分类管理——基层管理者的第一门管理课

作者孙莹大师兄更新于：2018-11-21 14:32 59958

内容来自 2018-11-22 打卡话题

大家好，我从毕业就进入到一家公司负责人事工作，由于年轻好学，总经理对我一直都比较认可和信赖，大小事也都放心交给我去做，既有HR专业相关的工作内容，也会帮老总处理一些私事，例如寄快递填报销单等，相当于半个助理。最近公司扩大，我也晋升为HR经理，手下带有两名HR专员，大家相互分工也很明细，但是老总遇到一些琐事依旧习惯叫我去做。由于是老总安排，也不好分给下属，导致两名下属工作清闲，我却整体忙碌，请问我该怎么办呢？

展开

分类管理——基层管理者的第一门管理课

最早看待管理这件事的时候，记得有人说过一句话“管理既是一门技术，也是一门艺术”。说的是管理这件事本身，虽然也有一定的规律和逻辑可循，但归根结底要看人在这些技术中的“悟性”。

因为我有着长期从事教育行业的经历，所以就从教育这件事做个引子。在我看待古今中外的教育体系时，发现一个问题。“师承”这件事，虽然一直被吐槽不具备效率性，不符合当下“可复制可定义”的互联网精神，但往往却是质量最高的一种教育形式。那是因为“师承”类教育讲究“师徒制”，讲究师父点拨学徒的“悟性”。同技艺和技巧不同，“悟性”这东西，是在日积月累细节中展现的张力或发展方向，这远远不是一纸课表就能解决的问题。

回归到管理这个问题上，亦是如此。

题主的年轻人，在对“管理”二字的理解上，可能还停留在“指挥下级干活”的官本位思想中。当然，对管理持有这种看法的人并不鲜见。这并不代表当事人“悟性”不足，只是因为还没“入行”的因故。

就像古代师徒制的传承一样，师父极少在徒弟刚入门的时候就教授技艺。大部分学徒在刚开始的时候，做的都是最琐碎和最没有技术含量的“打杂”工作。因为师父们知道，“入行”这件事，需要的是时间的磨砺。耳听、眼观、口濡、目染。没有时间的沉淀，难有起步的可能。

而随着当今职业高速发展的需要，我们大部分的年轻人，不可能拥有这般一对一教学的师父。因此大部分人都是“赶鸭子上架”。在初入“管理”这个门槛时，就很容易遇到“措手不及”的情况。题主就是其一。

其实遇到问题，就是磨砺，就是在“入行”。这很重要，也很幸运。那么，今天就针对这个问题，咱们来聊聊管理工作中的一个小细节——分类管理问题。

题主大概认为，帮总经理做日常服务和琐碎工作，不算是管理工作，和自己当下的职能不符。而对自己应尽的“管理义务”，似乎也没有特别多的理解。那么，我们就来帮帮他理顺一下。

前面我们说了“分类管理”这个词。这个词是我臆造的，其实是“时间管理”的衍生。也就是管理者要学会对自己手头上的工作进行系统分类，然后从不同的分类着手，用不同的思维模式来推进工作。

就用题主这个例子来说明一下好了。题主手头的工作，可以粗略的分为两个类别，一个是总经理秘书职能的事务类别，执行人是题主，考核人是总经理；一类是人力资源部门的管理工作，执行人是题主和部门员工，考核人是总经理和题主。

于是，针对我对小微公司人力资源部职能的理解，我对题主的工作进行了如下划分：

分类管理——基层管理者的第一门管理课

对于小企业的基层人力资源管理者来说，上表中统计的时间都是尽量用了最长时长的方式进行的统计。当然企业不同会用很多对人力资源的特殊要求，但我想再特殊，也不会用光剩余的50个小时那么长吧？

