HR在远程办公中的作用初探

文|刘世东

HR在远程办公中的作用初探

——远程办公重在保证结果

（重在第三点：如何保证远程办公的效果）

无论办公地点如何变化，其实作为职场中的每个人，与其职责相对应的每个企业其实都各只在乎一个结果：

个人需要的是自己的收获目标是否达成。

企业在乎的是需要的工作结果是否合格。

因此，企业是否整体运用远程办公作业，是否部分运用远程办公都取决于生产经营的结果需求条件。

而在实施远程办公的决策中，HR所需要的作用就是如何来推行、引导、落地远程办公。

当然在选择远程办公的系统软件上，HR往往也会是重要的参与者与建议者。但这一点反而HR不需要浪费多少时间。因为现盛行的各种可网络办公的各种系统软件，都能满足绝大多数企业的沟通、审批、会议、协作等需求。

一、正确分类企业工作，做好远程办公推行。——结果为准。

其实各种ERP软件开始盛行以来，各种系统就将网络办公与资源使用结合在了一起。发展至今一直处于完善之中。

之所以一直未能真正实现全覆盖。其实还是因为许多传统的企业、传统的观念等一直占据着企业家、各层次职场人士心里。

一是因为远程办公并不适合所有的企业。

如现今兴起的以电脑为工具，码字写程等为工作方式的互联网企业则大都没有问题。而那些如需要实际生产制造、人工现场的传统实体企业，除了部分办公及开发系统，都还是需要现场生产经营管理的。网络、远程毕竟暂时还取代不了一切。

毕竟生产制造并不所有的都能带回家的，而各种需要人力服务更不可能隔空传功。

因此本企业是否适合远程办公，也是需要自我审视的。

二是因为部分人还并不了解或不会远程。

虽然说网络信息化已实现多年，但真正的彻底进入全民时代也就是近几年的事。而对于远程办公，就算是很多正在职场奋斗的中青年，也只是知道，谈不上熟练。

就如现在政府如工商、税务、人社等部分业务实行全程不见面审批的全网通办。也有许多人都说搞不来、麻烦。而如危废、项目等并不是常规的申报更是大多需要现学。

当然，现在有的企业员工也早已熟悉如何远程推进自我业务。这是因为他们的日常工作科是在网络上进行。而工具可以是电脑也可以是手机，只要能上网，能进行编辑就行。

因此，在此疫情的影响下，需要对企业的所有工作进行再次分类。为减少人员在企业厂区的集中，要将能分散工作，并不影响结果的部分业务实施远程办公。

如：

技研，可以将任务发放，由各技研工程人员在家进行协同开发设计。

财务，可以将票证电子化，通过OA等进行适时审核、做帐等，至于实际票证可定期拿取，审核后，再行报帐，通过网银等进行付费、纳税等业务。

人资行政等同样，可采取将部分工作网络化。如项目、招聘、社保、行文等工作。

而对于质量、后勤、销服等劳保、质量、安全等必须现场实现业务成效的管理，可采取轮流值班等方式，实现半网络远程的办公。

无论是否全部业务或部分业务能否运用远程办公，其判断的标准就是通过网络运用的远程是否能及时有效的提交业务成果。

因此，做好工作业务的有效性保证判断是基础。

二、做好有效培训及引导，远程办公易于使用。——操作使用。

对于企业确定需要远程办公的业务，作为HR自然需要考虑的是通知到位、指导到位。才能保证在使用远程办公的时候能保证工作的成果。

一是需要统一的OA等远程办公系统。

只有统一的系统才能便于远程办公的协作。而不是只靠QQ群、微信等的喊话、邮件的发送。

要有OA功能的如钉钉、企业微信、腾讯会议等有流程、文件、讨论、考勤等基本办公功能齐全的系统软件统一使用。

二是准备好一堂操作使用培训的网课。

每个系统的推行使用，都有一个熟悉使用的过程。而对于只是听过或半懂不懂的那部分员工来说，有时打开一个系统，看到那些栏目，就感觉是眼花的。

因此，统一一个时间，电话通知所有人都必须要装什么软件是必须的。而这个办公软件能否适应手机、电脑还是都适用一定要搞清楚，说明白。（好运的是疫情之下大部分远程办公系统都暂时是免费的）

而统一召集所有需要远程办公的员工进行一场QQ群的视频讲解是保证能远程教导使用的前提。

在培训前，要求大家报到，提出学习要求等是必须的。毕竟，工作结果不能保证，那么是否有薪酬的保证就不一定了。

只有在保证大家都有工具（可用的设备、统一的软件）、都能使用、都会使用的情况下，才能要求员工提交可能的工作成果。

三、在追求结果与协同下，有标准流程讲结果。——办公机制。

其实，远程办公在劳资双方的心理中，如何保证结果是一个最重要的问题。

对于企业方来说，如果你不能提交结果，会影响其他业务的开展。但这样的业务结果，如果是集中办公，会由于制度监管、员工互促等因素可以最大程度的保证员工的工作是为结果在服务的。

