过多，

  •               1~5个以内为宜。
• 常用类型及适用场合如下表：

  	建议采用图形
  要表达的数据和信息	饼图	柱形图	条形图	折线图	气泡图	其他
  成分（整体的一部分）	✔	✔	✔			组合图
  排序（数据间比较）		✔	✔		✔	组合图
  时间（走势、趋势）		✔		✔		瀑布图
  频率分布（数据频次）		✔	✔	✔
  相关性（数据间关系）		✔	✔		✔	散点图
  多重数据比较						雷达图

   

   

   

   

        【03】多看多记多思考，提高书面表达能力

• - 重要性（Why）：

   有效交流工作，提升自身专业形象，拓展职业道路

• - 学习目标（Target）：

   掌握有效的书面表达方法，以恰当得体的文字传达工作信息

•  - 本书介绍的写作性质（What）：

   客观严肃的写作，非主观随意

• - 职场写作分类：不同场景适用不同文章

  主要有总结、汇报、方案、知识备忘、会议纪要

• - 职场写作特点：凝练概括、高度提炼
• - 怎样提高（How）： 
•    1) 多输入 –> 输入决定输出

・读：打地基，日积月累（eg. 经典书籍，优秀文章）

・见：与各类优秀人打交道，见识各类优秀写法

•    2) 多写 –> 输出刺激输入、由简入繁

・难易度： 简单（通知、大事记）➤ 复杂（工作规划、总结、规定）

・文体：规范化 ➤ 非规范化

・熟悉程度：熟悉领域 ➤ 不熟悉领域

•    3) 多思考 –> 谋篇布局，强化思维

・列提纲：明确写作意图（大题目>小题目）

・打腹稿：短小精悍的文章

•    4) 公文体例：请示、汇报、函

・根据隶属关系，选择恰当的文体：

        请示 -> 上下级关系；函 –> 无隶属关系

     ・区别：

•    5) 修改 -> 由浅入深，开拓思路

   ・斟酌主题、研究文章结构（前后衔接，整体协调，段落切换…）

   ・素材（紧贴主题，恰如其分），文字（遣词造句），标点

【02】建立有效的汇报机制

• - 重要性（Why）：如果缺乏的话，会增加沟通成本，影响工作效率和工作成本
• - 有效的汇报机制（What）: 功能角度

1.      - 激励机制：调动主体的积极性
2.      - 制约机制：保证有序规范 ←　工作汇报机制的属性
3.      - 保障机制：物质和精神条件

 - 内容要求：进度，需求，业绩，困难问题，建议规划

  （1）进度：进程中随时汇报

                   . 顺利 – 既定节奏汇报；

                   . 不顺利 – 及时汇报;

                   . 申请延期 – 提前汇报，说明延期的原因

                   eg. 关于。。。我们到目前为止进行到50%，已经完成...，还有...未完成，

                         计划于一周内完成，您看可以吗？

  （2）需求：注意态度，尤其注意领导没有同意时的情绪控制，切不可言语表情失控

                   eg. 关于某某工作，我们需要两方面支持，一方面，一方面，

                         您看可以帮我们协调下吗？

  （3）业绩：未完成业绩 –原因，说明自己能否解决，

                   eg. 这个月想要完成某某，现在只完成70%，未完成30%的原因是...，

                         我们打算分两步进行，第一步是...，第二步是...，您看可以吗？

  （4）困难问题：立刻主动汇报，不要有所隐瞒，也不要认为自己可以解决。

                             领导有权知晓，如果没有及时汇报，将对自己的职场生涯造成不可挽回

                             的损失。

                   eg. 关于某某工作，目前遇到一些困难，情况如下：...。 我们准备了两个方案...。

                         想跟您商量下，如何解决为好？

  （5）建议规划：侧重能为公司带来什么利益。

                   eg. 我对某某方面，有自己的一些看法，因为：...。我认为这样做的好处有这些，

                         一来，二来。您认为哪个比较好呢？

 - 有效汇报的规则：逻辑层次，明确目的，抓住汇报要点，注重结果，表达清晰

  @ 逻辑层次：以线带面，处理结果带来的效益

  @ 明确目的：根据会议主题，有针对性地准备材料，辅助完成汇报目的

  @ 抓住汇报要点：认清领导关注的要点，提前准备

  @ 注重结果：成功完成；未如期完成，打算这样继续推进，请示领导意见。

  可按照STAR模型，有效梳理汇报思路。

  * STAR模型 - 结构化的问题解决方法，包括四个部分：

     S - situation；T - task；A - action；R - result 

     - 文字概括：什么背景下，遇到什么问题，你需要做什么事情，

                         你是怎么做的，最后取得什么样的成果。

  * 拓展知识：STAR应用中的2个要点

     - Action : 聚焦目标的核心事项，3个以内为佳；

     - Result：尽量量化为数字化指标，避免仅定性描述

【01】 主动汇报工作，提高职场“能见度”

• 职场重要的三点：专业表现，个人形象，能见度
• 能见度的重要性（Why)：关系到个人职业发展道路
• 如何通过工作汇报，提高能见度：1）主动  2） 合时宜 
• 何谓合时宜                                                                                                                                       （1） 事先：做工作计划时->确保方向正确 ；                                                                                 （2） 工作进行中->让领导把控进程；                                                                                             （3）工作出现意外时->把控方向；                                                                                                 （4） 工作出错时->越早让领导知道越好，知错就改，态度很重要；                                             （5）需要做出超越权限的决定时->不要做出僭越行为，尊重领导更是保护自己；                         （6）完成工作时，说明工作中的得与失，让领导知道你通过工作的收获和进步
• 如何恰当的汇报工作呢？

       （1） 工作任务与安排时，将自己的想法向领导进行说明；

       （2）解决问题时，提出自己的多个方案，让领导做选择题；

       （3）关键和重要阶段的汇报工作时，认真聆听领导的想法，整理和收集工作信息，                                        简明扼要的复述领导的想法，确保理解到位。

      （4）发生失误和纰漏时，向领导求助，在提出自己的解决方案的同时，让领导提意见。

• 最后总结：汇报工作是义务，也是日常，把每次工作汇报机会当作提升能见度的机会，                         认真准备，精彩呈现。