顺应时代，与时俱进

作者丛晓萌更新于：2020-03-24 22:53 37362

内容来自 2020-03-25 打卡话题

【理论学习】电子劳动合同获认可，HR你怎么看？

近日人社部发文发，明确用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。面对这一变化，HR你是如何看待的呢？我们如何保证电子劳动合同的效力？如何规避法律风险？这一规定又会对我们的工作产生哪些影响？

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一、电子劳动合同是顺应时代的产物：

2020年3月4日人力资源社会保障部办公厅印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》，文件明确：用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。

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这纸回函的法律依据之一是2019年4月23日发布的《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》，电子签名法的制定是为了“为了规范电子签名行为，确立电子签名的法律效力，维护有关各方的合法权益。”

电子劳动合同显然在疫情这个特殊背景下加速产生的：疫情期间可能很多人采取的远程办公形式，组者正常运行就要有新员工录取新签劳动合同、老员工劳动合同到期续约，这一纸回函，无疑让此类问题迎刃而解，必须给相关部门点赞，电子劳动合同是顺应时代的产物。

二、电子劳动合同签署注意事项：

（一）电子劳动合同的递送方式：

在实践中，我们公司法务部门要求通过公司邮箱向员工发送电子劳动合同的PDF版本。这样做的法律依据是《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第六条对数据电文的要求：

“符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；（二）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；（三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”

有的同学说了，新员工一定是有企业邮箱的吗？当然，我们公司规定新员工入职当日就开通公司邮箱，在实际操作中，我们是这样做的：公司人力资源部在确定员工的入职日期之后，与候选人确认邮箱命名规则，并在入职一周前，邮件通知行政部提前一周开通公司邮箱，入职当天，办理完毕入职手续，行政部在发放手提电脑、办公用品的同时会告知新员工的公司邮箱及密码。这条时间线明白了吧？供大家在实务中参考。

我们在此次疫情期间，有员工劳动合同续签情况，正是看到了这个新规定，我们通过公司邮箱向员工的公司邮箱发送劳动合同补充协议的PDF版本，在发送的时候，我们会抄送给自己邮箱一份——这样做就能满足第六条（一）的规定“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用”。

发送劳动合同PDF版本，这样是为了满足第六条（二）的规定“数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；”。

通过公司邮箱发送，当然有发送人、也有发送时间、收件人，这样能够满足第六条（三）的规定“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”

（二）电子合同的签署方式：

在实践中，我们给员工发送的不是PDF版本的劳动合同补充协议吗？那好，如何电子签名呢？看如下步骤：

1）打开PDF文件；

2）点击“插入”按钮：

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会看到最右面的“PDF签名按钮”。

3）点击“PDF签名”，会弹出电子签名的对话框：

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创建自己的电子签名即可，创建完毕，把电子签名拖到需要添加签名的光标处，确认插入即可在PDF内创建与自己手写签名相同的签名。

4）然后点击保存。

同样重复上述步骤完成签署日期的填入，这就完成了电子合同的签署，继续点击保存。

以上，电子签名步骤完成，电子签名的认证是依据《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第十三条：“电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。”

但，这只是完成了电子劳动合同签署的一半的工作，签署完毕的合同要通过邮箱返回，然后公司内部经过用章线上审批流程，签完的合同一式两份打印出来然后用章——用完章，扫描完毕的PDF文件通过公司邮件发送给员工的公司邮箱，并要求员工回复确认邮件表示收到，这样做的依据法律法规是《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第九条和第十条。

第九条：“数据电文有下列情形之一的，视为发件人发送：（一）经发件人授权发送的；（二）发件人的信息系统自动发送的；（三）收件人按照发件人认可的方法对数据电文进行验证后结果相符的。当事人对前款规定的事项另有约定的，从其约定。”

第十条：“法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的，应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时，数据电文视为已经收到。”

Tips1:在实践中，注意把控好电子劳动合同签署的几个关键的节点，员工要确保使用符合电子签名法等法律法规规定的可靠的电子签名，公司应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。

Tips2：符合劳动合同法规定及《中华人民共和国电子签名法》规定的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，公司与员工应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。

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