但当员工没有了监管，是否还能按时按量的完成工作？这成了一个问号？

这样的信任危机不仅是企业对员工的，还有员工对自己个人的。

有谁能保证说长期自己一个人在家或在办公室的时候能比有领导、有同事、有制度监管时的工作效果还好的？

因此，设立一个远程办公的机制很重要。

1、时间机制。

在远程办公（离开原固定的厂区）最重要的一个问题就是：不能保证自己的时间是工作时间。

一是因为网络化，有些工作就成了随时化。

这大都体现在领导的身上。因为是网络化办公，就想起什么就吩咐什么。出于对领导的尊重与对岗位的需求，大部分员工会忍了，并腹中有怨的马上去做。

但这样的态度与心情有时就会影响工作的成果了。

而部分人也同样会有这样的心态，反正一天24小时，时间还多，随时做都可以。这样的心理同样影响成果的交付。

二是因为在家里，有时工作时间也私人化。

绝大部分人因为是在家里做工作上的事，就没有了工作时间本应是企业买断时间。而将工作时间模糊成了自己的私有时间。如不能将思维一直放在工作上。有时做家务，有时顾小孩，有时甚至揉宠物。也许这是部分人追求的浪漫工作。

但这对于部分人就成了影响工作。这是环境的影响，也是个人的职业修养不够。

因此，设立一个犹如考勤制度一样的上班时间机制很有必要。

◆统一每天工作启动与终止时间。在此之外的时间各层级领导都应该严格自律，不要擅自动用。因为分散而不明，所以更得遵守。从领导做起。可按团队及周、日分别进行工作的启动。如每周的群体会议，每天的工作交待等。

◆教会大家时间管理（用番茄钟）。使用一个固定的时间（免打扰时间）来强迫自己必须做什么。做完后再休息或做其他的事。

◆固定一个成果或进程汇报时间。日清日结是在外或远程工作者必须要坚持的机制。而这样的坚持只有将成果提交才能起到监督作用。这样的成果提交不能只是一句话。而是通过实物的摄相适时提交或对应接受工作结果方来确证。

2、沟通机制

在当兵的时候，曾接受过命令的转述要求。转述命令必须字句标点都不能错。但在现实中绝大多数将一段话转述时，会由于语气、遗忘、理解、脑补等原因，造成最后转述的话意与初始意思差之千里。

而在新兵时，一次深夜五公里拉练中，曾训练转述命令，从500人的队尾传到队首，最后居然没有了。就是将命令的强制性给层层递减到无的原因。

因此，设立一个沟通机制很重要。

一是团队的会议化沟通。

要通过沟通让团队成员在工作时间内，相互之间能形成主动、有序的组织化沟通。这样的沟通要围绕进程管理、文件管理、时间管理的一致性进行沟通。

这样的沟通要在如群组视频等同一个窗口进行，要让讨论进度等能清晰展现。团队成员也必须能相互交流，如会议室一样。这样的会议功能大部分远程办公系统里都有。

二是极简固化的沟通语言。

现在的远程沟通无论是办公软件还是即时通讯其实都功能齐全。但沟通的变质往往就在于语言的复杂化。因此，如何形成对所述语言意义的极简化与固态化，是保证沟通不变质的基础。

因此，要大力使用简洁、复述、确认的沟通过得管理很重要。

三是适应对方的沟通形式。

在沟通中注意对方的语言习惯很重要。不要对方并不习惯听你的地方语言，你还叽哩呱啦的说一通。实在不会对方的语言就一定要用通用的普通话。对方习惯邮件就发邮件，习惯用即时通讯就用通讯。但关键性的东西最好不用语音。因为不一定能保证录音留存且文件较大。而文字就可以截屏，还可以邮件方式发给自己保存。

四是确立线下的沟通机制。

就如网恋一定要发展成红尘之恋一样。只是在网络上沟通必然会造成一些文化的缺失。而确定一段时间内的面对面沟通交流，相对成员数量的团建活动也是必不可少的。

这是保证劳资双方关系、团队成员之间感情的一种补充。

3、目标机制。

远程办公一定中以结果为准的机制。再不可能出现以计时为准的薪酬了。因此落实一个汇报机制很重要。

一是要将目标细化为一个个可独立完成汇报的小目标。

实现小步快走。要让领导能看到大目标的实现进程在由小目标在一块块填充。就如俄罗斯方块一样在不断填充。

鼗目标细化到各业务板块的各个维度，要让该项目的各业务小块的完成情况能清晰的实时展显，要让项目负责人对整体进程做到了如指掌。

二是要及时对成员问题进行反馈、小板块进行指导。

在各业务的进程上，其实就在于各业务推演、实施中国各环节的确立及实施。而在推进过程中，作为团队或项目管理者，要在诸多环节上给员工加以引导与指点。

这需要员工及时进行、及时沟通，领导及时反馈指导。不要因不在一起就装没有看到。这也是确立工作时间的原因。

小结：

远程办公不同的企业有不同的需求和不同的适应性。但资源的节约需求，促使其远程、众协成为办公的网络模式成为必然。

而HR在远程办公中，如何帮助员工将时间、沟通、成果等关键因素进行最大限度的保证、同时又不违反人性，就是我们必须要思考的。

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