而题主认为自己的工作量巨大的原因，很大程度上大概源于对管理者的职能认知的偏差。基层晋升到管理层的员工，大抵都会遇到这样问题。自己原来做惯了的那块工作分配不出去，或分配出去后完成效果不理想，甚至原来同级别的员工对新上任管理者的心理排斥造成的一系列“怠工”现象等，都可能影响到新晋管理者在职能上的判断失误。所以我认为，解决当下问题的首要因素是改变认知，调整职能导向，梳理个人工作内容，明确工作内容分类和任务要素。

然后，只要学会对自己的工作内容进行合理分类，自己的时间也就瞬间可控了。

同时，这样的分类工作方法，记得推荐给员工，并教会他们。为什么？这样就能立即解决你想解决的第二个问题——你和员工之间的工作量分配不合理的问题。先把工作时间量化，然后再谈公平，这是管理技能的必备要素。

接着这个节奏，谈完了时间管理的量化，咱们再回到部门任务分配这个问题中来。

肯定有很多老师会告诉你，管理者的能力体现就体现在部门分工的科学性这个操作中。然而用什么样的方式做部门工作分配，却不仅仅是技巧的问题。

指标分配的方式有很多，逐级承接分解法是我常用的办法，但也需要“因地制宜”。员工的特长在什么地方，劣势在哪里，管理者是必须提前知晓并学会在任务分配环节调节的。而以后你的工作中，这种任务分配环节的工作，反而应该成为你的工作重心所在。

最后谈一个问题，也就是题主问的问题核心。我想，题主虽然没有明说，但心里想问的问题原话应该是这样的：“我都做管理者了，是否还需要继续为老板提供私人事务服务工作？”

职场老油条们听到这样的问话，估计都会掩面而笑吧。

在我的任务分类表中，也把老板交代的私人事务工作，当做了“重要”任务。傻孩子，这是你的“尚方宝剑”，你怎么舍得丢弃！

回到我文章的开头，说起“传承”这件事。小徒弟刚到师父家里时，端茶倒水打扫卫生看孩子当跑堂。所有这些的琐碎杂事，看似没有含金量，却是师徒关系养成的关键啊！无论从情感还是从熟知程度，无论从亲密度还是从信任感的建立，全部都是来源于这些看似“低下”的工作中啊！师徒互相观察的过程中，师父能更好的挑选对徒弟培养的角度，而徒弟更全方位更贴近的了解“行当”内的里外门路，全都是依靠这些“打杂”的时光。

总经理愿意或者说习惯于让你帮他处理私人事务，那是信任和亲密的表现。把这样的大好机会错过，那是得不偿失的事情。毕竟，不是人人都有天天同老板沟通的幸运的。高层的人脉搭建不只是能为你的未来提升做充足的准备，更是提升你认知和思维高度的最佳“身授”学习时间啊。

朋友圈的高度决定你自己的高度，好好体会这句话吧！

以上，希望能有所帮助。

同时，替自己做个广告，我的微课在三茅上线了，编入《HR经理人实战班》的课程中，如果各位有兴趣，可以点击课程名称订阅。里面有很多我多年来在招聘领域中的经验反馈和贴地气的案例。希望用更有趣的方式，给大家带来实际应用性的帮助。谢谢支持！

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。

190

未来3年，请保持能随时离职的能力

哪怕在一家公司待了2年以上，我相信很多人都有离职的冲动。很多人心里都有过离职的想法，但还是要劝大家谨慎再谨慎，因为大部分人离职后都是平级跳、薪酬涨幅一般在10%以内居多。现在大多数的人都缺乏能随时离职的...

2024-05-06 15:34

全部评论(14) 我参与的评论

14楼飘过3茅陈实

在遇到老板吩咐处理私人事务这件事上，当今社会应该有更多的选项。不同于以往的“师徒制”的“师生”关系，现在企业中更多的是“合同”关系，所以，劳动者是有选择是否接受非工作内容的任务安排的。立在现实，劳资关系中劳动者普遍处于劣势地位，不得不低头当然是一种适应社会的选择，但是“不为五斗米折腰”也不是坏选择。最坏的选择是“不选择”。

2018-11-23 10:23:31 回复赞(0)